209518 / 2012-06-19 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Sosnowiec - miasto posiadajÄ…ce prawa powiatu - reprezentowana przez Prezydenta Miasta (Sosnowiec)

Zgodny z tonerem TN-3480 Czarny Wydajny marki FullPrint

Cena: 116.85 PLN

Organizacja imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE

Opis zamówienia

3.1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca organizację, realizację i obsługę imprezy plenerowej WAKACYJNE GRILLOWANIE w dniu 18.08.2012 r. w Parku Środula w Sosnowcu pod względem artystycznym, rozrywkowym wraz z zapewnieniem zaplecza gastronomicznego, technicznego, medycznego i ochrony oraz umożliwienie grillowania mieszkańcom.
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje przygotowanie i realizację plenerowej imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE według autorskiego scenariusza organizowanej dla mieszkańców.
3.2.TERMIN I MIEJSCE IMPREZY
Impreza odbędzie się w dniu 18.08.2012 r. od godz. 16:00 do godz. 22:00
w Parku Środula w Sosnowcu na terenie o powierzchni około 3.500 m2 w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego, zgodnie z mapą terenu, stanowiącą załącznik nr 6 do Specyfikacji.
3.3.ZAKRES PRAC ORAZ OBOWIĄZKÓW PRZEWIDZIANYCH DO WYKONANIA PRZEZ WYKONAWCĘ:
Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania imprezy plenerowej WAKACYJNE GRILLOWANIE w dniu 18.08.2012 r. w Parku Środula w Sosnowcu pod względem artystycznym, rozrywkowym wraz z zapewnieniem zaplecza gastronomicznego, technicznego, medycznego i ochrony oraz umożliwienie grillowania mieszkańcom. Ponadto Wykonawca zapewni obsługę fotograficzną podczas trwania całej imprezy (w tym zgranie zdjęć na 1 płytę CD oraz przekazanie ich do Wydziału Kultury i Sztuki). Wykonawca zapewni również namiot dla Zamawiającego na terenie imprezy. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia osoby prowadzącej całą imprezę, która ma doświadczenie w prowadzeniu tego typu wydarzeń, bądź jest osobą publiczną- znaną w całej Polsce. Osoba ta oprócz prowadzenia konkursu na najlepszą potrawę z grilla, będzie zapowiadała kolejne punkty scenariusza imprezy, będzie prowadziła konkursy dla publiczności, jak również będzie zobowiązana do odczytania listy sponsorów oraz komunikatów przygotowanych przez Zamawiającego. Teren imprezy powinien być opuszczony przez Wykonawcę w stanie nienaruszonym po zakończeniu imprezy. Ponadto Wykonawca winien ściśle współpracować z Zamawiającym.
Teren imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE został podzielony na dwie strefy: strefę smaku (nie objętą ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych) i strefę muzyki (objętą ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca
2009 r. Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.). Wykonawca zapewni kompleksową organizację obu stref imprezy.

3.3.1. Strefa smaku:

3.3.1.1. Przygotowanie i wydzielenie taśmą terenu do grillowania.

3.3.1.2. Zorganizowanie i przeprowadzenie konkursu na najlepszą potrawę
z grilla. W konkursie wezmą udział grupy osób zgłoszone do konkursu (Zamawiający dopuszcza zarejestrowanie do 50 grup kilkuosobowych, w konkursie mogą brać udział maksymalnie 6-osobowe grupy, w każdej grupie należy wyznaczyć lidera). Wykonawca zapewni trzy nagrody główne (trzy rodzaje grillów) dla zwycięzców oraz pięć wyróżnień (pięć dużych wiklinowych koszyków piknikowych). Fundusz nagród i wyróżnień wynosi 3.000,00 zł. brutto.
Organizacja konkursu w szczególności obejmuje:
a) utworzenie punktu informacyjnego (namiotu) i prowadzenie w nim rejestracji osób zainteresowanych wzięciem udziału w konkursie do godz. 16:00 dnia 18.08.2012 r. Każdy uczestnik (lider grupy) imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE przy rejestracji podaje imię i nazwisko oraz PESEL. Organizator zapewnia ochronę danych osobowych uczestników;
b) przekazanie każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi konkursu drewnianej tabliczki z numerem (zapewnionej i przekazanej przez Wykonawcę), która będzie wbita do ziemi oraz wyznaczenie miejsca do grillowania, a także przekazanie worków na śmieci oraz identyfikatorów dla liderów grup (identyfikatory te muszą różnić się od identyfikatorów wykonanych dla strefy muzyki);
c) osoby (uczestnicy imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE) muszą być zarejestrowani. Zamawiający dopuszcza większą ilość grillujących, ale bez możliwości uczestnictwa w konkursie. Miejsca oraz wytyczne dotyczące grillowania ustalane będą w punkcie informacyjnym (osoby te otrzymają identyfikator bez tabliczki z numerem);
d) zapewnienie 300 sztuk koszulek (rozmiar S- 60 szt., M- 60 szt., L- 80 szt.,
XL- 80 szt., XXL- 20 szt.) w kolorze błękitnym i zgodnie z następującymi wytycznymi: materiał 100% bawełna, gramatura min. 150 g, nadruk na koszulce: logo miasta Sosnowca oraz kolorowy napis WAKACYJNE GRILLOWANIE. Koszulki będą przekazane każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi konkursu przez Wykonawcę. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt koszulki najpóźniej do dnia 01.08.2012 r.;
e) zapewnienie i przekazanie szczypców do grillowania dla każdej zarejestrowanej grupy (maksymalnie 50 sztuk);
f) zapewnienie trzyosobowego składu Jury, któremu będzie przewodniczył znany mistrz kulinarny. Ewentualne noclegi, przejazdy, wyżywienie, honoraria dla jury po stronie Wykonawcy;
g) zapewnienie namiotu do obradowania dla Jury wyposażonego w stół
z krzesłami oraz napoje gorące (kawa, herbata), cukier, śmietanka do kawy
i napoje zimne (woda mineralna gazowana i niegazowana) oraz soki owocowe;
h) zapewnienie dwóch namiotów o wymiarach minimum 4x8m. W przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych (np. stałych opadów deszczu) jeden namiot będzie służył do grillowania dla uczestników konkursu,
a w drugim Wykonawca zapewni: gry i zabawy dla dzieci oraz malowanie twarzy wraz z obsługą. W przypadku korzystnych warunków atmosferycznych oba namioty zostaną połączone i będą miały miejsce
w nich przygotowane atrakcje dla dzieci.

3.3.1.3. Zorganizowanie pokazu kulinarnego przewodniczącego Jury
w namiocie lub w obrębie sceny. Wszelkie niezbędne materiały do przeprowadzenia prezentacji kulinarnej, tj. sprzęt, składniki itp. zapewnia Wykonawca. Wykonawca zapewni bezpłatną degustację przyrządzonej potrawy dla uczestników imprezy. Honoraria oraz wszelkie opłaty wynikające
z organizacji pokazu leżą po stronie Wykonawcy.

3.3.1.4. Zapewnienie (wydzielonego z terenu imprezy)ogródka piwnego oraz punktu gastronomiczno- handlowego, w którym będzie można kupić m. in. artykuły niezbędne do grillowania.

3.3.1.5. Uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń do organizacji przedmiotowego przedsięwzięcia. Ze szczególną uwagą należy potraktować bezpieczeństwo uczestników imprezy podczas grillowania, w tym uzyskanie zezwoleń związanych z ochroną przeciwpożarową oraz zapewnienie niezbędnego sprzętu przeciwpożarowego.
3.3.1.6. Bezpieczeństwo i obsługa medyczna. Wykonawca zapewni jeden patrol pieszy dwuosobowy z plecakiem medycznym oraz czterech pracowników ochrony do kontroli bezpieczeństwa uczestników strefy smaku. Ponadto Wykonawca umożliwi dostęp do wody dla uczestników imprezy (dopuszczalny beczkowóz).
3.3.1.7. Dodatkowe informacje. Wykonawca zobowiązany będzie do opracowania regulaminu imprezy zawierającego szczegółowy zakres czynności obejmujących strefę smaku (Zamawiający zastrzega m. in., że każda grupa może rozpalić jednego grilla, w regulaminie należy ująć godziny grillowania, Zamawiający dopuszcza możliwość grillowania przez uczestników imprezy do godz. 22:00, ponadto Zamawiający zastrzega, że można grillować tylko
w strefie smaku). Wykonawca umieści regulamin w widocznym miejscu podczas imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE. Ponadto Wykonawca przekaże każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi konkursu do podpisu druk oświadczenia zawierającego zapis, że organizator nie ponosi odpowiedzialności za obrażenia ciała związane z uczestnictwem w imprezie WAKACYJNE GRILLOWANIE oraz że organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie szkody powstałe podczas imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE.
3.3.2. Strefa muzyki
Przewidywana ilość uczestników imprezy: 2.000 osób.
3.3.2.1. Infrastruktura techniczna
Wykonawca zaproponuje i zapewni odpowiedni sprzęt i infrastrukturę umożliwiające sprawny przebieg i obsługę imprezy, w tym:
a) ustawienie sceny w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego
o wymiarach minimum 10x10 m, zadaszonej, osłoniętej bokami i tyłem materiałem chroniącym przed warunkami atmosferycznymi, najpóźniej do godz. 12:00 dnia 18.08.2012 roku wraz z zapleczem technicznym;
b) złożenie sceny, zaplecza technicznego po zakończeniu imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE po godz. 22:00. Teren imprezy powinien być opuszczony przez Wykonawcę w stanie nienaruszonym;
c) umieszczenie w widocznym miejscu banneru z nazwą imprezy oraz herbem miasta Sosnowca;
d) ogrodzenie terenu imprezy masowej (ok. 450 m2) oraz sceny głównej wraz z zapleczem technicznym profesjonalnymi płotkami (barierkami), które zostaną zamówione, opłacone wraz z transportem i rozstawione przez Wykonawcę do godz. 12:00 w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego oraz zostaną one złożone po zakończeniu imprezy;
e) zapewnienie zabezpieczenia technicznego, sprzętu oświetleniowego
i nagłośnieniowego, który spełnia wymogi w zakresie bezpieczeństwa używania, organizacji imprezy masowej oraz który jest zgodny z riderem technicznym artystów i występujących, zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu imprezy;
f) zapewnienie zaplecza technicznego do sprawnej obsługi imprezy
tj. garderób dla artystów (namiot z krzesłami, stołem i lustrem);
g) zapewnienie obsługi technicznej, nagłośnienia i oświetlenia w czasie trwania całej imprezy, a także zapewnienie osoby kierownika sceny, dbającego
o sprawny przebieg imprezy według ustalonego scenariusza;
h) kierownik sceny będzie również odpowiedzialny za ustalenie i określenie
z artystami i występującymi czasu trwania wszelkich prób akustycznych, technicznych, które muszą zakończyć się przed rozpoczęciem imprezy;
i) zapewnienie identyfikatorów bądź opasek do oznaczenia osób uprawnionych do przebywania w obrębie sceny otoczonej barierkami (płotkami zaporowymi). Identyfikatory (opaski) muszą być różne dla: 1. artystów, 2. obsługi technicznej, 3. Zamawiającego (z nazwą: Organizator), 4. gości, 5. przedstawicieli mediów (fotoreporterów). Przedstawiciele mediów zostaną zapoznani przez Wykonawcę z zasadami oraz możliwością fotografowania czy przeprowadzania wywiadów z artystami i występującymi;
j) zapewnienie agregatu prądotwórczego (z paliwem), zapewniającego niezależną obsługę energetyczną imprezy, przez cały czas jej trwania oraz osoby posiadającej uprawnienia potwierdzone świadectwem kwalifikacyjnym uprawniającym do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci. Wykonawca zapewnia również dostęp do energii elektrycznej dla zaplecza sceny.

3.3.2.2. Scenariusz imprezy

a) przedstawienie scenariusza imprezy z zapewnieniem artystów, gwarantujących jej wysoki poziom. Pod pojęciem scenariusza rozumie się program przebiegu (plan) imprezy wraz z opisami poszczególnych działań. Na scenie prezentowana będzie w godzinach od 16:00 do 22:00 muzyka
i występy artystyczne (dwóch wykonawców: zespoły, dj-e- w tym gwiazda wieczoru). Przez gwiazdę rozumie się zespół, wokalistę, wokalistkę, którzy są uznani w całej Polsce i odnieśli w ostatnim czasie sukces, poprzez np. wydanie nowej płyty, wysokie pozycje na ogólnopolskich listach przebojów, bądź odnoszą stale komercyjne sukcesy i są od lat uznawani przez przedstawicieli różnych pokoleń.
b) zapewnienie podczas trwania całej imprezy, oprócz występów muzycznych, konkursów dla osób w różnych kategoriach wiekowych (w trakcie trwania przerw technicznych), w których nagrodami będą przedmioty bądź usługi przekazane przez sponsorów;
c) zapewnienie pokazu kulinarnego zgodnie z pkt. 3.3.1.3.
d) uiszczenie niezbędnych opłat oraz wykonanie wszelkich formalności na rzecz ZAiKSu;
e) Wstępny program imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE:
strefa smaku:
14:00- 16:00 rejestracja uczestników
16:00 rozpoczęcie grillowania
19:00 ocena Jury (w kolejności zgłoszeń)
20:00 zakończenie konkursu
20:00- 22:00 kontynuacja grillowania dla zarejestrowanych uczestników
strefa muzyki:
16:00 rozpoczęcie imprezy
16:15 występ artystyczny
17:30 konkursy
18:00 pokaz kulinarny zaproszonego mistrza kuchni
19:30 konkursy
20:00 rozdanie nagród z udziałem władz samorządowych
20:30 występ gwiazdy wieczoru
22:00 zakończenie imprezy

3.3.2.3. Bezpieczeństwo i obsługa medyczna
a) Wykonawca jest Organizatorem imprezy masowej w rozumieniu przepisów ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.) ww ustawy. Wykonawca zobowiązany jest do:

Uzyskania wszelkich niezbędnych zezwoleń na zorganizowanie
i przeprowadzenie imprezy masowej, w tym w szczególności zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej wydanego w drodze decyzji przez Prezydenta Miasta Sosnowca oraz zgody właściciela terenu. Zapewnienia ochrony imprezy masowej, adekwatnie do liczby uczestników, zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 sierpnia 2011 r. w sprawie wymogów, jakie powinni spełniać: kierownik do spraw bezpieczeństwa, służby porządkowe i służby informacyjne organizatora imprezy masowej
w zakresie wyszkolenia i wyposażenia oraz szczegółowych warunków
i sposobów ich działania. Wykonawca we własnym zakresie zapewni ochronę sceny, zaplecza technicznego i wszelkich elementów będących integralną częścią organizowanego przedsięwzięcia. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe od momentu rozpoczęcia przygotowań do imprezy do momentu całkowitego ich zakończenia. Zabezpieczenia imprezy pod względem zaplecza medycznego poprzez zapewnienie podmiotu świadczącego usługi transportu sanitarnego wraz z opieką medyczną, zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 lutego 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących zabezpieczenia pod względem medycznym imprezy masowej;
3.4. ZAKRES PRAC I OBOWIĄZKÓW PRZEWIDZIANYCH DO WYKONANIA PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO:
3.4.1. Wydruk plakatów i bannerów,
3.4.2. Zapewnienie każdego dnia imprezy koszy na śmieci, toalet typu TOI TOI, sprzątania terenu;
3.4.3. Zamieszczenie informacji o imprezie na stronie internetowej www.sosnowiec.pl.
3.4.4. Pozyskanie patronów medialnych imprezy.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 209518

Data publikacji: 2012-06-19

Nazwa:
Gmina Sosnowiec - miasto posiadające prawa powiatu - reprezentowana przez Prezydenta Miasta

Ulica: al. Zwycięstwa 20

Numer domu: 20

Miejscowość: Sosnowiec

Kod pocztowy: 41-200

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 32 2960600

Numer faxu: 32 296 06 05

Adres strony internetowej: www.um.sosnowiec.pl

Regon: 27625548200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
3.1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca organizację, realizację i obsługę imprezy plenerowej WAKACYJNE GRILLOWANIE w dniu 18.08.2012 r. w Parku Środula w Sosnowcu pod względem artystycznym, rozrywkowym wraz z zapewnieniem zaplecza gastronomicznego, technicznego, medycznego i ochrony oraz umożliwienie grillowania mieszkańcom.
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje przygotowanie i realizację plenerowej imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE według autorskiego scenariusza organizowanej dla mieszkańców.
3.2.TERMIN I MIEJSCE IMPREZY
Impreza odbędzie się w dniu 18.08.2012 r. od godz. 16:00 do godz. 22:00
w Parku Środula w Sosnowcu na terenie o powierzchni około 3.500 m2 w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego, zgodnie z mapą terenu, stanowiącą załącznik nr 6 do Specyfikacji.
3.3.ZAKRES PRAC ORAZ OBOWIĄZKÓW PRZEWIDZIANYCH DO WYKONANIA PRZEZ WYKONAWCĘ:
Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania imprezy plenerowej WAKACYJNE GRILLOWANIE w dniu 18.08.2012 r. w Parku Środula w Sosnowcu pod względem artystycznym, rozrywkowym wraz z zapewnieniem zaplecza gastronomicznego, technicznego, medycznego i ochrony oraz umożliwienie grillowania mieszkańcom. Ponadto Wykonawca zapewni obsługę fotograficzną podczas trwania całej imprezy (w tym zgranie zdjęć na 1 płytę CD oraz przekazanie ich do Wydziału Kultury i Sztuki). Wykonawca zapewni również namiot dla Zamawiającego na terenie imprezy. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia osoby prowadzącej całą imprezę, która ma doświadczenie w prowadzeniu tego typu wydarzeń, bądź jest osobą publiczną- znaną w całej Polsce. Osoba ta oprócz prowadzenia konkursu na najlepszą potrawę z grilla, będzie zapowiadała kolejne punkty scenariusza imprezy, będzie prowadziła konkursy dla publiczności, jak również będzie zobowiązana do odczytania listy sponsorów oraz komunikatów przygotowanych przez Zamawiającego. Teren imprezy powinien być opuszczony przez Wykonawcę w stanie nienaruszonym po zakończeniu imprezy. Ponadto Wykonawca winien ściśle współpracować z Zamawiającym.
Teren imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE został podzielony na dwie strefy: strefę smaku (nie objętą ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych) i strefę muzyki (objętą ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca
2009 r. Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.). Wykonawca zapewni kompleksową organizację obu stref imprezy.

3.3.1. Strefa smaku:

3.3.1.1. Przygotowanie i wydzielenie taśmą terenu do grillowania.

3.3.1.2. Zorganizowanie i przeprowadzenie konkursu na najlepszą potrawę
z grilla. W konkursie wezmą udział grupy osób zgłoszone do konkursu (Zamawiający dopuszcza zarejestrowanie do 50 grup kilkuosobowych, w konkursie mogą brać udział maksymalnie 6-osobowe grupy, w każdej grupie należy wyznaczyć lidera). Wykonawca zapewni trzy nagrody główne (trzy rodzaje grillów) dla zwycięzców oraz pięć wyróżnień (pięć dużych wiklinowych koszyków piknikowych). Fundusz nagród i wyróżnień wynosi 3.000,00 zł. brutto.
Organizacja konkursu w szczególności obejmuje:
a) utworzenie punktu informacyjnego (namiotu) i prowadzenie w nim rejestracji osób zainteresowanych wzięciem udziału w konkursie do godz. 16:00 dnia 18.08.2012 r. Każdy uczestnik (lider grupy) imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE przy rejestracji podaje imię i nazwisko oraz PESEL. Organizator zapewnia ochronę danych osobowych uczestników;
b) przekazanie każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi konkursu drewnianej tabliczki z numerem (zapewnionej i przekazanej przez Wykonawcę), która będzie wbita do ziemi oraz wyznaczenie miejsca do grillowania, a także przekazanie worków na śmieci oraz identyfikatorów dla liderów grup (identyfikatory te muszą różnić się od identyfikatorów wykonanych dla strefy muzyki);
c) osoby (uczestnicy imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE) muszą być zarejestrowani. Zamawiający dopuszcza większą ilość grillujących, ale bez możliwości uczestnictwa w konkursie. Miejsca oraz wytyczne dotyczące grillowania ustalane będą w punkcie informacyjnym (osoby te otrzymają identyfikator bez tabliczki z numerem);
d) zapewnienie 300 sztuk koszulek (rozmiar S- 60 szt., M- 60 szt., L- 80 szt.,
XL- 80 szt., XXL- 20 szt.) w kolorze błękitnym i zgodnie z następującymi wytycznymi: materiał 100% bawełna, gramatura min. 150 g, nadruk na koszulce: logo miasta Sosnowca oraz kolorowy napis WAKACYJNE GRILLOWANIE. Koszulki będą przekazane każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi konkursu przez Wykonawcę. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt koszulki najpóźniej do dnia 01.08.2012 r.;
e) zapewnienie i przekazanie szczypców do grillowania dla każdej zarejestrowanej grupy (maksymalnie 50 sztuk);
f) zapewnienie trzyosobowego składu Jury, któremu będzie przewodniczył znany mistrz kulinarny. Ewentualne noclegi, przejazdy, wyżywienie, honoraria dla jury po stronie Wykonawcy;
g) zapewnienie namiotu do obradowania dla Jury wyposażonego w stół
z krzesłami oraz napoje gorące (kawa, herbata), cukier, śmietanka do kawy
i napoje zimne (woda mineralna gazowana i niegazowana) oraz soki owocowe;
h) zapewnienie dwóch namiotów o wymiarach minimum 4x8m. W przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych (np. stałych opadów deszczu) jeden namiot będzie służył do grillowania dla uczestników konkursu,
a w drugim Wykonawca zapewni: gry i zabawy dla dzieci oraz malowanie twarzy wraz z obsługą. W przypadku korzystnych warunków atmosferycznych oba namioty zostaną połączone i będą miały miejsce
w nich przygotowane atrakcje dla dzieci.

3.3.1.3. Zorganizowanie pokazu kulinarnego przewodniczącego Jury
w namiocie lub w obrębie sceny. Wszelkie niezbędne materiały do przeprowadzenia prezentacji kulinarnej, tj. sprzęt, składniki itp. zapewnia Wykonawca. Wykonawca zapewni bezpłatną degustację przyrządzonej potrawy dla uczestników imprezy. Honoraria oraz wszelkie opłaty wynikające
z organizacji pokazu leżą po stronie Wykonawcy.

3.3.1.4. Zapewnienie (wydzielonego z terenu imprezy)ogródka piwnego oraz punktu gastronomiczno- handlowego, w którym będzie można kupić m. in. artykuły niezbędne do grillowania.

3.3.1.5. Uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń do organizacji przedmiotowego przedsięwzięcia. Ze szczególną uwagą należy potraktować bezpieczeństwo uczestników imprezy podczas grillowania, w tym uzyskanie zezwoleń związanych z ochroną przeciwpożarową oraz zapewnienie niezbędnego sprzętu przeciwpożarowego.
3.3.1.6. Bezpieczeństwo i obsługa medyczna. Wykonawca zapewni jeden patrol pieszy dwuosobowy z plecakiem medycznym oraz czterech pracowników ochrony do kontroli bezpieczeństwa uczestników strefy smaku. Ponadto Wykonawca umożliwi dostęp do wody dla uczestników imprezy (dopuszczalny beczkowóz).
3.3.1.7. Dodatkowe informacje. Wykonawca zobowiązany będzie do opracowania regulaminu imprezy zawierającego szczegółowy zakres czynności obejmujących strefę smaku (Zamawiający zastrzega m. in., że każda grupa może rozpalić jednego grilla, w regulaminie należy ująć godziny grillowania, Zamawiający dopuszcza możliwość grillowania przez uczestników imprezy do godz. 22:00, ponadto Zamawiający zastrzega, że można grillować tylko
w strefie smaku). Wykonawca umieści regulamin w widocznym miejscu podczas imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE. Ponadto Wykonawca przekaże każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi konkursu do podpisu druk oświadczenia zawierającego zapis, że organizator nie ponosi odpowiedzialności za obrażenia ciała związane z uczestnictwem w imprezie WAKACYJNE GRILLOWANIE oraz że organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie szkody powstałe podczas imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE.
3.3.2. Strefa muzyki
Przewidywana ilość uczestników imprezy: 2.000 osób.
3.3.2.1. Infrastruktura techniczna
Wykonawca zaproponuje i zapewni odpowiedni sprzęt i infrastrukturę umożliwiające sprawny przebieg i obsługę imprezy, w tym:
a) ustawienie sceny w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego
o wymiarach minimum 10x10 m, zadaszonej, osłoniętej bokami i tyłem materiałem chroniącym przed warunkami atmosferycznymi, najpóźniej do godz. 12:00 dnia 18.08.2012 roku wraz z zapleczem technicznym;
b) złożenie sceny, zaplecza technicznego po zakończeniu imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE po godz. 22:00. Teren imprezy powinien być opuszczony przez Wykonawcę w stanie nienaruszonym;
c) umieszczenie w widocznym miejscu banneru z nazwą imprezy oraz herbem miasta Sosnowca;
d) ogrodzenie terenu imprezy masowej (ok. 450 m2) oraz sceny głównej wraz z zapleczem technicznym profesjonalnymi płotkami (barierkami), które zostaną zamówione, opłacone wraz z transportem i rozstawione przez Wykonawcę do godz. 12:00 w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego oraz zostaną one złożone po zakończeniu imprezy;
e) zapewnienie zabezpieczenia technicznego, sprzętu oświetleniowego
i nagłośnieniowego, który spełnia wymogi w zakresie bezpieczeństwa używania, organizacji imprezy masowej oraz który jest zgodny z riderem technicznym artystów i występujących, zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu imprezy;
f) zapewnienie zaplecza technicznego do sprawnej obsługi imprezy
tj. garderób dla artystów (namiot z krzesłami, stołem i lustrem);
g) zapewnienie obsługi technicznej, nagłośnienia i oświetlenia w czasie trwania całej imprezy, a także zapewnienie osoby kierownika sceny, dbającego
o sprawny przebieg imprezy według ustalonego scenariusza;
h) kierownik sceny będzie również odpowiedzialny za ustalenie i określenie
z artystami i występującymi czasu trwania wszelkich prób akustycznych, technicznych, które muszą zakończyć się przed rozpoczęciem imprezy;
i) zapewnienie identyfikatorów bądź opasek do oznaczenia osób uprawnionych do przebywania w obrębie sceny otoczonej barierkami (płotkami zaporowymi). Identyfikatory (opaski) muszą być różne dla: 1. artystów, 2. obsługi technicznej, 3. Zamawiającego (z nazwą: Organizator), 4. gości, 5. przedstawicieli mediów (fotoreporterów). Przedstawiciele mediów zostaną zapoznani przez Wykonawcę z zasadami oraz możliwością fotografowania czy przeprowadzania wywiadów z artystami i występującymi;
j) zapewnienie agregatu prądotwórczego (z paliwem), zapewniającego niezależną obsługę energetyczną imprezy, przez cały czas jej trwania oraz osoby posiadającej uprawnienia potwierdzone świadectwem kwalifikacyjnym uprawniającym do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci. Wykonawca zapewnia również dostęp do energii elektrycznej dla zaplecza sceny.

3.3.2.2. Scenariusz imprezy

a) przedstawienie scenariusza imprezy z zapewnieniem artystów, gwarantujących jej wysoki poziom. Pod pojęciem scenariusza rozumie się program przebiegu (plan) imprezy wraz z opisami poszczególnych działań. Na scenie prezentowana będzie w godzinach od 16:00 do 22:00 muzyka
i występy artystyczne (dwóch wykonawców: zespoły, dj-e- w tym gwiazda wieczoru). Przez gwiazdę rozumie się zespół, wokalistę, wokalistkę, którzy są uznani w całej Polsce i odnieśli w ostatnim czasie sukces, poprzez np. wydanie nowej płyty, wysokie pozycje na ogólnopolskich listach przebojów, bądź odnoszą stale komercyjne sukcesy i są od lat uznawani przez przedstawicieli różnych pokoleń.
b) zapewnienie podczas trwania całej imprezy, oprócz występów muzycznych, konkursów dla osób w różnych kategoriach wiekowych (w trakcie trwania przerw technicznych), w których nagrodami będą przedmioty bądź usługi przekazane przez sponsorów;
c) zapewnienie pokazu kulinarnego zgodnie z pkt. 3.3.1.3.
d) uiszczenie niezbędnych opłat oraz wykonanie wszelkich formalności na rzecz ZAiKSu;
e) Wstępny program imprezy WAKACYJNE GRILLOWANIE:
strefa smaku:
14:00- 16:00 rejestracja uczestników
16:00 rozpoczęcie grillowania
19:00 ocena Jury (w kolejności zgłoszeń)
20:00 zakończenie konkursu
20:00- 22:00 kontynuacja grillowania dla zarejestrowanych uczestników
strefa muzyki:
16:00 rozpoczęcie imprezy
16:15 występ artystyczny
17:30 konkursy
18:00 pokaz kulinarny zaproszonego mistrza kuchni
19:30 konkursy
20:00 rozdanie nagród z udziałem władz samorządowych
20:30 występ gwiazdy wieczoru
22:00 zakończenie imprezy

3.3.2.3. Bezpieczeństwo i obsługa medyczna
a) Wykonawca jest Organizatorem imprezy masowej w rozumieniu przepisów ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.) ww ustawy. Wykonawca zobowiązany jest do:

Uzyskania wszelkich niezbędnych zezwoleń na zorganizowanie
i przeprowadzenie imprezy masowej, w tym w szczególności zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej wydanego w drodze decyzji przez Prezydenta Miasta Sosnowca oraz zgody właściciela terenu. Zapewnienia ochrony imprezy masowej, adekwatnie do liczby uczestników, zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 sierpnia 2011 r. w sprawie wymogów, jakie powinni spełniać: kierownik do spraw bezpieczeństwa, służby porządkowe i służby informacyjne organizatora imprezy masowej
w zakresie wyszkolenia i wyposażenia oraz szczegółowych warunków
i sposobów ich działania. Wykonawca we własnym zakresie zapewni ochronę sceny, zaplecza technicznego i wszelkich elementów będących integralną częścią organizowanego przedsięwzięcia. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe od momentu rozpoczęcia przygotowań do imprezy do momentu całkowitego ich zakończenia. Zabezpieczenia imprezy pod względem zaplecza medycznego poprzez zapewnienie podmiotu świadczącego usługi transportu sanitarnego wraz z opieką medyczną, zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 lutego 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących zabezpieczenia pod względem medycznym imprezy masowej;
3.4. ZAKRES PRAC I OBOWIĄZKÓW PRZEWIDZIANYCH DO WYKONANIA PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO:
3.4.1. Wydruk plakatów i bannerów,
3.4.2. Zapewnienie każdego dnia imprezy koszy na śmieci, toalet typu TOI TOI, sprzątania terenu;
3.4.3. Zamieszczenie informacji o imprezie na stronie internetowej www.sosnowiec.pl.
3.4.4. Pozyskanie patronów medialnych imprezy.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 18/08/2012

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie opisuje tego warunku, dokona jego oceny na podstawie złożonego oświadczenia.

Wiedza i doświadczenie:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli wykonawca potwierdzi realizację przynajmniej jednej plenerowej imprezy masowej (w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20.03.2009 r. Dz. U. z 2009r. Nr 62, poz. 504) o wartości (netto) nie mniejszej niż 100.000,00 zł. Zamawiający dokona oceny spełnienia tego warunku na podstawie złożonego oświadczenia i dokumentów.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie opisuje tego warunku, dokona jego oceny na podstawie złożonego oświadczenia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie opisuje tego warunku, dokona jego oceny na podstawie złożonego oświadczenia.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie opisuje tego warunku, dokona jego oceny na podstawie złożonego oświadczenia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Zamawiający wymaga, aby wykonawca do oferty dołączył dokument określający status prawny wykonawcy, z którego będzie wynikać uprawnienie do podpisania oferty: np. aktualny odpis z właściwego rejestru, aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, aktualny status spółki lub aktualny rejestr handlowy. Wymagany dokument można złożyć w formie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu, o którym mowa powyżej to należy dołączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazać dokładny adres umocowania w tym uprawnienie do podpisania oferty, być dołączone do oferty w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 50

Nazwa kryterium 2: Koncepcja imprezy

Znaczenie kryterium 2: 50

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.um.sosnowiec.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miejski w Sosnowcu Wydział Kultury i Sztuki ul. Małachowskiego 3, piętro 1, pokój 24, 41-200 Sosnowiec lub za zaliczeniem pocztowym.

Data składania wniosków, ofert: 27/06/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Miejski w Sosnowcu Wydział Kultury i Sztuki ul. Małachowskiego 3, piętro 1, pokój 24, 41-200 Sosnowiec.

On: O

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Informacja na temat wadium: Nie wymaga się wniesienia wadium.

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe: Nie dotyczy.

Kody CPV:
799520002 (Usługi w zakresie organizacji imprez)

Podobne przetargi