160150 / 2009-05-21 - Inny: Państwowa osoba prawna / Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (Warszawa)

Usługi archiwizacji dokumentów i archiwizacji elektronicznych nośników danych

Opis zamówienia

1.Przedmiot zamówienia obejmuje cykliczną, zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego, usługę w zakresie archiwizacji dokumentów oraz usługę w zakresie archiwizacji elektronicznych nośników danych dla Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
1)Zakres archiwizacji dokumentacji obejmuje:
a)archiwizację (porządkowanie zgodnie z wymogami dostosowanymi do kategorii archiwalnych) dokumentacji,
b)przeprowadzanie czynności polegających na zabezpieczeniu stanu dokumentacji ((osuszania, odgrzybiania, przepakowania może wymagać 15% dokumentacji nieuporządkowanej),
c)przechowywanie dokumentacji oraz jej elektronicznego obrazu, a także ewidencjonowanie dokumentacji,
d)udostępnianie dokumentacji Zamawiającemu, na każde jego żądanie,
e)brakowanie dokumentacji,
f)skanowanie dokumentacji zgromadzonej w oryginale w wersji papierowej, z możliwością dostępu do obrazu elektronicznego,
g)przejmowanie dokumentacji z miejsc wskazanych przez Zamawiającego (z siedziby Zamawiającego lub miejsc przez niego wskazanych na terenie co najmniej 3 województw).
2)Zakres archiwizacji elektronicznych nośników danych obejmuje:
a)przejmowanie nośników od Zamawiającego, w zależności od jego bieżących potrzeb. Nośniki powinny byś transportowane w pojemnikach (kasetach) dedykowanych dla danego typu nośników, zapewniających zabezpieczenie w/w nośników przed uszkodzeniem mechanicznym oraz oddziaływaniem czynników zewnętrznych środowiska (woda, promieniowanie UV, kurz). Nośniki powinny być transportowane w temperaturze i wilgotności umożliwiającej ich późniejszy poprawny odczyt,
b)przechowywanie nośników,
c)udostępnianie nośników Zamawiającemu.
3)Dokumentacja jest typowego formatu A4 na papierze biurowym, kartki połączone zszywkami lub spinaczami, przechowywane w koszulkach i teczkach lub w segregatorach.
4)Zamawiający w trakcie realizacji umowy może nie skorzystać ze wszystkich wymaganych czynności.
5)Wszelkie czynności archiwizacyjne odbywać się będą w siedzibie Wykonawcy
6)Ewentualna kategoria A będzie przekazana do siedziby Zamawiającego.
7)W obecnej chwili Zamawiający posiada 2 547,5 mb zarchiwizowanej dokumentacji uporządkowanej, kategorii B10 i B5 oraz dokumentacji podlegającej uporządkowaniu w ilości około 254 mb, w większości kategorii B. Zamawiający na obecną chwilę nie jest w stanie określić bieżącego przyrostu dokumentacji.
8)Wykonawca zapewni maksymalną powierzchnię wystarczającą do przechowywania łącznie do 4 000 mb akt.
9)Przekazywanie dokumentacji będzie odbywało się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym wymienione będą numery przejmowanych/przekazywanych pudeł archiwalnych. Załącznikiem do protokołu będzie szczegółowy spis zdawczo- odbiorczy, określający zawartość poszczególnych pudeł archiwizacyjnych.
10)Dokumentacja nieuporządkowana przekazana będzie na podstawie protokołu określającego wyłącznie stan ilościowy ( mb) dokumentacji.
11)Zamawiający zamierza archiwizować elektroniczne nośniki danych typu:
a)płyty CD, CD - RW, DVD +R/RW o wymiarach142x124x10 mm - maksymalnie 25 szt.
b)taśmy magnetyczne LTO (Linear Tape Open: LTO1, LTO2, LTO3, LTO4) - maksymalnie 10 szt.
12)Przechowując dokumentację i elektroniczne nośniki danych Wykonawca zobowiązuje się:
a)zapewnić optymalne warunki przechowywania dokumentacji spełniające wymogi obowiązujących przepisów archiwalnych,
b)zapewnić odpowiedni sejf lub szafę na elektroniczne nośniki danych, posiadające atest odporności ogniowej oraz odporności na oddziaływanie silnego pola magnetycznego, umożliwiające poprawny odczyt nośników elektronicznych,
c)zabezpieczyć przed zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych,
d)zatrudnić przy obsłudze wykwalifikowany personel.
13)Czynności obejmujące ewidencjonowanie to:
a)prowadzenie ewidencji przechowywanej dokumentacji i elektronicznych nośników danych,
b)rejestrowanie pudeł z dokumentacją i oznaczanie ich w sposób umożliwiający określenie ich położenia w magazynie,
c)kontrolowanie wypożyczeń i zwrotów dokumentacji i elektronicznych nośników danych.
14)Wykonawca zobowiązuje się do umożliwienia Zamawiającemu dostępu do korzystania z dokumentacji i elektronicznych nośników danych poprzez:
a)dostarczenie Zamawiającemu wskazanej przez niego dokumentacji i elektronicznych nośników danych,
b)udostępnienie dokumentacji i nośników w miejscu przechowywania, zapewniając możliwość skorzystania z komputera, skanera, kserokopiarki,
c)odbiór dokumentacji i nośników przez Zamawiającego bezpośrednio z miejsca przechowywania,
d)przesłanie Zamawiającemu drogą elektroniczną lub faksem kopii wskazanej dokumentacji.
15)Nie jest możliwe precyzyjne określenie częstotliwości udostępnień. Wynika to z bieżących potrzeb Zamawiającego. Średnia miesięczna liczba zleceń od 1 do 4, liczba zamawianych jednostek od 6 do 30 (teczek lub pudeł lub segregatorów).
16)W odniesieniu do dokumentacji podlegającej brakowaniu Wykonawca zobowiązuje się do:
a)informowania Zamawiającego o upływie terminu przechowywania dokumentacji,
b)przygotowania dokumentacji do brakowania,
c)przeprowadzenia brakowania dokumentacji,
d)doradztwa w przeprowadzeniu formalnej procedury uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji,
e)zniszczenia dokumentacji,
f)potwierdzenia przeprowadzenia brakowania.
17)Wykonawca przeprowadzi skanowanie dokumentacji wskazanej przez Zamawiającego, we własnej siedzibie lub miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
18)Wykonawca zachowa elektroniczne obrazy skanowanej dokumentacji i udostępni je na każde żądanie Zamawiającego.
19)Wykonawca zobowiązany będzie do odbioru, przepakowania i transportu dokumentów z siedziby Zamawiającego oraz od poprzedniego Wykonawcy do miejsca przechowywania własnym staraniem i na własny koszt (w ramach realizacji przedmiotu zamówienia).
20)Wykonawca zobowiązany będzie w ramach realizacji przedmiotu zamówienia do zapewnienia odpowiedniej ilości pustych pudeł archiwizacyjnych, których koszt ujęty będzie w cenie realizacji przedmiotu zamówienia.
21)Zamawiający staje się właścicielem pudeł archiwizacyjnych, o których mowa w pkt 20.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 160150

Data publikacji: 2009-05-21

Nazwa: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

Ulica: Pańska 81/83

Numer domu: 81

nr_miesz: 83

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-834

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: (022) 432 80 80

Numer faxu: (022) 432 86 20

Adres strony internetowej: www.parp.gov.pl

Regon: 01718109500000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Państwowa osoba prawna

Inny rodzaj zamawiającego: Państwowa osoba prawna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi archiwizacji dokumentów i archiwizacji elektronicznych nośników danych

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.Przedmiot zamówienia obejmuje cykliczną, zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego, usługę w zakresie archiwizacji dokumentów oraz usługę w zakresie archiwizacji elektronicznych nośników danych dla Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
1)Zakres archiwizacji dokumentacji obejmuje:
a)archiwizację (porządkowanie zgodnie z wymogami dostosowanymi do kategorii archiwalnych) dokumentacji,
b)przeprowadzanie czynności polegających na zabezpieczeniu stanu dokumentacji ((osuszania, odgrzybiania, przepakowania może wymagać 15% dokumentacji nieuporządkowanej),
c)przechowywanie dokumentacji oraz jej elektronicznego obrazu, a także ewidencjonowanie dokumentacji,
d)udostępnianie dokumentacji Zamawiającemu, na każde jego żądanie,
e)brakowanie dokumentacji,
f)skanowanie dokumentacji zgromadzonej w oryginale w wersji papierowej, z możliwością dostępu do obrazu elektronicznego,
g)przejmowanie dokumentacji z miejsc wskazanych przez Zamawiającego (z siedziby Zamawiającego lub miejsc przez niego wskazanych na terenie co najmniej 3 województw).
2)Zakres archiwizacji elektronicznych nośników danych obejmuje:
a)przejmowanie nośników od Zamawiającego, w zależności od jego bieżących potrzeb. Nośniki powinny byś transportowane w pojemnikach (kasetach) dedykowanych dla danego typu nośników, zapewniających zabezpieczenie w/w nośników przed uszkodzeniem mechanicznym oraz oddziaływaniem czynników zewnętrznych środowiska (woda, promieniowanie UV, kurz). Nośniki powinny być transportowane w temperaturze i wilgotności umożliwiającej ich późniejszy poprawny odczyt,
b)przechowywanie nośników,
c)udostępnianie nośników Zamawiającemu.
3)Dokumentacja jest typowego formatu A4 na papierze biurowym, kartki połączone zszywkami lub spinaczami, przechowywane w koszulkach i teczkach lub w segregatorach.
4)Zamawiający w trakcie realizacji umowy może nie skorzystać ze wszystkich wymaganych czynności.
5)Wszelkie czynności archiwizacyjne odbywać się będą w siedzibie Wykonawcy
6)Ewentualna kategoria A będzie przekazana do siedziby Zamawiającego.
7)W obecnej chwili Zamawiający posiada 2 547,5 mb zarchiwizowanej dokumentacji uporządkowanej, kategorii B10 i B5 oraz dokumentacji podlegającej uporządkowaniu w ilości około 254 mb, w większości kategorii B. Zamawiający na obecną chwilę nie jest w stanie określić bieżącego przyrostu dokumentacji.
8)Wykonawca zapewni maksymalną powierzchnię wystarczającą do przechowywania łącznie do 4 000 mb akt.
9)Przekazywanie dokumentacji będzie odbywało się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym wymienione będą numery przejmowanych/przekazywanych pudeł archiwalnych. Załącznikiem do protokołu będzie szczegółowy spis zdawczo- odbiorczy, określający zawartość poszczególnych pudeł archiwizacyjnych.
10)Dokumentacja nieuporządkowana przekazana będzie na podstawie protokołu określającego wyłącznie stan ilościowy ( mb) dokumentacji.
11)Zamawiający zamierza archiwizować elektroniczne nośniki danych typu:
a)płyty CD, CD - RW, DVD +R/RW o wymiarach142x124x10 mm - maksymalnie 25 szt.
b)taśmy magnetyczne LTO (Linear Tape Open: LTO1, LTO2, LTO3, LTO4) - maksymalnie 10 szt.
12)Przechowując dokumentację i elektroniczne nośniki danych Wykonawca zobowiązuje się:
a)zapewnić optymalne warunki przechowywania dokumentacji spełniające wymogi obowiązujących przepisów archiwalnych,
b)zapewnić odpowiedni sejf lub szafę na elektroniczne nośniki danych, posiadające atest odporności ogniowej oraz odporności na oddziaływanie silnego pola magnetycznego, umożliwiające poprawny odczyt nośników elektronicznych,
c)zabezpieczyć przed zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych,
d)zatrudnić przy obsłudze wykwalifikowany personel.
13)Czynności obejmujące ewidencjonowanie to:
a)prowadzenie ewidencji przechowywanej dokumentacji i elektronicznych nośników danych,
b)rejestrowanie pudeł z dokumentacją i oznaczanie ich w sposób umożliwiający określenie ich położenia w magazynie,
c)kontrolowanie wypożyczeń i zwrotów dokumentacji i elektronicznych nośników danych.
14)Wykonawca zobowiązuje się do umożliwienia Zamawiającemu dostępu do korzystania z dokumentacji i elektronicznych nośników danych poprzez:
a)dostarczenie Zamawiającemu wskazanej przez niego dokumentacji i elektronicznych nośników danych,
b)udostępnienie dokumentacji i nośników w miejscu przechowywania, zapewniając możliwość skorzystania z komputera, skanera, kserokopiarki,
c)odbiór dokumentacji i nośników przez Zamawiającego bezpośrednio z miejsca przechowywania,
d)przesłanie Zamawiającemu drogą elektroniczną lub faksem kopii wskazanej dokumentacji.
15)Nie jest możliwe precyzyjne określenie częstotliwości udostępnień. Wynika to z bieżących potrzeb Zamawiającego. Średnia miesięczna liczba zleceń od 1 do 4, liczba zamawianych jednostek od 6 do 30 (teczek lub pudeł lub segregatorów).
16)W odniesieniu do dokumentacji podlegającej brakowaniu Wykonawca zobowiązuje się do:
a)informowania Zamawiającego o upływie terminu przechowywania dokumentacji,
b)przygotowania dokumentacji do brakowania,
c)przeprowadzenia brakowania dokumentacji,
d)doradztwa w przeprowadzeniu formalnej procedury uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji,
e)zniszczenia dokumentacji,
f)potwierdzenia przeprowadzenia brakowania.
17)Wykonawca przeprowadzi skanowanie dokumentacji wskazanej przez Zamawiającego, we własnej siedzibie lub miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
18)Wykonawca zachowa elektroniczne obrazy skanowanej dokumentacji i udostępni je na każde żądanie Zamawiającego.
19)Wykonawca zobowiązany będzie do odbioru, przepakowania i transportu dokumentów z siedziby Zamawiającego oraz od poprzedniego Wykonawcy do miejsca przechowywania własnym staraniem i na własny koszt (w ramach realizacji przedmiotu zamówienia).
20)Wykonawca zobowiązany będzie w ramach realizacji przedmiotu zamówienia do zapewnienia odpowiedniej ilości pustych pudeł archiwizacyjnych, których koszt ujęty będzie w cenie realizacji przedmiotu zamówienia.
21)Zamawiający staje się właścicielem pudeł archiwizacyjnych, o których mowa w pkt 20.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/07/2011

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia Wadium.

opis_war:
1.O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1)posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2)posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym
i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, tj.:
a)w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonali co najmniej co najmniej 2 podobne usługi odpowiadające rodzajem przedmiotowi zamówienia (tj. archiwizacji dokumentów oraz usług w zakresie archiwizacji elektronicznych nośników danych),
oraz
b)dysponują minimum 3 osobami do realizacji przedmiotu zamówienia, z których:
- każda posiada przynajmniej 2-letnie doświadczenie w archiwizacji dokumentów i archiwizacji elektronicznych nośników danych,
- co najmniej 2 posiadają odpowiednie kwalifikacje zawodowe tj. ukończyły kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia.

3)znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
4)nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2.W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek określony w ust. 1 pkt 4), muszą spełnić wszyscy Wykonawcy, a warunki określone w ust. 1 pkt 1) - 3) muszą zostać spełnione przez wszystkich Wykonawców łącznie.

inf_osw:
W celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w ust. 1 Wykonawca ma obowiązek złożyć następujące dokumenty:
1)aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich.
2)wypełnione i podpisane oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich.
3)wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie usług, potwierdzających spełnianie warunku zawartego w ust. 1 pkt 2) lit. a) z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokumenty te składa przynajmniej jeden z nich.
4)wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia i którymi dysponuje lub będzie dysponować wykonawca wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, potwierdzającymi spełnianie warunku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2) lit. b). Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokumenty te składa co najmniej jeden z nich
4.Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 1) składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
5.Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 4 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.
6.Dokumenty, o których mowa w ust. 4 i 5 powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
7.Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.
8.Wymagane dokumenty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, które powinno być przedstawione w oryginale.
9.Ocena spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana metodą - spełnia, -nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w dokumentach, o których mowa powyżej.

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.parp.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
ul.Pańska 81/83
00-834 Warszawa

Data składania wniosków, ofert: 28/05/2009

Godzina składania wniosków, ofert: 10:30

Miejsce składania:
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
ul.Pańska 81/83
00-834 Warszawa
Kancelaria I pietro

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Kody CPV:
799951006 (Usługi archiwizacyjne)

Podobne przetargi