10056 / 2016-01-14 - Inny: Instytut Badawczy / Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera (Łódź)

Zorganizowanie i obsługa 2,5 - dniowej międzynarodowej konferencji naukowej w dniach 19-21 maja 2016 roku

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa 2,5 dniowej międzynarodowej konferencji naukowej w Łodzi w dniach 19-21 maja 2016 roku.W następującym zakresie zapewnienie sal konferencyjnych przygotowanych do przeprowadzenia wykładów oraz zapewnienie usługi cateringowej.Termin realizacji: Łódź, w dniach 19-21 maja 2016 roku. Warunki realizacji:Konferencja zostanie zorganizowana w hotelu o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym, zlokalizowanym w centrum Łodzi, z możliwością dojazdu środkami komunikacji publicznej z dworca Łódź Kaliska oraz Lotniska im Wł. Reymonta. Obsługa hotelowa będzie posługiwała się poza językiem polskim również biegle językiem angielskim. Wykonawca zarezerwuje co najmniej 40 pokoi jednoosobowych z łazienkami i śniadaniami dla uczestników konferencji /pokoje opłacą uczestnicy konferencji/, a Zamawiający nie poniesie z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów; rezerwacja potrwa co najmniej do 31 marca 2016 r. Wykonawca zapewni przynajmniej kilkanaście miejsc parkingowych dla uczestników i organizatorów konferencji na terenie należącym do hotelu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy uczestników konferencji najpóźniej na 7 dni roboczych przed terminem konferencji.Wykonawca przyjedzie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby Zamawiającego tj. Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, przy ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8 celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania z wyznaczoną osobą po stronie Zamawiającego wszelkich działań w każdym z aspektów organizacji konferencji. W dniach, kiedy będzie odbywać się konferencja, Wykonawca zapewni nieodpłatną szatnię - miejsce, w którym każdy z uczestników będzie mógł zostawić okrycie wierzchnie - wieszak dla każdego uczestnika w miejscu organizacji konferencji. W dniach 19-20 maja wykonawca zapewni miejsce na całodzienną sesję plakatową /11:00-18:30/ - preferowane miejsce: sala lub korytarz, z możliwością ustawienia 10 dwustronnych stojaków o wymiarach około 100x150 cm. Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników i organizatorów, sale konferencyjne, parking samochodowy, szatnię oraz miejsce na sesję plakatową na terenie jednego obiektu. Sale konferencyjne zapewnione przez Wykonawcę muszą spełniać następujące warunki: w dniach 19 i 20 maja w godzinach 9:00-11:00 oraz w dniu 19 maja w godzinach popołudniowych na jedną godzinę zegarową Wykonawca zapewni salę konferencyjną, która pomieści około 150 osób jednocześnie /miejsca siedzące/ o powierzchni około 150m2, w dniach 19-20 maja w godzinach 10:00-17:30 oraz w dniu 21 maja w godzinach 9:00-13:00 Wykonawca zapewni dwie sale konferencyjne mieszczące około 70 osób o powierzchni około 90m2 każda. Wszystkie sale będą wyposażone w sprzęt multimedialny /rzutnik, ekran do rzutnika, komputer z oprogramowaniem Microsoft Windows oraz Microsoft Office, mikrofon, flipchart lub tablicę sucho ścieralną, dostęp do internetu/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. wszystkie sale będą klimatyzowane. W oknach sal, gdzie będzie odbywać się obrady będą zainstalowane rolety. każda sala będzie zaopatrzona w minimum 8 butelek wody mineralnej niegazowanej o pojemności minimum 0,2-0,25l podczas każdej sesji naukowej /planowane jest łącznie 14 sesji/ oraz minimum 2 butelki na każdym z trzech wykładów
W dniach 19-21 maja przygotowane zostaną: każdego dnia lunch oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - /przykładowe menu opisane poniżej/ - tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki. W ramach ciągłej przerwy kawowej dla uczestników przygotowane zostaną: napoje /kawa, herbata, woda, soki/ oraz dodatki do napojów: cukier, plasterki cytryny i mleko do kawy w ilości nieograniczonej oraz ciastka i owoce różnego rodzaju. Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców. Lunch zostanie podany w formie szwedzkiego stołu, wg szczegółowej specyfikacji ustalonej między Zamawiającym a Wykonawcą najpóźniej do 30.04.2016 roku. w czasie lunchu Wykonawca zapewni miejsca siedzące dla wszystkich uczestników konferencji jednocześnie. Menu lunchowe powinno być złożone z dwóch dań /zupy + dania głównego i kompotu/soku ze świeżych owoców/ oraz deseru. Każdego dnia konferencji powinny być przygotowane jednocześnie do wyboru minimum cztery różne zestawy obiadowe, w tym dwie zupy i dwa dania główne bezmięsne każdego dnia, zestawy w ciągu trwania szkolenia nie mogą się powtarzać, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Miejsce przygotowania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie co konferencja. Wykonawca jest zobowiązany ustalić każde menu z Zamawiającym. Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się konferencje, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, zastawa będzie elegancka /wyklucza się talerze plastikowe bądź papierowe oraz plastikowe sztućce/, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy będą mogli zjeść lunch w tym samym czasie. Zostanie zapewnione dla wszystkich uczestników miejsce siedzące przy stole.Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia:Zupy:Zupa serowa z wędzonym łososiem. Zupa-krem warzywny z grzankami. Danie główne:Rolada z piersi z kurczaka ze szpinakiem i serem feta. naleśniki z farszem warzywnym Dodatki do dania głównego: Opiekane ziemniaki, frytki, kopytka, surówki, gotowane warzywa. Deser: Ciasta: biszkopt, sernik. Sałatka owocowa. Obsługa techniczna konferencji:
Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji konferencji w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. Wykonawca zapewni obecność obsługi hotelowej, tj: recepcjonistów oraz managera konferencji/osoby wyznaczonej do opieki nad wydarzeniem przez cały czas trwania konferencji

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 10056

Data publikacji: 2016-01-14

Nazwa:
Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera

Ulica: ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8

Numer domu: 8

Miejscowość: Łódź

Kod pocztowy: 91-348

Województwo / kraj: łódzkie

Numer telefonu: 42 6314533

Numer faxu: 42 6314573

Adres strony internetowej: www.imp.lodz.pl

Regon: 00028853800000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytut Badawczy

Inny rodzaj zamawiającego: Instytut Badawczy

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zorganizowanie i obsługa 2,5 - dniowej międzynarodowej konferencji naukowej w dniach 19-21 maja 2016 roku

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa 2,5 dniowej międzynarodowej konferencji naukowej w Łodzi w dniach 19-21 maja 2016 roku.W następującym zakresie zapewnienie sal konferencyjnych przygotowanych do przeprowadzenia wykładów oraz zapewnienie usługi cateringowej.Termin realizacji: Łódź, w dniach 19-21 maja 2016 roku. Warunki realizacji:Konferencja zostanie zorganizowana w hotelu o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym, zlokalizowanym w centrum Łodzi, z możliwością dojazdu środkami komunikacji publicznej z dworca Łódź Kaliska oraz Lotniska im Wł. Reymonta. Obsługa hotelowa będzie posługiwała się poza językiem polskim również biegle językiem angielskim. Wykonawca zarezerwuje co najmniej 40 pokoi jednoosobowych z łazienkami i śniadaniami dla uczestników konferencji /pokoje opłacą uczestnicy konferencji/, a Zamawiający nie poniesie z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów; rezerwacja potrwa co najmniej do 31 marca 2016 r. Wykonawca zapewni przynajmniej kilkanaście miejsc parkingowych dla uczestników i organizatorów konferencji na terenie należącym do hotelu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy uczestników konferencji najpóźniej na 7 dni roboczych przed terminem konferencji.Wykonawca przyjedzie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby Zamawiającego tj. Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, przy ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8 celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania z wyznaczoną osobą po stronie Zamawiającego wszelkich działań w każdym z aspektów organizacji konferencji. W dniach, kiedy będzie odbywać się konferencja, Wykonawca zapewni nieodpłatną szatnię - miejsce, w którym każdy z uczestników będzie mógł zostawić okrycie wierzchnie - wieszak dla każdego uczestnika w miejscu organizacji konferencji. W dniach 19-20 maja wykonawca zapewni miejsce na całodzienną sesję plakatową /11:00-18:30/ - preferowane miejsce: sala lub korytarz, z możliwością ustawienia 10 dwustronnych stojaków o wymiarach około 100x150 cm. Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników i organizatorów, sale konferencyjne, parking samochodowy, szatnię oraz miejsce na sesję plakatową na terenie jednego obiektu. Sale konferencyjne zapewnione przez Wykonawcę muszą spełniać następujące warunki: w dniach 19 i 20 maja w godzinach 9:00-11:00 oraz w dniu 19 maja w godzinach popołudniowych na jedną godzinę zegarową Wykonawca zapewni salę konferencyjną, która pomieści około 150 osób jednocześnie /miejsca siedzące/ o powierzchni około 150m2, w dniach 19-20 maja w godzinach 10:00-17:30 oraz w dniu 21 maja w godzinach 9:00-13:00 Wykonawca zapewni dwie sale konferencyjne mieszczące około 70 osób o powierzchni około 90m2 każda. Wszystkie sale będą wyposażone w sprzęt multimedialny /rzutnik, ekran do rzutnika, komputer z oprogramowaniem Microsoft Windows oraz Microsoft Office, mikrofon, flipchart lub tablicę sucho ścieralną, dostęp do internetu/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. wszystkie sale będą klimatyzowane. W oknach sal, gdzie będzie odbywać się obrady będą zainstalowane rolety. każda sala będzie zaopatrzona w minimum 8 butelek wody mineralnej niegazowanej o pojemności minimum 0,2-0,25l podczas każdej sesji naukowej /planowane jest łącznie 14 sesji/ oraz minimum 2 butelki na każdym z trzech wykładów
W dniach 19-21 maja przygotowane zostaną: każdego dnia lunch oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - /przykładowe menu opisane poniżej/ - tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki. W ramach ciągłej przerwy kawowej dla uczestników przygotowane zostaną: napoje /kawa, herbata, woda, soki/ oraz dodatki do napojów: cukier, plasterki cytryny i mleko do kawy w ilości nieograniczonej oraz ciastka i owoce różnego rodzaju. Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców. Lunch zostanie podany w formie szwedzkiego stołu, wg szczegółowej specyfikacji ustalonej między Zamawiającym a Wykonawcą najpóźniej do 30.04.2016 roku. w czasie lunchu Wykonawca zapewni miejsca siedzące dla wszystkich uczestników konferencji jednocześnie. Menu lunchowe powinno być złożone z dwóch dań /zupy + dania głównego i kompotu/soku ze świeżych owoców/ oraz deseru. Każdego dnia konferencji powinny być przygotowane jednocześnie do wyboru minimum cztery różne zestawy obiadowe, w tym dwie zupy i dwa dania główne bezmięsne każdego dnia, zestawy w ciągu trwania szkolenia nie mogą się powtarzać, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Miejsce przygotowania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie co konferencja. Wykonawca jest zobowiązany ustalić każde menu z Zamawiającym. Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się konferencje, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, zastawa będzie elegancka /wyklucza się talerze plastikowe bądź papierowe oraz plastikowe sztućce/, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy będą mogli zjeść lunch w tym samym czasie. Zostanie zapewnione dla wszystkich uczestników miejsce siedzące przy stole.Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia:Zupy:Zupa serowa z wędzonym łososiem. Zupa-krem warzywny z grzankami. Danie główne:Rolada z piersi z kurczaka ze szpinakiem i serem feta. naleśniki z farszem warzywnym Dodatki do dania głównego: Opiekane ziemniaki, frytki, kopytka, surówki, gotowane warzywa. Deser: Ciasta: biszkopt, sernik. Sałatka owocowa. Obsługa techniczna konferencji:
Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji konferencji w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. Wykonawca zapewni obecność obsługi hotelowej, tj: recepcjonistów oraz managera konferencji/osoby wyznaczonej do opieki nad wydarzeniem przez cały czas trwania konferencji

Kody CPV:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 21/05/2016

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

Zaliczka: Nie

Uprawnienia: oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

Wiedza i doświadczenie: oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

Potencjał techniczny: oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia: oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

Sytuacja ekonomiczna: oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 90

Nazwa kryterium 2:
ilość zorganizowanych konferencji,w tym zapewnienie usługi cateringowej dla min100osób każda w okr. 3 lat przed upływem terminu składania ofert

Znaczenie kryterium 2: 10

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.imp.lodz.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Instytut Medycyny Pracy w Łodzi, ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus Nr 8 w pokoju 384

Data składania wniosków, ofert: 22/01/2016

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Instytut Medycyny Pracy w Łodzi, ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus Nr 8 w pokoju 81 - Kancelaria Główna

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zamówienie współfinansowane ze środków funduszy norweskich w ramach Programu Polsko-Norweska Współpraca Badawcza realizowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi