289730 / 2009-08-24 - Inny: Państwowa Osoba Prawna jednostka organizacyjna ANR / Agencja Nieruchomości Rolnych - Administracja Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich (Lwówek Śląski)

Usługa archiwizacji (porządkowania)dokumentacji archiwalnej
kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B
w Składnicy Akt przy Administracji Zasobu Własności Rolnej
Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji, polegająca na uporządkowaniu i archiwizacji dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, stanowiącej część zasobu aktowego Agencji Nieruchomości Rolnych -jednostek organizacyjnych ANR Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich.
2. Akta będące przedmiotem uporządkowania i archiwizacji zgromadzone są w pomieszczeniach w Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich.
3. Zbiór nie posiada ewidencji archiwalnej. Dokumentację wytworzono w latach 1992-2005 przechowywana jest w przemieszaniu rzeczowych grup dokumentacji. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym.
4. Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo do 180 metrów bieżących, w tym:
1) Dokumentacja archiwalna, czyli akta kat. A - szacunkowo do 80 metrów bieżących. Są to materiały archiwalne wytworzone przez:
- Sekcję Gospodarowania Zasobem w Rakowicach Wielkich, dotyczące wykonywania zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem , na terenie województwa dolnośląskiego;
- Jednostki organizacyjne Agencji.
2) Dokumentacja niearchiwalna, czyli akta kat. B - szacunkowo w ilości do 100 metrów bieżących, dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania wytworzona w latach przez:
-Jednostki organizacyjne Agencji,
-Sekcję Gospodarowania Zasobem w Rakowicach Wielkich , dotyczące wykonywania zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem, na terenie województwa dolnośląskiego.

5. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). W celu właściwego skalkulowania ceny za zamawiane usługi zobowiązuje się Wykonawcę przed sporządzeniem oferty do przeprowadzenia wizji w miejscu przechowywania dokumentów mającej na celu zapoznanie się ze stanem dokumentacji, ilością i sposobem przechowywania oraz do zdobycia wszelkich informacji, które mogą być konieczne do prawidłowej wyceny wartości usługi, gdyż wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia.
6. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Prowadzenie porządkowania i archiwizacji według wskazówek, uzgodnień i wytycznych Archiwum Państwowego we Wrocławiu oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi ANR.
2) Przygotowanie akt do opracowania, czyli przeprowadzenie tzw. studiów wstępnych (zapoznanie się z obowiązująca strukturą organizacyjną zakresem reorganizacji, materiałami normatywnymi - ze statutem, regulaminami i schematami organizacyjnymi oraz z instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt ANR).
3) Systematyzację dokumentacji w obrębie zespołu (podział dokumentacji na poszczególne komórki organizacyjne, a w ich obrębie na grupy obejmujące akta wytworzone w kolejnych latach, w ramach każdej podgrupy rocznej grupy rzeczowe oraz grupy spraw).
4) Scalenie akt spraw zakończonych.
5) Klasyfikację i kwalifikację akt według Rzeczowego Wykazu Akt Agencji Nieruchomości Rolnych oraz według Rzeczowego Wykazu Akt Jednostek Gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa.
6) Archiwizowanie materiałów archiwalnych(porządkowanie zawartości teczek według kolejności w spisach spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną).
7) Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej.
8) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz sporządzenie spisów brakowania w celu uzyskania zgody Archiwum Państwowego na brakowanie.
9) Ułożenie, oprawienie w bezkwasową tekturę, zszycie bawełnianą taśmą, paginacja, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów i zgodne z instrukcją kancelaryjną ANR. Nadanie aktom odpowiedniego układu w spisach zdawczo-odbiorczych.
10) Inwentaryzację - sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (kategoria A)w 4 egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B) w 3 egzemplarzach.
11) Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w formie papierowej oraz w formie elektronicznej na CD lub na dyskietkach, w programie Microsoft Excel.
12) Znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej).
13) Opis specjalnych pudeł archiwizacyjnych wykonanych z bezkwasowej tektury, zawierający wszystkie elementy spisu.
14) Sporządzenie Protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 289730

Data publikacji: 2009-08-24

Nazwa:
Agencja Nieruchomości Rolnych - Administracja Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich

Ulica: Rakowice Wielkie 15

Numer domu: 15

Miejscowość: Lwówek Śląski

Kod pocztowy: 59-600

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 075 7824639

Numer faxu: 075 7824399

Adres strony internetowej: www.anr.gov.pl

Regon: 01034470802295

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego:
Inny: Państwowa Osoba Prawna jednostka organizacyjna ANR

Inny rodzaj zamawiającego:
Państwowa Osoba Prawna jednostka organizacyjna ANR

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa archiwizacji (porządkowania)dokumentacji archiwalnej
kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B
w Składnicy Akt przy Administracji Zasobu Własności Rolnej
Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji, polegająca na uporządkowaniu i archiwizacji dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, stanowiącej część zasobu aktowego Agencji Nieruchomości Rolnych -jednostek organizacyjnych ANR Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich.
2. Akta będące przedmiotem uporządkowania i archiwizacji zgromadzone są w pomieszczeniach w Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich.
3. Zbiór nie posiada ewidencji archiwalnej. Dokumentację wytworzono w latach 1992-2005 przechowywana jest w przemieszaniu rzeczowych grup dokumentacji. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym.
4. Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo do 180 metrów bieżących, w tym:
1) Dokumentacja archiwalna, czyli akta kat. A - szacunkowo do 80 metrów bieżących. Są to materiały archiwalne wytworzone przez:
- Sekcję Gospodarowania Zasobem w Rakowicach Wielkich, dotyczące wykonywania zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem , na terenie województwa dolnośląskiego;
- Jednostki organizacyjne Agencji.
2) Dokumentacja niearchiwalna, czyli akta kat. B - szacunkowo w ilości do 100 metrów bieżących, dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania wytworzona w latach przez:
-Jednostki organizacyjne Agencji,
-Sekcję Gospodarowania Zasobem w Rakowicach Wielkich , dotyczące wykonywania zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem, na terenie województwa dolnośląskiego.

5. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). W celu właściwego skalkulowania ceny za zamawiane usługi zobowiązuje się Wykonawcę przed sporządzeniem oferty do przeprowadzenia wizji w miejscu przechowywania dokumentów mającej na celu zapoznanie się ze stanem dokumentacji, ilością i sposobem przechowywania oraz do zdobycia wszelkich informacji, które mogą być konieczne do prawidłowej wyceny wartości usługi, gdyż wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia.
6. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Prowadzenie porządkowania i archiwizacji według wskazówek, uzgodnień i wytycznych Archiwum Państwowego we Wrocławiu oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi ANR.
2) Przygotowanie akt do opracowania, czyli przeprowadzenie tzw. studiów wstępnych (zapoznanie się z obowiązująca strukturą organizacyjną zakresem reorganizacji, materiałami normatywnymi - ze statutem, regulaminami i schematami organizacyjnymi oraz z instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt ANR).
3) Systematyzację dokumentacji w obrębie zespołu (podział dokumentacji na poszczególne komórki organizacyjne, a w ich obrębie na grupy obejmujące akta wytworzone w kolejnych latach, w ramach każdej podgrupy rocznej grupy rzeczowe oraz grupy spraw).
4) Scalenie akt spraw zakończonych.
5) Klasyfikację i kwalifikację akt według Rzeczowego Wykazu Akt Agencji Nieruchomości Rolnych oraz według Rzeczowego Wykazu Akt Jednostek Gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa.
6) Archiwizowanie materiałów archiwalnych(porządkowanie zawartości teczek według kolejności w spisach spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną).
7) Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej.
8) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz sporządzenie spisów brakowania w celu uzyskania zgody Archiwum Państwowego na brakowanie.
9) Ułożenie, oprawienie w bezkwasową tekturę, zszycie bawełnianą taśmą, paginacja, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów i zgodne z instrukcją kancelaryjną ANR. Nadanie aktom odpowiedniego układu w spisach zdawczo-odbiorczych.
10) Inwentaryzację - sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (kategoria A)w 4 egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B) w 3 egzemplarzach.
11) Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w formie papierowej oraz w formie elektronicznej na CD lub na dyskietkach, w programie Microsoft Excel.
12) Znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej).
13) Opis specjalnych pudeł archiwizacyjnych wykonanych z bezkwasowej tektury, zawierający wszystkie elementy spisu.
14) Sporządzenie Protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Czas: D

Data zakończenia: 30/12/2009

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

opis_war:
1. Posiadanie uprawnień do wykonywania przedmiotowej działalności
2. Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia, wymagane jest wykonanie w okresie ostatnich trzech lat dwóch usług archiwizacji dokumentacji kategorii A lub B w ilości, co najmniej po 50 metrów bieżących każda.
3. Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, wymaganym jest, dysponowanie, osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które posiadają wykształcenie archiwalne lub ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia oraz roczną praktykę w archiwizowaniu dokumentacji archiwalnej, w tym, co najmniej jedna osoba posiadająca wykształcenie specjalistyczne zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców Dz.U. Nr 68, poz. 596 oraz jedna osoba posiadająca doświadczenie w archiwizacji dokumentacji kategorii A tj. wykonała archiwizację dokumentacji w ilości co najmniej 10 metrów bieżących kat.A..
4. Posiadanie niezbędnego potencjału ekonomicznego, w szczególności polisy od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności na kwotę, co najmniej 50 000 złotych.
5. Nie podleganie wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia (art. 24 ust. 1 i 2 ustawy PZP).

inf_osw:
1. Załącznik nr 1 -aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż sześć miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo posiadające zakres, podpisane przez osoby reprezentujące osobę prawną lub fizyczną.
W przypadku Wykonawcy działającego w ramach spółki prawa handlowego obowiązuje załączenie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego.
W przypadku złożenia oferty wspólnej przez dwa lub więcej podmiotów wymagane jest załączenie pełnomocnictwa ustanawiającego pełnomocnika, o którym mowa w art.23
ust. 2 Prawa ZP uprawnionego do wspólnej reprezentacji, bezpośredniego kontaktowania się i współdziałania z Zamawiającym w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Pełnomocnictwo powinno zawierać informacje o stronach konsorcjum oraz określenie wspólnego przedsięwzięcia gospodarczego obejmującego swoim zakresem przedmiot zamówienia,
Każdy z podmiotów występujących wspólnie zobowiązany jest do załączenia do oferty wymaganych przez Zamawiającego dokumentów (zaświadczeń), potwierdzających spełnienie warunków uczestnictwa w postępowaniu.
2. Załącznik nr 2 - Doświadczenie zawodowe - zawierający wykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat, dwóch usług archiwizacji akt kategorii A lub B w ilości, co najmniej 50 metrów bieżących, oraz załączenia dokumentów potwierdzających należyte wykonanie tych usług.
3. Załącznik nr 3 - Wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z dokumentami stwierdzającymi, posiadane wymagane w Rozdziale II pkt 1.3 kwalifikacje, wykształcenie i doświadczenie, w tym wskazanie, co najmniej jednej osoby posiadającej wykształcenie specjalistyczne zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców Dz.U. Nr 68, poz. 596 oraz wskazanie co najmniej jednej osoby posiadającej doświadczenie w archiwizacji dokumentacji kategorii A w ilości co najmniej 10 metrów bieżących,
O ile dotyczy - do wykazu należy dołączyć pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia, jeżeli w wykazie, o którym mowa wyżej Wykonawca wskazał osoby, którymi będzie dysponował.
4. Załącznik nr 4 - Ubezpieczenie od OC - polisa lub inny dokument ubezpieczenia, potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę, co najmniej 50 000 złotych.
Uwaga: dokumenty wymienione w pkt. 2.1. - 2.4. mogą być przedstawione w formie oryginału albo poświadczonych urzędowo lub notarialnie kopii. Dopuszcza się przedstawienie kserokopii z poświadczeniem za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

5. Załącznik nr 5 - Oświadczenie Wykonawcy o nie zaleganiu z opłatami podatków na rzecz Urzędu Skarbowego oraz nie zaleganiu z opłatami składek na rzecz ZUS, stanowiące załącznik nr 4 do formularza ofertowego.
6. Załącznik nr 6 - Oświadczenia z art. 22
7. Załącznik nr 7 -Oświadczenia z art. 24

Kody CPV:
799951006 (Usługi archiwizacyjne)

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.anr.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Agencja Nieruchomości Rolnych
Administracja Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa
w Rakowicach Wielkich
Rakowice Wielkie 15, 59-600 Lwówek Śląski

Data składania wniosków, ofert: 07/09/2009

Godzina składania wniosków, ofert: 10:15

Miejsce składania:
Agencja Nieruchomości Rolnych
Administracja Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa
w Rakowicach Wielkich
Rakowice Wielkie 15, 59-600 Lwówek Śląski
Sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Podobne przetargi