301866 / 2012-08-14 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Drohiczyn (Drohiczyn)

Organizacja i obsługa konferencji otwierajacej projekt pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Opis zamówienia

Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia
Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednej jednodniowej konferencji dla ok. 50 osób w Janowie Podlaskim bądź okolicy w promieniu do 15 km od Janowa Podlaskiego w terminie pomiędzy 3 a 14 września 2012 roku, w dniu roboczym wybranym przez Zamawiającego, czas trwania: godz. 10.00 - 16.00. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
aZapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 50 osób - sala klimatyzowana, z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników. Ustawienie krzeseł teatralne oraz stół prezydialny. Sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym. W trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali konferencyjnej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz dobrze oznakowaną szatnię (za rzeczy pozostawione w szatni odpowiada Wykonawca), a także toalety dla uczestników. Pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali konferencyjnej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, Wykonawca zapewni, by sala konferencyjna była przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników konferencji; Zamawiający przed rozpoczęciem i w trakcie konferencji, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie konferencja pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do konferencji; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację konferencji, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny.
bZapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie; Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas konferencji; Zamawiający przed rozpoczęciem, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.
cObsługa konferencji - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej 2 osób do obsługi recepcji, w tym 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna konferencji przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po konferencji; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie konferencja, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników konferencji i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu konferencji, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu).
dZapewnienie prelegenta - Wykonawca zapewni udział merytoryczny prelegenta - osoby posiadającej tytuł naukowy, który przedstawi min. 2 godzinny wykład na temat obszarów NATURA 2000; Wykonawca zapewni, aby prelegent posiadał niezbędną wiedzę merytoryczną i przygotował prezentację w formie elektronicznej wyświetlaną podczas konferencji na ekranie oraz w formie papierowej - w ilości dostosowanej do liczby uczestników konferencji; Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji wyboru prelegenta, którego Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej na 14 dni przed terminem organizacji szkolenia, biorąc pod uwagę jego doświadczenia jako wykładowcy; Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przebieg merytoryczny wykładu prelegenta.
eZapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz
z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie):
serwis kawowy przed rozpoczęciem spotkania,
przerwa kawowa,
obiad,
dostosowanego do liczby 50 osób uczestniczących w konferencji
Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek na stół prezydialny Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych.
Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, danie główne, sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana
i niegazowana, soki owocowe. W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Godziny organizacji przerwy kawowej i obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed terminem konferencji. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg konferencji. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu
co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 10 dni przed terminem konferencji

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 301866

Data publikacji: 2012-08-14

Nazwa: Gmina Drohiczyn

Ulica: ul. Kraszewskiego 5

Numer domu: 5

Miejscowość: Drohiczyn

Kod pocztowy: 17-312

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 085 6557135

Numer faxu: 085 655 70 80

Adres strony internetowej: www.drohiczyn.pl

Regon: 05065905900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i obsługa konferencji otwierajacej projekt pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia
Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednej jednodniowej konferencji dla ok. 50 osób w Janowie Podlaskim bądź okolicy w promieniu do 15 km od Janowa Podlaskiego w terminie pomiędzy 3 a 14 września 2012 roku, w dniu roboczym wybranym przez Zamawiającego, czas trwania: godz. 10.00 - 16.00. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
aZapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 50 osób - sala klimatyzowana, z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników. Ustawienie krzeseł teatralne oraz stół prezydialny. Sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym. W trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali konferencyjnej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz dobrze oznakowaną szatnię (za rzeczy pozostawione w szatni odpowiada Wykonawca), a także toalety dla uczestników. Pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali konferencyjnej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, Wykonawca zapewni, by sala konferencyjna była przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników konferencji; Zamawiający przed rozpoczęciem i w trakcie konferencji, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie konferencja pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do konferencji; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację konferencji, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny.
bZapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie; Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas konferencji; Zamawiający przed rozpoczęciem, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.
cObsługa konferencji - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej 2 osób do obsługi recepcji, w tym 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna konferencji przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po konferencji; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie konferencja, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników konferencji i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu konferencji, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu).
dZapewnienie prelegenta - Wykonawca zapewni udział merytoryczny prelegenta - osoby posiadającej tytuł naukowy, który przedstawi min. 2 godzinny wykład na temat obszarów NATURA 2000; Wykonawca zapewni, aby prelegent posiadał niezbędną wiedzę merytoryczną i przygotował prezentację w formie elektronicznej wyświetlaną podczas konferencji na ekranie oraz w formie papierowej - w ilości dostosowanej do liczby uczestników konferencji; Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji wyboru prelegenta, którego Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej na 14 dni przed terminem organizacji szkolenia, biorąc pod uwagę jego doświadczenia jako wykładowcy; Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przebieg merytoryczny wykładu prelegenta.
eZapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz
z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie):
serwis kawowy przed rozpoczęciem spotkania,
przerwa kawowa,
obiad,
dostosowanego do liczby 50 osób uczestniczących w konferencji
Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek na stół prezydialny Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych.
Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, danie główne, sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana
i niegazowana, soki owocowe. W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Godziny organizacji przerwy kawowej i obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed terminem konferencji. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg konferencji. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu
co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 10 dni przed terminem konferencji

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia: 553010003

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
798000002 (Usługi drukowania i powiązane)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 14/09/2012

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia -nie spełnia.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie przynajmniej 1 usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania lub konferencji, w której:
a) minimalna liczba uczestników spotkania lub konferencji - 30 osób;
b) miejsce, w którym odbyło/a się spotkanie/konferencja - obiekt zamknięty, np. hotel, restauracja, centrum konferencyjne.
c) czas trwania spotkania lub konferencji minimum 4 godziny zegarowe od momentu rozpoczęcia rejestracji uczestników do momentu oficjalnego zakończenia;
Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia -nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia -nie spełnia.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia -nie spełnia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

inne_dokumenty:
1) Formularz ofertowy, 2) Stosowne pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy)

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej umowy w razie konieczności wprowadzenia zmiany terminu realizacji Zamówienia, na skutek zaistnienia obiektywnych przeszkód, które uniemożliwią realizację Zamówienia w pierwotnym terminie.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.drohiczyn.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Gmina Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn

Data składania wniosków, ofert: 22/08/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Gmina Grohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn, sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi