138945 / 2013-07-10 - Inny: Państwowa Osoba Prawna / Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu (Wrocław)

Zgodny z tonerem CLT-M404S Purpurowy marki FullPrint

Cena: 121.77 PLN

Usługi archiwizacji materiałów archiwlanych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT ANR we Wrocławiu oraz jednostek gospodarczych Zasobu OT ANR we Wrocławiu

Opis zamówienia

3.2. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT ANR we Wrocławiu oraz jednostek gospodarczych Zasobu OT ANR we Wrocławiu.
3.3. Zasób dokumentacji do archiwizacji wynosi łącznie 83 mb, w tym:
a) materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo w ilości 10 mb. Są to akta wytworzone przez komórki organizacyjne Oddziału Terenowego ANR we Wrocławiu: Sekcję Gospodarowania Zasobem, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.),
b) dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 73 mb (w tym 13,50 mb kat. B25), wytworzona przez komórki organizacyjne OT ANR we Wrocławiu: Sekcję Gospodarowania Zasobem, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.).
3.4. Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się w Archiwum Zakładowym Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław.
3.5. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia.
3.6. Wykaz prac przewidzianych w ramach każdego zadania:
a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne), przepisami kancelaryjno-archiwalnymi ANR i jgZ (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna), stosowanym przez Zamawiającego sposobem archiwizacji dokumentacji oraz ewidencjonowania dokumentacji w wersji elektronicznej (program Archiwum - Intranetowy System Archiwizacji) oraz papierowej.
b) Uzgodnienie z Zamawiającym, a następnie przekazanie mu do akceptacji, harmonogramu prac archiwizacyjnych, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty zawarcia umowy. W harmonogramie zostaną określone, co najmniej: zakres oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, symbole, hasła klasyfikacyjne, kategorie archiwalne oraz metraż dokumentacji, która będzie zarchiwizowana w ramach określonych etapów.
Zamawiający zastrzega, że w przypadku etapów trwających ponad miesiąc Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu w ciągu 7 dni od zakończenia danego miesiąca pisemne sprawozdanie z prac wykonanych w miesięcznym okresie w ramach danego etapu prac.
c) Przedkładania Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów określonego w harmonogramie:
- wstępnie zarchiwizowanych, co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek,
- spisów zdawczo - odbiorczych w wersji elektronicznej oraz papierowej, (odrębnych dla kat. A i B) w których zostaną wstępnie zewidencjonowane ww. teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych oraz określenia możliwości importu danych ze spisów do programu Archiwum - Intranetowy System Archiwizacji.
d) Przeprowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną.
e) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych jednostek organizacyjnych oraz komórek organizacyjnych.
f) Scalenie akt spraw zakończonych w jednym, lub w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach.
g) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt.
h) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:
- szczegółowe sprawdzenie zawartości każdej teczki,
- ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw - ułożenie pism - chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego),
- usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5cm,
- ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru,
- obłożenie uporządkowanej dokumentacji tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji,
- wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0,50-0,60mm), w kolorze białym,
- czytelne oraz estetyczne opisanie wierzchnich stron okładek dokumentacji:
- OT ANR we Wrocławiu elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzeniem Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13.04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji,
- jednostek gospodarczych Zasobu elementami opisu przewidzianymi w par. 18 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej jednostek gospodarczych ZWRSP z 2006 r., wprowadzonej Zarządzeniem nr 1.06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 06.01.2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji,
i) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej:
- szczegółowe sprawdzenie zawartości każdej teczki,
- ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu spraw,
- usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.),
- wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0,50-0,60mm), wykonanymi z tektury bezkwasowej w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego).
j) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w układzie w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno-rzeczowo-chronologicznym, geograficzno-chronologicznym lub innym, po wcześniejszym uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego.
k) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo-odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 5 egz., dla kat. B w 4 egz.), oraz w formie elektronicznej w formacie pozwalającym na import danych do programu Archiwum-Intranetowy System Archiwizacji (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych.
l) Nadanie, w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu.
m) Przełożenie uporządkowanych materiałów archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach uzgodnionych z przedstawicielem Zamawiającego. Zalecany wymiar 350x260x90 mm (pH 8.0-9.5, gramatura 1300 g-m2)
z dwoma otworami wentylacyjnymi, zaopatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numer spisu zdawczo-odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75mm, wys. 150mm.
n) Wydzielenie w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc, oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Zamawiający zastrzega, że wymaga zarchiwizowania całości dokumentacji objętej umową, w tym całości dokumentacji, dla której upłynęły okresy przechowywania określone w RWA, zaś do wydzielenia przewiduje wyłącznie drugie egzemplarze, wtórniki, kserokopie dokumentacji.
o) Przedkładanie Zamawiającemu w ciągu tygodnia po zakończeniu każdego etapu określonego w harmonogramie, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze wstępnym spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów.
Zamawiający zastrzega, że realizacja następnego etapu prac będzie możliwa jedynie po dokonaniu przez Zamawiającego odbioru częściowego prac poprzedniego etapu prac.
p) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo-odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia.
q) Ułożenia uporządkowanej dokumentacji w Archiwum Zakładowym Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu, w miejscu oraz w układzie wskazanym przez przedstawiciela Zamawiającego.
3.7. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niniejszego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, a w szczególności wynikających z:
1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006r. Nr 97, poz. 672 i 673 z późn. zm.).
2) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375 z późn. zm.).
3) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r., Nr 88, poz. 553 z późn. zm.) art. 268, art. 276 (sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym).
4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 11 poz. 95 z późn. zm.).
6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596).
7) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r. Nr 10 poz. 35 z późn. zm.).
8) Zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego normatywami kancelaryjno- archiwalnymi:
a) Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13.04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późn. zm.),
b) Zarządzenia nr 1-06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 6 stycznia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa.
3.8. Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o rzeczywistą liczbę metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji poszczególnych kategorii, na podstawie sporządzonego przez strony obmiaru. Obmiar zostanie dokonany przed przełożeniem uporządkowanej dokumentacji do pudeł archiwalnych, po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym ze sporządzoną ewidencją.
3.9. W zaoferowanej cenie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla wykonania zamówienia, w tym koszty: materiałów i opakowań, koszty związane z realizacją zamówienia.
3.10. Zamawiający na czas dokonywania archiwizacji dokumentacji udostępni nieodpłatnie Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni około 10m2.
3.11. Wykonawca jest zobowiązany do:
a) Wykonywania czynności, o których mowa w pkt. 3 SIWZ w pomieszczeniach Zamawiającego zlokalizowanych w Archiwum Zakładowym OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4 oraz budynku Grupy Rozbiórkowej przy ul. Kunickiego 6-8 bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji,
b) Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonaniu przedmiotu umowy, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP,
c) Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy,
d) Wykonywania zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego, tj.: w godzinach od 7:30 do 15:30. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia kierującego jednostką Zamawiającego usługa może być wykonywana w innych godzinach ustalonych z osobą uprawnioną do kontaktów po stronie Zamawiającego,
e) Przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu umowy przed przystąpieniem do pracy,
f) Złożenia przed przystąpieniem do wykonywania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), znajomości ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 Nr 153, poz.1503 z późn. zm.) o znajomości ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz. U. z 1997 r. Nr 88 poz. 553 z późn. zm.) oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy,
g) Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczenia udostępnionego w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem.
3.12. Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego przez przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy. Protokół będzie zawierał, co najmniej symbole klasyfikacyjne i hasła klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt, ilość dokumentacji wyrażoną w metrach bieżących oraz opis dokumentacji.
3.13. Uporządkowana przez Wykonawcę dokumentacja zostanie przekazana Zamawiającemu w miejscu wykonywania prac archiwizacyjnych wraz z ostatecznymi spisami zdawczo-odbiorczymi akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, sporządzonego przez przedstawicieli obu stron umowy.
3.14. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości prac oraz zgłaszania uwag i zaleceń usunięcia wad - w formie pisemnej oraz ustnej.
3.15. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrań z wykonawcami.
3.16. Dodatkowe wymagania związane z realizacją zamówienia-klauzula społeczna:
a) Na podstawie art. 29 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający wymaga, aby wśród osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia zatrudniona była jedna osoba bezrobotna na podstawie skierowania z powiatowego urzędu pracy, zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008r. Nr 69 poz. 415 z późn. zm.) lub na podstawie właściwego dokumentu kierującego bezrobotnego do pracodawcy, wystawionego przez organ zajmujący się realizacja zadań z zakresu rynku pracy, określony w analogicznych przepisach państwa członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w którym Wykonawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę.
b) Wyżej wskazana osoba powinna być zatrudniona w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty zawarcia umowy, nieprzerwanie przez cały okres trwania umowy. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przez bezrobotnego lub przez pracodawcę, albo wygaśnięcia stosunku pracy przed zakończeniem okresu trwania umowy, Wykonawca będzie obowiązany do niezwłocznego zatrudnienia na to miejsce innego bezrobotnego.
c) Wykonawca w przypadku uznania jego oferty za najkorzystniejszą, zobowiązany jest do zatrudnienia 1 osoby bezrobotnej zgodnie z wymaganiami wskazanymi w niniejszym punkcie specyfikacji-klauzula społeczna oraz w terminie do 21 dni od daty zawarcia umowy, przedłożenia Zamawiającemu zgłoszeń ofert pracy, przedstawionych powiatowemu urzędowi pracy, odpisu skierowania osoby bezrobotnej przez powiatowy urząd pracy do pracodawcy oraz umowy o pracę.
d) Zamawiający uprawniony będzie do kontroli spełnienia przez Wykonawcę wymagań dotyczących zatrudnienia ww. osoby. Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca obowiązany będzie niezwłocznie udokumentować fakt zatrudnienia ww. osoby.
e) W przypadku niewykonania zobowiązań określonych ppkt 3.16. lit. a-d niniejszej specyfikacji Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną, w wysokości iloczynu kwoty najniższego wynagrodzenia, wraz z należnymi składkami na ubezpieczenia społeczne oraz liczby miesięcy, w których nie zatrudniał osoby bezrobotnej.
f) Z obowiązku zapłaty kary umownej Wykonawca może być zwolniony po przedstawieniu dowodów na okoliczność tego, że niezatrudnienie osoby bezrobotnej nastąpiło
z przyczyn przez niego niezależnych, mimo zgłoszenia oferty zatrudnienia:
- w powiatowym urzędzie pracy, na obszarze działania którego jest realizowane zamówienie, brak zgłoszeń osób bezrobotnych, które byłyby przydatne w realizacji zamówienia,
- w odpowiednim organie zajmującym się realizacją zadań z zakresu rynku pracy w państwie, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, brak zgłoszeń osób bezrobotnych, które byłyby przydatne w realizacji zamówienia

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 138945

Data publikacji: 2013-07-10

Nazwa:
Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu

Ulica: ul. Mińska 60

Numer domu: 60

Miejscowość: Wrocław

Kod pocztowy: 54-610

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 71 356 39 19

Numer faxu: 71 357 90 97

Adres strony internetowej: www.anr.gov.pl

Regon: 01034470800664

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Adres internetowy dynamicznego systemu zakupów: www.anr.gov.pl

Rodzaj zamawiającego: Inny: Państwowa Osoba Prawna

Inny rodzaj zamawiającego: Państwowa Osoba Prawna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi archiwizacji materiałów archiwlanych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT ANR we Wrocławiu oraz jednostek gospodarczych Zasobu OT ANR we Wrocławiu

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
3.2. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT ANR we Wrocławiu oraz jednostek gospodarczych Zasobu OT ANR we Wrocławiu.
3.3. Zasób dokumentacji do archiwizacji wynosi łącznie 83 mb, w tym:
a) materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo w ilości 10 mb. Są to akta wytworzone przez komórki organizacyjne Oddziału Terenowego ANR we Wrocławiu: Sekcję Gospodarowania Zasobem, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.),
b) dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 73 mb (w tym 13,50 mb kat. B25), wytworzona przez komórki organizacyjne OT ANR we Wrocławiu: Sekcję Gospodarowania Zasobem, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.).
3.4. Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się w Archiwum Zakładowym Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław.
3.5. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia.
3.6. Wykaz prac przewidzianych w ramach każdego zadania:
a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne), przepisami kancelaryjno-archiwalnymi ANR i jgZ (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna), stosowanym przez Zamawiającego sposobem archiwizacji dokumentacji oraz ewidencjonowania dokumentacji w wersji elektronicznej (program Archiwum - Intranetowy System Archiwizacji) oraz papierowej.
b) Uzgodnienie z Zamawiającym, a następnie przekazanie mu do akceptacji, harmonogramu prac archiwizacyjnych, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty zawarcia umowy. W harmonogramie zostaną określone, co najmniej: zakres oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, symbole, hasła klasyfikacyjne, kategorie archiwalne oraz metraż dokumentacji, która będzie zarchiwizowana w ramach określonych etapów.
Zamawiający zastrzega, że w przypadku etapów trwających ponad miesiąc Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu w ciągu 7 dni od zakończenia danego miesiąca pisemne sprawozdanie z prac wykonanych w miesięcznym okresie w ramach danego etapu prac.
c) Przedkładania Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów określonego w harmonogramie:
- wstępnie zarchiwizowanych, co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek,
- spisów zdawczo - odbiorczych w wersji elektronicznej oraz papierowej, (odrębnych dla kat. A i B) w których zostaną wstępnie zewidencjonowane ww. teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych oraz określenia możliwości importu danych ze spisów do programu Archiwum - Intranetowy System Archiwizacji.
d) Przeprowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną.
e) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych jednostek organizacyjnych oraz komórek organizacyjnych.
f) Scalenie akt spraw zakończonych w jednym, lub w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach.
g) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt.
h) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:
- szczegółowe sprawdzenie zawartości każdej teczki,
- ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw - ułożenie pism - chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego),
- usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5cm,
- ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru,
- obłożenie uporządkowanej dokumentacji tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji,
- wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0,50-0,60mm), w kolorze białym,
- czytelne oraz estetyczne opisanie wierzchnich stron okładek dokumentacji:
- OT ANR we Wrocławiu elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzeniem Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13.04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji,
- jednostek gospodarczych Zasobu elementami opisu przewidzianymi w par. 18 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej jednostek gospodarczych ZWRSP z 2006 r., wprowadzonej Zarządzeniem nr 1.06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 06.01.2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji,
i) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej:
- szczegółowe sprawdzenie zawartości każdej teczki,
- ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu spraw,
- usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.),
- wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0,50-0,60mm), wykonanymi z tektury bezkwasowej w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego).
j) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w układzie w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno-rzeczowo-chronologicznym, geograficzno-chronologicznym lub innym, po wcześniejszym uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego.
k) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo-odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 5 egz., dla kat. B w 4 egz.), oraz w formie elektronicznej w formacie pozwalającym na import danych do programu Archiwum-Intranetowy System Archiwizacji (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych.
l) Nadanie, w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu.
m) Przełożenie uporządkowanych materiałów archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach uzgodnionych z przedstawicielem Zamawiającego. Zalecany wymiar 350x260x90 mm (pH 8.0-9.5, gramatura 1300 g-m2)
z dwoma otworami wentylacyjnymi, zaopatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numer spisu zdawczo-odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75mm, wys. 150mm.
n) Wydzielenie w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc, oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Zamawiający zastrzega, że wymaga zarchiwizowania całości dokumentacji objętej umową, w tym całości dokumentacji, dla której upłynęły okresy przechowywania określone w RWA, zaś do wydzielenia przewiduje wyłącznie drugie egzemplarze, wtórniki, kserokopie dokumentacji.
o) Przedkładanie Zamawiającemu w ciągu tygodnia po zakończeniu każdego etapu określonego w harmonogramie, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze wstępnym spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów.
Zamawiający zastrzega, że realizacja następnego etapu prac będzie możliwa jedynie po dokonaniu przez Zamawiającego odbioru częściowego prac poprzedniego etapu prac.
p) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo-odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia.
q) Ułożenia uporządkowanej dokumentacji w Archiwum Zakładowym Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu, w miejscu oraz w układzie wskazanym przez przedstawiciela Zamawiającego.
3.7. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niniejszego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, a w szczególności wynikających z:
1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006r. Nr 97, poz. 672 i 673 z późn. zm.).
2) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375 z późn. zm.).
3) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r., Nr 88, poz. 553 z późn. zm.) art. 268, art. 276 (sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym).
4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 11 poz. 95 z późn. zm.).
6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596).
7) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r. Nr 10 poz. 35 z późn. zm.).
8) Zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego normatywami kancelaryjno- archiwalnymi:
a) Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13.04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późn. zm.),
b) Zarządzenia nr 1-06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 6 stycznia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa.
3.8. Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o rzeczywistą liczbę metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji poszczególnych kategorii, na podstawie sporządzonego przez strony obmiaru. Obmiar zostanie dokonany przed przełożeniem uporządkowanej dokumentacji do pudeł archiwalnych, po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym ze sporządzoną ewidencją.
3.9. W zaoferowanej cenie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla wykonania zamówienia, w tym koszty: materiałów i opakowań, koszty związane z realizacją zamówienia.
3.10. Zamawiający na czas dokonywania archiwizacji dokumentacji udostępni nieodpłatnie Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni około 10m2.
3.11. Wykonawca jest zobowiązany do:
a) Wykonywania czynności, o których mowa w pkt. 3 SIWZ w pomieszczeniach Zamawiającego zlokalizowanych w Archiwum Zakładowym OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4 oraz budynku Grupy Rozbiórkowej przy ul. Kunickiego 6-8 bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji,
b) Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonaniu przedmiotu umowy, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP,
c) Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy,
d) Wykonywania zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego, tj.: w godzinach od 7:30 do 15:30. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia kierującego jednostką Zamawiającego usługa może być wykonywana w innych godzinach ustalonych z osobą uprawnioną do kontaktów po stronie Zamawiającego,
e) Przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu umowy przed przystąpieniem do pracy,
f) Złożenia przed przystąpieniem do wykonywania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), znajomości ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 Nr 153, poz.1503 z późn. zm.) o znajomości ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz. U. z 1997 r. Nr 88 poz. 553 z późn. zm.) oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy,
g) Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczenia udostępnionego w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem.
3.12. Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego przez przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy. Protokół będzie zawierał, co najmniej symbole klasyfikacyjne i hasła klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt, ilość dokumentacji wyrażoną w metrach bieżących oraz opis dokumentacji.
3.13. Uporządkowana przez Wykonawcę dokumentacja zostanie przekazana Zamawiającemu w miejscu wykonywania prac archiwizacyjnych wraz z ostatecznymi spisami zdawczo-odbiorczymi akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, sporządzonego przez przedstawicieli obu stron umowy.
3.14. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości prac oraz zgłaszania uwag i zaleceń usunięcia wad - w formie pisemnej oraz ustnej.
3.15. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrań z wykonawcami.
3.16. Dodatkowe wymagania związane z realizacją zamówienia-klauzula społeczna:
a) Na podstawie art. 29 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający wymaga, aby wśród osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia zatrudniona była jedna osoba bezrobotna na podstawie skierowania z powiatowego urzędu pracy, zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008r. Nr 69 poz. 415 z późn. zm.) lub na podstawie właściwego dokumentu kierującego bezrobotnego do pracodawcy, wystawionego przez organ zajmujący się realizacja zadań z zakresu rynku pracy, określony w analogicznych przepisach państwa członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w którym Wykonawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę.
b) Wyżej wskazana osoba powinna być zatrudniona w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty zawarcia umowy, nieprzerwanie przez cały okres trwania umowy. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przez bezrobotnego lub przez pracodawcę, albo wygaśnięcia stosunku pracy przed zakończeniem okresu trwania umowy, Wykonawca będzie obowiązany do niezwłocznego zatrudnienia na to miejsce innego bezrobotnego.
c) Wykonawca w przypadku uznania jego oferty za najkorzystniejszą, zobowiązany jest do zatrudnienia 1 osoby bezrobotnej zgodnie z wymaganiami wskazanymi w niniejszym punkcie specyfikacji-klauzula społeczna oraz w terminie do 21 dni od daty zawarcia umowy, przedłożenia Zamawiającemu zgłoszeń ofert pracy, przedstawionych powiatowemu urzędowi pracy, odpisu skierowania osoby bezrobotnej przez powiatowy urząd pracy do pracodawcy oraz umowy o pracę.
d) Zamawiający uprawniony będzie do kontroli spełnienia przez Wykonawcę wymagań dotyczących zatrudnienia ww. osoby. Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca obowiązany będzie niezwłocznie udokumentować fakt zatrudnienia ww. osoby.
e) W przypadku niewykonania zobowiązań określonych ppkt 3.16. lit. a-d niniejszej specyfikacji Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną, w wysokości iloczynu kwoty najniższego wynagrodzenia, wraz z należnymi składkami na ubezpieczenia społeczne oraz liczby miesięcy, w których nie zatrudniał osoby bezrobotnej.
f) Z obowiązku zapłaty kary umownej Wykonawca może być zwolniony po przedstawieniu dowodów na okoliczność tego, że niezatrudnienie osoby bezrobotnej nastąpiło
z przyczyn przez niego niezależnych, mimo zgłoszenia oferty zatrudnienia:
- w powiatowym urzędzie pracy, na obszarze działania którego jest realizowane zamówienie, brak zgłoszeń osób bezrobotnych, które byłyby przydatne w realizacji zamówienia,
- w odpowiednim organie zajmującym się realizacją zadań z zakresu rynku pracy w państwie, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, brak zgłoszeń osób bezrobotnych, które byłyby przydatne w realizacji zamówienia

Kody CPV:
799951006 (Usługi archiwizacyjne)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 29/11/2013

Informacja na temat wadium:
Zamawiajacy wymaga wniesienia wadium w wysokości 750,00 PLN (słownie: siedemset pięćdziesiąt złotych)

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Na potwierdzenie, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania usługi objętej zamówieniem, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
7.1. Oświadczenie, potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust 1 PZP zgodne, co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 3 formularza ofertowego

Wiedza i doświadczenie:
Na potwierdzenie, że Wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
7.2. Wykaz wykonanych, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, usług archiwizacji z podaniem zakresu ze wskazaniem kategorii, wartości usługi, dat wykonania (od - do) i odbiorców. Wymagane jest posiadanie minimalnego doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat zgodnie z zapisem pkt. tj. wykonanie usług archiwizacji akt kategorii A w ilości, co najmniej 25 metrów bieżących i usług archiwizacji akt kategorii B w ilości, co najmniej 50 metrów bieżących.
7.3. Dowody potwierdzające bezspornie, że usługi wymienione w wykazie opisanym w pkt 7.2. zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami są: poświadczenia, a w przypadku jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia - oświadczenie Wykonawcy. W razie konieczności, szczególnie gdy z poświadczenia, albo z innego dokumentu wynika, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie, Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu na rzecz, którego usługi były lub miały zostać wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu. Za dowody uznane będą również dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług określone w § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817).

Potencjał techniczny:
Na potwierdzenie, ze wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
Oświadczenie, potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust 1 PZP zgodne, co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 3 formularza ofertowego

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Na potwierdzenie, ze wykonawca dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
7.4. Wykaz osób, co najmniej czterech, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług i kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
7.5. Oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, z wyjątkiem wykonujących prace techniczne i pomocnicze posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia w tym wymagane jest, aby spełniały warunki:
I. - każda osoba świadcząca usługę musi posiadać praktykę w archiwizowaniu dokumentacji niearchiwalnej kat. B, to jest uporządkowała osobiście akta kategorii B w ilości, co najmniej 30 mb w okresie ostatnich 3 lat, a co najmniej jedna osoba musi posiadać praktykę w archiwizacji materiałów archiwalnych, to jest uporządkowała osobiście akta kategorii A w ilości, co najmniej 10 metrów bieżących w okresie ostatnich 3 lat.
II. - każda osoba świadcząca usługę, musi posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe, tj.:
- osoby świadczące usługi archiwizacji dokumentacji kat. A i B muszą ukończyć, co najmniej kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia lub:
- studia wyższe magisterskie lub wyższe studia zawodowe ze specjalnością archiwistyka lub historia ze specjalizacją archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną lub
- szkołę kształcącą w zawodzie technik archiwista.
7.6. Oświadczenie potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy PZP zgodne, co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 3 formularza ofertowego

Sytuacja ekonomiczna:
Na potwierdzenie, że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:
7.7. Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Z przedłożonych dokumentów winno bezspornie wynikać, iż ubezpieczenie jest opłacone poprzez jednoznaczny zapis na polisie lub dowód opłacenia przelewem lub do kasy

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie nr 13: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany istotnych postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej okoliczności wymienionej poniżej:
1. 1. Zmiana terminu realizacji przedmiotu Umowy:
a) Zmiany spowodowane warunkami atmosferycznymi, w szczególności wystąpienie klęsk żywiołowych uniemożliwiających wykonywanie czynności umownych,
b) Zmiany będące następstwem opóźnienia w ocenie dokumentacji przez Archiwum Państwowe.
c) Zmiany będące następstwem prac budowlanych prowadzonych w budynku Archiwum Zakładowego przy ul. Kunickiego 4 we Wrocławiu.
d) Zmiany będące następstwem wstrzymania realizacji przedmiotu Umowy jako następstwo działania osób trzecich.
W przypadkach wymienionych w § 13 ust. 1 pkt 1.1 Zamawiający może wyznaczyć nowy termin realizacji Umowy odpowiedni do zaistniałych okoliczności.
1.2. Pozostałe zmiany:
a) Siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z SIWZ lub treścią Umowy.
b) Zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy (np. zmiana rachunku bankowego, koordynatora umowy, zmiana adresu, itp.).
c) Zmiana miejsca wykonywania zamówienia.
d) Zmiana osób zatrudnionych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu Umowy.
e) Zmiany dotyczące paginacji materiałów archiwalnych.
f) Zmiany dotyczące sposobu archiwizacji dokumentacji.
g) Zmiany dotyczące harmonogramu prac archiwizacyjnych.
2. Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający dopuszcza zgodę, nie stanowi jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody przez Zamawiającego.
3. Wniosek Wykonawcy o dokonanie zmiany Umowy musi być uzasadniony, a okoliczności na które powołuje się Wykonawca muszą być udokumentowane

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.anr.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Agencja Nieruchomosci Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu
ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław

Data składania wniosków, ofert: 18/07/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Agencja Nieruchomosci Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu
ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław - kancelaria

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi