176292 / 2013-05-06 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Miasta Gdyni (Gdynia)

Oryginalny toner T Czarny marki Canon

Cena: 464.94 PLN

Opracowanie zakresu tematycznego i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013 w dniu 11 października 2013

Opis zamówienia

Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia obejmuje:

1. Opracowanie zakresu tematycznego trzech następujących paneli Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013 (w skrócie MFG Gdynia 2013): panel gospodarka morska, panel lotniska regionalne, panel restrukturyzacja terenów poprzemysłowych, w tym:

1.1. Podanie zakresu tematycznego paneli oraz wskazanie liderów paneli i prelegentów Forum, wraz z ich notami biograficznymi
1.2. Wskazanie gościa specjalnego Forum- eksperta w dziedzinie gospodarki lub inwestycji wraz z podaniem noty biograficznej gościa
1.3.Wskazanie miejsca organizacji wydarzenia na terenie Gdyni
1.4.Wskazanie propozycji wydarzeń towarzyszących (np. warsztatów, wystaw, ew. dodatkowych paneli)
1.5.Przedstawienie scenariusza (ramowego programu) Forum
1.6.Wskazanie sponsorów oraz partnerów Forum
1.7.Przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych działań związanych z Forum
1.8.Uzasadnienie zaproponowanych rozwiązań


2. Organizację MFG, zgodnie z opracowaniem, którym mowa w pkt.3.1, w tym:

2.1.Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum
2.2.Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości.
2.3.Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie.
2.4.Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów
2.5.Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych
2.6.Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki lub inwestycji
2.7.Wskazanie i pokrycie kosztów zatrudnienia moderatora (prowadzącego) Forum
2.8.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu
2.9.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady
2.10. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli
2.11.Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami
2.12.Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja
2.13. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych
2.14. Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe)
2.15. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej
2.16. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline
2.17. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej
2.18. Promocja Forum na stronach partnerów Forum
2.19. Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego,
2.20. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum
2.21. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego
2.22. Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk
2.23. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych
2.24. Wykonanie dla wszystkich gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego
2.25. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego
2.26. Opracowanie relacji po wydarzeniu i umieszczenie na stronie internetowej
2.27.Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum
2.28.Opracowanie raportu podsumowującego Forum
2.29. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym
2.30.Jeżeli Wykonawca zamierza część zamówienia powierzyć podwykonawcom to jego zakres wskazuje w ofercie.
2.31.Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za usługi/prace wykonane przez podwykonawców.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 176292

Data publikacji: 2013-05-06

Nazwa: Gmina Miasta Gdyni

Ulica: Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54

Numer domu: 52/54

Miejscowość: Gdynia

Kod pocztowy: 81-382

Województwo / kraj: pomorskie

Adres strony internetowej: www.gdynia.pl

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie zakresu tematycznego i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013 w dniu 11 października 2013

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia obejmuje:

1. Opracowanie zakresu tematycznego trzech następujących paneli Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013 (w skrócie MFG Gdynia 2013): panel gospodarka morska, panel lotniska regionalne, panel restrukturyzacja terenów poprzemysłowych, w tym:

1.1. Podanie zakresu tematycznego paneli oraz wskazanie liderów paneli i prelegentów Forum, wraz z ich notami biograficznymi
1.2. Wskazanie gościa specjalnego Forum- eksperta w dziedzinie gospodarki lub inwestycji wraz z podaniem noty biograficznej gościa
1.3.Wskazanie miejsca organizacji wydarzenia na terenie Gdyni
1.4.Wskazanie propozycji wydarzeń towarzyszących (np. warsztatów, wystaw, ew. dodatkowych paneli)
1.5.Przedstawienie scenariusza (ramowego programu) Forum
1.6.Wskazanie sponsorów oraz partnerów Forum
1.7.Przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych działań związanych z Forum
1.8.Uzasadnienie zaproponowanych rozwiązań


2. Organizację MFG, zgodnie z opracowaniem, którym mowa w pkt.3.1, w tym:

2.1.Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum
2.2.Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości.
2.3.Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie.
2.4.Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów
2.5.Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych
2.6.Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki lub inwestycji
2.7.Wskazanie i pokrycie kosztów zatrudnienia moderatora (prowadzącego) Forum
2.8.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu
2.9.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady
2.10. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli
2.11.Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami
2.12.Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja
2.13. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych
2.14. Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe)
2.15. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej
2.16. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline
2.17. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej
2.18. Promocja Forum na stronach partnerów Forum
2.19. Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego,
2.20. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum
2.21. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego
2.22. Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk
2.23. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych
2.24. Wykonanie dla wszystkich gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego
2.25. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego
2.26. Opracowanie relacji po wydarzeniu i umieszczenie na stronie internetowej
2.27.Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum
2.28.Opracowanie raportu podsumowującego Forum
2.29. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym
2.30.Jeżeli Wykonawca zamierza część zamówienia powierzyć podwykonawcom to jego zakres wskazuje w ofercie.
2.31.Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za usługi/prace wykonane przez podwykonawców.

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
793422005 (Usługi w zakresie promocji)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 18/10/2013

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, co najmniej 1 zamówienie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (przez co Zamawiający rozumie: organizację przedsięwzięcia o podobnym charakterze, np. konferencji, kongresu), przy czym wartość zamówienia nie może być niższa niż 150 000 zł netto każde.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. Formularz ofertowy
2. Opracowanie zakresu tematycznego trzech paneli Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2013

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 50

Nazwa kryterium 2: Kryterium merytoryczne

Znaczenie kryterium 2: 50

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.gdynia.pl/bip/uslugi

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, Gdynia, ul. 10 lutego 24, pok. 508

Data składania wniosków, ofert: 16/05/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Miasta Gdyni, Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, ul. 10-Lutego 24, 81-364 Gdynia, Kancelaria Ogólna na parterze

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi