41558 / 2012-02-10 - Inny: Spółka Akcyjna / Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. (Kraków)

Oryginalny bęben DK-68 Czarny marki Kyocera = Mita

Cena: 1549.80 PLN

Kompleksowa organizacja dwóch konferencji: pierwszej, dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) oraz drugiej, tzw. eksportowej Kraków - Paczółtowice - postępowanie II

Opis zamówienia

1.2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja:
1.2.1. [konferencja nr 1] 3-dniowej konferencji dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing)
dla ok. 470 osób(wraz z imprezami towarzyszącymi) oraz
1.2.2. [konferencja nr 2] konferencji eksportowej Kraków - Paczółtowice
dla ok. 100 osób - w tym dla przedsiębiorców zainteresowanych rozwojem eksportu, dla przedstawicieli WPHI oraz zagranicznych placówek dyplomatycznych. Konferencja będzie trwać 2 dni: w Krakowie (pierwszy dzień) oraz w Paczółtowicach (drugi dzień)


1.3. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą w szczególności:
1.3.1. dla konferencji nr 1:
- zapewnienie informacji nt. miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 200 płatnych przez uczestników;
- zapewnienia obsługi 3 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport
z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc.
apewnienie i przygotowanie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem
w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie (partner zamawiającego, jako współorganizator konferencji, dokonał wstępnej rezerwacji sali konferencyjnej w hotelu Sheraton w terminie konferencji nr 1 na wszelki wypadek, jeżeli wykonawca nie wybierze innej odpowiedniej lokalizacji)
- zapewnienie sali audytoryjnej w prestiżowej lokalizacji w centrum Krakowa
- zorganizowania Spotkania z Gościem Specjalnym w drugim dniu konferencji a po spotkaniu zorganizowania wydarzenia networkingowego umożliwiającego poznanie się i wymianę doświadczeń między uczestnikami. Organizacja spotkania z Gościem Specjalnym w godz. 18:30 - 20:00 oraz spotkania networkingowego w godz. 20:00 - 22:30 w prestiżowej lokalizacji (w obrębie ścisłego centrum Krakowa, tj. Podgórze, Kazimierz, Stare Miasto);
- zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego
(angielski - polski);
- zapewnienie oprawy informacyjnej konferencji;
- zapewnienie oprawy graficznej konferencji;
- zapewnienia oprawy medialnej konferencji;
- zorganizowanie obsługi cateringowej konferencji;
- zorganizowania wydarzeń towarzyszących dla uczestników (wycieczek fakultatywnych) dla osób które wyrażą takie życzenie przy rejestracji na konferencję (wydarzenia typu: zwiedzanie Wieliczki, rejs statkiem po Wiśle, wycieczka do Auschwitz, gra w golfa, itp.) - płatne przez uczestników. Rozliczenie dotyczące uczestnictwa gości w wydarzeniach towarzyszących nie będzie przedmiotem Umowy między Zamawiającym a Wykonawcą. Program wycieczek oraz daty i godziny wyjazdów do zaproponowania przez Wykonawcę;
- zapewnienia anglojęzycznego biura konferencji - (sekretariatu działającego minimum 3 miesiące przed planowaną datą konferencji do 2 dni po zakończeniu konferencji;
- zapewnienie obsługi translatorskiej;
- przygotowania relacji video z całego wydarzenia oraz dokumentacji fotograficznej (min. 100 zdjęć w optymalnej rozdzielczości i przekazanie ich Zamawiającemu najpóźniej 7 dni po konferencji z przeniesieniem praw autorskich do powstałego utworu
- zapewnienie obsługi technicznej konferencji;
- Zapewnienia dostępu do Internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji;
- wykonania strony internetowej konferencji;
- Zapewnienie transportu w godzinach 10:00 - 16:00 dla max. 40 gości uczestniczących w wizytach studyjnych w Krakowie i okolicach podczas pierwszego dnia konferencji;
- Termin realizacji zamówienia w zakresie dotyczącym konferencji nr 1: 23-25 maja 2012r..
1.3.2. dla konferencji nr 2:
- zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 90 płatnych przez uczestników;
- zapewnienia obsługi 2 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport
z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc.
- przygotowanie sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie (Zamawiającego, dokonał wstępnej rezerwacji sali konferencyjnej w Muzeum Lotnictwa oraz kompleksu w Paczółtowicach w terminie konferencji nr 2 na wszelki wypadek, jeżeli wykonawca nie wybierze innej odpowiedniej lokalizacji)
- zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego
- zapewnienie oprawy graficznej konferencji;
- zapewnienia oprawy medialnej konferencji;
- zorganizowania w pierwszym i drugim dniu konferencji cateringu dla 100 osób (wg menu wskazanego przez zamawiającego) przy jednoczesnym zapewnieniu pomieszczenia cateringowego oraz obsługi cateringowej;
- zorganizowania w II dniu części networkingowej w Paczółtowicach
w centrum konferencyjnym Krakow - Valley Golf (nauka gry w golfa; rozrywka na strzelnicy, inne;)
- zapewnienie w II dniu konferencji transportu dla jej uczestników.
- termin realizacji zamówienia w zakresie dotyczącym konferencji nr 2: 17-18 maja 2012r.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 41558

Data publikacji: 2012-02-10

Nazwa: Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A.

Ulica: ul. Kordylewskiego 11

Numer domu: 11

Miejscowość: Kraków

Kod pocztowy: 31-542

Województwo / kraj: małopolskie

Numer telefonu: 012 6176600

Numer faxu: 012 6176666

Adres strony internetowej: www.marr.pl/1przetargi-aktualne.html

Regon: 35023901700000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Spółka Akcyjna

Inny rodzaj zamawiającego: Spółka Akcyjna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa organizacja dwóch konferencji: pierwszej, dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) oraz drugiej, tzw. eksportowej Kraków - Paczółtowice - postępowanie II

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja:
1.2.1. [konferencja nr 1] 3-dniowej konferencji dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing)
dla ok. 470 osób(wraz z imprezami towarzyszącymi) oraz
1.2.2. [konferencja nr 2] konferencji eksportowej Kraków - Paczółtowice
dla ok. 100 osób - w tym dla przedsiębiorców zainteresowanych rozwojem eksportu, dla przedstawicieli WPHI oraz zagranicznych placówek dyplomatycznych. Konferencja będzie trwać 2 dni: w Krakowie (pierwszy dzień) oraz w Paczółtowicach (drugi dzień)


1.3. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą w szczególności:
1.3.1. dla konferencji nr 1:
- zapewnienie informacji nt. miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 200 płatnych przez uczestników;
- zapewnienia obsługi 3 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport
z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc.
apewnienie i przygotowanie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem
w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie (partner zamawiającego, jako współorganizator konferencji, dokonał wstępnej rezerwacji sali konferencyjnej w hotelu Sheraton w terminie konferencji nr 1 na wszelki wypadek, jeżeli wykonawca nie wybierze innej odpowiedniej lokalizacji)
- zapewnienie sali audytoryjnej w prestiżowej lokalizacji w centrum Krakowa
- zorganizowania Spotkania z Gościem Specjalnym w drugim dniu konferencji a po spotkaniu zorganizowania wydarzenia networkingowego umożliwiającego poznanie się i wymianę doświadczeń między uczestnikami. Organizacja spotkania z Gościem Specjalnym w godz. 18:30 - 20:00 oraz spotkania networkingowego w godz. 20:00 - 22:30 w prestiżowej lokalizacji (w obrębie ścisłego centrum Krakowa, tj. Podgórze, Kazimierz, Stare Miasto);
- zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego
(angielski - polski);
- zapewnienie oprawy informacyjnej konferencji;
- zapewnienie oprawy graficznej konferencji;
- zapewnienia oprawy medialnej konferencji;
- zorganizowanie obsługi cateringowej konferencji;
- zorganizowania wydarzeń towarzyszących dla uczestników (wycieczek fakultatywnych) dla osób które wyrażą takie życzenie przy rejestracji na konferencję (wydarzenia typu: zwiedzanie Wieliczki, rejs statkiem po Wiśle, wycieczka do Auschwitz, gra w golfa, itp.) - płatne przez uczestników. Rozliczenie dotyczące uczestnictwa gości w wydarzeniach towarzyszących nie będzie przedmiotem Umowy między Zamawiającym a Wykonawcą. Program wycieczek oraz daty i godziny wyjazdów do zaproponowania przez Wykonawcę;
- zapewnienia anglojęzycznego biura konferencji - (sekretariatu działającego minimum 3 miesiące przed planowaną datą konferencji do 2 dni po zakończeniu konferencji;
- zapewnienie obsługi translatorskiej;
- przygotowania relacji video z całego wydarzenia oraz dokumentacji fotograficznej (min. 100 zdjęć w optymalnej rozdzielczości i przekazanie ich Zamawiającemu najpóźniej 7 dni po konferencji z przeniesieniem praw autorskich do powstałego utworu
- zapewnienie obsługi technicznej konferencji;
- Zapewnienia dostępu do Internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji;
- wykonania strony internetowej konferencji;
- Zapewnienie transportu w godzinach 10:00 - 16:00 dla max. 40 gości uczestniczących w wizytach studyjnych w Krakowie i okolicach podczas pierwszego dnia konferencji;
- Termin realizacji zamówienia w zakresie dotyczącym konferencji nr 1: 23-25 maja 2012r..
1.3.2. dla konferencji nr 2:
- zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 90 płatnych przez uczestników;
- zapewnienia obsługi 2 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport
z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc.
- przygotowanie sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie (Zamawiającego, dokonał wstępnej rezerwacji sali konferencyjnej w Muzeum Lotnictwa oraz kompleksu w Paczółtowicach w terminie konferencji nr 2 na wszelki wypadek, jeżeli wykonawca nie wybierze innej odpowiedniej lokalizacji)
- zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego
- zapewnienie oprawy graficznej konferencji;
- zapewnienia oprawy medialnej konferencji;
- zorganizowania w pierwszym i drugim dniu konferencji cateringu dla 100 osób (wg menu wskazanego przez zamawiającego) przy jednoczesnym zapewnieniu pomieszczenia cateringowego oraz obsługi cateringowej;
- zorganizowania w II dniu części networkingowej w Paczółtowicach
w centrum konferencyjnym Krakow - Valley Golf (nauka gry w golfa; rozrywka na strzelnicy, inne;)
- zapewnienie w II dniu konferencji transportu dla jej uczestników.
- termin realizacji zamówienia w zakresie dotyczącym konferencji nr 2: 17-18 maja 2012r.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 25/05/2012

Informacja na temat wadium: Wadium nie jest wymagane

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

Wiedza i doświadczenie:
1.1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy posiadają niezbędną wiedzę
i doświadczenie wyrażające s zrealizowaniem w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert minimum 3 usług polegających na zorganizowaniu konferencji/sympozjum/forum z których każde spełnia co najmniej następujące wymogi:
a) minimalna liczba uczestników min. 400 osób;
b) budżet min. 250 tys. pln
c) miejsce, w którym odbyła się konferencja - obiekt zamknięty, np. hotel, centrum konferencyjne, centrum biznesowe, teatr;
Zakres każdej z usług winien obejmować co najmniej zapewnienie pomieszczeń
i wyposażenia, obsługę techniczną konferencji, świadczenie usług gastronomicznych oraz tłumaczenie symultaniczne. Zakres przynajmniej dwóch
z usług winien obejmować zapewnienie miejsc noclegowych.
W przypadku, gdy kwoty wykazanych przez Wykonawcę usług wyrażone będą
w walucie innej niż PLN Zamawiający, w celu oceny spełnienia warunku posiadania przez Wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia dokona przeliczenia wartości tych kwot z walut obcych na PLN przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Potencjał techniczny:
1.2. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy dysponują:
a) (na potrzeby konferencji nr 1) salą konferencyjną w obiekcie typu: Hotel Sheraton lub równoważne (5*standard hotelu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie z dnia 19 sierpnia 2004 r. (Dz. U. Nr 188, poz. 1945)ze zm, posiadającym min. 1 salę plenarną z możliwością podziału na mniejsze, zlokalizowanym w obrębie tzw. drugiej obwodnicy Krakowa ewentualnie tuż przy niej (nie dalej niż 2 km [wg wskazań Google maps dla pieszych]) oraz
b) (na potrzeby konferencji nr 2) salą konferencyjną w prestiżowej lokalizacji na min. 120 osób.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
1.3. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy dysponują zdolnymi do wykonania zamówienia:
a) koordynatorem, posiadającym:
1.3.a.1. znajomość języka angielskiego co najmniej na poziomie B2 wg skali Rady Europy,
1.3.a.2. doświadczenie w koordynacji co najmniej trzech: konferencji i/lub seminarium i/lub spotkania i/lub kongresu, przy czym w każdej/ym z nich:
- uczestniczyło co najmniej 300 osób,
- kierował zespołem co najmniej 7 osób
- organizacja obejmowała co najmniej zapewnienie powierzchni konferencyjnej, obsługę techniczną, usługi gastronomiczne;
b) specjalistą ds. public relations posiadającym min. 36 - miesięczne doświadczenie zawodowe w zakresie PR;

Sytuacja ekonomiczna:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie zamówienia wyrażającej się posiadaniem środków finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości min. 250 000 pln

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy, gdy:
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Zamówienia;
2) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną;
3) wystąpi konieczność wprowadzenia zmian terminów realizacji umowy na skutek zaistnienia obiektywnych przeszkód, które uniemożliwią realizację umowy lub osiągnięcie jego celów;
4) w związku ze stwierdzonymi rozbieżnościami w umowie i załącznikach wystąpi potrzeba ich ujednolicenia.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.marr.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Departament Obsługi Inwestora:
ul. Jana Pawła II 41 L
31 - 864 Kraków
tel. 12 620 91 63 fax: 12 620 91 66
e-mail: lukasz.wojdyla@marr.pl

Data składania wniosków, ofert: 20/02/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
w siedzibie Zamawiającego
przy ul. Kordylewskiego 11, 31-542 Kraków, w sekretariacie, pokój nr 419

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
zamówienie jest realizowane w ramach projektu Business in Małopolska - Inwestycja
w Przyszłość oraz jest współfinansowane przez UE w ramach MRPO na lata 2007-1013

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Kody CPV:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Podobne przetargi