107134 / 2014-03-28 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Miasta Gdyni (Gdynia)

Organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 w dniu 10 października 2014

Opis zamówienia

Organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 ,w skrócie MFG Gdynia 2014, w tym:

1 Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum
2. Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości oraz pracownika Zamawiającego odpowiedzialnego za realizację projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals.
3. Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie.
4. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów
5. Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych
6.Organizacja trzech paneli MFG 2014, w tym panelu: Gospodarka morska, panelu: Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, panelu: Kultura jako jako czynnik rozwoju miast
7. Organizacja, w ramach panelu Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, seminarium tematycznego: Mobilność geograficzna a rozwój gospodarczy regionów obszaru Południowego Bałtyku, zgodnie z zadaniami gminy Gdynia w ramach uczestnictwa w projekcie Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Program Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 - 2013. Strona internetowa projektu: www.sb-professionals-project.eu.
8. Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki.
9. Zatrudnienie moderatora (prowadzącego) Forum
10.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu
11.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady
12. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli
13. Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami
14. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja
15. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych
16. Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe)
17. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej
18. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline
19. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej
Promocja Forum na stronach partnerów Forum
20. Promocja Forum we współpracy z partnerami projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals
21. Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego
22. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum .
23. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego
24. Stworzenie aplikacji mobilnej (na platformy Android, iOS, Windows Phone), zawierającej informacje o Forum wraz ze szczegółowym programem, udostępnienie jej w sklepach oraz na stronie internetowej wydarzenia
25. Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk
26. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych
27. Wykonanie dla wszystkich zarejestrowanych gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego
28. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego
29.Opracowanie relacji po wydarzeniu (w wersji polskiej i angielskiej) i umieszczenie na stronie internetowej Forum oraz przekazanie jej pracownikowi Zamawiającego odpowiedzialnemu za realizację projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals, w celu publikacji na stronie projektu oraz Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości.
30. Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum
31. Opracowanie raportu podsumowującego Forum
32. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 107134

Data publikacji: 2014-03-28

Nazwa: Gmina Miasta Gdyni

Ulica: Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54

Numer domu: 52/54

Miejscowość: Gdynia

Kod pocztowy: 81-382

Województwo / kraj: pomorskie

Adres strony internetowej: www.gdynia.pl

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 w dniu 10 października 2014

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 ,w skrócie MFG Gdynia 2014, w tym:

1 Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum
2. Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości oraz pracownika Zamawiającego odpowiedzialnego za realizację projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals.
3. Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie.
4. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów
5. Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych
6.Organizacja trzech paneli MFG 2014, w tym panelu: Gospodarka morska, panelu: Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, panelu: Kultura jako jako czynnik rozwoju miast
7. Organizacja, w ramach panelu Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, seminarium tematycznego: Mobilność geograficzna a rozwój gospodarczy regionów obszaru Południowego Bałtyku, zgodnie z zadaniami gminy Gdynia w ramach uczestnictwa w projekcie Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Program Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 - 2013. Strona internetowa projektu: www.sb-professionals-project.eu.
8. Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki.
9. Zatrudnienie moderatora (prowadzącego) Forum
10.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu
11.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady
12. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli
13. Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami
14. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja
15. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych
16. Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe)
17. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej
18. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline
19. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej
Promocja Forum na stronach partnerów Forum
20. Promocja Forum we współpracy z partnerami projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals
21. Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego
22. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum .
23. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego
24. Stworzenie aplikacji mobilnej (na platformy Android, iOS, Windows Phone), zawierającej informacje o Forum wraz ze szczegółowym programem, udostępnienie jej w sklepach oraz na stronie internetowej wydarzenia
25. Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk
26. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych
27. Wykonanie dla wszystkich zarejestrowanych gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego
28. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego
29.Opracowanie relacji po wydarzeniu (w wersji polskiej i angielskiej) i umieszczenie na stronie internetowej Forum oraz przekazanie jej pracownikowi Zamawiającego odpowiedzialnemu za realizację projektu Dynamika rynku pracy oraz atrakcyjne środowisko biznesowe w regionie Południowego Bałtyku - SB Professionals, w celu publikacji na stronie projektu oraz Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości.
30. Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum
31. Opracowanie raportu podsumowującego Forum
32. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 17/10/2014

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, co najmniej 1 zamówienie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (przez co Zamawiający rozumie: organizację przedsięwzięcia o podobnym charakterze, np. konferencji, kongresu), przy czym wartość zamówienia nie może być niższa niż 200 000 zł netto każde.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. Formularz ofertowy, 2. Opracowanie zakresu tematycznego trzech następujących paneli Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2014 (w skrócie MFG Gdynia 2014): panelu: Gospodarka morska, panelu: Jednolity rynek pracy w ramach Unii Europejskiej, panelu: Kultura jako czynnik rozwoju miast

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 50

Nazwa kryterium 2:
Atrakcyjność i oryginalność opracowania zakresu tematycznego MFG 2014 złożonego wraz z ofertą

Znaczenie kryterium 2: 50

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.gdynia.pl/bip/uslugi

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, Gdynia, ul. 10 lutego 24, pok. 508

Data składania wniosków, ofert: 14/04/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Miasta Gdyni, Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, ul. 10-Lutego 24, 81-364 Gdynia, Kancelaria Ogólna na parterze

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
793422005 (Usługi w zakresie promocji)

Podobne przetargi