59187 / 2013-04-18 - Administracja samorzÄ…dowa / Powiat Siemiatycki (Siemiatycze)

Zgodny z tonerem CF541X (HP 203X) Niebieski Wydajny marki FullPrint

Cena: 129.15 PLN

Opracowanie kart usług i projektów procedur monitorowania,
a także procedur aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych
przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze
oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług, a także projektów procedur
monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP w łącznej ilości 5 usług, w tym 2 usługi dla SP i 3 usługi dla UM.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań:
Opracowanie i wdrożenie kart usług oraz procedur ich aktualizacji i monitorowania
w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach i Urzędzie Miasta Siemiatycze, a mianowicie:
a. dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów,
b. przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze,
c. opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla
wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług nie mniej niż po 50 kart dla SP i UM. Każda karta ma zawierać:
- Wydział -stanowisko
- Nazwa usługi -temat
- Wymagane dokumenty
- Miejsce złożenia dokumentów
- Osoby do kontaktu
- Opłaty
- Termin i sposób załatwienia
- Podstawa prawna
- Tryb odwoławczy
- Dodatkowe informacje, uwagi
- Formularze do pobrania
d. Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy wniosków dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM,
e. Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników
referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
f. Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
g. Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty wszystkie karty muszą być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego Urzędu,
h. Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników
i kierowników w formie elektronicznej i papierowej,
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie
edytowalnym doc. lub rtf. i pdf,
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram na m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w jednym egzemplarzu,
i. Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw kart usług oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez:
- weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania
i udostępniania klientom opisu usług i formularzy określenie słabych i mocnych
stron,
- opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych
z opisami załatwiania spraw usług oraz zasad tworzenia formularzy,
j. Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line,
k. Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych
wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP.
l. Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie
z wynikami analizy badań,
m. Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług
z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w trakcie realizacji umowy.
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie
edytowalnym doc. lub rtf. i pdf.
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram na m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale
zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu
z zamawiającym.
n. Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line
o. Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze.
p. Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi.
Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na
stronach internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze
Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie
raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian.
Uruchomienie na portalu ePUAP -http:epuap.gov.pl pięciu usług elektronicznych:
- dwóch dla starostwa powiatowego:
- wniosek o wydanie decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok,
- zgłoszenie prac geodezyjnych i kartograficznych
- trzech dla urzędu miasta:
- wniosek o wyrażenie zgody na używanie herbu miasta,
- deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
- wniosek o dofinansowanie utylizacji azbestu.
Dla każdej z usług należy zrealizować następujące działania:
a. zebranie danych źródłowych, opracowanie dokumentu opisującego proces realizacji w oparciu o opracowane karty usług,
b. przygotowanie docelowego modelu usługi realizowanej na platformie ePUAP,
c. przygotowanie karty informacyjnej usługi,
d. wykonanie formularzy elektronicznych dotyczących ww. usług,
e. przygotowanie aplikacji do instalacji formularzy na koncie urzędu,
f. przygotowanie instrukcji instalacji usługi,
g. przygotowanie instrukcji korzystania z usługi na platformie ePUAP,
h. instalacja usług elektronicznych na kontach wskazanych przez urzędy,
i. dodanie tych usług do katalogu usług publicznych na platformie ePUAP,
j przekazanie formularzu do CRD Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów,
k. prezentacja wykonanych usług i przeprowadzenie instruktażu korzystania z tych usług dla administratorów w urzędach.
Przygotowane dokumenty elektroniczne powinny być zgodne ze standardem dokumentów ePUAP, które oparte są o format XML oraz zgodne z aktualnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Format wzorów powinien być zgodny z formatem przyjętym dla Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów.
Do formularzy należy dołączyć opis ich formatu elektronicznego oraz układu informacji i powiązań między nimi zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych usług na inne w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin -po 30 na Urząd zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na 4 konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań.
Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi w formie pisemnej Zamawiającemu szczegółowy harmonogram prac realizacji kolejnych etapów zamówienia.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 59187

Data publikacji: 2013-04-18

Nazwa: Powiat Siemiatycki

Ulica: ul. Legionów Piłsudskiego 3

Numer domu: 3

Miejscowość: Siemiatycze

Kod pocztowy: 17-300

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 85 65 66 500

Numer faxu: 85 65 66 501

Regon: 05065861100000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie kart usług i projektów procedur monitorowania,
a także procedur aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych
przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze
oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług, a także projektów procedur
monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP w łącznej ilości 5 usług, w tym 2 usługi dla SP i 3 usługi dla UM.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań:
Opracowanie i wdrożenie kart usług oraz procedur ich aktualizacji i monitorowania
w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach i Urzędzie Miasta Siemiatycze, a mianowicie:
a. dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów,
b. przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze,
c. opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla
wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług nie mniej niż po 50 kart dla SP i UM. Każda karta ma zawierać:
- Wydział -stanowisko
- Nazwa usługi -temat
- Wymagane dokumenty
- Miejsce złożenia dokumentów
- Osoby do kontaktu
- Opłaty
- Termin i sposób załatwienia
- Podstawa prawna
- Tryb odwoławczy
- Dodatkowe informacje, uwagi
- Formularze do pobrania
d. Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy wniosków dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM,
e. Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników
referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
f. Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
g. Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty wszystkie karty muszą być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego Urzędu,
h. Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników
i kierowników w formie elektronicznej i papierowej,
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie
edytowalnym doc. lub rtf. i pdf,
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram na m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w jednym egzemplarzu,
i. Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw kart usług oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez:
- weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania
i udostępniania klientom opisu usług i formularzy określenie słabych i mocnych
stron,
- opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych
z opisami załatwiania spraw usług oraz zasad tworzenia formularzy,
j. Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line,
k. Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych
wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP.
l. Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie
z wynikami analizy badań,
m. Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług
z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w trakcie realizacji umowy.
- Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie
edytowalnym doc. lub rtf. i pdf.
- Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min.
160gram na m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda
karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale
zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu
z zamawiającym.
n. Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line
o. Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze.
p. Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi.
Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na
stronach internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze
Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie
raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian.
Uruchomienie na portalu ePUAP -http:epuap.gov.pl pięciu usług elektronicznych:
- dwóch dla starostwa powiatowego:
- wniosek o wydanie decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok,
- zgłoszenie prac geodezyjnych i kartograficznych
- trzech dla urzędu miasta:
- wniosek o wyrażenie zgody na używanie herbu miasta,
- deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
- wniosek o dofinansowanie utylizacji azbestu.
Dla każdej z usług należy zrealizować następujące działania:
a. zebranie danych źródłowych, opracowanie dokumentu opisującego proces realizacji w oparciu o opracowane karty usług,
b. przygotowanie docelowego modelu usługi realizowanej na platformie ePUAP,
c. przygotowanie karty informacyjnej usługi,
d. wykonanie formularzy elektronicznych dotyczących ww. usług,
e. przygotowanie aplikacji do instalacji formularzy na koncie urzędu,
f. przygotowanie instrukcji instalacji usługi,
g. przygotowanie instrukcji korzystania z usługi na platformie ePUAP,
h. instalacja usług elektronicznych na kontach wskazanych przez urzędy,
i. dodanie tych usług do katalogu usług publicznych na platformie ePUAP,
j przekazanie formularzu do CRD Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów,
k. prezentacja wykonanych usług i przeprowadzenie instruktażu korzystania z tych usług dla administratorów w urzędach.
Przygotowane dokumenty elektroniczne powinny być zgodne ze standardem dokumentów ePUAP, które oparte są o format XML oraz zgodne z aktualnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Format wzorów powinien być zgodny z formatem przyjętym dla Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów.
Do formularzy należy dołączyć opis ich formatu elektronicznego oraz układu informacji i powiązań między nimi zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych usług na inne w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin -po 30 na Urząd zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na 4 konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań.
Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi w formie pisemnej Zamawiającemu szczegółowy harmonogram prac realizacji kolejnych etapów zamówienia.

Kody CPV:
732200000 (Usługi doradcze w zakresie rozwoju)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
725130004 (Usługi automatyzacji pracy biurowej)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje udzielenie Wykonawcy zamówień uzupełniających, zgodnie
z art. 67 ust. 1 pkt 6 uPzp w okresie 3 lat od udzielenia niniejszego zamówienia
podstawowego. Zamówienia te będą polegały na powtórzeniu tego samego rodzaju usług jak te, które stanowią przedmiot niniejszego zamówienia określonego w SIWZ. Zamówienia uzupełniające będą stanowiły nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego.

Czas: D

Data zakończenia: 31/10/2013

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał:
- co najmniej 1 usługę polegającą na opracowaniu kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego,

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub będzie
dysponował na czas realizacji zamówienia osobą, która:
- posiada wykształcenie wyższe informatyczne oraz doświadczenie w zakresie
uruchomienia na portalu ePUAP usług elektronicznych,

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. Dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo,określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy,
2. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji
niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, jeżeli Wykonawca powołuje się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów,

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1.Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku, wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia:
a/ zmiany organizacji prawnej Wykonawcy,
b/ zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia.
2. Zmiana postanowień umowy, o których mowa w punkcie 2 może nastąpić w okresie
obowiązywania umowy, na podstawie uzasadnionego, pisemnego wystąpienia jednej ze stron niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności powodujących zmianę umowy.

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.siemiatycze.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
w siedzibie zamawiajacego tj. Starostwo Powiatowe ,ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze

Data składania wniosków, ofert: 26/04/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Siemiatycze, ul. Legionów Piłsudskiego 3, Punkt Obsługi Klienta - parter

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt Siemiatycze na drodze rozwoju - Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi