49002 / 2012-02-17 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Miasta Gdyni (Gdynia)

Oryginalny zestaw tonerów 1710541100 (CMY) marki Minolta

Cena: 2063.15 PLN

Opracowanie koncepcji i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2012 w dniu 12 października 2012

Opis zamówienia

Zakres zreczowy przedmiotu zamówienia obejmuje:
I. Opracowanie koncepcji MFG Gdynia 2012 w tym
1. Podanie zakresu tematycznego planowanych paneli tematycznych oraz wskazanie liderów paneli i prelegentów Forum, (min. 3 panele, max. 4 panele) wraz z ich notami biograficznymi
2.Wskazanie sponsorów oraz patronów medialnych i partnerów Forum
3.Wskazanie miejsca organizacji wydarzenia
4.Wskazanie gościa specjalnego Forum, eksperta w dziedzinie gospodarki lub marketingu miejsc wraz z podaniem noty biograficznej gościa
5.Przedstawienie scenariusza Forum
6.Przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych działań związanych z Forum
7.Uzasadnienie zaproponowanych rozwiązań
II. Organizację MFG, zgodnie z koncepcją, w tym:
1.Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum
2.Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości.
3.Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie.
4.Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów
5.Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych
6.Organizacja wykładu gościa specjalnegoForum, eksperta, autorytetu w dziedzinie gospodarki lub marketingu miejsc
7.Wskazanie moderatora (prowadzącego) Forum
8.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu
9.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady
10.Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli
11.Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami
12.Opracowanie relacji po wydarzeniu do umieszczenia na stronie internetowej
13.Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum
14.Opracowanie raportu podsumowującego Forum
15.Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja
16.Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych
17.Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe)
18. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej
19. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline
20.Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej
21.Promocja Forum na stronach partnerów Forum
22.Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego,
23.Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum
24.Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego
25.Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk
26.Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych
27.Wykonanie dla wszystkich gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego
28. Ekspozycyja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego
29.Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 49002

Data publikacji: 2012-02-17

Nazwa: Gmina Miasta Gdyni

Ulica: Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54

Numer domu: 52/54

Miejscowość: Gdynia

Kod pocztowy: 81-382

Województwo / kraj: pomorskie

Adres strony internetowej: www.gdynia.pl

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie koncepcji i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2012 w dniu 12 października 2012

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Zakres zreczowy przedmiotu zamówienia obejmuje:
I. Opracowanie koncepcji MFG Gdynia 2012 w tym
1. Podanie zakresu tematycznego planowanych paneli tematycznych oraz wskazanie liderów paneli i prelegentów Forum, (min. 3 panele, max. 4 panele) wraz z ich notami biograficznymi
2.Wskazanie sponsorów oraz patronów medialnych i partnerów Forum
3.Wskazanie miejsca organizacji wydarzenia
4.Wskazanie gościa specjalnego Forum, eksperta w dziedzinie gospodarki lub marketingu miejsc wraz z podaniem noty biograficznej gościa
5.Przedstawienie scenariusza Forum
6.Przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych działań związanych z Forum
7.Uzasadnienie zaproponowanych rozwiązań
II. Organizację MFG, zgodnie z koncepcją, w tym:
1.Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum
2.Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości.
3.Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie.
4.Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów
5.Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych
6.Organizacja wykładu gościa specjalnegoForum, eksperta, autorytetu w dziedzinie gospodarki lub marketingu miejsc
7.Wskazanie moderatora (prowadzącego) Forum
8.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu
9.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady
10.Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli
11.Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami
12.Opracowanie relacji po wydarzeniu do umieszczenia na stronie internetowej
13.Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum
14.Opracowanie raportu podsumowującego Forum
15.Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja
16.Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych
17.Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe)
18. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej
19. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline
20.Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej
21.Promocja Forum na stronach partnerów Forum
22.Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego,
23.Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum
24.Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego
25.Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk
26.Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych
27.Wykonanie dla wszystkich gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego
28. Ekspozycyja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego
29.Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 19/10/2012

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonali, co najmniej 1 zamówienie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (przez co Zamawiający rozumie: organizację przedsięwzięcia o podobnym charakterze, np. konferencji, kongresu), przy czym wartość zamówienia nie może być niższa niż 150 000 zł netto.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

inne_dokumenty:
1. Formularz ofertowy
2. Koncepcja MFG Gdynia 2012 odpowiadająca zakresowi rzeczowemu przedmiotu zamówienia

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 50

Nazwa kryterium 2:
Innowacyjność koncepcji i kompleksowe ujęcie tematyki Forum

Znaczenie kryterium 2: 50

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.gdynia.pl/bip/uslugi

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miasta Gdyni, Referat Promocji i Turystyki, Gdynia 81-364, ul. 10 lutego 24, pok. 508

Data składania wniosków, ofert: 23/03/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Miasta Gdyni, Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, ul. 10-Lutego 24, 81-364 Gdynia, Kancelaria Ogólna na parterze

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
793422005 (Usługi w zakresie promocji)

Podobne przetargi