117858 / 2013-03-25 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Drohiczyn (Drohiczyn)

Organizacja i obsługa piątego seminarium realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Opis zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa piątego seminarium realizowanego w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca na podstawie umowy o dofinansowanie nr POPW.01.04.04-00-027/11-00.
2.Szczegółowo Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Janowie Podlaskim bądź okolicy w promieniu do 8 km od Janowa Podlaskiego, w terminie pomiędzy 22 a 26 kwietnia 2013 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego w uzgodnieniu z Wykonawcą, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a.Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala przystosowana do udziału w spotkaniu z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników. Wejście do sali musi być odpowiednio oznakowane przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym. W obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium, muszą znajdować się sanitariaty. Wykonawca zapewni pomieszczenie na szatnię, pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników. Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane w sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zapewni, by sala wykładowa była przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem konferencji, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium. Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny;
b.Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem. Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż sprzętu oraz za jego obsługę i poprawne działanie podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń;
c.Obsługa seminarium - pełne zapewnienie obsługi organizacyjnej seminarium przez cały czas jego trwania w tym: prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium;
d.Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie) dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium:
I dzień
- przerwa kawowa
- obiad
- przerwa kawowa
- uroczysta kolacja

II dzień
- śniadanie
- przerwa kawowa
- obiad
Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek. Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne (2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa herbata. W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Dania nie mogą być podane w naczyniach z tworzywa sztucznego. Godziny organizacji przerwy kawowej i obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 10 dni przed terminem seminarium.
e.Zapewnienie dwóch ekspertów sfery naukowej - prelegentów - Wykonawca zapewni udział merytoryczny dwóch prelegentów - osób posiadających tytuł naukowy, którzy przedstawią każdego dnia seminarium min. 4 godzinny wykład na temat: Dziedzictwa kulturowego Polski Wschodniej. Polska Wschodnia ma szczególne walory kulturowe i tradycyjne. Przejawia się to w lokalnym folklorze, tradycji religijnej wielowyznaniowej. Seminarium ma za zadanie wypracowanie możliwości promocji regionu i określenie zasad organizacji specyficznej oferty turystycznej (turystyka skierowana na poznawanie obrzędów i tradycji świątecznych- turystyka świąteczna) opartej właśnie na walorach kulturowych i religijnych. Wykonawca zapewni, aby prelegenci posiadali niezbędną wiedzę merytoryczną i przygotowali prezentacje w formie elektronicznej wyświetlaną podczas seminarium na ekranie oraz w formie papierowej - w ilości dostosowanej do liczby uczestników spotkania. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przebieg merytoryczny wykładu prelegentów.
f.Zapewnienie noclegów i parkingu - Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się w Janowie Podlaskim bądź okolicy w promieniu do 8 km od Janowa Podlaskiego w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium lub okolicy w promieniu 500 m od miejsca seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Wykonawca zapewni parking dla uczestników seminarium.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 117858

Data publikacji: 2013-03-25

Nazwa: Gmina Drohiczyn

Ulica: ul. Kraszewskiego 5

Numer domu: 5

Miejscowość: Drohiczyn

Kod pocztowy: 17-312

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 085 6557135

Numer faxu: 085 655 70 80

Adres strony internetowej: www.drohiczyn.pl

Regon: 05065905900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i obsługa piątego seminarium realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa piątego seminarium realizowanego w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca na podstawie umowy o dofinansowanie nr POPW.01.04.04-00-027/11-00.
2.Szczegółowo Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Janowie Podlaskim bądź okolicy w promieniu do 8 km od Janowa Podlaskiego, w terminie pomiędzy 22 a 26 kwietnia 2013 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego w uzgodnieniu z Wykonawcą, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a.Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala przystosowana do udziału w spotkaniu z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników. Wejście do sali musi być odpowiednio oznakowane przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym. W obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium, muszą znajdować się sanitariaty. Wykonawca zapewni pomieszczenie na szatnię, pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników. Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane w sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zapewni, by sala wykładowa była przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem konferencji, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium. Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny;
b.Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem. Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż sprzętu oraz za jego obsługę i poprawne działanie podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń;
c.Obsługa seminarium - pełne zapewnienie obsługi organizacyjnej seminarium przez cały czas jego trwania w tym: prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium;
d.Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie) dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium:
I dzień
- przerwa kawowa
- obiad
- przerwa kawowa
- uroczysta kolacja

II dzień
- śniadanie
- przerwa kawowa
- obiad
Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek. Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne (2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa herbata. W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Dania nie mogą być podane w naczyniach z tworzywa sztucznego. Godziny organizacji przerwy kawowej i obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 10 dni przed terminem seminarium.
e.Zapewnienie dwóch ekspertów sfery naukowej - prelegentów - Wykonawca zapewni udział merytoryczny dwóch prelegentów - osób posiadających tytuł naukowy, którzy przedstawią każdego dnia seminarium min. 4 godzinny wykład na temat: Dziedzictwa kulturowego Polski Wschodniej. Polska Wschodnia ma szczególne walory kulturowe i tradycyjne. Przejawia się to w lokalnym folklorze, tradycji religijnej wielowyznaniowej. Seminarium ma za zadanie wypracowanie możliwości promocji regionu i określenie zasad organizacji specyficznej oferty turystycznej (turystyka skierowana na poznawanie obrzędów i tradycji świątecznych- turystyka świąteczna) opartej właśnie na walorach kulturowych i religijnych. Wykonawca zapewni, aby prelegenci posiadali niezbędną wiedzę merytoryczną i przygotowali prezentacje w formie elektronicznej wyświetlaną podczas seminarium na ekranie oraz w formie papierowej - w ilości dostosowanej do liczby uczestników spotkania. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przebieg merytoryczny wykładu prelegentów.
f.Zapewnienie noclegów i parkingu - Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się w Janowie Podlaskim bądź okolicy w promieniu do 8 km od Janowa Podlaskiego w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium lub okolicy w promieniu 500 m od miejsca seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Wykonawca zapewni parking dla uczestników seminarium.

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia: 553010003

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 26/04/2013

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga od Wykonawców wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg formuły spełnia - nie spełnia.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie przynajmniej 1 usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania, szkolenia lub konferencji wraz z cateringiem, o następujących parametrach:
- minimalna liczba uczestników spotkania, szkolenia lub konferencji - 20 osób;
- miejsce spotkania, szkolenia lub konferencji - obiekt zamknięty, np. gospodarstwo agroturystyczne, hotel, restauracja, centrum konferencyjne, itp.
Ocena spełniania warunku wiedzy i doświadczenia zostanie dokonana na podstawie złożonych dokumentów, określonych w pkt. III.4.1), wg formuły spełnia - nie spełnia

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg formuły spełnia - nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg formuły spełnia - nie spełnia

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału
w postępowaniu wg formuły spełnia - nie spełnia.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 5: Tak

oswiadczenie_potwierdzenia_opis_5:
usługa polegająca na zorganizowaniu spotkania, szkolenia lub konferencji wraz z cateringiem, o następujących parametrach:
a)minimalna liczba uczestników spotkania, szkolenia lub konferencji - 20 osób;
b)miejsce spotkania, szkolenia lub konferencji - obiekt zamknięty, np. gospodarstwo agroturystyczne, hotel, restauracja, centrum konferencyjne, itp.

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1)Formularz ofertowy
2)Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy)
3)W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy w odniesieniu do pkt III.4.1): W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w pkt. III.4.1)tiret pierwszy.
4)Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 Pzp polega na zasobach innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Pzp, zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu dokumenty dotyczące sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej umowy w razie konieczności wprowadzenia zmiany terminu realizacji Zamówienia, na skutek zaistnienia obiektywnych przeszkód, które uniemożliwią realizację Zamówienia w pierwotnym terminie. W takim przypadku zostanie ustalony nowy termin realizacji usługi.

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.drohiczyn.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Gmina Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn.

Data składania wniosków, ofert: 03/04/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Gmina Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn, sekretariat.

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi