51506 / 2015-03-09 - Administracja samorządowa / Gmina Biłgoraj (Biłgoraj)

Oryginalny tusz C13T07U240 (nr 407) Niebieski marki Epson

Cena: 138.99 PLN

Organizacja uczestnictwa w targach gospodarczych oraz międzynarodowej konferencji w ramach realizacji projektu pn.: System promocji i informacji gospodarczej w Gminie Biłgoraj.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja uczestnictwa w targach gospodarczych oraz międzynarodowej konferencji w ramach realizacji projektu pn.: System promocji i informacji gospodarczej w Gminie Biłgoraj:

Zakres zamówienia obejmuje organizację wyjazdu na:
1.Międzynarodową Konferencję w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego
2.Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA
3.Międzynarodowe Targi GREENPOWER 2015

Ad. 1.
Międzynarodowa Konferencja w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego
Przedmiot zamówienia obejmuje:
1)Zapewnienie transportu uczestników,
2)Zapewnienie noclegów dla uczestników
3)Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
4)Opracowanie harmonogramu pobytu

Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej:
Miejsce: Krasiczyn
Wydarzenie: Międzynarodowa Konferencja w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego
Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 27.03.2015 r.
Liczba uczestników: 14 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego)

UCZESTNICY:
W wyjeździe weźmie udział 14 osób pełnoletnich (w tym max. 4 opiekunów ze strony Zamawiającego). Uczestnikami wyjazdu będą przedstawiciele firm z terenu gminy Biłgoraj. Wybór uczestników wyjazdu w ilości 14 osób leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego, tj. zmniejszenia liczby osób biorących udział w wyjeździe, z powodów których Zamawiający nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę.

Uwaga:
W przypadku niedotrzymania jakiegokolwiek terminu przez uczestnika grupy, ustalonego przez Zamawiającego (np. terminu dostarczenia, uzupełnienia dokumentów), Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z danego uczestnika i zakwalifikowania kolejnej osoby
z listy rezerwowej. Rezygnacja uczestnika grupy z wyjazdu powoduje powstanie zobowiązania do pokrycia pełnych kosztów udziału w wyjeździe przez uczestnika wyjazdu. Warunku zwrotu kosztów w wyniku rezygnacji uczestnika nie stosuje się, gdy rezygnacja powstała z przyczyn niezależnych od uczestnika, których nie mógł wcześniej przewidzieć lub w wyniku następstw nieszczęśliwych wypadków.

ZADANIA WYKONAWCY:
Zapewnienie transportu uczestników: transport drogowy
Wykonawca zapewni transport uczestników wyjazdu 14 osób (w tym max. 4 opiekunów ze strony Zamawiającego):
Biłgoraj - Krasiczyn w dniu 26.03.2015 r.,
Krasiczyn - Biłgoraj w dniu 27.03.2015 r.
Uwaga:
Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaże Wykonawcy informację o miejscu i godzinie zbiórki
w Biłgoraju, tak aby umożliwić uczestnikom swobodne dotarcie do umówionego miejsca. Wykonawca zorganizuje przejazdy własnym lub udostępnionym przez firmę przewozową autokarem lub busem z ilością miejsc gwarantującą jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób. Autokar, bus musi posiadać m.in. klimatyzację, być w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty. Rok produkcji autokaru, busa nie wcześniej niż rok 2012. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się do:
a)podstawienia autokaru, busu sprawnego technicznie, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w niniejszym OPZ zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy, kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie,
b)podstawienia autokaru, busu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o czystość autokaru, busu podczas podróży.

Należy przekalkulować koszty wynajęcia autokaru, busu i przewozu grupy
z uwzględnieniem przewozu grupy uczestników liczącej 14 osób w dniu wyjazdu z miejsca zbiórki w Biłgoraju do Krasiczyna, wliczając w to koszty dodatkowego wynagrodzenia kierowcy (dniówki) i pozostałe koszty (np. postoju, parkingu).

Ponadto:
Wykonawca zapewni transport bagażu uczestników, bez narażenia na kradzież lub uszkodzenie.

Zapewnienie noclegów dla uczestników
Wykonawca zapewnia 1 nocleg x 14 osób w obiekcie hotelowym w Zespole Zamkowo Pałacowym w Krasiczynie, w pokojach do 2-osobowego wykorzystania z łazienkami wyposażonymi w natryski i WC. Każdy uczestnik targów wraz z noclegiem otrzyma 26 marca obiad i kolację oraz 27 marca śniadanie i obiad. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy. Wykonawca dokona rezerwacji hotelu.
Hotel powinien posiadać:
przechowalnię bagażu,
dostęp do Internetu (wi-fi)

Uwaga:
Dodatkowo w ramach zakwaterowania:
Wykonawca dokona opłaty klimatycznej za wszystkich uczestników wyjazdu, jeżeli wymagać tego będzie lokalizacja ośrodka,
Wykonawca zapewni odpowiednią jakość bazy dostosowaną do liczby uczestników konferencji,
Wykonawca winien zapewnić uczestnikom warunki pobytu w oparciu o zasady BHP.

Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
konferencji.

Bilety wejściowe
Wykonawca zapewni bilety wejścia na Konferencję oraz wydarzenia towarzyszące Międzynarodowej Konferencji w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego, dla wszystkich uczestników wyjazdu (14 osób).
Wykonawca zapewni ubezpieczenie wszystkich uczestników wyjazdu tj. 14 osób.

Opracowanie harmonogramu pobytu
Harmonogram pobytu z uwzględnieniem miejsca noclegu, organizacją transportu, posiłków, wejścia na konferencję i czasu wolnego dla uczestników wyjazdu, opracowany w zgodzie z powyższymi założeniami przedstawi Wykonawca przed podpisaniem umowy.

Uwaga:
Czas wolny dla uczestników wyjazdu oznacza czas wolny od zorganizowanego posiłku i transportu, przy czym organizacja czasu wolnego uczestników wyjazdu nie stanowi przedmiotu zamówienia i jest wyłączona z oferty. Każdy uczestnik będzie pokrywał koszty organizacji czasu wolnego we własnym zakresie.

Dodatkowe informacje i wymagania dotyczące organizacji konferencji:
a) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania konferencji) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem harmonogramu spotkań.
b) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, opiekunów.
c) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji i pełnej koordynacji całego wyjazdu, w tym wszelkich spraw związanych z każdym jego elementem, zarówno przed wyjazdem, jak i w trakcie trwania misji.
d) Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia dokumentacji fotograficznej organizowanego wydarzenia oraz przekazania Zamawiającemu min. 20 zdjęć w formie cyfrowej na zewnętrznym nośniku danych.

Ad. 2.
Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA

Przedmiot zamówienia obejmuje:
1)Zapewnienie transportu uczestników,
2)Zapewnienie noclegów dla uczestników
3)Przygotowanie stoiska wystawienniczego Gminy Biłgoraj
4)Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
5)Zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji
6)Opracowanie harmonogramu pobytu

Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej:
Miejsce: Chorzów
Wydarzenie: Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA
Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 20.04.2015 r.
Liczba uczestników: 10 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego)

UCZESTNICY:
W wyjeździe weźmie udział 10 osób pełnoletnich (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego). Uczestnikami wyjazdu będą przedstawiciele firm z terenu Gminy Biłgoraj. Wybór uczestników wyjazdu w ilości 10 osób leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego, tj. zmniejszenia liczby osób biorących udział w wyjeździe, z powodów których nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę.

Uwaga:
Rezygnacja uczestnika z wyjazdu, dokonana nie później niż na 5 dni przed planowanym terminem wyjazdu, nie rodzi po stronie uczestnika obowiązku zwrotu kosztów związanych z wyjazdem. W przypadku niedotrzymania jakiegokolwiek terminu przez uczestnika grupy, ustalonego przez Zamawiającego (np. terminu dostarczenia, uzupełnienia dokumentów), Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z danego uczestnika i zakwalifikowania kolejnej osoby
z listy rezerwowej. Rezygnacja uczestnika grupy z wyjazdu, dokonana później niż na 5 dni przed planowanym terminem wyjazdu, powoduje powstanie zobowiązania do pokrycia pełnych kosztów udziału w wyjeździe przez uczestnika wyjazdu. Warunku zwrotu kosztów w wyniku rezygnacji uczestnika nie stosuje się, gdy rezygnacja powstała z przyczyn niezależnych od uczestnika, których nie mógł wcześniej przewidzieć lub w wyniku następstw nieszczęśliwych wypadków.

ZADANIA WYKONAWCY:
Zapewnienie transportu uczestników: transport drogowy
Wykonawca zapewni transport uczestników wyjazdu 10 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego):
Biłgoraj - Chorzów w dniu 17.04.2015 r
Chorzów - Biłgoraj w dniu 19.04.2015 r.
Uwaga:
Zamawiający na 5 dni przed planowanym wyjazdem ustali miejsce i godzinę zbiórki
w Biłgoraju, tak aby umożliwić uczestnikom swobodne dotarcie do umówionego miejsca. Wykonawca zorganizuje przejazdy własnym lub udostępnionym przez firmę przewozową autokarem lub busem z ilością miejsc gwarantującą jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób. Autokar, bus musi posiadać m.in. klimatyzację, być w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty. Rok produkcji autokaru, busa nie wcześniej niż rok 2012. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się do:
a)podstawienia autokaru, busu sprawnego technicznie, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w niniejszym OPZ zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy, kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie,
b)podstawienia autokaru, busu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o czystość autokaru, busu podczas podróży.

Należy przekalkulować koszty wynajęcia autokaru, busu i przewozu grupy
z uwzględnieniem:
przewozu grupy uczestników liczącej 10 osób w dniu wyjazdu z miejsca zbiórki w Biłgoraju do Chorzowa, wliczając w to koszty dodatkowego wynagrodzenia kierowcy (dniówki) i pozostałe koszty (np. postoju, parkingu).

Ponadto:
Wykonawca zapewni transport bagażu uczestników, bez narażenia na kradzież lub uszkodzenie.

Zapewnienie transportu lokalnego w postaci busa lub autokaru
Wykonawca odpowiedzialny jest za zapewnienie transportu lokalnego dla grupy uczestników liczącej 10 osób każdego dnia trwania targów, obejmujących przejazdy na trasach:
hotel - miejsce targów, miejsca spotkań, wizyt - hotel,
Autokar, bus powinien być sprawny, klimatyzowany, schludny i czysty. Wszystkie koszty i czynności związane z zatrudnieniem kierowcy, kierowców leżą po stronie Wykonawcy. Koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) ponosi Wykonawca.

Uwaga:
Wykonawca zapewni transport lokalny dla uczestników wyjazdu na trasie łącznie nie więcej niż 150 km.

Zapewnienie noclegów dla uczestników
Wykonawca zapewnia 2 noclegi x 10 osób w obiekcie o standardzie co najmniej hotelu 3 - gwiazdkowego w Chorzowie, w pokojach do 2-osobowego wykorzystania z łazienkami wyposażonymi w natryski i WC. Hotel powinien znajdować się w odległości max. 20-25 minut czasu przejazdu do miejsca, gdzie będą odbywały się targi. Uczestnicy (10 osób, w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego), będą zakwaterowani w obiekcie, z którego zostaną przewiezieni transportem zapewnionym przez Wykonawcę na miejsce, gdzie będą odbywać się targi. Każdy uczestnik targów wraz z noclegiem otrzyma śniadanie, obiad i kolację. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg, Wykonawca wspólnie z Zamawiającym zamknie najpóźniej na 5 dni przed datą rozpoczęcia wydarzenia. Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji hotelu.
Hotel powinien posiadać:
przechowalnię bagażu,
dostęp do Internetu (wi-fi)

Uwaga:
Wszyscy uczestnicy wyjazdu muszą zostać zakwaterowani w jednym obiekcie.

Dodatkowo w ramach zakwaterowania:
Wykonawca dokona opłaty klimatycznej za wszystkich uczestników wyjazdu, jeżeli wymagać tego będzie lokalizacja ośrodka,
Wykonawca zapewni odpowiednią jakość bazy dostosowaną do liczby uczestników tragów,
Wykonawca winien zapewnić uczestnikom warunki pobytu w oparciu o zasady BHP.

Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
w misji gospodarczej.

Bilety wejściowe
Wykonawca zapewni całodzienny bilet wejścia na Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA oraz wydarzenia towarzyszące, dla wszystkich uczestników wyjazdu (10 osób). Wykonawca zapewni ubezpieczenie wszystkich uczestników wyjazdu tj. 10 osób.

Zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji
Wykonawca zapewni:
Etui na identyfikatory ze sztywnej obustronnie przezroczystej folii z klipsem i agrafką. Wymiar 90 x 55 mm (poziomy) (wymiary mogą się różnić o + - 5% od podanych).
Liczba identyfikatorów: równa z liczbą uczestników misji (tj. 10 osób, w tym max. 3 osoby ze strony Zamawiającego).
Wkład do identyfikatorów (biała sztywna kartka) powinien zawierać:
Imię i nazwisko uczestnika misji,
Użycie logotypu musi być zgodne z Wytycznymi w zakresie promocji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013.
Ostateczny projekt i wykonanie identyfikatorów nastąpi po konsultacji projektów i jego akceptacji przez Zamawiającego w terminie najpóźniej 5 dni przed planowanym wydarzeniem.

Opracowanie harmonogramu pobytu
Harmonogram pobytu z uwzględnieniem miejsca noclegu, organizacją transportu, posiłków, wejścia na targów i czasu wolnego dla uczestników wyjazdu, opracowany w zgodzie z powyższymi założeniami przedstawia Wykonawca w formie opisowej na 10 dni przed planowanym wyjazdem.

Uwaga:
Czas wolny dla uczestników wyjazdu oznacza czas wolny od zorganizowanego posiłku i transportu, przy czym organizacja czasu wolnego uczestników wyjazdu nie stanowi przedmiotu zamówienia i jest wyłączona z oferty. Każdy uczestnik będzie pokrywał koszty organizacji czasu wolnego we własnym zakresie.

Przygotowanie stoiska wystawienniczego Gminy Biłgoraj na okres 1 dnia trwania targów zgodnie z zaakceptowaną przez Zamawiającego koncepcją, wraz z uzyskaniem wszelkich niezbędnych pozwoleń i przeprowadzenia konsultacji ze służbami organizatora Targów oraz spełnieniem wymagań technicznych i terminowych organizatora Targów.

Założenia techniczne dotyczące zabudowy, wystroju i wyposażenia stoiska
Zabudowa powierzchni powinna uwzględniać następujące kryteria i elementy wyposażenia:
1.Wykorzystanie logotypu Gminy Biłgoraj (zgodnego z załącznikiem do SIWZ), logotypu zgodnego z Wytycznymi w zakresie promocji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013.
2.Wyposażenie stanowiska:
a)Widoczne i estetyczne grafiki z wykorzystaniem wyżej opisanych logotypów
b)Lada informacyjna zamykana na klucz
c)3 hokery (wysokie taborety)
d)Stolik i 4 krzesła
e)2 stojaki na broszury
f)Dostęp do elektryczności
g)Dostęp do Internetu
h)Kosz na śmieci
i)Telewizor LCD min. 42 z możliwością podłączenia laptopa
j)min. 2 przedłużacze z min. 3 gniazdami,
k)2 kable HDMI- HDMI celem podłączenia laptopa do telewizora
l)2 laptopy kompatybilne z pozostałym sprzętem multimedialnym
3.Funkcjonalne zaplecze magazynowe niedostępne dla zwiedzających, wyposażone w:
a)regał z półkami na materiały informacyjne
b)Wieszak na ubrania
c)1 szafka z blatem do przechowywania żywności oraz sprzętu kuchennego
d)Stolik
e)min. 4 krzesła
f)Czajnik bezprzewodowy
g)Dostęp do elektryczności
h)Wyposażenie kuchenne:
- Naczynia jednorazowe do napojów gorących min. 100 szt.
- Naczynia jednorazowe do napojów zimnych min. 100 szt.
- Łyżeczki jednorazowe - min. 100 szt.
- Worki na śmieci 35 l - min. 20 szt.
- Ręczniki papierowe - min. 4 szt. rolek
i) Zaopatrzenie stoiska w artykuły spożywcze:
- Kawa rozpuszczalna 200 g. - 2 szt.
- Herbata ekspresowa czarna - 1 opakowanie 100 szt.
- Cukier - 2 kg
- Mleko do kawy min. 2% tłuszczu - 2 litry
- Woda mineralna niegazowana - 15 litrów
- Woda mineralna gazowana - 10 litrów
4.Oświetlenie dostosowane do wielkości stoiska
Powierzchnię wystawienniczą stoiska oraz zaplecza magazynowego Wykonawca musi dostosować do wyżej wymienionych wymagań (powierzchnia min. 12m2).

Szczegółowy zakres prac leżących w gestii Wykonawcy związanych z wykonaniem stoiska
1.Zgłoszenie planów zabudowy i instalacji oraz przeprowadzenie konsultacji z Organizatorem targów zgodnie z wymogami
2.Zastosowanie do wykonania zabudowy materiałów zgodnych normami określonymi przez Organizatora targów
3.Wykonanie zabudowy stoiska oraz wszystkich elementów stoiska zgodnie ze specyfikacją i projektem
4.Demontaż stosika zgodnie z wytycznymi Organizatora targów
5.Transport, w tym załadunek i rozładunek elementów zabudowy, wyposażenia i aranżacji stoiska
6.Dokładne terminy montażu stoiska, wykonania instalacji oraz demontażu stoiska powinny być zgodne z warunkami Organizatora targów
7. Udostępnienie stoiska Zamawiającemu na min. 1,5 godz. przed terminem i godziną otwarcia targów zawartym w Postanowieniach szczegółowych Organizatora Targów
8. Wyposażenie stoiska w niezbędny sprzęt oraz akcesoria zawarte w specyfikacji i projekcie
9. Zapewnienie obsługi technicznej stoiska przez osobę odpowiedzialną za sprawne funkcjonowanie wszystkich elementów zabudowy, wyposażenia i urządzeń dostarczonych przez Wykonawcę
10. Niezwłoczne usuwanie wszystkich usterek i wad, które powstaną lub ujawnią się w trakcie użytkowania stoiska przez Zamawiającego
11. Przestrzeganie wszelkich przepisów i norm dotyczących BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu położenia stoiska targowego

Dodatkowe informacje i wymagania dotyczące organizacji targów:
e) Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w ciągu 5 dni od daty podpisania Umowy ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji targów.
f) Wykonawca jest zobowiązany również na 10 dni przed rozpoczęciem targów do przekazania szczegółowego i ostatecznego haromonogramu wyjazdu, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące wyjazdu.
g) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania targów) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem harmonogramu spotkań.
h) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, opiekunów.
i) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji i pełnej koordynacji całego wyjazdu, w tym wszelkich spraw związanych z każdym jego elementem, zarówno przed wyjazdem, jak i w trakcie trwania targów.
j) Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia dokumentacji fotograficznej organizowanego wydarzenia oraz przekazania Zamawiającemu min. 20 zdjęć w formie cyfrowej na zewnętrznym nośniku danych.

Ad. 3.
Międzynarodowe Targi GREENPOWER 2015

Przedmiot zamówienia obejmuje:
1)Zapewnienie transportu uczestników,
2)Zapewnienie noclegów dla uczestników
3)Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
4)Zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji
5)Opracowanie harmonogramu pobytu

Miejsce: Poznań
Wydarzenie: Międzynarodowe Targi GREENPOWER
Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 29.05.2015 r. - w uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu wyjazdu
Liczba uczestników: 10 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego)

UCZESTNICY:
W wyjeździe weźmie udział 10 osób pełnoletnich (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego). Uczestnikami wyjazdu będą przedstawiciele firm z terenu Gminy Biłgoraj. Wybór uczestników wyjazdu w ilości 10 osób leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego, tj. zmniejszenia liczby osób biorących udział w wyjeździe, z powodów których nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę.

uwaga szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik do SIWZ.
Długość udostępnionego do publikacji pola ograniczona jest do 30000 znaków Wpisany tekst dot. opisu przekrocza max. dł. o 1083 znaki

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 51506

Data publikacji: 2015-03-09

Nazwa: Gmina Biłgoraj

Ulica: ul. Kościuszki 88

Numer domu: 88

Miejscowość: Biłgoraj

Kod pocztowy: 23-400

Województwo / kraj: lubelskie

Numer telefonu: 84 6882830

Numer faxu: 84 6863584

Adres strony internetowej: www.ugbilgoraj.bip.lubelskie.pl

Regon: 95036903700000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja uczestnictwa w targach gospodarczych oraz międzynarodowej konferencji w ramach realizacji projektu pn.: System promocji i informacji gospodarczej w Gminie Biłgoraj.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja uczestnictwa w targach gospodarczych oraz międzynarodowej konferencji w ramach realizacji projektu pn.: System promocji i informacji gospodarczej w Gminie Biłgoraj:

Zakres zamówienia obejmuje organizację wyjazdu na:
1.Międzynarodową Konferencję w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego
2.Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA
3.Międzynarodowe Targi GREENPOWER 2015

Ad. 1.
Międzynarodowa Konferencja w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego
Przedmiot zamówienia obejmuje:
1)Zapewnienie transportu uczestników,
2)Zapewnienie noclegów dla uczestników
3)Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
4)Opracowanie harmonogramu pobytu

Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej:
Miejsce: Krasiczyn
Wydarzenie: Międzynarodowa Konferencja w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego
Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 27.03.2015 r.
Liczba uczestników: 14 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego)

UCZESTNICY:
W wyjeździe weźmie udział 14 osób pełnoletnich (w tym max. 4 opiekunów ze strony Zamawiającego). Uczestnikami wyjazdu będą przedstawiciele firm z terenu gminy Biłgoraj. Wybór uczestników wyjazdu w ilości 14 osób leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego, tj. zmniejszenia liczby osób biorących udział w wyjeździe, z powodów których Zamawiający nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę.

Uwaga:
W przypadku niedotrzymania jakiegokolwiek terminu przez uczestnika grupy, ustalonego przez Zamawiającego (np. terminu dostarczenia, uzupełnienia dokumentów), Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z danego uczestnika i zakwalifikowania kolejnej osoby
z listy rezerwowej. Rezygnacja uczestnika grupy z wyjazdu powoduje powstanie zobowiązania do pokrycia pełnych kosztów udziału w wyjeździe przez uczestnika wyjazdu. Warunku zwrotu kosztów w wyniku rezygnacji uczestnika nie stosuje się, gdy rezygnacja powstała z przyczyn niezależnych od uczestnika, których nie mógł wcześniej przewidzieć lub w wyniku następstw nieszczęśliwych wypadków.

ZADANIA WYKONAWCY:
Zapewnienie transportu uczestników: transport drogowy
Wykonawca zapewni transport uczestników wyjazdu 14 osób (w tym max. 4 opiekunów ze strony Zamawiającego):
Biłgoraj - Krasiczyn w dniu 26.03.2015 r.,
Krasiczyn - Biłgoraj w dniu 27.03.2015 r.
Uwaga:
Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaże Wykonawcy informację o miejscu i godzinie zbiórki
w Biłgoraju, tak aby umożliwić uczestnikom swobodne dotarcie do umówionego miejsca. Wykonawca zorganizuje przejazdy własnym lub udostępnionym przez firmę przewozową autokarem lub busem z ilością miejsc gwarantującą jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób. Autokar, bus musi posiadać m.in. klimatyzację, być w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty. Rok produkcji autokaru, busa nie wcześniej niż rok 2012. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się do:
a)podstawienia autokaru, busu sprawnego technicznie, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w niniejszym OPZ zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy, kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie,
b)podstawienia autokaru, busu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o czystość autokaru, busu podczas podróży.

Należy przekalkulować koszty wynajęcia autokaru, busu i przewozu grupy
z uwzględnieniem przewozu grupy uczestników liczącej 14 osób w dniu wyjazdu z miejsca zbiórki w Biłgoraju do Krasiczyna, wliczając w to koszty dodatkowego wynagrodzenia kierowcy (dniówki) i pozostałe koszty (np. postoju, parkingu).

Ponadto:
Wykonawca zapewni transport bagażu uczestników, bez narażenia na kradzież lub uszkodzenie.

Zapewnienie noclegów dla uczestników
Wykonawca zapewnia 1 nocleg x 14 osób w obiekcie hotelowym w Zespole Zamkowo Pałacowym w Krasiczynie, w pokojach do 2-osobowego wykorzystania z łazienkami wyposażonymi w natryski i WC. Każdy uczestnik targów wraz z noclegiem otrzyma 26 marca obiad i kolację oraz 27 marca śniadanie i obiad. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy. Wykonawca dokona rezerwacji hotelu.
Hotel powinien posiadać:
przechowalnię bagażu,
dostęp do Internetu (wi-fi)

Uwaga:
Dodatkowo w ramach zakwaterowania:
Wykonawca dokona opłaty klimatycznej za wszystkich uczestników wyjazdu, jeżeli wymagać tego będzie lokalizacja ośrodka,
Wykonawca zapewni odpowiednią jakość bazy dostosowaną do liczby uczestników konferencji,
Wykonawca winien zapewnić uczestnikom warunki pobytu w oparciu o zasady BHP.

Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
konferencji.

Bilety wejściowe
Wykonawca zapewni bilety wejścia na Konferencję oraz wydarzenia towarzyszące Międzynarodowej Konferencji w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego, dla wszystkich uczestników wyjazdu (14 osób).
Wykonawca zapewni ubezpieczenie wszystkich uczestników wyjazdu tj. 14 osób.

Opracowanie harmonogramu pobytu
Harmonogram pobytu z uwzględnieniem miejsca noclegu, organizacją transportu, posiłków, wejścia na konferencję i czasu wolnego dla uczestników wyjazdu, opracowany w zgodzie z powyższymi założeniami przedstawi Wykonawca przed podpisaniem umowy.

Uwaga:
Czas wolny dla uczestników wyjazdu oznacza czas wolny od zorganizowanego posiłku i transportu, przy czym organizacja czasu wolnego uczestników wyjazdu nie stanowi przedmiotu zamówienia i jest wyłączona z oferty. Każdy uczestnik będzie pokrywał koszty organizacji czasu wolnego we własnym zakresie.

Dodatkowe informacje i wymagania dotyczące organizacji konferencji:
a) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania konferencji) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem harmonogramu spotkań.
b) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, opiekunów.
c) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji i pełnej koordynacji całego wyjazdu, w tym wszelkich spraw związanych z każdym jego elementem, zarówno przed wyjazdem, jak i w trakcie trwania misji.
d) Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia dokumentacji fotograficznej organizowanego wydarzenia oraz przekazania Zamawiającemu min. 20 zdjęć w formie cyfrowej na zewnętrznym nośniku danych.

Ad. 2.
Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA

Przedmiot zamówienia obejmuje:
1)Zapewnienie transportu uczestników,
2)Zapewnienie noclegów dla uczestników
3)Przygotowanie stoiska wystawienniczego Gminy Biłgoraj
4)Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
5)Zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji
6)Opracowanie harmonogramu pobytu

Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej:
Miejsce: Chorzów
Wydarzenie: Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA
Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 20.04.2015 r.
Liczba uczestników: 10 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego)

UCZESTNICY:
W wyjeździe weźmie udział 10 osób pełnoletnich (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego). Uczestnikami wyjazdu będą przedstawiciele firm z terenu Gminy Biłgoraj. Wybór uczestników wyjazdu w ilości 10 osób leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego, tj. zmniejszenia liczby osób biorących udział w wyjeździe, z powodów których nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę.

Uwaga:
Rezygnacja uczestnika z wyjazdu, dokonana nie później niż na 5 dni przed planowanym terminem wyjazdu, nie rodzi po stronie uczestnika obowiązku zwrotu kosztów związanych z wyjazdem. W przypadku niedotrzymania jakiegokolwiek terminu przez uczestnika grupy, ustalonego przez Zamawiającego (np. terminu dostarczenia, uzupełnienia dokumentów), Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z danego uczestnika i zakwalifikowania kolejnej osoby
z listy rezerwowej. Rezygnacja uczestnika grupy z wyjazdu, dokonana później niż na 5 dni przed planowanym terminem wyjazdu, powoduje powstanie zobowiązania do pokrycia pełnych kosztów udziału w wyjeździe przez uczestnika wyjazdu. Warunku zwrotu kosztów w wyniku rezygnacji uczestnika nie stosuje się, gdy rezygnacja powstała z przyczyn niezależnych od uczestnika, których nie mógł wcześniej przewidzieć lub w wyniku następstw nieszczęśliwych wypadków.

ZADANIA WYKONAWCY:
Zapewnienie transportu uczestników: transport drogowy
Wykonawca zapewni transport uczestników wyjazdu 10 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego):
Biłgoraj - Chorzów w dniu 17.04.2015 r
Chorzów - Biłgoraj w dniu 19.04.2015 r.
Uwaga:
Zamawiający na 5 dni przed planowanym wyjazdem ustali miejsce i godzinę zbiórki
w Biłgoraju, tak aby umożliwić uczestnikom swobodne dotarcie do umówionego miejsca. Wykonawca zorganizuje przejazdy własnym lub udostępnionym przez firmę przewozową autokarem lub busem z ilością miejsc gwarantującą jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób. Autokar, bus musi posiadać m.in. klimatyzację, być w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty. Rok produkcji autokaru, busa nie wcześniej niż rok 2012. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się do:
a)podstawienia autokaru, busu sprawnego technicznie, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w niniejszym OPZ zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy, kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie,
b)podstawienia autokaru, busu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o czystość autokaru, busu podczas podróży.

Należy przekalkulować koszty wynajęcia autokaru, busu i przewozu grupy
z uwzględnieniem:
przewozu grupy uczestników liczącej 10 osób w dniu wyjazdu z miejsca zbiórki w Biłgoraju do Chorzowa, wliczając w to koszty dodatkowego wynagrodzenia kierowcy (dniówki) i pozostałe koszty (np. postoju, parkingu).

Ponadto:
Wykonawca zapewni transport bagażu uczestników, bez narażenia na kradzież lub uszkodzenie.

Zapewnienie transportu lokalnego w postaci busa lub autokaru
Wykonawca odpowiedzialny jest za zapewnienie transportu lokalnego dla grupy uczestników liczącej 10 osób każdego dnia trwania targów, obejmujących przejazdy na trasach:
hotel - miejsce targów, miejsca spotkań, wizyt - hotel,
Autokar, bus powinien być sprawny, klimatyzowany, schludny i czysty. Wszystkie koszty i czynności związane z zatrudnieniem kierowcy, kierowców leżą po stronie Wykonawcy. Koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) ponosi Wykonawca.

Uwaga:
Wykonawca zapewni transport lokalny dla uczestników wyjazdu na trasie łącznie nie więcej niż 150 km.

Zapewnienie noclegów dla uczestników
Wykonawca zapewnia 2 noclegi x 10 osób w obiekcie o standardzie co najmniej hotelu 3 - gwiazdkowego w Chorzowie, w pokojach do 2-osobowego wykorzystania z łazienkami wyposażonymi w natryski i WC. Hotel powinien znajdować się w odległości max. 20-25 minut czasu przejazdu do miejsca, gdzie będą odbywały się targi. Uczestnicy (10 osób, w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego), będą zakwaterowani w obiekcie, z którego zostaną przewiezieni transportem zapewnionym przez Wykonawcę na miejsce, gdzie będą odbywać się targi. Każdy uczestnik targów wraz z noclegiem otrzyma śniadanie, obiad i kolację. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg, Wykonawca wspólnie z Zamawiającym zamknie najpóźniej na 5 dni przed datą rozpoczęcia wydarzenia. Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji hotelu.
Hotel powinien posiadać:
przechowalnię bagażu,
dostęp do Internetu (wi-fi)

Uwaga:
Wszyscy uczestnicy wyjazdu muszą zostać zakwaterowani w jednym obiekcie.

Dodatkowo w ramach zakwaterowania:
Wykonawca dokona opłaty klimatycznej za wszystkich uczestników wyjazdu, jeżeli wymagać tego będzie lokalizacja ośrodka,
Wykonawca zapewni odpowiednią jakość bazy dostosowaną do liczby uczestników tragów,
Wykonawca winien zapewnić uczestnikom warunki pobytu w oparciu o zasady BHP.

Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
w misji gospodarczej.

Bilety wejściowe
Wykonawca zapewni całodzienny bilet wejścia na Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA oraz wydarzenia towarzyszące, dla wszystkich uczestników wyjazdu (10 osób). Wykonawca zapewni ubezpieczenie wszystkich uczestników wyjazdu tj. 10 osób.

Zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji
Wykonawca zapewni:
Etui na identyfikatory ze sztywnej obustronnie przezroczystej folii z klipsem i agrafką. Wymiar 90 x 55 mm (poziomy) (wymiary mogą się różnić o + - 5% od podanych).
Liczba identyfikatorów: równa z liczbą uczestników misji (tj. 10 osób, w tym max. 3 osoby ze strony Zamawiającego).
Wkład do identyfikatorów (biała sztywna kartka) powinien zawierać:
Imię i nazwisko uczestnika misji,
Użycie logotypu musi być zgodne z Wytycznymi w zakresie promocji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013.
Ostateczny projekt i wykonanie identyfikatorów nastąpi po konsultacji projektów i jego akceptacji przez Zamawiającego w terminie najpóźniej 5 dni przed planowanym wydarzeniem.

Opracowanie harmonogramu pobytu
Harmonogram pobytu z uwzględnieniem miejsca noclegu, organizacją transportu, posiłków, wejścia na targów i czasu wolnego dla uczestników wyjazdu, opracowany w zgodzie z powyższymi założeniami przedstawia Wykonawca w formie opisowej na 10 dni przed planowanym wyjazdem.

Uwaga:
Czas wolny dla uczestników wyjazdu oznacza czas wolny od zorganizowanego posiłku i transportu, przy czym organizacja czasu wolnego uczestników wyjazdu nie stanowi przedmiotu zamówienia i jest wyłączona z oferty. Każdy uczestnik będzie pokrywał koszty organizacji czasu wolnego we własnym zakresie.

Przygotowanie stoiska wystawienniczego Gminy Biłgoraj na okres 1 dnia trwania targów zgodnie z zaakceptowaną przez Zamawiającego koncepcją, wraz z uzyskaniem wszelkich niezbędnych pozwoleń i przeprowadzenia konsultacji ze służbami organizatora Targów oraz spełnieniem wymagań technicznych i terminowych organizatora Targów.

Założenia techniczne dotyczące zabudowy, wystroju i wyposażenia stoiska
Zabudowa powierzchni powinna uwzględniać następujące kryteria i elementy wyposażenia:
1.Wykorzystanie logotypu Gminy Biłgoraj (zgodnego z załącznikiem do SIWZ), logotypu zgodnego z Wytycznymi w zakresie promocji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013.
2.Wyposażenie stanowiska:
a)Widoczne i estetyczne grafiki z wykorzystaniem wyżej opisanych logotypów
b)Lada informacyjna zamykana na klucz
c)3 hokery (wysokie taborety)
d)Stolik i 4 krzesła
e)2 stojaki na broszury
f)Dostęp do elektryczności
g)Dostęp do Internetu
h)Kosz na śmieci
i)Telewizor LCD min. 42 z możliwością podłączenia laptopa
j)min. 2 przedłużacze z min. 3 gniazdami,
k)2 kable HDMI- HDMI celem podłączenia laptopa do telewizora
l)2 laptopy kompatybilne z pozostałym sprzętem multimedialnym
3.Funkcjonalne zaplecze magazynowe niedostępne dla zwiedzających, wyposażone w:
a)regał z półkami na materiały informacyjne
b)Wieszak na ubrania
c)1 szafka z blatem do przechowywania żywności oraz sprzętu kuchennego
d)Stolik
e)min. 4 krzesła
f)Czajnik bezprzewodowy
g)Dostęp do elektryczności
h)Wyposażenie kuchenne:
- Naczynia jednorazowe do napojów gorących min. 100 szt.
- Naczynia jednorazowe do napojów zimnych min. 100 szt.
- Łyżeczki jednorazowe - min. 100 szt.
- Worki na śmieci 35 l - min. 20 szt.
- Ręczniki papierowe - min. 4 szt. rolek
i) Zaopatrzenie stoiska w artykuły spożywcze:
- Kawa rozpuszczalna 200 g. - 2 szt.
- Herbata ekspresowa czarna - 1 opakowanie 100 szt.
- Cukier - 2 kg
- Mleko do kawy min. 2% tłuszczu - 2 litry
- Woda mineralna niegazowana - 15 litrów
- Woda mineralna gazowana - 10 litrów
4.Oświetlenie dostosowane do wielkości stoiska
Powierzchnię wystawienniczą stoiska oraz zaplecza magazynowego Wykonawca musi dostosować do wyżej wymienionych wymagań (powierzchnia min. 12m2).

Szczegółowy zakres prac leżących w gestii Wykonawcy związanych z wykonaniem stoiska
1.Zgłoszenie planów zabudowy i instalacji oraz przeprowadzenie konsultacji z Organizatorem targów zgodnie z wymogami
2.Zastosowanie do wykonania zabudowy materiałów zgodnych normami określonymi przez Organizatora targów
3.Wykonanie zabudowy stoiska oraz wszystkich elementów stoiska zgodnie ze specyfikacją i projektem
4.Demontaż stosika zgodnie z wytycznymi Organizatora targów
5.Transport, w tym załadunek i rozładunek elementów zabudowy, wyposażenia i aranżacji stoiska
6.Dokładne terminy montażu stoiska, wykonania instalacji oraz demontażu stoiska powinny być zgodne z warunkami Organizatora targów
7. Udostępnienie stoiska Zamawiającemu na min. 1,5 godz. przed terminem i godziną otwarcia targów zawartym w Postanowieniach szczegółowych Organizatora Targów
8. Wyposażenie stoiska w niezbędny sprzęt oraz akcesoria zawarte w specyfikacji i projekcie
9. Zapewnienie obsługi technicznej stoiska przez osobę odpowiedzialną za sprawne funkcjonowanie wszystkich elementów zabudowy, wyposażenia i urządzeń dostarczonych przez Wykonawcę
10. Niezwłoczne usuwanie wszystkich usterek i wad, które powstaną lub ujawnią się w trakcie użytkowania stoiska przez Zamawiającego
11. Przestrzeganie wszelkich przepisów i norm dotyczących BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu położenia stoiska targowego

Dodatkowe informacje i wymagania dotyczące organizacji targów:
e) Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w ciągu 5 dni od daty podpisania Umowy ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji targów.
f) Wykonawca jest zobowiązany również na 10 dni przed rozpoczęciem targów do przekazania szczegółowego i ostatecznego haromonogramu wyjazdu, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące wyjazdu.
g) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania targów) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem harmonogramu spotkań.
h) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, opiekunów.
i) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji i pełnej koordynacji całego wyjazdu, w tym wszelkich spraw związanych z każdym jego elementem, zarówno przed wyjazdem, jak i w trakcie trwania targów.
j) Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia dokumentacji fotograficznej organizowanego wydarzenia oraz przekazania Zamawiającemu min. 20 zdjęć w formie cyfrowej na zewnętrznym nośniku danych.

Ad. 3.
Międzynarodowe Targi GREENPOWER 2015

Przedmiot zamówienia obejmuje:
1)Zapewnienie transportu uczestników,
2)Zapewnienie noclegów dla uczestników
3)Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu
4)Zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji
5)Opracowanie harmonogramu pobytu

Miejsce: Poznań
Wydarzenie: Międzynarodowe Targi GREENPOWER
Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 29.05.2015 r. - w uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu wyjazdu
Liczba uczestników: 10 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego)

UCZESTNICY:
W wyjeździe weźmie udział 10 osób pełnoletnich (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego). Uczestnikami wyjazdu będą przedstawiciele firm z terenu Gminy Biłgoraj. Wybór uczestników wyjazdu w ilości 10 osób leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego, tj. zmniejszenia liczby osób biorących udział w wyjeździe, z powodów których nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę.

uwaga szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik do SIWZ.
Długość udostępnionego do publikacji pola ograniczona jest do 30000 znaków Wpisany tekst dot. opisu przekrocza max. dł. o 1083 znaki

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 29/05/2015

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
tj. wykaże-ą, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy - w tym okresie wykonali co najmniej 1 usługę polegającą na zorganizowaniu wyjazdu na targi gospodarcze wraz z organizacją stoiska wystawienniczego.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 5: Tak

oswiadczenie_potwierdzenia_opis_5:
Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;(załącznik nr 4 do SIWZ),
Dowodami, o których mowa powyżej, są:
a) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
b) oświadczenie wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt a).
- W przypadku, gdy Wykonawca składa oświadczenie, o którym mowa w pkt. b) zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania poświadczenia, o którym mowa w pkt a).
- W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi, wskazane w wykazie, o którym mowa powyżej, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów.
W razie konieczności, szczególnie gdy w/w wykaz lub dowód będą budziły wątpliwości Zamawiającego lub gdy z poświadczenia albo innego dokumentu będzie wynikało, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie , Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu na rzecz, którego usługi były lub miały być wykonane o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu.

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

inne_dokumenty: zgodnie z zapisami dokumentacji przetargowej

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1.Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w przypadku wystąpienia zdarzeń, których nie można było przewidzieć w dniu podpisania umowy, w tym w przypadku wystąpienia siły wyższej, warunkujących wykonanie przedmiotu zamówienia w tym w szczególności:
a.w zakresie terminu realizacji: dopuszcza się możliwość zmiany terminu realizacji wydarzenia w szczególności w przypadku zmiany terminu wydarzenia przez organizatora
b.w zakresie wynagrodzenia umownego: zmiana wynagrodzenia umownego określonego w § 5 ust. 1 ze względu na wzrost stawki podatku VAT lub zmianę zakresu rzeczowego zamówienia,
c.w zakresie przedmiotu umowy: dopuszcza się rezygnację z elementu wydarzenia, którego realizacja stała się niemożliwa, rozszerzenia przedmiotu zamówienia o element, którego realizacja stała się konieczna w wyniku wystąpienia zdarzeń, o których mowa w ust.1,
Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych powyżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia.
2.Nie stanowi zmiany umowy:
a.zmiana danych związanych z obsługą administracyjno - organizacyjną umowy,
b.zmiana danych teleadresowych, osób reprezentujących strony lub oznaczenia stron umowy - wynikających ze zmiany stanu faktycznego albo prawnego.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 90

Nazwa kryterium 2: doświadczenie

Znaczenie kryterium 2: 10

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.ugbilgoraj.bip.lubelskie.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Gminy w Biłgoraju
ul. Kościuszki 88
23- 400 Biłgoraj

Data składania wniosków, ofert: 17/03/2015

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Gminy w Biłgoraju
ul. Kościuszki 88
23- 400 Biłgoraj
Sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zamówienie dotyczy projektu, programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi