51588 / 2013-02-07 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Drohiczyn (Drohiczyn)

Organizacja i obsługa czwartego seminarium realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Opis zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa czwartego seminarium realizowanego w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca na podstawie umowy o dofinansowanie nr POPW.01.04.04-00-027/11-00.
2.Szczegółowo przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Ciechanowcu bądź okolicy w promieniu 20 km od Ciechanowca w terminie od dnia podpisania umowy do 28 lutego 2013 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a.Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala w miejscowości Ciechanowiec powiat wysokomazowiecki, woj. podlaskie bądź w okolicy do 20 km od Ciechanowca; obiekt przystosowany do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych, sala wykładowa z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników, ustawienie krzeseł kinowe oraz stół prezydialny, sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali wykładowej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz oznakowaną szatnię, a także toalety dla uczestników; pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium, Wykonawca zapewni, aby sala wykładowa była przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt.
b.Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem. Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.
c.Obsługa seminarium - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej 1 osoby do obsługi recepcji i 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna seminarium przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie seminarium, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników seminarium i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu seminarium, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu).
d.Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie), dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium:
I dzień:
- przerwa kawowa
- obiad
- przerwa kawowa
- uroczysta kolacja,
II dzień:
- śniadanie
- przerwa kawowa
- obiad.
W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne
(2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzoną kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 dania bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana
i niegazowana, kawa herbata, wino białe i czerwone (dwie lampki na osobę). W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Godziny organizacji przerwy kawowej i obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium.
e.Zapewnienie dwóch ekspertów sfery naukowej - prelegentów - Wykonawca zapewni udział merytoryczny dwóch prelegentów - osób posiadających tytuł naukowy, którzy przedstawią każdego dnia seminarium min. 4 godzinny wykład w zakresie tematu: Partnerstwo publiczno-prywatne szansą rozwoju gospodarczego. Wykonawca zapewni, aby prelegenci posiadali niezbędną wiedzę merytoryczną i przygotowali prezentacje
w formie elektronicznej wyświetlaną podczas seminarium na ekranie oraz w formie papierowej - w ilości dostosowanej do liczby uczestników spotkania. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przebieg merytoryczny wykładu prelegentów.
f.Zapewnienie noclegów i parkingu - Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się w Ciechanowcu bądź okolicy w promieniu 20 km od Ciechanowca w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę. Wykonawca zapewni monitorowany parking dla uczestników seminarium.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 51588

Data publikacji: 2013-02-07

Nazwa: Gmina Drohiczyn

Ulica: ul. Kraszewskiego 5

Numer domu: 5

Miejscowość: Drohiczyn

Kod pocztowy: 17-312

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 085 6557135

Numer faxu: 085 655 70 80

Adres strony internetowej: www.drohiczyn.pl

Regon: 05065905900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i obsługa czwartego seminarium realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa czwartego seminarium realizowanego w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca na podstawie umowy o dofinansowanie nr POPW.01.04.04-00-027/11-00.
2.Szczegółowo przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Ciechanowcu bądź okolicy w promieniu 20 km od Ciechanowca w terminie od dnia podpisania umowy do 28 lutego 2013 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a.Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala w miejscowości Ciechanowiec powiat wysokomazowiecki, woj. podlaskie bądź w okolicy do 20 km od Ciechanowca; obiekt przystosowany do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych, sala wykładowa z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników, ustawienie krzeseł kinowe oraz stół prezydialny, sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali wykładowej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz oznakowaną szatnię, a także toalety dla uczestników; pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium, Wykonawca zapewni, aby sala wykładowa była przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt.
b.Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem. Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.
c.Obsługa seminarium - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej 1 osoby do obsługi recepcji i 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna seminarium przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie seminarium, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników seminarium i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu seminarium, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu).
d.Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie), dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium:
I dzień:
- przerwa kawowa
- obiad
- przerwa kawowa
- uroczysta kolacja,
II dzień:
- śniadanie
- przerwa kawowa
- obiad.
W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne
(2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzoną kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 dania bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana
i niegazowana, kawa herbata, wino białe i czerwone (dwie lampki na osobę). W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Godziny organizacji przerwy kawowej i obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium.
e.Zapewnienie dwóch ekspertów sfery naukowej - prelegentów - Wykonawca zapewni udział merytoryczny dwóch prelegentów - osób posiadających tytuł naukowy, którzy przedstawią każdego dnia seminarium min. 4 godzinny wykład w zakresie tematu: Partnerstwo publiczno-prywatne szansą rozwoju gospodarczego. Wykonawca zapewni, aby prelegenci posiadali niezbędną wiedzę merytoryczną i przygotowali prezentacje
w formie elektronicznej wyświetlaną podczas seminarium na ekranie oraz w formie papierowej - w ilości dostosowanej do liczby uczestników spotkania. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przebieg merytoryczny wykładu prelegentów.
f.Zapewnienie noclegów i parkingu - Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się w Ciechanowcu bądź okolicy w promieniu 20 km od Ciechanowca w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę. Wykonawca zapewni monitorowany parking dla uczestników seminarium.

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia: 553010003

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 28/02/2013

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie;
Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg formuły spełnia - nie spełnia.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie przynajmniej 1 usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania, szkolenia lub konferencji wraz z cateringiem, o następujących parametrach: a) minimalna liczba uczestników spotkania, szkolenia lub konferencji - 20 osób; b) miejsce spotkania, szkolenia lub konferencji - obiekt zamknięty, np. gospodarstwo agroturystyczne, hotel, restauracja, centrum konferencyjne, itp.
Ocena spełniania warunku wiedzy i doświadczenia zostanie dokonana na podstawie złożonych dokumentów i oświadczeń, określonych w pkt. III.4.1), wg formuły spełnia - nie spełnia.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1) Formularz ofertowy, 2) Stosowne pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy)

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej umowy w razie konieczności wprowadzenia zmiany terminu realizacji Zamówienia, na skutek zaistnienia obiektywnych przeszkód, które uniemożliwią realizację Zamówienia w pierwotnym terminie. W takim przypadku zostanie ustalony nowy termin realizacji usługi.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.drohiczyn.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Gmina Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn

Data składania wniosków, ofert: 15/02/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Gmina Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn, sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi