94295 / 2012-04-25 - Administracja samorządowa / Gmina Brwinów (Brwinów)

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2012-02-03 pod pozycją 28541. Zobacz ogłoszenie 28541 / 2012-02-03 - Administracja samorzÄ…dowa.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 94295

Data publikacji: 2012-04-25

Nazwa: Gmina Brwinów

Ulica: ul. Grodziska 12

Numer domu: 12

Miejscowość: Brwinów

Kod pocztowy: 05-840

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 7382567

Numer faxu: 7295940

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 28541

Data wydania biuletynu: 2012-02-03

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2012

Pozycja ogłoszenia: 28541

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Pomoc Techniczna dla Jednostki Realizującej Projekt Czyste Życie- kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie gminy Brwinów współfinansowany ze środków Unii Europejskiej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Pomoc Techniczna dla Jednostki Realizującej Projekt Czyste Życie- kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie gminy Brwinów współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej.
Zamówienie jest częścią Projektu Funduszu Spójności nr POIS.01.01.00-00-122/09 Czyste Życie- kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie gminy Brwinów
realizowanego w ramach POIiŚ.
1. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Doradztwo w zakresie zarządzania i administrowania Projektem:
a) przeprowadzenie oceny wstępnej, w szczególności:
- opracowanie systemu identyfikacji i kontroli ryzyk Projektu wraz z określeniem sposobu ich rozwiązywania,
- opracowanie list sprawdzających do bieżącej kontroli i nadzoru prawidłowej realizacji Projektu,
- dokonanie, na podstawie wymagań IZ i IP określonych w obowiązujących dokumentach, przeglądu i oceny procedur stosowanych przez JRP oraz Zamawiającego i przedłożenie projektów zmiany procedur, jakie winny być stosowane przez JRP,
- przegląd oraz aktualizacja procedur archiwizacji wszelkich dokumentów JRP oraz korespondencji, w tym elektronicznej,
- dokonanie przeglądu i oceny istniejącego systemu księgowości w celu stwierdzenia jego zgodności z wymogami prawa i umowy o dofinansowanie,
- jako rezultat wspomnianego w podpunkcie wyżej przeglądu opracowanie zaleceń, jakie winne być wprowadzone do stosowanego systemu księgowości i do obowiązujących procedur JRP,
- sprawdzenie stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie.
Termin wykonania: dwa miesiące licząc od dnia podpisania Umowy.
b) przeprowadzenie oceny rocznej, w szczególności:
- analiza zdarzeń rzeczowo - finansowych w ciągu analizowanego roku wraz ze zdarzeniami w otoczeniu Projektu a mającymi wpływ na jego realizację i osiągnięcie założonych efektów,
- identyfikacja zagrożeń i analiza ryzyka,
- wnioski i zalecenia niezbędnych działań dla JRP i Zamawiającego mających na celu osiągnięcie zakładanych efektów Projektu i zachowanie zgodności z założeniami określonymi w Studium Wykonalności,
- ocena planowanej płynności finansowej w następnym roku realizacji wraz z zaleceniami dla JRP i Zamawiającego,
- ocena wdrożenia wcześniejszych zaleceń,
Termin wykonania: 45 dni po zakończeniu roku kalendarzowego objętego oceną.
c) bieżące konsultacje telefoniczne bądź mailowe.

2) Doradztwo w zakresie finansowo-ekonomicznym dotyczącym Projektu:
a) Konsultant przeprowadzi weryfikację analizy popytu na usługi wod.-kan. z uwzględnieniem zdolności mieszkańców do ponoszenia opłat za takie usługi (opierając się również na metodzie kalkulacji dochodu do dyspozycji na takie usługi jako procentu dochodu mieszkańców w niższych grupach dochodowych - z ang. affordability). Opracuje, przy współpracy z Zamawiającym, założenia taryfowe i uzasadnienia dla Burmistrza Gminy Brwinów, oraz zaproponuje mechanizmy wsparcia dla mieszkańców w przypadku przekroczenia progu affordability, a także wykona symulację oddziaływania implementacji takich mechanizmów na analizę finansową i ekonomiczną w Projekcie ze szczególnym uwzględnieniem wpływu na wysokość dofinansowania.
Termin wykonania: 3 miesiące licząc od daty wyznaczonej w poleceniu rozpoczęcia wykonywania usługi, które zostanie wydane przez Zamawiającego. Polecenie Zamawiającego zostanie wydane z zachowaniem co najmniej miesięcznego uprzedzenia oraz minimum cztery miesiące przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od zlecenia tego zadania bez konieczności podawania przyczyny (w postaci zaniechania wydania polecenia). Wówczas zadanie to nie będzie wchodziło w przedmiot zlecenia objętego Umową.

b) Konsultant wykona badanie Studium Wykonalności w zakresie analiz finansowych, kosztów i korzyści, wrażliwości i ryzyka /pod kątem zgodności z obowiązującymi Wytycznymi MRR/ poprzez porównanie stanu istniejącego (wynikającego z bieżącej realizacji Projektu) z pożądanym (określonym w zatwierdzonej dokumentacji aplikacyjnej). Określi krytyczne oraz kluczowe zapisy i wymagania. Opracuje listę niezbędnych zmian oraz zaleceń i działań jakie powinien podjąć Zamawiający dla utrzymania wymaganej zgodności realizowanego Projektu z założeniami dokumentacji aplikacyjnej w tym zapewnienia najkorzystniejszego poziomu dofinansowania.
Konsultant wykona również analizę uwag Jaspers /z Noty Działań Końcowych JASPERS/ przygotuje Zamawiającemu pisemne ustosunkowanie się do w/w Noty, zapewni pomoc przy wdrażaniu niezbędnych zaleceń. Przygotuje listę niezbędnych zmian do Studium Wykonalności, jeżeli zajdzie taka potrzeba.
Termin wykonania: dwa miesiące licząc od daty wyznaczonej w poleceniu rozpoczęcia wydanym przez Zamawiającego. Polecenie Zamawiającego zostanie wydane z zachowaniem co najmniej miesięcznego uprzedzenia oraz minimum cztery miesiące przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony.

3) Doradztwo odnośnie wypełniania zobowiązań wobec instytucji zewnętrznych:
Obowiązki Zamawiającego jako Beneficjenta środków pomocowych UE wobec instytucji zewnętrznych, związane z realizacją Projektu, zostały wskazane przede wszystkim w Studium Wykonalności, Wniosku o dofinansowanie, w zawartej Umowie o dofinansowanie oraz obowiązujących wytycznych i innych związanych dokumentach.
W szczególności Konsultant:
a) Na bieżąco przygotuje niezbędne zalecenia dla Zamawiającego celem utrzymania zgodności realizowanego projektu z założeniami Wniosku o dofinansowanie, Studium Wykonalności, umową o dofinansowanie oraz obowiązującymi wytycznymi i innymi związanymi dokumentami.
b) na bieżąco zapewni pomoc JRP w zakresie wypełnienia zobowiązań pokontrolnych.

4) Przygotowanie i prowadzenie szkoleń i kursów:
Konsultant przeszkoli pracowników Zamawiającego zaangażowanych w realizację Projektu (każdorazowo maksymalnie do 5 osób). Szkolenia przygotowane zostaną w formie wykładów i/lub warsztatów. Program będzie obejmował szkolenia z każdego z punktów zakresu podanego poniżej w formie uzgodnionej wcześniej z Zamawiającym:
a) szkolenie z obsługi MS Project i efektywnego wykorzystania przy realizacji projektu ( 2- dniowe z warsztatami),
b) szkolenie w zakresie metodologii analizy kosztów i korzyści na potrzeby Projektu ( 2 -dniowe z warsztatami),
c) przygotowanie JRP do audytu zewnętrznego ( 1-dniowe).
Konsultant jest zobowiązany do zorganizowania szkoleń w siedzibie Zamawiającego, zapewnienia odpowiedniej liczby materiałów szkoleniowych oraz urządzeń multimedialnych niezbędnych do prezentacji. Przy organizowaniu szkolenia z obsługi programu MS Project, należy wziąć pod uwagę, że Zamawiający dysponuje 3 komputerami przenośnymi z zainstalowanym programem MS Project, w związku z powyższym należy zapewnić na czas szkolenia sprzęt z oprogramowaniem dla pozostałych osób biorących udział w szkoleniu.
Termin wykonania: Szkolenia pracowników zostaną przeprowadzone w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, do końca 2012 r.
5) Przeliczenie luki finansowej na zakończenie Projektu
Na zakończenie Projektu Konsultant dokona aktualizacji analiz finansowych wraz z przeliczeniem luki finansowej i określeniem maksymalnej kwoty dofinansowania.
Termin wykonania: 2 miesiące przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków dla projektu. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony.

6) Pomoc JRP w przygotowaniu końcowego wniosku o płatność poprzez przygotowanie Raportu Końcowego Projektu.
Konsultant udzieli pomocy JRP przy sporządzeniu końcowego wniosku o płatność przygotowując Raport Końcowy Projektu. Raport jest formą podsumowania i rozliczenia zarówno finansowego jak i rzeczowego projektu wraz z analizą osiągniętych efektów ekologicznych, ekonomicznych oraz społecznych. Raport jest sporządzany w polskiej wersji językowej. Konsultant musi być gotowy do wprowadzenia ewentualnych uwag Zamawiającego, WFOŚiGW, MŚ, MRR oraz MF. Ponadto w przypadku uwag z Komisji Europejskiej oczekuje się, iż wymagane korekty zostaną wykonane przez i na koszt Konsultanta.
Należy przewidzieć konieczność ewentualnych spotkań wyjaśniających zespołu przygotowującego dokument z instytucjami zarządzającymi w ich siedzibach.
Termin wykonania: Raport Końcowy Projektu należy złożyć w terminie do 14 dni przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków dla Projektu. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony.

2. Wymagania odnośnie składania raportów.
1) Konsultant zobowiązany jest do składania następujących raportów:
- Raport z przeprowadzonej oceny wstępnej realizacji Projektu,
- Raport z przeprowadzonej oceny rocznej realizacji Projektu za 2012 r.,
- Raport z przeprowadzonej oceny rocznej realizacji Projektu za 2013 r.,
- Raporty kwartalne z postępu prac nad raportami rocznymi odrębnie za rok 2012 oraz za rok 2013,
- Raporty z przeprowadzonych szkoleń, sporządzone odrębnie dla każdego szkolenia,
- Raport z przeprowadzonej analizy Studium Wykonalności i uwag Jaspers,
- Raport z przeprowadzonej analizy popytu (pod warunkiem, iż ten element usługi będzie realizowany),
- Raport z przeprowadzonego przeliczenia luki finansowej na zakończenie Projektu,
- Raport Końcowy Projektu,.
- Raport Zakończenia,
- Raport Zakończenia Umowy.
2) Każdy raport powinien zaczynać się częścią ogólną, taką samą dla wszystkich raportów. W tej części powinien być przedstawiony krótki opis Umowy Konsultanta /forma i treść do uzgodnienia z Zamawiającym/ oraz rozdzielnik dokumentu.

3) Raport z przeprowadzonej oceny wstępnej - część merytoryczna powinna składać się z m.in. z następujących elementów:
a) Oceny stopnia zaawansowania realizacji projektu,
b) Analizy Procedur stosowanych w ramach Projektu wraz z propozycją zmian,
c) Analizy systemu księgowości wraz zaleceniami,
d) List sprawdzających do bieżącej kontroli,
e) Oceny kluczowych kwestii w ramach Projektu /w tym wynikających z Noty JASPERS,
f) Określenia ryzyk dla Projektu i sposobu zarządzania nimi,
g) Zaleceń dla Zamawiającego celem utrzymania zgodności realizowanego projektu z założeniami Wniosku o dofinansowanie, Studium Wykonalności, umową o dofinansowanie oraz obowiązującymi wytycznymi i innymi związanymi dokumentami.

4) Raport z przeprowadzonej oceny rocznej - część merytoryczna powinna składać się z m.in. z następujących elementów:
a) Oceny stopnia zaawansowania realizacji projektu,
b) Analiza ryzyka z uwzględnieniem upływu czasu od rozpoczęcia Projektu,
c) Wnioski i zalecenia dla JRP mające na celu zwiększenie efektywności działań, zmierzających do osiągnięcia założonych celów i trwałości Projektu,
d) Analiza płynności finansowej Projektu,
e) Zaleceń dla Zamawiającego celem utrzymania zgodności realizowanego projektu z założeniami Wniosku o dofinansowanie, Studium Wykonalności, umową o dofinansowanie oraz obowiązującymi wytycznymi i innymi związanymi dokumentami,
f) Ostateczny kształt Raportu będzie przedmiotem uzgodnień między stronami.

5) Raport z przeprowadzonego szkolenia jest sprawozdaniem z przeprowadzonego szkolenia i winien zawierać podstawowe informacje takie jak: miejsce i czas przeprowadzenia szkolenia, krótki opis zakresu i sposobu prowadzenia (wykład/warsztaty/ćwiczenia), dokumentację fotograficzną ze szkolenia, informację odnośnie wykładowcy, listę osób uczestniczących. Do raportu należy dołączyć materiały szkoleniowe przekazane uczestnikom ( jeśli takie były). Dla każdego szkolenia należy przedstawić osobny raport.

4) Raport z przeprowadzonej analizy Studium Wykonalności i uwag Jaspers powinien stanowić sprawozdanie z przeprowadzonych analiz. Raport powinien zawierać wszelkie przeprowadzone analizy, listy zaleceń i zmian wraz z podaniem i/lub załączeniem wykorzystywanych materiałów źródłowych na podstawie których je wykonano.

5) Raport z przeprowadzonej analizy popytu (w przypadku wykonywania tej części) powinien stanowić sprawozdanie z przeprowadzonej analizy. Raport powinien zawierać wszelkie założenia i przeprowadzone na potrzeby tego opracowania analizy, symulacje wraz z podaniem i/lub załączeniem wykorzystywanych materiałów źródłowych na podstawie których je wykonano.

6) Raport z przeprowadzonego przeliczenia luki finansowej na zakończenie Projektu powinien stanowić sprawozdanie z przeprowadzonej analizy. Raport powinien zawierać wszelkie założenia, obliczenia i przeprowadzone na potrzeby tego opracowania analizy (aktywne modele w programie Microsoft Excel z udostępnionymi Zamawiającemu formułami) wraz z podaniem i/lub załączeniem wykorzystywanych materiałów źródłowych na podstawie których je wykonano.

7) Raport Końcowy Projektu powinien mieć formę podsumowania i rozliczenia zarówno finansowego jak i rzeczowego projektu wraz z analizą osiągniętych efektów ekologicznych, ekonomicznych oraz społecznych.

8) Raport Zakończenia stanowi podsumowanie zrealizowanej umowy i powinien zawierać wskazanie rodzaju, sposobu, formy oraz dat świadczonych usług w zakresie pomocy technicznej.

9) Raport kwartalny powinien mieć formę sprawozdania z działań podejmowanych przez Konsultanta w danym kwartale niezbędnych dla przeprowadzenia oceny rocznej wraz ze wskazaniem bieżących zagrożeń i zaleceń dla JRP.

