134278 / 2009-05-06 - Administracja samorządowa / Samorząd Województwa Pomorskiego (Gdańsk)

Oryginalny toner M Czarny marki Canon

Cena: 580.10 PLN

Przygotowanie i koordynację konferencji międzynarodowej pn. INNO3city, realizowanej w ramach projektu INNOpomorze - Kampania promująca przedsiębiorczość, innowacyjność i kreatywność na Pomorzu, finansowanego z Działania 8.2.2. POKL.

Opis zamówienia

Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy
Zadaniem Wykonawcy jest przygotowanie i koordynacja dwudniowej konferencji międzynarodowej (w terminie 14-15 grudnia 2009 roku, trwającej 5 do 6 godzin dziennie zaplanowanej na 900 - 1000 osób, oraz 3 godziny uroczystej kolacji w dniu 14 grudnia, zaplanowanej na 200 osób), która odbywać się będzie w Trójmieście, pn. INNO3city. Na dzień 02 kwietnia 2009 roku Zamawiający dokonał rezerwacji pomieszczeń wraz z zapleczem sanitarno - kuchennym, w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku. Szczegółowy opis pomieszczeń oraz wyposażenia obiektu, znajduje się na stronach internetowych Filharmonii pod adresem www.filharmonia.gda.pl. Przedmiot przetargu nie obejmuje: wynajmu pomieszczeń wraz z obsługi technicznej urządzeń, będących własnością Filharmonii, tłumaczeń oraz wynagrodzenia moderatora Konferencji. Przewidziano możliwość wprowadzenia obsługi do obiektu, celem dokonania aranżacji pomieszczeń, w dniu 13 grudnia 2009 roku.

Konferencję INNO3city zaplanowano w ramach projektu INNOpomorze - Kampania promująca przedsiębiorczość, innowacyjność i kreatywność na Pomorzu, finansowanego z Działania 8.2.2. POKL, i będzie ona zorganizowana w następujący sposób:

Etap I - 30 dni od dnia podpisania umowy między stronami
Zapoznanie się z założeniami projektu INNOpomorze, uzgodnienie z Zamawiającym harmonogramu prac, scenariuszy działań:

1.1.Zapoznanie się Wykonawcy (podczas spotkania w siedzibie Zamawiającego) z założeniami projektu INNOpomorze, harmonogramem działań (zaplanowanym terminem konferencji), w tym promocyjnych, znakami identyfikacji wizualnej projektu, projektami materiałów promocyjnych, opracowanych przez firmę przygotowującą i koordynującą kampanię promocyjną w ramach projektu, omówienie założeń merytorycznych Konferencji,
1.2.wizyta przedstawiciela-przedstawicieli firmy realizującej zamówienie, w obiekcie, w którym zaplanowano Konferencję. Zapoznanie się z możliwościami aranżacji pomieszczeń, w których odbywać się będą poszczególne elementy Konferencji i bezpośrednim otoczeniem budynku.
1.3.opracowanie szczegółowego harmonogramu działań w przebiegu przygotowania i koordynacji Konferencji, obejmujących okres od dnia podpisania umowy do dnia rozliczenia całości umowy na przygotowanie i koordynację Konferencji, zawierającego wszystkie elementy przygotowań, w ujęciu tygodniowym i dziennym.
1.4.przygotowanie i zaprezentowanie w siedzibie Zamawiającego opracowanego harmonogramu działań, projektów aranżacji pomieszczeń, w których odbywać się będzie Konferencja oraz materiałów informacyjnych, przygotowanych zgodnie z wytycznymi, dotyczącymi promocji, obowiązującymi dla PO KL i w porozumieniu w firmą, przygotowującą i koordynującą kampanię promocyjną w ramach projektu,
1.5.konsultowanie wykonalności propozycji aranżacji wnętrz z przedstawicielem Filharmonii. Zamawiający wykonując projekty, a następnie, instalując i deinstalując zaprojektowane elementy aranżacji na czas trwania Konferencji, pozostawi wynajęte przez Zamawiającego pomieszczenia w stanie pierwotnym,
1.6.przygotowanie propozycji szczegółowych scenariuszy poszczególnych elementów Konferencji,
1.7.ocena zapotrzebowania na posiłki i napoje dla 900 - 1000 uczestników oraz uwzględnienie posiłków w programie Konferencji. W czasie Konferencji Wykonawca zapewni minimum:
w dniach 14 i 15 grudnia:
podczas trwania rejestracji gości oraz podczas 2 przerw kawowych:
- kawa, herbata - gorące, świeżo parzone, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki tzw. 100% (4 smaki), drobne przekąski - słodkie (5 rodzajów),
- podczas ciepłego lunchu, zorganizowanego w formie dekoracyjnego bufetu, podanego w pomieszczeniu, wskazanym przez Zamawiającego, zlokalizowanym w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja:
- 5 dań ciepłych (minimum 2 mięsne i 1 rybne, 1 bukiet jarzyn, jednym z dań ciepłych będzie zupa),
- sałatki (minimum 3 rodzaje),
- zakąski zimne (minimum 4, w tym 2 mięsne i 2 rybne),
- desery (minimum 3 rodzaje wyrobów cukierniczych i 3 rodzaje świeżych owoców)
- kawa, herbata - gorące, świeżo parzone, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki tzw. 100% (4 smaki),
- stoliki koktajlowe (50 szt.)
- serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów-obrusy, serwetki jednorazowe, sztućce ze stali nierdzewnej) jednolita porcelana i szkło oraz sprzątanie)

w dniu 14 grudnia:
Podczas uroczystej kolacji, dla 200 gości, w formie dekoracyjnego bufetu, podanego w sali, wskazanej przez Zamawiającego, zlokalizowanej w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja:
- 6 dań ciepłych (minimum 2 mięsne i 2 rybne, 1 bukiet jarzyn),
- sałatki (minimum 3 rodzaje),
- zakąski zimne (minimum 6, w tym 2 mięsne i 2 rybne),
- desery (minimum 3 rodzaje wyrobów cukierniczych i 3 rodzaje świeżych owoców)
- kawa herbata, gorące, świeżo parzone, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki tzw. 100% (4 smaki),
- wino białe i czerwone, półwytrawne, podane w karafkach,
- stoliki koktajlowe (40 szt.)
- serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy, sztućce ze stali nierdzewnej) jednolita porcelana i szkło oraz sprzątanie)

1.8.przygotowanie projektów wystawy, obejmujących zdjęcia lub ryciny wynalazków, które miały: największe znaczenie dla ludzkości (min. 10 wynalazków), wynalazków - tzw. chindogu (dziwaczne narzędzia), które zaskakują pomysłowością, ale próba ich zastosowania mogłaby przynieść więcej kłopotów niż korzyści (min. 10 wynalazków).
1.9.przygotowanie projektów (rysunki lub zdjęcia) uniformów obsługi Konferencji: obsługi technicznej, recepcji, hostess, kelnerów. Stroje dla obsługi Konferencji muszą nawiązywać do innowacyjnego charakteru wydarzenia oraz zapewniać łatwą identyfikację obsługi uczestnikom Konferencji.
1.10.przygotowanie wzoru formularza zgłoszeniowego, zawierającego co najmniej 5 pól: Imię i nazwisko, nazwę instytucji, stanowisko, adres e-mail, nr telefonu.
1.11.opracowanie planu rekrutacji uczestników Konferencji.

Etap II - do dnia 28 sierpnia 2009 roku
Przygotowania do Konferencji zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym:
2.1. zaproszenie i rejestracja uczestników Konferencji wraz z potwierdzeniem udziału, w tym:
2.1.1. nawiązanie kontaktu i zaproszenie do wygłoszenia wykładu/uczestnictwa w panelu dyskusyjnym min. 7 ze wskazanych prelegentów zagranicznych - przedstawicieli firm innowacyjnych, nauki i uczelni wyższych, centrów transferu technologii, itp. oraz przekazanie poczynionych ustaleń, numerów kontaktowych i adresu e-mail Zamawiającemu, celem omówienia warunków finansowych udziału.
2.1.2. zaproszenie min. 100 przedsiębiorców wdrażających innowacyjne rozwiązania, 50 przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu, 100 przedstawicieli nauki i uczelni wyższych, 30 przedstawicieli centrów transferu technologii i parków technologicznych, 200 osób reprezentujących m.in. edukację i administrację, z czego min. 60% zaproszonych będzie reprezentowało województwo pomorskie.
2.2. prowadzenie bazy danych uczestników, wraz z informacją o potwierdzeniu uczestnictwa, bieżąca aktualizacja danych i przekazywanie listy uczestników Zamawiającemu min. raz w tygodniu,
2.3. ustalenie menu, z uwzględnieniem wymogów programu Konferencji oraz w odniesieniu do zaproponowanego harmonogramu przebiegu Konferencji.

Etap III - do dnia 11 grudnia 2009 roku
Kontynuacja przygotowań do Konferencji zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym:
3.1. Kontynuacja zaproszeń i rejestracji uczestników Konferencji,
3.2. poprowadzenie e-mailingu z przypomnieniem o terminie Konferencji, na miesiąc i na tydzień przed rozpoczęciem Konferencji,
3.3. bieżący kontakt z przedstawicielami Zamawiającego, informowanie o postępach prac, w tym sprawozdanie z przebiegu prac przekazywane Zamawiającemu podczas spotkań w siedzibie Zamawiającego, ustnie, w wersji papierowej i elektronicznej (dysk CD), w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, w ostatnim tygodniu każdego miesiąca.
3.4. ubezpieczenie OC uczestników i obsługi Konferencji od nieszczęśliwych wypadków. Przekazanie dokumentów, potwierdzających zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom i obsłudze Konferencji, w tym obecności lekarza oraz osób z udokumentowanymi umiejętnościami udzielania pierwszej pomocy (ratowników medycznych),
3.5. zapewnienie oprawy i obsługi posiłków, zgodnie z uzgodnieniami z Zamawiającym. Przekazanie planu posiłków i menu Zamawiającemu.
3.6. wykonanie identyfikatorów dla uczestników Konferencji,
3.7. skompletowanie materiałów, przygotowanie i wręczenie -toreb konferencyjnych- dla uczestników Konferencji.
3.8. zapewnienie przez Wykonawcę ujednoliconych uniformów dla obsługi Konferencji Konferencji, zarówno dla obsługi technicznej, hostess, osób prowadzących recepcję oraz kelnerów. Stroje będą zgodnie z uzgodnieniami z Zamawiającym.

Etap IV - do dnia 31 stycznia 2010 roku
Koordynacja przebiegu Konferencji:
4.1. Odbiór gości zagranicznych z lotniska-dworca i transport do hotelu, pomoc w zameldowaniu i udzielenie informacji dotyczących Konferencji,
4.2. transport materiałów promocyjnych i informacyjnych, elementów aranżacji wnętrz, posiłków, itp. do miejsca Konferencji oraz przetransportowanie pozostałych po Konferencji materiałów do siedziby Zamawiającego,
4.3. aranżacja wnętrz w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja, w tym przygotowanie i rozstawienie tablic informacyjnych - kierunkowych i wizerunkowych zgodnie z projektem aranżacji zaakceptowanym przez Zamawiającego,
4.4. organizacja recepcji i informacji, w tym: przywitanie i rejestracja gości, wydawanie materiałów promocyjnych i informacyjnych oraz kierowanie gości, rozdanie i zebranie od uczestników słuchawek do odbioru tłumaczenia, prowadzenie listy uczestników Konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu Konferencji, odpowiadanie na pytania dotyczące Konferencji i zakwaterowania,
4.5. zapewnienie telefonów komórkowych dla zespołu projektowego ze strony Zamawiającego (min. 3 telefony) na okres od 07 - 18 grudnia 2009 roku. Telefony będą używane jedynie dla celów koordynacji działań, związanych z Konferencją,
4.6. przeszkolenie i oprowadzenie personelu Wykonawcy, który zatrudniony będzie przy obsłudze Konferencji INNO3city i ewentualnych podwykonawców (minimum 30 osób) po obiekcie, w którym odbędzie się Konferencja oraz zapoznanie tych osób z programem imprezy,
4.7. stała kontrola przebiegu Konferencji: pracy obsługi technicznej, sprzętu (w tym nagłośnienia, oświetlenia, komputerów, rzutników, ekranów, innowacyjnych elementów aranżacji pomieszczeń, itp.), czystości i temperatury pomieszczeń, planu czasowego, posiłków oraz informowanie personelu, o którym mowa w powyższym punkcie, o każdej zmianie programu Konferencji,
4.8. rejestracja Konferencji (foto, audio i video). Zarejestrowane zdjęcia (obrazy cyfrowe) zostaną przekazane Zamawiającemu w formie płyt CD/DVD oraz taśmy BETA, w formacie i wielkości odpowiedniej dla ich modyfikacji oraz wykorzystania w profesjonalnym wydruku,
4.9. wykonanie filmu, podsumowującego Konferencję (montaż, animacje komputerowe, udźwiękowienie). Czas trwania filmu 5 - 8 min. Materiał przekazany będzie w formie płyty DVD oraz taśmy BETA (umożliwiającej emisję materiału poprzez stacje telewizyjne), z zapisanym w formie elektronicznej materiałem filmowy,
4.10. sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu raportu, podsumowującego wykonanie prac.

2.Wykonawca realizował będzie działania, związane z przygotowaniem i koordynacją Konferencji, z uwzględnieniem innowacyjnego charakteru przedsięwzięcia, uwzględniając czynnik innowacyjny zarówno w projektach graficznych, wystroju pomieszczeń (minimum hologramy, podłoga multimedialna z czujnikami ruchu), używanych materiałach, organizacji prelekcji oraz przerw, części artystycznych oraz w pozostałych elementach Konferencji.
3.Wykonanie przedmiotu zamówienia zostanie szczegółowo opisane w raporcie końcowym, przekazanym:
a.w formie pisemnej - 3 egzemplarze,
b.w formie elektronicznej na płycie CD-DVD - 1 egzemplarz.
4. Wykonawca zobowiązany jest do prezentacji Zamawiającemu pierwszych wyników prac (projektów) w postaci wersji roboczych dokumentów w terminie do 20 dni od daty podpisania umowy.
5.Zamawiający może zgłaszać uwagi i zastrzeżenia do treści dokumentów, o których mowa w pkt. 4 w terminie 7 dni roboczych od daty ich otrzymania.
6.Wykonawca uwzględni uwagi i zastrzeżenia, o których mowa w pkt. 3 i w terminie 10 dni roboczych przedstawi Zamawiającemu poprawioną wersję dokumentów-projektów.
7. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu sprawozdania z realizacji etapów II, III, IV w ciągu 7 dni od daty realizacji poszczególnych etapów określonych w harmonogramie. W przypadku braku zastrzeżeń do wykonanych prac przyjęcie sprawozdania nastąpi poprzez podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego.
8. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia i stosowania przy opracowywaniu kampanii reklamowej Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 4 lutego 2009 r., Ministerstwo Rozwoju Regionalnego oraz Planu Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 4 lutego 2009 r., Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.
9. Zamawiający, w ciągu 14 dni od dostarczenia dzieła, jest zobowiązany je zaakceptować lub wskazać, jakie zgłasza zastrzeżenia oraz określić termin, w którym oczekuje poprawienia i uzupełnienia dzieła.
10.Odbiór dzieła bez zastrzeżeń - realizacji etapu I, II, III, IV będzie stwierdzony protokołem zdawczo-odbiorczym, podpisanym przez obie strony po realizacji każdego z etapów.
11.Osobą, upoważnioną do podpisania protokołu zdawczo - odbiorczego dzieła, o którym mowa w § 1 oraz § 2 pkt. 1, jest Dyrektor Departamentu Rozwoju Gospodarczego Województwa Pomorskiego i z-ca Dyrektora Departamentu Rozwoju Gospodarczego Województwa Pomorskiego. Każda z wymienionych osób jest upoważniona do samodzielnego podpisania protokołu.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 134278

Data publikacji: 2009-05-06

Nazwa: Samorząd Województwa Pomorskiego

Ulica: ul. Okopowa 21/27

Numer domu: 21/27

Miejscowość: Gdańsk

Kod pocztowy: 80-810

Województwo / kraj: pomorskie

Numer telefonu: 058 3261555

Numer faxu: 058 3261556

Adres strony internetowej: www.woj-pomorskie.pl

Regon: 19168644300000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przygotowanie i koordynację konferencji międzynarodowej pn. INNO3city, realizowanej w ramach projektu INNOpomorze - Kampania promująca przedsiębiorczość, innowacyjność i kreatywność na Pomorzu, finansowanego z Działania 8.2.2. POKL.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy
Zadaniem Wykonawcy jest przygotowanie i koordynacja dwudniowej konferencji międzynarodowej (w terminie 14-15 grudnia 2009 roku, trwającej 5 do 6 godzin dziennie zaplanowanej na 900 - 1000 osób, oraz 3 godziny uroczystej kolacji w dniu 14 grudnia, zaplanowanej na 200 osób), która odbywać się będzie w Trójmieście, pn. INNO3city. Na dzień 02 kwietnia 2009 roku Zamawiający dokonał rezerwacji pomieszczeń wraz z zapleczem sanitarno - kuchennym, w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku. Szczegółowy opis pomieszczeń oraz wyposażenia obiektu, znajduje się na stronach internetowych Filharmonii pod adresem www.filharmonia.gda.pl. Przedmiot przetargu nie obejmuje: wynajmu pomieszczeń wraz z obsługi technicznej urządzeń, będących własnością Filharmonii, tłumaczeń oraz wynagrodzenia moderatora Konferencji. Przewidziano możliwość wprowadzenia obsługi do obiektu, celem dokonania aranżacji pomieszczeń, w dniu 13 grudnia 2009 roku.

Konferencję INNO3city zaplanowano w ramach projektu INNOpomorze - Kampania promująca przedsiębiorczość, innowacyjność i kreatywność na Pomorzu, finansowanego z Działania 8.2.2. POKL, i będzie ona zorganizowana w następujący sposób:

Etap I - 30 dni od dnia podpisania umowy między stronami
Zapoznanie się z założeniami projektu INNOpomorze, uzgodnienie z Zamawiającym harmonogramu prac, scenariuszy działań:

1.1.Zapoznanie się Wykonawcy (podczas spotkania w siedzibie Zamawiającego) z założeniami projektu INNOpomorze, harmonogramem działań (zaplanowanym terminem konferencji), w tym promocyjnych, znakami identyfikacji wizualnej projektu, projektami materiałów promocyjnych, opracowanych przez firmę przygotowującą i koordynującą kampanię promocyjną w ramach projektu, omówienie założeń merytorycznych Konferencji,
1.2.wizyta przedstawiciela-przedstawicieli firmy realizującej zamówienie, w obiekcie, w którym zaplanowano Konferencję. Zapoznanie się z możliwościami aranżacji pomieszczeń, w których odbywać się będą poszczególne elementy Konferencji i bezpośrednim otoczeniem budynku.
1.3.opracowanie szczegółowego harmonogramu działań w przebiegu przygotowania i koordynacji Konferencji, obejmujących okres od dnia podpisania umowy do dnia rozliczenia całości umowy na przygotowanie i koordynację Konferencji, zawierającego wszystkie elementy przygotowań, w ujęciu tygodniowym i dziennym.
1.4.przygotowanie i zaprezentowanie w siedzibie Zamawiającego opracowanego harmonogramu działań, projektów aranżacji pomieszczeń, w których odbywać się będzie Konferencja oraz materiałów informacyjnych, przygotowanych zgodnie z wytycznymi, dotyczącymi promocji, obowiązującymi dla PO KL i w porozumieniu w firmą, przygotowującą i koordynującą kampanię promocyjną w ramach projektu,
1.5.konsultowanie wykonalności propozycji aranżacji wnętrz z przedstawicielem Filharmonii. Zamawiający wykonując projekty, a następnie, instalując i deinstalując zaprojektowane elementy aranżacji na czas trwania Konferencji, pozostawi wynajęte przez Zamawiającego pomieszczenia w stanie pierwotnym,
1.6.przygotowanie propozycji szczegółowych scenariuszy poszczególnych elementów Konferencji,
1.7.ocena zapotrzebowania na posiłki i napoje dla 900 - 1000 uczestników oraz uwzględnienie posiłków w programie Konferencji. W czasie Konferencji Wykonawca zapewni minimum:
w dniach 14 i 15 grudnia:
podczas trwania rejestracji gości oraz podczas 2 przerw kawowych:
- kawa, herbata - gorące, świeżo parzone, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki tzw. 100% (4 smaki), drobne przekąski - słodkie (5 rodzajów),
- podczas ciepłego lunchu, zorganizowanego w formie dekoracyjnego bufetu, podanego w pomieszczeniu, wskazanym przez Zamawiającego, zlokalizowanym w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja:
- 5 dań ciepłych (minimum 2 mięsne i 1 rybne, 1 bukiet jarzyn, jednym z dań ciepłych będzie zupa),
- sałatki (minimum 3 rodzaje),
- zakąski zimne (minimum 4, w tym 2 mięsne i 2 rybne),
- desery (minimum 3 rodzaje wyrobów cukierniczych i 3 rodzaje świeżych owoców)
- kawa, herbata - gorące, świeżo parzone, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki tzw. 100% (4 smaki),
- stoliki koktajlowe (50 szt.)
- serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów-obrusy, serwetki jednorazowe, sztućce ze stali nierdzewnej) jednolita porcelana i szkło oraz sprzątanie)

w dniu 14 grudnia:
Podczas uroczystej kolacji, dla 200 gości, w formie dekoracyjnego bufetu, podanego w sali, wskazanej przez Zamawiającego, zlokalizowanej w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja:
- 6 dań ciepłych (minimum 2 mięsne i 2 rybne, 1 bukiet jarzyn),
- sałatki (minimum 3 rodzaje),
- zakąski zimne (minimum 6, w tym 2 mięsne i 2 rybne),
- desery (minimum 3 rodzaje wyrobów cukierniczych i 3 rodzaje świeżych owoców)
- kawa herbata, gorące, świeżo parzone, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki tzw. 100% (4 smaki),
- wino białe i czerwone, półwytrawne, podane w karafkach,
- stoliki koktajlowe (40 szt.)
- serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy, sztućce ze stali nierdzewnej) jednolita porcelana i szkło oraz sprzątanie)

1.8.przygotowanie projektów wystawy, obejmujących zdjęcia lub ryciny wynalazków, które miały: największe znaczenie dla ludzkości (min. 10 wynalazków), wynalazków - tzw. chindogu (dziwaczne narzędzia), które zaskakują pomysłowością, ale próba ich zastosowania mogłaby przynieść więcej kłopotów niż korzyści (min. 10 wynalazków).
1.9.przygotowanie projektów (rysunki lub zdjęcia) uniformów obsługi Konferencji: obsługi technicznej, recepcji, hostess, kelnerów. Stroje dla obsługi Konferencji muszą nawiązywać do innowacyjnego charakteru wydarzenia oraz zapewniać łatwą identyfikację obsługi uczestnikom Konferencji.
1.10.przygotowanie wzoru formularza zgłoszeniowego, zawierającego co najmniej 5 pól: Imię i nazwisko, nazwę instytucji, stanowisko, adres e-mail, nr telefonu.
1.11.opracowanie planu rekrutacji uczestników Konferencji.

Etap II - do dnia 28 sierpnia 2009 roku
Przygotowania do Konferencji zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym:
2.1. zaproszenie i rejestracja uczestników Konferencji wraz z potwierdzeniem udziału, w tym:
2.1.1. nawiązanie kontaktu i zaproszenie do wygłoszenia wykładu/uczestnictwa w panelu dyskusyjnym min. 7 ze wskazanych prelegentów zagranicznych - przedstawicieli firm innowacyjnych, nauki i uczelni wyższych, centrów transferu technologii, itp. oraz przekazanie poczynionych ustaleń, numerów kontaktowych i adresu e-mail Zamawiającemu, celem omówienia warunków finansowych udziału.
2.1.2. zaproszenie min. 100 przedsiębiorców wdrażających innowacyjne rozwiązania, 50 przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu, 100 przedstawicieli nauki i uczelni wyższych, 30 przedstawicieli centrów transferu technologii i parków technologicznych, 200 osób reprezentujących m.in. edukację i administrację, z czego min. 60% zaproszonych będzie reprezentowało województwo pomorskie.
2.2. prowadzenie bazy danych uczestników, wraz z informacją o potwierdzeniu uczestnictwa, bieżąca aktualizacja danych i przekazywanie listy uczestników Zamawiającemu min. raz w tygodniu,
2.3. ustalenie menu, z uwzględnieniem wymogów programu Konferencji oraz w odniesieniu do zaproponowanego harmonogramu przebiegu Konferencji.

Etap III - do dnia 11 grudnia 2009 roku
Kontynuacja przygotowań do Konferencji zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym:
3.1. Kontynuacja zaproszeń i rejestracji uczestników Konferencji,
3.2. poprowadzenie e-mailingu z przypomnieniem o terminie Konferencji, na miesiąc i na tydzień przed rozpoczęciem Konferencji,
3.3. bieżący kontakt z przedstawicielami Zamawiającego, informowanie o postępach prac, w tym sprawozdanie z przebiegu prac przekazywane Zamawiającemu podczas spotkań w siedzibie Zamawiającego, ustnie, w wersji papierowej i elektronicznej (dysk CD), w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, w ostatnim tygodniu każdego miesiąca.
3.4. ubezpieczenie OC uczestników i obsługi Konferencji od nieszczęśliwych wypadków. Przekazanie dokumentów, potwierdzających zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom i obsłudze Konferencji, w tym obecności lekarza oraz osób z udokumentowanymi umiejętnościami udzielania pierwszej pomocy (ratowników medycznych),
3.5. zapewnienie oprawy i obsługi posiłków, zgodnie z uzgodnieniami z Zamawiającym. Przekazanie planu posiłków i menu Zamawiającemu.
3.6. wykonanie identyfikatorów dla uczestników Konferencji,
3.7. skompletowanie materiałów, przygotowanie i wręczenie -toreb konferencyjnych- dla uczestników Konferencji.
3.8. zapewnienie przez Wykonawcę ujednoliconych uniformów dla obsługi Konferencji Konferencji, zarówno dla obsługi technicznej, hostess, osób prowadzących recepcję oraz kelnerów. Stroje będą zgodnie z uzgodnieniami z Zamawiającym.

Etap IV - do dnia 31 stycznia 2010 roku
Koordynacja przebiegu Konferencji:
4.1. Odbiór gości zagranicznych z lotniska-dworca i transport do hotelu, pomoc w zameldowaniu i udzielenie informacji dotyczących Konferencji,
4.2. transport materiałów promocyjnych i informacyjnych, elementów aranżacji wnętrz, posiłków, itp. do miejsca Konferencji oraz przetransportowanie pozostałych po Konferencji materiałów do siedziby Zamawiającego,
4.3. aranżacja wnętrz w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja, w tym przygotowanie i rozstawienie tablic informacyjnych - kierunkowych i wizerunkowych zgodnie z projektem aranżacji zaakceptowanym przez Zamawiającego,
4.4. organizacja recepcji i informacji, w tym: przywitanie i rejestracja gości, wydawanie materiałów promocyjnych i informacyjnych oraz kierowanie gości, rozdanie i zebranie od uczestników słuchawek do odbioru tłumaczenia, prowadzenie listy uczestników Konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu Konferencji, odpowiadanie na pytania dotyczące Konferencji i zakwaterowania,
4.5. zapewnienie telefonów komórkowych dla zespołu projektowego ze strony Zamawiającego (min. 3 telefony) na okres od 07 - 18 grudnia 2009 roku. Telefony będą używane jedynie dla celów koordynacji działań, związanych z Konferencją,
4.6. przeszkolenie i oprowadzenie personelu Wykonawcy, który zatrudniony będzie przy obsłudze Konferencji INNO3city i ewentualnych podwykonawców (minimum 30 osób) po obiekcie, w którym odbędzie się Konferencja oraz zapoznanie tych osób z programem imprezy,
4.7. stała kontrola przebiegu Konferencji: pracy obsługi technicznej, sprzętu (w tym nagłośnienia, oświetlenia, komputerów, rzutników, ekranów, innowacyjnych elementów aranżacji pomieszczeń, itp.), czystości i temperatury pomieszczeń, planu czasowego, posiłków oraz informowanie personelu, o którym mowa w powyższym punkcie, o każdej zmianie programu Konferencji,
4.8. rejestracja Konferencji (foto, audio i video). Zarejestrowane zdjęcia (obrazy cyfrowe) zostaną przekazane Zamawiającemu w formie płyt CD/DVD oraz taśmy BETA, w formacie i wielkości odpowiedniej dla ich modyfikacji oraz wykorzystania w profesjonalnym wydruku,
4.9. wykonanie filmu, podsumowującego Konferencję (montaż, animacje komputerowe, udźwiękowienie). Czas trwania filmu 5 - 8 min. Materiał przekazany będzie w formie płyty DVD oraz taśmy BETA (umożliwiającej emisję materiału poprzez stacje telewizyjne), z zapisanym w formie elektronicznej materiałem filmowy,
4.10. sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu raportu, podsumowującego wykonanie prac.

2.Wykonawca realizował będzie działania, związane z przygotowaniem i koordynacją Konferencji, z uwzględnieniem innowacyjnego charakteru przedsięwzięcia, uwzględniając czynnik innowacyjny zarówno w projektach graficznych, wystroju pomieszczeń (minimum hologramy, podłoga multimedialna z czujnikami ruchu), używanych materiałach, organizacji prelekcji oraz przerw, części artystycznych oraz w pozostałych elementach Konferencji.
3.Wykonanie przedmiotu zamówienia zostanie szczegółowo opisane w raporcie końcowym, przekazanym:
a.w formie pisemnej - 3 egzemplarze,
b.w formie elektronicznej na płycie CD-DVD - 1 egzemplarz.
4. Wykonawca zobowiązany jest do prezentacji Zamawiającemu pierwszych wyników prac (projektów) w postaci wersji roboczych dokumentów w terminie do 20 dni od daty podpisania umowy.
5.Zamawiający może zgłaszać uwagi i zastrzeżenia do treści dokumentów, o których mowa w pkt. 4 w terminie 7 dni roboczych od daty ich otrzymania.
6.Wykonawca uwzględni uwagi i zastrzeżenia, o których mowa w pkt. 3 i w terminie 10 dni roboczych przedstawi Zamawiającemu poprawioną wersję dokumentów-projektów.
7. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu sprawozdania z realizacji etapów II, III, IV w ciągu 7 dni od daty realizacji poszczególnych etapów określonych w harmonogramie. W przypadku braku zastrzeżeń do wykonanych prac przyjęcie sprawozdania nastąpi poprzez podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego.
8. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia i stosowania przy opracowywaniu kampanii reklamowej Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 4 lutego 2009 r., Ministerstwo Rozwoju Regionalnego oraz Planu Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 4 lutego 2009 r., Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.
9. Zamawiający, w ciągu 14 dni od dostarczenia dzieła, jest zobowiązany je zaakceptować lub wskazać, jakie zgłasza zastrzeżenia oraz określić termin, w którym oczekuje poprawienia i uzupełnienia dzieła.
10.Odbiór dzieła bez zastrzeżeń - realizacji etapu I, II, III, IV będzie stwierdzony protokołem zdawczo-odbiorczym, podpisanym przez obie strony po realizacji każdego z etapów.
11.Osobą, upoważnioną do podpisania protokołu zdawczo - odbiorczego dzieła, o którym mowa w § 1 oraz § 2 pkt. 1, jest Dyrektor Departamentu Rozwoju Gospodarczego Województwa Pomorskiego i z-ca Dyrektora Departamentu Rozwoju Gospodarczego Województwa Pomorskiego. Każda z wymienionych osób jest upoważniona do samodzielnego podpisania protokołu.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/01/2010

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

opis_war:
W przetargu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy:
1) spełniają wymagania określone w art. 22 ust. 1 ustawy, w szczególności:
1.1.) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia. W szczególności Wykonawca musi spełniać następujące warunki (w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia warunek dotyczący potencjału kadrowego oraz kwalifikacji i doświadczenia spełniają łącznie):
a) posiadają przeciętne roczne zatrudnienie w okresie ostatnich trzech lat, (licząc od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w okresie od rozpoczęcia działalności - co najmniej 5 pracowników
b) dysponują, lub będą dysponować, osobami, zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia, spełniającymi co najmniej następujące wymagania:
-Lider zespołu, posiadający następujące kwalifikacje: wykształcenie wyższe, co najmniej 4 lata doświadczenia zawodowego, w tym 2 lata doświadczenia w zakresie organizacji i koordynacji konferencji oraz udział w sporządzeniu, co najmniej 5 konferencji/sympozjów dla min. 150 uczestników, w tym co najmniej 2 konferencji/sympozjów międzynarodowych.
-Specjalista ds. PR, posiadający następujące kwalifikacje: wykształcenie wyższe, co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego, w tym 2 lata doświadczenia w zakresie organizacji promocji konferencji oraz udział w sporządzeniu, co najmniej 3 konferencji-sympozjów dla min. 150 uczestników, w tym co najmniej 2 konferencji-sympozjów międzynarodowych.
c) organizowali w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej 5 konferencji-sympozjów o łącznej wartości nie mniejszej niż 100 000 zł brutto, przy czym poprzez organizację rozumie się takie działania, jak m.in.: opracowanie programu i budżetu konferencji, rezerwacja sal i hoteli, nawiązanie kontaktu i zaproszenie prelegentów i gości honorowych, projekty, produkcja i wysyłka zaproszeń, aranżacja sal, obsługa konferencji, w tym obsługa i oprawa posiłków, obsługa techniczna konferencji.
d) są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie mniejszą niż 50.000 PLN na okres min. do 31.12.2009 r. W przypadku wygaśnięcia ważności polisy w trakcie realizacji zamówienia Wykonawcy są zobowiązani do jej przedłużenia na okres obejmujący realizację zadania. W tym celu dostarczą na 14 dni przed wygaśnięciem ubezpieczenia nową polisę, obejmującą okres pozostały do zakończenia trwania umowy.
2)nie podlegają wykluczeniu z postępowania na mocy art. 24 ust. 1 i 2 ustawy.

2. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie dokumentów i oświadczeń, przedłożonych przez wykonawcę wraz z ofertą i wyszczególnionych w § 5, na zasadzie kwalifikacji spełnia-nie spełnia.
3. W przypadku wykonawców występujących wspólnie warunki określone w ust. 1 pkt 1.1. lit. d musi spełnić każdy z wykonawców (dokumenty wskazane w § 5 ust. 1 pkt SIWZ składa każdy z wykonawców występujących wspólnie we własnym imieniu), warunki wskazane w ust. 1 pkt. 1.1 lit. a, b, c mogą być spełnione łącznie.

inf_osw:
Wykonawca składa wraz z ofertą następujące dokumenty:
1) oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu- wg wzoru na załączniku nr 2 do SIWZ;
2) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
3) informacja na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników, sporządzona według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszej SIWZ.
4)wykaz ekspertów spełniających wymagania wymienione w § 4 punkcie 1.1., lit. b), sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszej SIWZ.
5) wykaz konferencji/sympozjów zorganizowanych i skoordynowanych w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej 5 konferencji/sympozjów o łącznej wartości nie mniejszej niż 100 000 zł brutto, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszej SIWZ, wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie zamówienia.
6)aktualna polisa lub inny dokument ubezpieczenia, potwierdzający, że są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie mniejszą niż 50 000 PLN na okres min do 31.01.2009 r.
7)pisemne zobowiązania innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia, jeżeli w wykazie, o którym mowa w pkt 4, wykonawca wskazał osoby, którymi będzie dysponował.
8)oświadczenie, sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszych SIWZ, o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
2. Dokumenty sporządzone w języku obcym będą składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę.
3. Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu będą składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
4. Dokumenty składane przez wykonawców zagranicznych.
Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt.
2 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 pkt 1 lit. a, powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
6. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 4, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Do aktualności tego dokumentu mają odpowiednie zastosowanie zapisy ust. 5.

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia:
www.wrotapomorza.pl/pl/bip/umwp/zamówienia/zamówienia

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego, ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, pok. nr 8A

Data składania wniosków, ofert: 18/05/2009

Godzina składania wniosków, ofert: 10:30

Miejsce składania:
Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego, ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, pok. nr 4

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Program Operacyjny Kapitał Ludzki Działanie 8.2.2

Podobne przetargi