409178 / 2012-10-19 - Organ kontroli państwowej lub ochrony prawa, sąd lub trybunał / Sąd Okręgowy w Katowicach (Katowice)

Zgodny z tuszem CL-541XL Kolor Wydajny marki FullPrint

Cena: 104.55 PLN

Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego.

Opis zamówienia

Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego.
Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych w ilości szacunkowej 200 000 sztuk, zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38 zgodnie z przepisami tj. Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375), Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. z 2004 r., Nr 46, poz. 443 z późn. zm.), Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej z dnia 12 grudnia 2003 r. (Dz. Urz. MS z 2003 r., Nr 5, poz. 22).
Wymagana ilość sporządzenia ewidencji 200.000 sztuk akt jest ilością maksymalną i służy do wyliczenia ceny ofertowej brutto. Ostateczna ilość akt, która będzie ewidencjonowana w wyniku niniejszego postępowania będzie zależna od możliwości finansowych Zamawiającego, jednak ich ilość nie będzie mniejsza niż 60% ilości maksymalnej ilości akt.
Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje:
Wykonanie spisu akt w formie papierowej oraz w formie elektronicznej za pomocą pliku importowego zgodnego ze wzorem zaczytania paczek (Załącznik Nr 3 do SIWZ) do programu wprowadzonego do obsługi Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach: Archsys firmy KOM-PRO.
Postęp w zakresie powyższych prac będzie raportowany w odstępach miesięcznych w formie wydruków oraz poprawnym imporcie przygotowanych paczek w wersji elektronicznej do programu Archsys firmy KOM-PRO.
W przypadku braku danych na teczkach aktowych lub nieczytelnych zapisów Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia braków - zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji, po uprzednim uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego.
Spis, o którym mowa powyżej powinien zawierać następujące dane:
a) liczba porządkowa,
b) sygnatura akt,
c) oznaczenie powoda i pozwanego oraz rodzaju sprawy
d) daty skrajne (roczne),
e) kategoria akt,
f) liczba teczek (tomów),
g) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym - numer regału.
Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w siedzibie Zamawiającego tj. w Sądzie Okręgowym w Katowicach przy ul. Francuskiej 38, w godzinach urzędowania Sądu, tj. w poniedziałki od godz. 7:30 do godz. 18:00 oraz, od wtorku do piątku, od godz.7:30 do godz.15:30. Zamawiający dopuszcza - w wyjątkowych przypadkach, za pisemną zgodą Zamawiającego - możliwość realizacji przedmiotu zamówienia również w innych, niż wskazane, dniach i godzinach.
Zamawiający przygotuje maksymalnie cztery stanowiska robocze do realizacji przedmiotu zamówienia. Wyposażenie stanowiska w materiały/sprzęt należy do Wykonawcy. Stanowiska te będą zlokalizowane w pomieszczeniu Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach.
Przedmiot zamówienia obejmuje akta spraw sądowych z lat 1971 - 2003, przy czym większość (ok. 80%) to akta jednotomowe. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie odbywać się w porządku wskazanym przez Zamawiającego.
Realizacja przedmiotu zamówienia dotyczy również dokonania (po zewidencjonowaniu) czynności związania akt w paczki w porządku występującym uprzednio.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 409178

Data publikacji: 2012-10-19

Nazwa: Sąd Okręgowy w Katowicach

Ulica: ul. Francuska 38

Numer domu: 38

Miejscowość: Katowice

Kod pocztowy: 40-028

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 032 6070169

Numer faxu: 032 6070593

Adres strony internetowej: www.katowice.so.gov.pl

Regon: 00032199700000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego:
Organ kontroli państwowej lub ochrony prawa, sąd lub trybunał

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego.
Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych w ilości szacunkowej 200 000 sztuk, zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38 zgodnie z przepisami tj. Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375), Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. z 2004 r., Nr 46, poz. 443 z późn. zm.), Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej z dnia 12 grudnia 2003 r. (Dz. Urz. MS z 2003 r., Nr 5, poz. 22).
Wymagana ilość sporządzenia ewidencji 200.000 sztuk akt jest ilością maksymalną i służy do wyliczenia ceny ofertowej brutto. Ostateczna ilość akt, która będzie ewidencjonowana w wyniku niniejszego postępowania będzie zależna od możliwości finansowych Zamawiającego, jednak ich ilość nie będzie mniejsza niż 60% ilości maksymalnej ilości akt.
Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje:
Wykonanie spisu akt w formie papierowej oraz w formie elektronicznej za pomocą pliku importowego zgodnego ze wzorem zaczytania paczek (Załącznik Nr 3 do SIWZ) do programu wprowadzonego do obsługi Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach: Archsys firmy KOM-PRO.
Postęp w zakresie powyższych prac będzie raportowany w odstępach miesięcznych w formie wydruków oraz poprawnym imporcie przygotowanych paczek w wersji elektronicznej do programu Archsys firmy KOM-PRO.
W przypadku braku danych na teczkach aktowych lub nieczytelnych zapisów Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia braków - zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji, po uprzednim uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego.
Spis, o którym mowa powyżej powinien zawierać następujące dane:
a) liczba porządkowa,
b) sygnatura akt,
c) oznaczenie powoda i pozwanego oraz rodzaju sprawy
d) daty skrajne (roczne),
e) kategoria akt,
f) liczba teczek (tomów),
g) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym - numer regału.
Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w siedzibie Zamawiającego tj. w Sądzie Okręgowym w Katowicach przy ul. Francuskiej 38, w godzinach urzędowania Sądu, tj. w poniedziałki od godz. 7:30 do godz. 18:00 oraz, od wtorku do piątku, od godz.7:30 do godz.15:30. Zamawiający dopuszcza - w wyjątkowych przypadkach, za pisemną zgodą Zamawiającego - możliwość realizacji przedmiotu zamówienia również w innych, niż wskazane, dniach i godzinach.
Zamawiający przygotuje maksymalnie cztery stanowiska robocze do realizacji przedmiotu zamówienia. Wyposażenie stanowiska w materiały/sprzęt należy do Wykonawcy. Stanowiska te będą zlokalizowane w pomieszczeniu Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach.
Przedmiot zamówienia obejmuje akta spraw sądowych z lat 1971 - 2003, przy czym większość (ok. 80%) to akta jednotomowe. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie odbywać się w porządku wskazanym przez Zamawiającego.
Realizacja przedmiotu zamówienia dotyczy również dokonania (po zewidencjonowaniu) czynności związania akt w paczki w porządku występującym uprzednio.

Kody CPV:
799951006 (Usługi archiwizacyjne)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających w wysokości 15 % wartości zamówienia podstawowego.

Czas: O

Okres w miesiącach: 7

Informacja na temat wadium:
1. Wykonawca, pod rygorem wykluczenia z postępowania, zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 4.000,00 złotych (słownie: cztery tysiące złotych), przed upływem terminu składania ofert.
2. Wadium powinno być wniesione na podstawie art. 45 ustawy PZP przed upływem terminu składania ofert, tj.: do dnia 29.10.2012r. do godz. 12.00.
3. Wadium może być wniesione w jednej z następujących form:
a) w pieniądzu,
b) w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,
c) w gwarancjach bankowych,
d) w gwarancjach ubezpieczeniowych,
e) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 09.11.2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 Nr 109, poz. 1158 z późn. zm.).
4. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek Zamawiającego na konto podane w punkcie I SIWZ z adnotacją: Wadium - nr sprawy: Adm. 0160-14/12. Zamawiający uzna, że termin wpłaty wadium został dotrzymany, jeżeli przed jego upływem zostało uznane konto bankowe Zamawiającego.
5. Wadium wniesione w formie poręczeń lub (i) gwarancji należy złożyć w formie oryginału przed upływem terminu składania ofert, tj.: do dnia 29.10.2012r. do godz. 12.00 w siedzibie Zamawiającego, adres jak w pkt I SIWZ w KASIE Sądu Okręgowego. Prosimy nie załączać oryginału gwarancji ani poręczenia do oferty.
6. Wadium wniesione w formie poręczeń lub (i) gwarancji będzie akceptowane przez Zamawiającego, jeżeli będzie zawierać wszystkie określone ustawą PZP przypadki utraty wadium przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana, klauzulę o nieodwołalności oraz zapewnienie bezwarunkowej wypłaty przez Gwaranta na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego pełnej kwoty wadium w przypadkach wymienionych w art. 46 ustawy PZP tj:
a) jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;
b) jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;
d) jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy PZP, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy PZP, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie.
7. Zamawiający w dowolnym czasie, jednak nie później niż na 7 dni przed upływem ważności wadiów, wzywa Wykonawców, pod rygorem wykluczenia z postępowania, do przedłużenia ważności wadium albo wniesienia nowego wadium na okres niezbędny do zabezpieczenia postępowania do zawarcia umowy. Jeżeli odwołanie wniesiono po wyborze oferty najkorzystniejszej, wezwanie kieruje się jedynie do Wykonawcy, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą.
8. Zwrot lub zatrzymanie wadium nastąpi zgodnie z zasadami art. 46 ustawy PZP.
9. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy PZP, Wykonawca nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy PZP, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

Wiedza i doświadczenie:
Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców. Przez zakres niezbędny do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia należy rozumieć wykonanie lub wykonywanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 1 usługi archiwizacyjnej, o wartości kontraktu co najmniej 50.000,00 zł. brutto. Do wymienionych w wykazie usług Zamawiający żąda załączenia dokumentów potwierdzających, że każda z nich została wykonana lub jest wykonywana należycie. Niespełnienie przez Wykonawcę któregokolwiek kryterium oceny spełniania warunku posiadania wiedzy i doświadczenia spowoduje wykluczenie Wykonawcy (wzór wykazu stanowi załącznik nr 6 do SIWZ).

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. Wykaz ma obejmować co najmniej jedną osobę posiadającą wykształcenie archiwistyczne lub która ukończyła kurs archiwisty. W wykazie należy zamieścić informację na temat kwalifikacji zawodowych tych osób, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Do wykazu osób Wykonawca składa oświadczenie, iż co najmniej jedna osoba, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiada wykształcenie archiwistyczne lub ukończyła kurs archiwisty.
Niemożność wykazania się Wykonawcy dysponowaniem osobą do wykonania zamówienia jak w treści postawionych wyżej warunków, spowoduje wykluczenie Wykonawcy (wzór wykazu stanowi załącznik nr 7 do SIWZ).

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 7: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. Wykaz wskazanych części zamówienia, które Wykonawca zamierza powierzyć do realizacji Podwykonawcom (załącznik nr 9 do SIWZ).
2. Pisemne zobowiązanie podmiotów, o którym mowa w pkt VI ppkt. 6 SIWZ, w przypadku gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów.
3. Pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą.
4. Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowę o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i do zawarcia umowy.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany osób, biorących udział w realizacji zamówienia, w stosunku do osób wskazanych w ofercie (dalej specjalistów) w przypadku:
a) śmierci, choroby lub innych zdarzeń losowych dotyczących specjalisty,
b) nie wywiązywania się specjalisty z obowiązków wynikających z umowy,
c) jeżeli zmiana specjalisty stanie się konieczna z innych przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. rezygnacji itp.) - pod warunkiem, iż nowy specjalista będzie spełniał wymagania określone w SIWZ dla danego specjalisty i wykonawca uprzednio uzyska pisemną zgodę Zamawiającego na dokonanie tej zmiany.
W przypadku nie wywiązywania się specjalisty z obowiązków wynikających z umowy, na żądanie Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany go zmienić na innego, spełniającego warunki określone dla danego specjalisty w SIWZ, w terminie określonym przez Zamawiającego.
Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do umowy w zakresie ewentualnego przedłużenia terminu realizacji przedmiotu zamówienia w przypadku zaistnienia przeszkód, uniemożliwiających prowadzenie prac, za które nie odpowiada Wykonawca, np. zawieszenie prac przez Zamawiającego, oraz w przypadku konieczności zmiany harmonogramu rzeczowego wykonania usługi.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.katowice.so.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Sąd Okręgowy w Katowicach,
ul. Francuska 38,
40-028 Katowice
pokój nr P.009
Sekcja ds. Zamówień Publicznych

Data składania wniosków, ofert: 29/10/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Sąd Okręgowy w Katowicach,
ul. Francuska 38,
40-028 Katowice
pokój nr P.009
Sekcja ds. Zamówień Publicznych

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
1. Zgodnie z zapisami wzoru umowy wybrany Wykonawca, najpóźniej w dniu podpisania umowy, zobowiązany będzie wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny całkowitej (brutto) podanej w ofercie.
2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach:
a) pieniądzu;
b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
c) gwarancjach bankowych;
d) gwarancjach ubezpieczeniowych;
e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust.5 pkt 2 ustawy z dnia 09 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007r., Nr 42, poz. 275, z późn. zm.).
3. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego. Dowód wpłaty powinien zawierać informację o proponowanej treści: Zabezpieczenie należytego wykonania umowy - nr sprawy Adm. 0160-14/12. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
4. Zabezpieczenie wnoszone w formie poręczeń lub(i) gwarancji, należy złożyć w formie oryginału w Sądzie Okręgowym w KASIE, ul. Francuska 38, 40-028 Katowice, parter - hall.
5. Poręczenie lub(i) gwarancja musi zawierać: klauzulę o nieodwoływalności oraz zapewnić bezwarunkową wypłatę przez Gwaranta na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego kwoty zabezpieczenia, w wysokości wskazanej w żądaniu. Zamawiający ma prawo żądania wypłaty kwot do wysokości wartości zabezpieczenia.
6. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie zwrócone Wykonawcy w trybie określonym w art. 148 ust 5 oraz art. 151 ustawy PZP.

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi