210258 / 2013-05-31 - Administracja samorzÄ…dowa / Powiat Siemiatycki (Siemiatycze)

Zgodny z tonerem CRG718M Purpurowy marki FullPrint

Cena: 121.77 PLN

Opracowanie kart usług i projektów procedur monitorowania,
a także procedur aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych
przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze
oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług, a także projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP w łącznej ilości 5 usług, w tym 2 usługi dla SP i 3 usługi dla UM.
2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań:
2.1 Opracowanie i wdrożenie kart usług oraz procedur ich aktualizacji i monitorowania w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach i Urzędzie Miasta Siemiatycze, a mianowicie:
a/ dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów,
b/ przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze,
c/ opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla
wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług /nie mniej niż po 50 kart
dla SP i UM/. Każda karta ma zawierać:
- Wydział/stanowisko
- Nazwa usługi (temat)
- Wymagane dokumenty

- Miejsce złożenia dokumentów
- Osoby do kontaktu
- Opłaty
- Termin i sposób załatwienia
- Podstawa prawna
- Tryb odwoławczy
- Dodatkowe informacje, uwagi
- Formularze do pobrania
d/ Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy (wniosków) dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM,
e/ Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników
referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
f/ Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług (dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług) dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
g/ Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty (wszystkie karty muszą
być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego
Urzędu),
h/ Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników
i kierowników w formie elektronicznej i papierowej,
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf,
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w jednym egzemplarzu,
i/ Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw /kart usług/ oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez:
- weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania
i udostępniania klientom opisu usług i formularzy /określenie słabych i mocnych
stron/,
- opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych
z opisami załatwiania spraw (usług) oraz zasad tworzenia formularzy,
j/ Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta /opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line/,
k/ Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych
wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP.
l/ Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie
z wynikami analizy badań,
m/ Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług
z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w/trakcie realizacji umowy.
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie
edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf.
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale
zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu
z zamawiającym.
n/ Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line
o/ Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze.
p/ Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi.
Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na
stronach internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze
Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie
raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian.
2.2 Uruchomienie na portalu ePUAP /http:/epuap.gov.pl/ pięciu usług elektronicznych:
- dwóch dla starostwa powiatowego:
- wniosek o wydanie decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok,
- zgłoszenie prac geodezyjnych i kartograficznych
- trzech dla urzędu miasta
- niosek o wyrażenie zgody na używanie herbu miasta,
- klaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
-wniosek o dofinansowanie utylizacji azbestu.
Dla każdej z usług należy zrealizować następujące działania:
a/ zebranie danych źródłowych, opracowanie dokumentu opisującego proces realizacji w oparciu o opracowane karty usług,
b/ przygotowanie docelowego modelu usługi realizowanej na platformie ePUAP,
c/ przygotowanie karty informacyjnej usługi,
d/ wykonanie formularzy elektronicznych dotyczących ww. usług,
e/ przygotowanie aplikacji do instalacji formularzy na koncie urzędu,
f/ przygotowanie instrukcji instalacji usługi,
g/ przygotowanie instrukcji korzystania z usługi na platformie ePUAP,
h/ instalacja usług elektronicznych na kontach wskazanych przez urzędy,
i/ dodanie tych usług do katalogu usług publicznych na platformie ePUAP,
j/ przekazanie formularzu do CRD (Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów),
k/ prezentacja wykonanych usług i przeprowadzenie instruktażu korzystania z tych usług dla administratorów w urzędach.
Przygotowane dokumenty elektroniczne powinny być zgodne ze standardem dokumentów ePUAP, które oparte są o format XML oraz zgodne z aktualnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Format wzorów powinien być zgodny z formatem przyjętym dla Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów.
Do formularzy należy dołączyć opis ich formatu elektronicznego oraz układu informacji i powiązań między nimi zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych usług na inne w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin (po 30 na Urząd) zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 210258

Data publikacji: 2013-05-31

Nazwa: Powiat Siemiatycki

Ulica: ul. Legionów Piłsudskiego 3

Numer domu: 3

Miejscowość: Siemiatycze

Kod pocztowy: 17-300

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 85 65 66 500

Numer faxu: 85 65 66 501

Regon: 05065861100000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie kart usług i projektów procedur monitorowania,
a także procedur aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych
przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze
oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług, a także projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP w łącznej ilości 5 usług, w tym 2 usługi dla SP i 3 usługi dla UM.
2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań:
2.1 Opracowanie i wdrożenie kart usług oraz procedur ich aktualizacji i monitorowania w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach i Urzędzie Miasta Siemiatycze, a mianowicie:
a/ dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów,
b/ przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze,
c/ opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla
wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług /nie mniej niż po 50 kart
dla SP i UM/. Każda karta ma zawierać:
- Wydział/stanowisko
- Nazwa usługi (temat)
- Wymagane dokumenty

- Miejsce złożenia dokumentów
- Osoby do kontaktu
- Opłaty
- Termin i sposób załatwienia
- Podstawa prawna
- Tryb odwoławczy
- Dodatkowe informacje, uwagi
- Formularze do pobrania
d/ Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy (wniosków) dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM,
e/ Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników
referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
f/ Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług (dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług) dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
g/ Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty (wszystkie karty muszą
być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego
Urzędu),
h/ Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników
i kierowników w formie elektronicznej i papierowej,
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf,
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w jednym egzemplarzu,
i/ Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw /kart usług/ oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez:
- weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania
i udostępniania klientom opisu usług i formularzy /określenie słabych i mocnych
stron/,
- opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych
z opisami załatwiania spraw (usług) oraz zasad tworzenia formularzy,
j/ Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta /opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line/,
k/ Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych
wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP.
l/ Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie
z wynikami analizy badań,
m/ Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług
z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w/trakcie realizacji umowy.
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie
edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf.
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale
zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu
z zamawiającym.
n/ Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line
o/ Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze.
p/ Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi.
Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na
stronach internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze
Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie
raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian.
2.2 Uruchomienie na portalu ePUAP /http:/epuap.gov.pl/ pięciu usług elektronicznych:
- dwóch dla starostwa powiatowego:
- wniosek o wydanie decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok,
- zgłoszenie prac geodezyjnych i kartograficznych
- trzech dla urzędu miasta
- niosek o wyrażenie zgody na używanie herbu miasta,
- klaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
-wniosek o dofinansowanie utylizacji azbestu.
Dla każdej z usług należy zrealizować następujące działania:
a/ zebranie danych źródłowych, opracowanie dokumentu opisującego proces realizacji w oparciu o opracowane karty usług,
b/ przygotowanie docelowego modelu usługi realizowanej na platformie ePUAP,
c/ przygotowanie karty informacyjnej usługi,
d/ wykonanie formularzy elektronicznych dotyczących ww. usług,
e/ przygotowanie aplikacji do instalacji formularzy na koncie urzędu,
f/ przygotowanie instrukcji instalacji usługi,
g/ przygotowanie instrukcji korzystania z usługi na platformie ePUAP,
h/ instalacja usług elektronicznych na kontach wskazanych przez urzędy,
i/ dodanie tych usług do katalogu usług publicznych na platformie ePUAP,
j/ przekazanie formularzu do CRD (Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów),
k/ prezentacja wykonanych usług i przeprowadzenie instruktażu korzystania z tych usług dla administratorów w urzędach.
Przygotowane dokumenty elektroniczne powinny być zgodne ze standardem dokumentów ePUAP, które oparte są o format XML oraz zgodne z aktualnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Format wzorów powinien być zgodny z formatem przyjętym dla Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów.
Do formularzy należy dołączyć opis ich formatu elektronicznego oraz układu informacji i powiązań między nimi zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych usług na inne w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin (po 30 na Urząd) zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje udzielenie Wykonawcy zamówień uzupełniających, zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 uPzp w okresie 3 lat od udzielenia niniejszego zamówienia podstawowego. Zamówienia te będą polegały na powtórzeniu tego samego rodzaju usług jak te, które stanowią przedmiot niniejszego zamówienia określonego w SIWZ. Zamówienia uzupełniające będą stanowiły nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego

Czas: D

Data zakończenia: 31/10/2013

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku
poprzez złożenie oświadczenia.

Wiedza i doświadczenie:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał:
-co najmniej 2 usługi polegające na opracowaniu kart usług oraz projektów procedur
monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego,
- co najmniej 2 usługi polegające na uruchomieniu na portalu ePUAP usług
elektronicznych w jednostkach samorządu terytorialnego,

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia .

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia .

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia .

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
- pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji
niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, jeżeli Wykonawca powołuje się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów,
- dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo,określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy,

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1. Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku, wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia:
a/ zmiany organizacji prawnej Wykonawcy,
b/ zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia.
Zmiana postanowień umowy, o których mowa w punkcie 2 może nastąpić w okresie
obowiązywania umowy, na podstawie uzasadnionego, pisemnego wystąpienia jednej ze stron niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności powodujących zmianę umowy.

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.siemistycze.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
W siedzibie Zamawiającego: Siemiatycze, ul. Legionów Piłsudskiego 3 p.209 IIp.

Data składania wniosków, ofert: 10/06/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Siemiatycze, ul. Legionów Piłsudskiego 3, Punkt Obsługi Klienta - parter

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
732200000 (Usługi doradcze w zakresie rozwoju)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
725130004 (Usługi automatyzacji pracy biurowej)

Informacje dodatkowe:
Projekt Siemiatycze na drodze rozwoju jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej

Podobne przetargi