10) Terminy przekazywania i akceptacji raportów:
Raporty powinny być sporządzone przez Konsultanta i przesyłane do Zamawiającego w trybie jak określono poniżej.
a) Raport z przeprowadzonej oceny wstępnej należy przedstawić w terminie dwóch miesięcy licząc od dnia podpisania Umowy.
b) Raport z przeprowadzonej oceny rocznej należy przedstawić w terminie 45 dni od dnia zakończenia roku kalendarzowego objętego oceną.
c) Raport z przeprowadzonego szkolenia Konsultant zobowiązany jest przedstawić w terminie 7 dni po przeprowadzeniu szkolenia.
d) Raport z przeprowadzonej analizy Studium Wykonalności i uwag Jaspers należy przedstawić w terminie 2 miesięcy od daty wyznaczonej w poleceniu rozpoczęcia wydanym przez Zamawiającego.
e) Raport z przeprowadzonej analizy popytu (w przypadku wykonywania tej części) należy przedstawić w terminie 3 miesięcy od daty wyznaczonej w poleceniu rozpoczęcia wydanym przez Zamawiającego.
f) Raport z przeprowadzonego przeliczenia luki finansowej na zakończenie Projektu należy przedstawić w terminie 2 miesięcy przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków dla Projektu. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony.
g) Raport Końcowy Projektu należy złożyć w terminie do 14 dni przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków dla Projektu. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony.
h) Raport Zakończenia Konsultant zobowiązany jest przedstawić w terminie 14 dni po zakończeniu ostatniej części zamówienia.
i) Raport Kwartalny Konsultant zobowiązany jest przedstawić w terminie jednego miesiąca po zakończeniu kwartału.
Zamawiający w terminie 30 dni od przekazania każdego raportu powiadomi Wykonawcę o przyjęciu bądź odrzuceniu otrzymanego opracowania z podaniem przyczyny odrzucenia. W przypadku odrzucenia, Wykonawca w terminie 14 dni kalendarzowych przedłoży poprawiony dokument. Poprawiony dokument traktuje się jako nowo złożony i podlega on ponownej weryfikacji. Brak uwag w tym terminie uznaje się odebranie złożonego opracowania w terminie.
Niezależnie od powyższego dla Raportu Końcowego Projektu Konsultant zobowiązany będzie do wnoszenia poprawek zgłoszonych przez WFOŚiGW, MŚ, MRR oraz MF co może nastąpić w terminach późniejszych niż założone powyżej.
Ilość przekazywanych egzemplarzy
Konsultant powinien przekazywać raporty Zamawiającemu w 2 egzemplarzach w wersji drukowanej i elektronicznej. Cała korespondencja i dokumentacja będą sporządzane przez Konsultanta w języku polskim. Dokumenty w wersji elektronicznej dostarczane będą zgodnie pakietem Microsoft Office, a grafika w formacie JPG lub TIF.

3. Wymagania odnośnie pozostałych dokumentów
Każdy inny dokument, którego obowiązek sporządzenia będzie wynikać z Umowy, Konsultant przekaże Zamawiającemu w terminie wynikającym z Umowy lub ustalonym z Zamawiającym. Zamawiający w terminie 30 dni od przekazania każdego dokumentu powiadomi Konsultanta o przyjęciu bądź odrzuceniu otrzymanego opracowania z podaniem przyczyny odrzucenia. W przypadku odrzucenia, Konsultant w terminie 14 dni kalendarzowych przedłoży poprawiony dokument. Poprawiony dokument traktuje się jako nowo złożony i podlega on ponownej weryfikacji. Brak uwag w tym terminie uznaje się odebranie złożonego opracowania w terminie.
Konsultant powinien przekazywać wszelkie wymagane dokumenty Zamawiającemu w 2 egzemplarzach w wersji drukowanej i elektronicznej. Cała korespondencja i dokumentacja będą sporządzane przez Konsultanta w języku polskim w formatach jak dla raportów.

Kody CPV:
794110008 (Ogólne usługi doradcze w zakresie zarządzania)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
794120005 (Usługi doradcze w zakresie zarządzania finansami)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
805100002 (Usługi szkolenia specjalistycznego)

Kod trybu postepowania: PN

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Tak

nazwa programu UE:
Pomoc Techniczna dla Jednostki Realizującej Projekt Czyste Życie- kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie gminy Brwinów współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej.
Zamówienie jest częścią Projektu Funduszu Spójności nr POIS.01.01.00-00-122/09 Czyste Życie- kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie gminy Brwinów
realizowanego w ramach POIiŚ.

Nazwa wykonawcy: EKO-KONSULTING-CONSECO-BBM-DESIGN S.A.

Adres pocztowy wykonawcy: ul. Wiedeńska 114

Miejscowość: Kraków

Kod pocztowy: 30-147

ID województwa: 5

Województwo / kraj: małopolskie

Data udzielenie zamówienia: 23/04/2012

Liczba ofert: 14

Liczba odrzuconych ofert: 8

Szacunkowa wartość zamówienia: 492000,00

Cena wybranej oferty: 124230,00

Cena minimalna: 84100,00

Cena maksymalna: 540000,00

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

Podobne przetargi