256917 / 2008-10-08 - Inny: Państwowa Osoba Prawna / Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu (Wrocław)

Najlepsza oferta na rynku wynajem tabletów.

Usługa archiwizacji (porządkowania) dokumentacji archiwalnej
kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B
w Składnicy Akt przy Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Legnicy.

Opis zamówienia

1.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji, polegająca na uporządkowaniu i archiwizacji dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, stanowiącej część zasobu aktowego jednostek organizacyjnych Agencji Nieruchomości Rolnych OT we Wrocławiu.
1.2. Akta (w ilości szacunkowej do 400 mb) będące przedmiotem uporządkowania i archiwizacji zgromadzone są w pomieszczeniach siedziby Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Legnicy, ul. Jaworzyńska 199, 59-220 Legnica.
1.3. Zbiór nie posiada ewidencji archiwalnej. Dokumentację wytworzono w latach 1992-2005 przechowywana jest w przemieszaniu rzeczowych grup dokumentacji. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym.
1.4.Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo około do 400 metrów bieżących, w tym:
1) Dokumentacja archiwalna, czyli akta kat. A - do 100 metrów bieżących. Są to materiały archiwalne wytworzone przez:
- Sekcję Gospodarowania Zasobem w Legnicy, dotyczące wykonywania
zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania
mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie
realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem , na terenie województwa dolnośląskiego;
- Jednostki organizacyjne Agencji.
2) Dokumentacja niearchiwalna, czyli akta kat. B - szacunkowo w ilości do 300 metrów bieżących, dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania wytworzona w latach przez:
- Jednostki organizacyjne Agencji,
- Sekcję Gospodarowania Zasobem w Legnicy, dotyczące wykonywania zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania
mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie
realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem , na terenie województwa dolnośląskiego

1.5.Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Wykonawcę przed sporządzeniem oferty zobowiązuje się do przeprowadzenia wizji lokalnej mającej na celu zapoznanie się z ilością i sposobem przechowywania dokumentacji.
1.6.Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Prowadzenie porządkowania i archiwizacji według wskazówek, uzgodnień i wytycznych Archiwum Państwowego we Wrocławiu oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi ANR.
2) Przygotowanie akt do opracowania, czyli przeprowadzenie tzw. studiów wstępnych (zapoznanie się z obowiązująca strukturą organizacyjną zakresem reorganizacji, materiałami normatywnymi
- ze statutem, regulaminami i schematami organizacyjnymi oraz z instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt ANR).
3) Scalenie akt spraw zakończonych.
4) Klasyfikację i kwalifikację akt według Rzeczowego Wykazu Akt Agencji Nieruchomości Rolnych oraz według Rzeczowego Wykazu Akt Jednostek Gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa.
5) Archiwizowanie materiałów archiwalnych(porządkowanie zawartości teczek według kolejności w spisach spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną).
6) Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej.
7) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz sporządzenie spisów brakowania w celu uzyskania zgody Archiwum Państwowego na brakowanie.
8) Ułożenie, oprawienie, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów i zgodne z instrukcją kancelaryjną ANR.
9) Inwentaryzację - sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (kategoria A)w 4 egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)w 3 egzemplarzach.
10) Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w formie papierowej oraz w formie elektronicznej na CD lub na dyskietkach, w programie Microsoft Excel.
11) Znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej).
12) Opis specjalnych pudeł archiwizacyjnych wykonanych z bezkwasowej tektury, zawierający wszystkie elementy spisu.
13) Sporządzenie Protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.


Przedmiot zamówienia został podzielony na dwa etapy wykonania prac archiwizacyjnych.
---Pierwszy etap należy wykonać w terminie do 20.12.2008r. Wykonawca zobowiązany jest w powyższym terminie zarchiwizować co najmniej 100 mb dokumentacji podlegającej zarchiwizowaniu.
---Drugi etap należy wykonać w terminie do 31.03.2009 r. Wykonawca zobowiązany jest w drugim etapie do zarchiwizowania pozostałej dokumentacji A i B podlegającej zarchiwizowaniu.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 256917

Data publikacji: 2008-10-08

Nazwa:
Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu

Ulica: ul. Mińska 60

Numer domu: 60

Miejscowość: Wrocław

Kod pocztowy: 54-610

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 071 3563919, 3563862, 3563863

Numer faxu: 071 3579097

Adres strony internetowej: www.anr.gov.pl

Regon: 01034470800664

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Państwowa Osoba Prawna

Inny rodzaj zamawiającego: Państwowa Osoba Prawna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa archiwizacji (porządkowania) dokumentacji archiwalnej
kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B
w Składnicy Akt przy Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Legnicy.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji, polegająca na uporządkowaniu i archiwizacji dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, stanowiącej część zasobu aktowego jednostek organizacyjnych Agencji Nieruchomości Rolnych OT we Wrocławiu.
1.2. Akta (w ilości szacunkowej do 400 mb) będące przedmiotem uporządkowania i archiwizacji zgromadzone są w pomieszczeniach siedziby Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Legnicy, ul. Jaworzyńska 199, 59-220 Legnica.
1.3. Zbiór nie posiada ewidencji archiwalnej. Dokumentację wytworzono w latach 1992-2005 przechowywana jest w przemieszaniu rzeczowych grup dokumentacji. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym.
1.4.Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo około do 400 metrów bieżących, w tym:
1) Dokumentacja archiwalna, czyli akta kat. A - do 100 metrów bieżących. Są to materiały archiwalne wytworzone przez:
- Sekcję Gospodarowania Zasobem w Legnicy, dotyczące wykonywania
zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania
mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie
realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem , na terenie województwa dolnośląskiego;
- Jednostki organizacyjne Agencji.
2) Dokumentacja niearchiwalna, czyli akta kat. B - szacunkowo w ilości do 300 metrów bieżących, dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania wytworzona w latach przez:
- Jednostki organizacyjne Agencji,
- Sekcję Gospodarowania Zasobem w Legnicy, dotyczące wykonywania zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania
mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie
realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem , na terenie województwa dolnośląskiego

1.5.Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Wykonawcę przed sporządzeniem oferty zobowiązuje się do przeprowadzenia wizji lokalnej mającej na celu zapoznanie się z ilością i sposobem przechowywania dokumentacji.
1.6.Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Prowadzenie porządkowania i archiwizacji według wskazówek, uzgodnień i wytycznych Archiwum Państwowego we Wrocławiu oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi ANR.
2) Przygotowanie akt do opracowania, czyli przeprowadzenie tzw. studiów wstępnych (zapoznanie się z obowiązująca strukturą organizacyjną zakresem reorganizacji, materiałami normatywnymi
- ze statutem, regulaminami i schematami organizacyjnymi oraz z instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt ANR).
3) Scalenie akt spraw zakończonych.
4) Klasyfikację i kwalifikację akt według Rzeczowego Wykazu Akt Agencji Nieruchomości Rolnych oraz według Rzeczowego Wykazu Akt Jednostek Gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa.
5) Archiwizowanie materiałów archiwalnych(porządkowanie zawartości teczek według kolejności w spisach spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną).
6) Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej.
7) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz sporządzenie spisów brakowania w celu uzyskania zgody Archiwum Państwowego na brakowanie.
8) Ułożenie, oprawienie, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów i zgodne z instrukcją kancelaryjną ANR.
9) Inwentaryzację - sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (kategoria A)w 4 egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)w 3 egzemplarzach.
10) Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w formie papierowej oraz w formie elektronicznej na CD lub na dyskietkach, w programie Microsoft Excel.
11) Znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej).
12) Opis specjalnych pudeł archiwizacyjnych wykonanych z bezkwasowej tektury, zawierający wszystkie elementy spisu.
13) Sporządzenie Protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.


Przedmiot zamówienia został podzielony na dwa etapy wykonania prac archiwizacyjnych.
---Pierwszy etap należy wykonać w terminie do 20.12.2008r. Wykonawca zobowiązany jest w powyższym terminie zarchiwizować co najmniej 100 mb dokumentacji podlegającej zarchiwizowaniu.
---Drugi etap należy wykonać w terminie do 31.03.2009 r. Wykonawca zobowiązany jest w drugim etapie do zarchiwizowania pozostałej dokumentacji A i B podlegającej zarchiwizowaniu.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/03/2009

Informacja na temat wadium:
Wymagane jest wniesienie wadium w kwocie 2160 złotych.

opis_war:
1. Posiadanie uprawnień do wykonywania przedmiotowej działalności

2. Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia, wymagane jest wykonanie w okresie ostatnich trzech lat dwóch usług archiwizacji dokumentacji kategorii A w ilości co najmniej po 50 mb każda usługa.

3. Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, wymaganym jest, dysponowanie, co najmniej sześcioma osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które posiadają wykształcenie archiwalne lub ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia oraz roczną praktykę w archiwizowaniu dokumentacji archiwalnej tj. akt kat. A w tym, co najmniej jedna osoba musi posiadać wykształcenie specjalistyczne zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra
Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców Dz.U. Nr 68, poz. 596.

4. Posiadanie niezbędnego potencjału ekonomicznego, w szczególności polisy od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności na kwotę, co
najmniej 100 000 złotych.

5. Nie podleganie wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia (art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo ZP)

inf_osw:
1.Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż sześć miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo posiadające zakres, podpisane przez osoby reprezentujące osobę prawną lub fizyczną.
W przypadku Wykonawcy działającego w ramach spółki prawa handlowego obowiązuje załączenie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego.
W przypadku złożenia oferty wspólnej przez dwa lub więcej podmiotów wymagane jest załączenie pełnomocnictwa ustanawiającego pełnomocnika, o którym mowa w art.23 ust. 2 Prawa ZP uprawnionego do wspólnej reprezentacji, bezpośredniego kontaktowania się i współdziałania z Zamawiającym w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Pełnomocnictwo powinno zawierać informacje o stronach konsorcjum oraz określenie wspólnego przedsięwzięcia gospodarczego obejmującego swoim zakresem przedmiot zamówienia,
Każdy z podmiotów występujących wspólnie zobowiązany jest do załączenia do oferty wymaganych przez Zamawiającego dokumentów (zaświadczeń), potwierdzających spełnienie warunków uczestnictwa w postępowaniu.

2 Doświadczenie zawodowe stanowiący załącznik nr 2 do Formularza ofertowego, zawierającywykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat dwóch usług archiwizacji akt kategorii A, oraz załączenia dokumentów potwierdzających należyte wykonanie tych usług.

3.WYKAZ OSÓB , KTÓRE BĘDĄ WYKONYWAĆ ZAMÓWIENIE LUB BĘDĄ UCZESTNICZYĆ w WYKONYWANIU ZAMÓWIENIA, wraz z dokumentami stwierdzającymi, posiadane wymagane w Rozdziale II pkt 1.3 SIWZ kwalifikacje, w tym wskazanie co najmniej jednej osoby posiadającej
wykształcenie specjalistyczne zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców Dz.U. Nr 68, poz. 596,

4. Ubezpieczenie od OC stanowiące załącznik nr 4 do Formularza ofertowego, zawierający polisę lub inny dokument ubezpieczenia, potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę, co najmniej 100 000 złotych.

5.Zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego zawierające potwierdzenie, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, bądź też zaświadczenie, że uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego -wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

6.Zaświadczenie z właściwego Oddziału ZUS zawierający potwierdzenie, że Wykonawca nie zalega z uiszczaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, bądź zaświadczenie, że uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert

Uwaga: dokumenty wymienione w pkt.1. - 6. mogą być przedstawione w formie oryginału albo poświadczonych urzędowo lub notarialnie kopii. Dopuszcza się przedstawienie kserokopii z poświadczeniem za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

7. Oświadczenia w tym min. z art. 22 stanowiące załącznik nr 7 do Formularza ofertowego,

8. Oświadczenia z art. 24 stanowiące załącznik nr 8 do Formularza ofertowego,

9. Dowód wniesienia wadium

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.anr.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Agencja Nieurchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu pok. 218

Opis potrzeb dla DK: nie dotyczy

Informacja o wysokości nagród dla DK: nie dotyczy

Data składania wniosków, ofert: 21/10/2008

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania: Kancelaria Zamawiającego Pok. 6

On: on

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe: nie dotyczy

Kody CPV:
799951006 (Usługi archiwizacyjne)

Podobne przetargi