151136 / 2011-06-09 - Inny: Państwowa Osoba Prawna / Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu (Wrocław)

Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)

Opis zamówienia

1 Wspólny Słownik Zamówień: Usługi archiwizacyjne - 79 99 51 00-6
2 Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), stanowiących część zasobu aktowego Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu.
3 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na 3 odrębne przedmioty zamówienia od 1 do 3:
Przedmiot 1 obejmuje szacunkowo 181, 00 metrów bieżących, w tym:
a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 55, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem, Sekcję Ewidencji i Analiz, Sekcję Finansowo- Księgową ANR OT we Wrocławiu, dotyczące: przejmowania mienia i tworzenia Zasobu, przejmowania mienia po zlikwidowanych PPGR, planów i sprawozdań finansowych, bilansów likwidacyjnych.
b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 126, 00 mb (nie zawiera kat. B25), wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem, Sekcję Prawną, Sekcję Finansowo- Księgową ANR OT we Wrocławiu dotycząca sprzedaży mienia przejętego do zasobu, wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń dot. sprzedaży i dzierżawy nieruchomości oraz wykonania usług, przekazywania mienia administratorom, wyjaśnienia zasad gospodarowania zasobem, przekazywania spraw wg właściwości, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, planów zagospodarowania przestrzennego, zamówień publicznych, roszczeń rewindykacyjnych, osadnictwa, subwencji dla spółdzielni mieszkaniowych, umów przeniesienia własności nieruchomości rolnych przekazanych do Agencji, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych, dokumentacji księgowej i pomocy byłym pracownikom PPGR w przezwyciężaniu trudnych sytuacji życiowych, korespondencji ogólnej.
Przedmiot 2 obejmuje szacunkowo 85, 00metrów bieżących, w tym:
a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 51, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez ANR OT we Wrocławiu- Sekcję Terenową w Legnicy, dotyczące sprzedaży mienia przejętego do Zasobu (operaty szacunkowe nieruchomości) oraz programy restrukturyzacji przedsiębiorstw
b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 34, 00 metrów bieżących (w tym kat. B25 ok. 6, 00 mb), wytworzona przez ANR OT we Wrocławiu- Sekcję Terenową w Legnicy, dotycząca wydzierżawienia i sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, nadzoru właścicielskiego, spraw sądowych, ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji
Przedmiot 3 obejmuje szacunkowo 83, 50 metrów bieżących, w tym:
a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 40, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez ANR OT we Wrocławiu Sekcję Terenową w Świdnicy, dotyczące przejmowania mienia po byłych państwowych gospodarstwach rolnych i gospodarstwach skarbowych, sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, programów restrukturyzacji przedsiębiorstw, zasad gospodarowania Zasobem
b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 43, 50 metrów bieżących (w tym kat. B25 ok. 6, 00 mb). Są to akta wytworzone przez ANR OT we Wrocławiu- Sekcję Terenową w Świdnicy, dotyczące przejmowania mienia po byłych PPGR i gospodarstwach skarbowych, sprzedaży i dzierżawy mienia przejętego do Zasobu administrowania przejętym mieniem, zasad gospodarowania mieniem.
4 Części nie mogą być dzielone przez Wykonawców, oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia określonego w zadaniu częściowym zostaną odrzucone.
5 Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się
a/ Dla przedmiotu nr 1 i nr 2 w Archiwum Zakładowym OT ANR we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław oraz archiwum podręcznym w siedzibie OT ANR we Wrocławiu przy ul. Mińskiej 60, 54- 610 Wrocław;
b/ Dla przedmiotu nr 3 w Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Świdnicy, ul. Kliczkowska 28, 58- 100 Świdnica.
6 Dla dokumentacji podlegającej uporządkowaniu nie została sporządzona ewidencja archiwalna. Dokumentacja wytworzona w latach 1992-2008, przechowywana jest w przemieszaniu grup rzeczowych oraz kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym.
7 Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo 349, 50 metrów bieżących, w tym:
- Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 146, 00 metrów bieżących
- Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 203,50 metrów bieżących
8 Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia.
9 Wykaz prac przewidzianych w ramach każdego zadania:
a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne) oraz przepisami kancelaryjno- archiwalnymi ANR (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna).
b) Uzgodnienie z Zamawiającym, a następnie przekazanie mu do akceptacji, harmonogramu prac archiwizacyjnych, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty zawarcia umowy. W harmonogramie zostaną określone co najmniej: etapy oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, symbole, hasła klasyfikacyjne, kategorie archiwalne oraz metraż dokumentacji, która będzie zarchiwizowana w ramach danych etapów,
c) Przedkładania Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów określonego w harmonogramie:
d) - wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek
e) - spisów zdawczo- odbiorczych w wersji elektronicznej oraz papierowej, (odrębnych dla kat. A i B) w których zostaną wstępnie zewidencjonowane ww. teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych oraz określenia możliwości importu danych ze spisów do programu (Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji)
f) Przeprowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną
g) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych,
h) Scalenie akt spraw zakończonych- w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach- ponieważ akta części spraw znajdują się w kilku teczkach.
i) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt,
j) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:
k) - ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego,
l) - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm,
m) - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru,
n) - obłożenie uporządkowanej dokumentacji kat. A tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji,
o) - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. (bobinki) (szer. 0, 50mm), w kolorze białym,
p) - opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, tj.: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, informacja o ilości stron spaginowanych znajdujących się w teczce, tytuł (hasło klasyfikacyjne wg rzeczowego wykazu akt z informacją o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce). Zamawiający zastrzega, że rozszerzenia tytułów wymagają każdorazowo akceptacji przedstawiciela Zamawiającego,
q) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej:
- ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu spraw,
- usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.)
- wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. (bobinki) (szer. 0, 50mm), wykonanymi z tektury bezkwasowej w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, kategoria akt oraz okres jej przechowywania, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z ewentualną informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego), daty skrajne,
r) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno- rzeczowo- chronologicznym lub geograficzno- chronologicznym, po wcześniejszym uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego,
s) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 4 egz., dla kat. B w 3 egz.), oraz w formie elektronicznej- w formacie pozwalającym na import danych do programu (Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji) (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych,
t) Nadanie, w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu,
u) Przełożenie uporządkowanych materiałów archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach 350x260x90 mm (pH 8.0- 9.5, gramatura 1300 g/m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numer spisu zdawczo- odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75 mm, wys. 150 mm,
v) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
w) Przedkładanie Zamawiającemu w ciągu tygodnia po zakończeniu każdego etapu określonego w harmonogramie, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze wstępnym spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów,
x) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo- odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 151136

Data publikacji: 2011-06-09

Nazwa:
Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu

Ulica: ul. Mińska 60

Numer domu: 60

Miejscowość: Wrocław

Kod pocztowy: 54-610

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 071 3563919, 3563862, 3563863

Numer faxu: 071 3579097

Adres strony internetowej: www.anr.gov.pl

Regon: 01034470800664

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Państwowa Osoba Prawna

Inny rodzaj zamawiającego: Państwowa Osoba Prawna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1 Wspólny Słownik Zamówień: Usługi archiwizacyjne - 79 99 51 00-6
2 Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), stanowiących część zasobu aktowego Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu.
3 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na 3 odrębne przedmioty zamówienia od 1 do 3:
Przedmiot 1 obejmuje szacunkowo 181, 00 metrów bieżących, w tym:
a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 55, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem, Sekcję Ewidencji i Analiz, Sekcję Finansowo- Księgową ANR OT we Wrocławiu, dotyczące: przejmowania mienia i tworzenia Zasobu, przejmowania mienia po zlikwidowanych PPGR, planów i sprawozdań finansowych, bilansów likwidacyjnych.
b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 126, 00 mb (nie zawiera kat. B25), wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem, Sekcję Prawną, Sekcję Finansowo- Księgową ANR OT we Wrocławiu dotycząca sprzedaży mienia przejętego do zasobu, wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń dot. sprzedaży i dzierżawy nieruchomości oraz wykonania usług, przekazywania mienia administratorom, wyjaśnienia zasad gospodarowania zasobem, przekazywania spraw wg właściwości, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, planów zagospodarowania przestrzennego, zamówień publicznych, roszczeń rewindykacyjnych, osadnictwa, subwencji dla spółdzielni mieszkaniowych, umów przeniesienia własności nieruchomości rolnych przekazanych do Agencji, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych, dokumentacji księgowej i pomocy byłym pracownikom PPGR w przezwyciężaniu trudnych sytuacji życiowych, korespondencji ogólnej.
Przedmiot 2 obejmuje szacunkowo 85, 00metrów bieżących, w tym:
a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 51, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez ANR OT we Wrocławiu- Sekcję Terenową w Legnicy, dotyczące sprzedaży mienia przejętego do Zasobu (operaty szacunkowe nieruchomości) oraz programy restrukturyzacji przedsiębiorstw
b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 34, 00 metrów bieżących (w tym kat. B25 ok. 6, 00 mb), wytworzona przez ANR OT we Wrocławiu- Sekcję Terenową w Legnicy, dotycząca wydzierżawienia i sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, nadzoru właścicielskiego, spraw sądowych, ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji
Przedmiot 3 obejmuje szacunkowo 83, 50 metrów bieżących, w tym:
a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 40, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez ANR OT we Wrocławiu Sekcję Terenową w Świdnicy, dotyczące przejmowania mienia po byłych państwowych gospodarstwach rolnych i gospodarstwach skarbowych, sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, programów restrukturyzacji przedsiębiorstw, zasad gospodarowania Zasobem
b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 43, 50 metrów bieżących (w tym kat. B25 ok. 6, 00 mb). Są to akta wytworzone przez ANR OT we Wrocławiu- Sekcję Terenową w Świdnicy, dotyczące przejmowania mienia po byłych PPGR i gospodarstwach skarbowych, sprzedaży i dzierżawy mienia przejętego do Zasobu administrowania przejętym mieniem, zasad gospodarowania mieniem.
4 Części nie mogą być dzielone przez Wykonawców, oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia określonego w zadaniu częściowym zostaną odrzucone.
5 Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się
a/ Dla przedmiotu nr 1 i nr 2 w Archiwum Zakładowym OT ANR we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław oraz archiwum podręcznym w siedzibie OT ANR we Wrocławiu przy ul. Mińskiej 60, 54- 610 Wrocław;
b/ Dla przedmiotu nr 3 w Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Świdnicy, ul. Kliczkowska 28, 58- 100 Świdnica.
6 Dla dokumentacji podlegającej uporządkowaniu nie została sporządzona ewidencja archiwalna. Dokumentacja wytworzona w latach 1992-2008, przechowywana jest w przemieszaniu grup rzeczowych oraz kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym.
7 Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo 349, 50 metrów bieżących, w tym:
- Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 146, 00 metrów bieżących
- Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 203,50 metrów bieżących
8 Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia.
9 Wykaz prac przewidzianych w ramach każdego zadania:
a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne) oraz przepisami kancelaryjno- archiwalnymi ANR (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna).
b) Uzgodnienie z Zamawiającym, a następnie przekazanie mu do akceptacji, harmonogramu prac archiwizacyjnych, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty zawarcia umowy. W harmonogramie zostaną określone co najmniej: etapy oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, symbole, hasła klasyfikacyjne, kategorie archiwalne oraz metraż dokumentacji, która będzie zarchiwizowana w ramach danych etapów,
c) Przedkładania Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów określonego w harmonogramie:
d) - wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek
e) - spisów zdawczo- odbiorczych w wersji elektronicznej oraz papierowej, (odrębnych dla kat. A i B) w których zostaną wstępnie zewidencjonowane ww. teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych oraz określenia możliwości importu danych ze spisów do programu (Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji)
f) Przeprowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną
g) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych,
h) Scalenie akt spraw zakończonych- w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach- ponieważ akta części spraw znajdują się w kilku teczkach.
i) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt,
j) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:
k) - ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego,
l) - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm,
m) - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru,
n) - obłożenie uporządkowanej dokumentacji kat. A tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji,
o) - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. (bobinki) (szer. 0, 50mm), w kolorze białym,
p) - opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, tj.: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, informacja o ilości stron spaginowanych znajdujących się w teczce, tytuł (hasło klasyfikacyjne wg rzeczowego wykazu akt z informacją o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce). Zamawiający zastrzega, że rozszerzenia tytułów wymagają każdorazowo akceptacji przedstawiciela Zamawiającego,
q) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej:
- ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu spraw,
- usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.)
- wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. (bobinki) (szer. 0, 50mm), wykonanymi z tektury bezkwasowej w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, kategoria akt oraz okres jej przechowywania, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z ewentualną informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego), daty skrajne,
r) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno- rzeczowo- chronologicznym lub geograficzno- chronologicznym, po wcześniejszym uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego,
s) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 4 egz., dla kat. B w 3 egz.), oraz w formie elektronicznej- w formacie pozwalającym na import danych do programu (Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji) (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych,
t) Nadanie, w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu,
u) Przełożenie uporządkowanych materiałów archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach 350x260x90 mm (pH 8.0- 9.5, gramatura 1300 g/m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numer spisu zdawczo- odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75 mm, wys. 150 mm,
v) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
w) Przedkładanie Zamawiającemu w ciągu tygodnia po zakończeniu każdego etapu określonego w harmonogramie, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze wstępnym spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów,
x) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo- odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Tak

Ilość części: 3

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 15/11/2011

Informacja na temat wadium:
Dla przedmiotu 1 1500,00 złotych
Dla przedmiotu 2 1000,00 złotych
Dla przedmiotu 3 1000,00 złotych

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Na potwierdzenie, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania usługi objętej zamówieniem jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
1 Oświadczenie, potwierdzające że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust 1 PZP zgodne co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 3 Formularza Ofertowego

Wiedza i doświadczenie:
Na potwierdzenie, że wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
2 wykaz wykonanych, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, usług archiwizacji z podaniem wartości usługi, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców. Wymagane jest posiadanie minimalnego doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat tj. wykonanie co najmniej dwóch usług archiwizacji dokumentacji kategorii A i B w ilości co najmniej po 50 mb dla każdej z kategorii.
3 Dokumenty potwierdzające bezspornie, że usługi wymienione w wykazie opisanym w pkt. 7.2 zostały wykonane należycie

Potencjał techniczny:
Na potwierdzenie, ze wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
6 Oświadczenie, potwierdzające że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust 1 PZP zgodne co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 3 Formularza Ofertowego

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Na potwierdzenie, ze wykonawca dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
4 wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług i kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
5 Oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia w tym wymagane jest aby spełniały warunki:
a) każda osoba świadcząca usługę musi posiadać co najmniej roczną praktykę w archiwizowaniu dokumentacji niearchiwalnej kat. B, a co najmniej dwie osoby muszą posiadać praktykę w archiwizacji materiałów archiwalnych to jest uporządkowały osobiście akta kategorii A w ilości co najmniej 10 metrów bieżących w okresie ostatnich trzech lat.
b) każda osoba świadcząca usługę musi posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe, tj.
- Osoby świadczące usługi archiwizacji dokumentacji Kat. B - muszą ukończyć co najmniej kurs kancelaryjno- archiwalny I stopnia
- Osoby świadczące usługi archiwizacji dokumentacji kat. A - muszą ukończyć co najmniej kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia lub studia wyższe magisterskie lub wyższe studia zawodowe ze specjalnością archiwistyka lub historia ze specjalizacją archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną.

Sytuacja ekonomiczna:
Na potwierdzenie, że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia- Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
7 opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Z przedłożonych dokumentów winno bezspornie wynikać, iż ubezpieczenie jest opłacone poprzez jednoznaczny zapis na polisie lub dowód opłacenia przelewem lub do kasy.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 7: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej okoliczności wymienionej poniżej:
1. 1. Zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy:
a) Zmiany spowodowane warunkami atmosferycznymi, w szczególności wystąpienie klęsk żywiołowych uniemożliwiających wykonywanie czynności umownych
b) Zmiany będące następstwem opóźnienia w ocenie dokumentacji przez Archiwum Państwowe
c) Zmiany będące następstwem prac budowlanych prowadzonych w budynku Archiwum Zakładowego przy ul. Kunickiego 4 we Wrocławiu
d) Zmiany będące następstwem wstrzymania realizacji przedmiotu umowy jako następstwo działania osób trzecich
W przypadkach wymienionych w ust. 1.1. Zamawiający może wyznaczyć nowy termin realizacji umowy odpowiedni do zaistniałych okoliczności.
1.2. Pozostałe zmiany:
a) Siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z SIWZ lub treścią umowy
b) Zmiana danych związanych z obsługą administracyjno- organizacyjną umowy (np. zmiana rachunku bankowego, koordynatora umowy, zmiana adresu, itp.).
c) Zmiana miejsca wykonywania zamówienia w z związku z planowanymi pracami budowlanymi
3. Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający dopuszcza zgodę, nie stanowi jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody przez Zamawiającego.
4. Wniosek Wykonawcy o dokonanie zmiany umowy musi być uzasadniony, a okoliczności na które powołuje się Wykonawca muszą być udokumentowane.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.anr.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław

Data składania wniosków, ofert: 21/06/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 10:15

Miejsce składania:
Kancelaria Zamawiającego Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Informacje dodatkowe:
Zamawiający zwołuje zebranie wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści w terminach:
- 17.06.2011 o godzinie 9:30 w siedzibie Administracji Zasobu Własności Rolnych w Świdnicy - przedmiot 3
- 17.06.2011 o godzinie 12:30 w siedzibie Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu ul. Kunickiego 4 - przedmiot 1 i 2

Kody CPV:
799951006 (Usługi archiwizacyjne)

Podobne przetargi