310698 / 2012-08-22 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Drohiczyn (Drohiczyn)

Organizacja i obsługa pierwszego seminarium realizowanego w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Opis zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w terminie pomiędzy 17 a 28 września 2012 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a.Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala klimatyzowana w miejscowości Siemiatycze bądź w okolicy 10 km od Siemiatycz, powiat siemiatycki, woj. podlaskie; obiekt przystosowany do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych, sala wykładowa z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników, ustawienie krzeseł kinowe oraz stół prezydialny, sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali wykładowej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz dobrze oznakowaną szatnię, a także toalety dla uczestników; pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium, Wykonawca zapewni, że sala wykładowa będzie przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt.
b.Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem z mikroportem; Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem
seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.
c.Obsługa konferencji - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej 2 osób do obsługi recepcji, w tym 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna seminarium przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie seminarium, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników seminarium i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu seminarium, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu).
d.Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz
z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie):
I dzień
przerwa kawowa
obiad
przerwa kawowa
uroczysta kolacja

II dzień
śniadanie
przerwa kawowa
obiad
dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium.
Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek na stół prezydialny Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych. Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne (2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa herbata, wino białe i czerwone (dwie lampki na osobę). W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Godziny organizacji przerwy kawowej obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 10 dni przed terminem seminarium.
e.Zapewnienie noclegów i parkingu
Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę. Wykonawca zapewni monitorowany parking dla uczestników seminarium.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 310698

Data publikacji: 2012-08-22

Nazwa: Gmina Drohiczyn

Ulica: ul. Kraszewskiego 5

Numer domu: 5

Miejscowość: Drohiczyn

Kod pocztowy: 17-312

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 085 6557135

Numer faxu: 085 655 70 80

Adres strony internetowej: www.drohiczyn.pl

Regon: 05065905900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i obsługa pierwszego seminarium realizowanego w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w terminie pomiędzy 17 a 28 września 2012 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a.Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala klimatyzowana w miejscowości Siemiatycze bądź w okolicy 10 km od Siemiatycz, powiat siemiatycki, woj. podlaskie; obiekt przystosowany do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych, sala wykładowa z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników, ustawienie krzeseł kinowe oraz stół prezydialny, sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali wykładowej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz dobrze oznakowaną szatnię, a także toalety dla uczestników; pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium, Wykonawca zapewni, że sala wykładowa będzie przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt.
b.Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem z mikroportem; Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem
seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.
c.Obsługa konferencji - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej 2 osób do obsługi recepcji, w tym 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna seminarium przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie seminarium, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników seminarium i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu seminarium, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu).
d.Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz
z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie):
I dzień
przerwa kawowa
obiad
przerwa kawowa
uroczysta kolacja

II dzień
śniadanie
przerwa kawowa
obiad
dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium.
Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek na stół prezydialny Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych. Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne (2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa herbata, wino białe i czerwone (dwie lampki na osobę). W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Godziny organizacji przerwy kawowej obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 10 dni przed terminem seminarium.
e.Zapewnienie noclegów i parkingu
Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę. Wykonawca zapewni monitorowany parking dla uczestników seminarium.

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia: 553010003

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 28/09/2012

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia -nie spełnia.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują należycie przynajmniej 1 usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania lub konferencji o następujących parametrach:
a) minimalna liczba uczestników spotkania lub konferencji - 20 osób;
b) miejsce spotkania/konferencji - obiekt zamknięty, np. hotel, restauracja, centrum konferencyjne.
Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia -nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia -nie spełnia.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia -nie spełnia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1) Formularz ofertowy, 2) Stosowne pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy)

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej umowy w razie konieczności wprowadzenia zmiany terminu realizacji Zamówienia, na skutek zaistnienia obiektywnych przeszkód, które uniemożliwią realizację Zamówienia w pierwotnym terminie. W takim przypadku zostanie ustalony nowy termin realizacji usługi.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.drohiczyn.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Gmina Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn pok nr 9

Data składania wniosków, ofert: 30/08/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Gmina Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn, sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi