337412 / 2012-09-07 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Drohiczyn (Drohiczyn)

Zgodny z tuszem LC-1000BK Czarny marki FullPrint

Cena: 8.61 PLN

Organizacja i obsługa pierwszego seminarium realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Opis zamówienia

Szczegółowo przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w terminie pomiędzy 20 a 28 września 2012 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a. Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala klimatyzowana w miejscowości Siemiatycze bądź w okolicy 10 km od Siemiatycz, powiat siemiatycki, woj. podlaskie; obiekt przystosowany do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych, sala wykładowa z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników, ustawienie krzeseł kinowe oraz stół prezydialny, sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali wykładowej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz dobrze oznakowaną szatnię, a także toalety dla uczestników seminarium; pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium, Wykonawca zapewni, że sala wykładowa będzie przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt.

b. Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków
i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem z mikroportem; Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.

c. Obsługa konferencji - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej
2 osób do obsługi recepcji, w tym 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna seminarium przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu
i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie seminarium, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników seminarium i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu seminarium, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości
i jakości posiłków (w tym jakości serwisu).

d. Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz
z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie):
I dzień
- przerwa kawowa
- obiad
- przerwa kawowa
- uroczysta kolacja
II dzień
- śniadanie
- przerwa kawowa
- obiad
dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium.
Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek na stół prezydialny. Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych. Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości
i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań.
W ramach obiadów w każdym dniu seminarium Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne (2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji
w I dniu Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa herbata, wino białe i czerwone (dwie lampki na osobę). W ramach przerw kawowych w każdym dniu seminarium wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. W II dniu seminarium Wykonawca zapewni śniadanie dla uczestników seminarium Godziny organizacji przerwy kawowej obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw określonych wcześniej przez Zamawiającego, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium.

e. Zapewnienie noclegów i parkingu

Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się
w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę. Wykonawca zapewni monitorowany parking dla uczestników seminarium.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 337412

Data publikacji: 2012-09-07

Nazwa: Gmina Drohiczyn

Ulica: ul. Kraszewskiego 5

Numer domu: 5

Miejscowość: Drohiczyn

Kod pocztowy: 17-312

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 085 6557135

Numer faxu: 085 655 70 80

Adres strony internetowej: www.drohiczyn.pl

Regon: 05065905900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i obsługa pierwszego seminarium realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Szczegółowo przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w terminie pomiędzy 20 a 28 września 2012 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a. Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala klimatyzowana w miejscowości Siemiatycze bądź w okolicy 10 km od Siemiatycz, powiat siemiatycki, woj. podlaskie; obiekt przystosowany do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych, sala wykładowa z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników, ustawienie krzeseł kinowe oraz stół prezydialny, sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali wykładowej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz dobrze oznakowaną szatnię, a także toalety dla uczestników seminarium; pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium, Wykonawca zapewni, że sala wykładowa będzie przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt.

b. Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków
i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem z mikroportem; Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.

c. Obsługa konferencji - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej
2 osób do obsługi recepcji, w tym 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna seminarium przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu
i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie seminarium, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników seminarium i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu seminarium, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości
i jakości posiłków (w tym jakości serwisu).

d. Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz
z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie):
I dzień
- przerwa kawowa
- obiad
- przerwa kawowa
- uroczysta kolacja
II dzień
- śniadanie
- przerwa kawowa
- obiad
dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium.
Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek na stół prezydialny. Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych. Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości
i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań.
W ramach obiadów w każdym dniu seminarium Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne (2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji
w I dniu Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa herbata, wino białe i czerwone (dwie lampki na osobę). W ramach przerw kawowych w każdym dniu seminarium wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. W II dniu seminarium Wykonawca zapewni śniadanie dla uczestników seminarium Godziny organizacji przerwy kawowej obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw określonych wcześniej przez Zamawiającego, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium.

e. Zapewnienie noclegów i parkingu

Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się
w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę. Wykonawca zapewni monitorowany parking dla uczestników seminarium.

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia: 553010003

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 28/09/2012

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują należycie przynajmniej 1 usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania, szkolenia lub konferencji. Ocena spełniania warunku wiedzy i doświadczenia zostanie dokonana na podstawie złożonych dokumentów i oświadczeń, określonych w pkt. III.4.1), zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1) Formularz ofertowy, 2) Stosowne pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy)

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej umowy w razie konieczności wprowadzenia zmiany terminu realizacji Zamówienia, na skutek zaistnienia obiektywnych przeszkód, które uniemożliwią realizację Zamówienia w pierwotnym terminie. W takim przypadku zostanie ustalony nowy termin realizacji usługi.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.drohiczyn.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Gmina Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn

Data składania wniosków, ofert: 14/09/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 09:00

Miejsce składania:
Urząd Miejski w Drohiczynie, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn, sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi