355530 / 2010-11-03 - Inny: Państwowa Osoba Prawna / Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu (Wrocław)

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2010-07-30 pod pozycją 231664. Zobacz ogłoszenie 231664 / 2010-07-30 - Inny: PaÅ„stwowa Osoba Prawna.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 355530

Data publikacji: 2010-11-03

Nazwa:
Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu

Ulica: ul. Mińska 60

Numer domu: 60

Miejscowość: Wrocław

Kod pocztowy: 54-610

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 071 3563919, 3563862, 3563863

Numer faxu: 071 3579097

Adres strony internetowej: www.anr.gov.pl

Regon: 01034470800664

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 231664

Data wydania biuletynu: 2010-07-30

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2010

Pozycja ogłoszenia: 231664

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Państwowa Osoba Prawna

Inny rodzaj zamawiającego: Państwowa Osoba Prawna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
3.1 Wspólny Słownik Zamówień: Usługi archiwizacyjne - 79 99 51 00-6 3.2 Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), stanowiących część zasobu aktowego Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu. 3.3 Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się w magazynach Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław. 3.4 Dla dokumentacji podlegającej uporządkowaniu nie została sporządzona ewidencja archiwalna Dokumentacja wytworzona w latach 1992-2008, przechowywana jest w przemieszaniu grup rzeczowych oraz kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym. 3.5 Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo: Dla przedmiotu 1 szacunkowo 44, 00 metrów bieżących, w tym: -Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 39, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem OT ANR we Wrocławiu, dotyczące sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, tj. sprzedaży nieruchomości gruntowych (operaty szacunkowe, akty notarialne, wypisy z ksiąg wieczystych) oraz sprzedaży mieszkań -Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 5, 00 metrów bieżących, wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem, dotycząca sprzedaży mienia przejętego do zasobu oraz nabywania nieruchomości. Dla przedmiotu 2 szacunkowo 76, 00metrów bieżących, w tym: -Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 8, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem ANR OT we Wrocławiu, dotyczące nieodpłatnego przekazywania mienia, przejmowania mienia i tworzenia Zasobu, przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw -Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 68, 00, wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem oraz Sekcję Prawną ANR OT we Wrocławiu dotycząca wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. 3.6 Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 3.7 Przedmiot zamówienia obejmuje: a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne) oraz przepisami kancelaryjno- archiwalnymi ANR (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna). b) Przedłożenie Zamawiającemu, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty podpisania umowy, harmonogramu prac archiwizacyjnych. W harmonogramie zostaną określone etapy oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, przewidywane ilości uporządkowanej dokumentacji w ramach każdego etapu, c) Przedkładanie Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów, wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji, jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek, d) Przedkładanie Zamawiającemu cyklicznie co dwa tygodnie, licząc od daty rozpoczęcia realizacji umowy, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów, e) Prowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną, f) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych, g) Scalenie akt spraw zakończonych- w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach- ponieważ akta części spraw znajdują się w kilku teczkach. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, h) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt, i) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:- ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego, - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm, - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru, - obłożenie uporządkowanej dokumentacji kat. A tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji, - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki(szer. 0, 50mm),w kolorze białym, - opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, tj.: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, informacja o ilości stron spaginowanych znajdujących się w teczce, tytuł (hasło klasyfikacyjne wg rzeczowego wykazu akt z informacją o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce). Zamawiający zastrzega, że rozszerzenia tytułów pozostałych grup rzeczowych dokumentacji wymagają każdorazowo akceptacji Zamawiającego j) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej: - ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu sprawie, a w obrębie spraw ułożenie pism chronologicznie, poczynając od pisma wszczynającego sprawę (dot. kategorii B25) - usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.) - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0, 50mm), w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, kategoria akt oraz okres jej przechowywania, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z ewentualną informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego), daty skrajne, k) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w odpowiednim układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno- rzeczowo- chronologicznym lub geograficzno- chronologicznym (dot. dokumentacji sprzedaży nieruchomości przejętych do Zasobu, dokumentacji wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu), po wcześniejszym ustaleniu z przedstawicielami Zamawiającego l) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 4 egz., dla kat. B w 3 egz.), oraz w formie elektronicznej- w formacie pozwalającym na import danych do programu Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych. , m) Nadanie dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu, n) Przełożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach 350x260x110 mm (pH 8.0- 9.5, gramatura 1300 g/m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numeru spisu zdawczo- odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75x150 mm. o) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej której okres przechowywania już upłynął oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, p) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo- odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia. 3.8 Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niniejszego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, a w szczególności wynikających z: 1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 672 i 673 z późniejszymi zmianami), 2) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., nr 167, poz. 1375), 3) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r., nr 88, poz. 553 z późn. zmianami); art. 268, art. 276 (sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym), 4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami), 5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. nr 11 poz. 95 z późniejszymi zmianami), 6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. nr 68, poz. 596), 7) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r. nr 10 poz. 35 z późn. zmianami), 8) Zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego normatywami kancelaryjno- archiwalnymi: a. Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), b. Zarządzenia nr 3/10 Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych z dnia 29 stycznia 2010 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych, c. Zarządzenia Nr 9/2005 z dnia 27 lipca 2005 r. Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu w sprawie przechowywania zbioru dokumentów dotyczących sprzedaży nieruchomości pochodzących z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, d. Zarządzenia nr 1/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 06.01.2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, e. Zarządzenia nr 2/06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 6 kwietnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji o organizacji i zakresie działania składnic akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. 3.9 Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o rzeczywistą liczbę metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji poszczególnych kategorii, na podstawie sporządzonego przez strony obmiaru. Obmiar zostanie dokonany przed przełożeniem uporządkowanej dokumentacji do pudeł archiwalnych, po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym ze sporządzoną ewidencją. 3.10 W zaoferowanej cenie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla wykonania zamówienia, w tym koszty: materiałów i opakowań, koszty związane z realizacją zamówienia. 3.11 Aktualne miejsce składowania dokumentacji: Archiwum Zakładowe OT ANR we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław. 3.12 Zamawiający na czas dokonywania archiwizacji dokumentacji udostępni nieodpłatnie Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni około 10 m2. 3.13 Wykonawca jest zobowiązany do: a) Wykonywania czynności, o których mowa w § 1 w pomieszczeniach Zamawiającego, przy ul. Kunickiego 4, 54- 616 Wrocław, bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji, b) Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonaniu przedmiotu umowy, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP, c) Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy, d) Wykonywania zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Archiwum Zakładowego, tj.: w godzinach 7.30 :15.30. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia kierującego jednostką Zamawiającego usługa może być wykonywana w innych godzinach ustalonych z osobą uprawnioną do kontaktów po stronie Zamawiającego, e) Przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu umowy przed przystąpieniem do pracy, f) Złożenia przed przystąpieniem do wykonywania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z póź. zm.), znajomości ustawy z dnia 16.04.1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2003 nr 153, poz.1503 z pózn. zm.) o znajomości ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz. .U. z 1997 r. nr 88 poz. 553 z pózn. zm.), oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy, g) Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczenia udostępnionego w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem. 3.14 Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu zdawczo- odbiorczego, sporządzonego przez przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy. 3.15 Uporządkowana przez Wykonawcę dokumentacja zostanie Zamawiającemu wraz ze spisami zdawczo-odbiorczych akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, sporządzonego przez przedstawicieli obu stron umowy. 3.16 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych: a) Usługa archiwizacji 44,00 metrów bieżących materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej dotyczących sprzedaży mienia przejętego do Zasobu oraz nabywania nieruchomości b) Usługa archiwizacji 76, 00 metrów bieżących materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej dotyczących przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw, wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. 3.17 Części nie mogą być dzielone przez Wykonawców, oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia określonego w zadaniu częściowym zostaną odrzucone..

Kody CPV:
799951006 (Usługi archiwizacyjne)

Kod trybu postepowania: PN

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Nie

Nazwa wykonawcy: ACTA CZIP Sp. z o.o.

Adres pocztowy wykonawcy: ul. B.Śmiałego 11/2

Miejscowość: Szczecin

Kod pocztowy: 70-351

ID województwa: 15

Województwo / kraj: zachodniopomorskie

Nazwa: Przedmiot 1.

Nr częsci: 1

Data udzielenie zamówienia: 19/10/2010

Liczba ofert: 3

Liczba odrzuconych ofert: 2

Szacunkowa wartość zamówienia: 33000,00

Cena wybranej oferty: 39355,00

Cena minimalna: 21000,00

Cena maksymalna: 39355,00

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

Podobne przetargi