98940 / 2013-03-12 - Administracja samorzÄ…dowa / Powiat Siemiatycki (Siemiatycze)

Opracowanie kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze

Opis zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze.
2.W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań:
a)dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów,
b)przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze,
c)opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług (nie mniej niż po 50 kart dla SP i UM) . Każda karta ma zawierać:
Wydział/stanowisko
Nazwa usługi (temat)
Wymagane dokumenty
Miejsce złożenia dokumentów
Osoby do kontaktu
Opłaty
Termin i sposób załatwienia
Podstawa prawna
Tryb odwoławczy
Dodatkowe informacje, uwagi
Formularze do pobrania
d)Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy (wniosków) dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM,
e)Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
f)Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług (dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług) dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
g)Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty (wszystkie karty muszą być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego Urzędu),
h)Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników i kierowników w formie elektronicznej i papierowej,
Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf,
Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w jednym egzemplarzu,
i)Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (kart usług) oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez:
weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania i udostępniania klientom opisu usług i formularzy (określenie słabych i mocnych stron),
opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (usług) oraz zasad tworzenia formularzy,
j)Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta (opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line),
k)Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP.
l)Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie z wynikami analizy badań,
m)Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w trakcie realizacji umowy.
Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf.
Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu z zamawiającym.
n)Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line
o)Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze.
p)Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi. Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na stronie internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian.
3.Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin (po 30 na Urząd) zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań.
4.Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi w formie pisemnej Zamawiającemu szczegółowy harmonogram prac realizacji kolejnych etapów zamówienia.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 98940

Data publikacji: 2013-03-12

Nazwa: Powiat Siemiatycki

Ulica: ul. Legionów Piłsudskiego 3

Numer domu: 3

Miejscowość: Siemiatycze

Kod pocztowy: 17-300

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 85 65 66 500

Numer faxu: 85 65 66 501

Regon: 05065861100000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze.
2.W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań:
a)dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów,
b)przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze,
c)opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług (nie mniej niż po 50 kart dla SP i UM) . Każda karta ma zawierać:
Wydział/stanowisko
Nazwa usługi (temat)
Wymagane dokumenty
Miejsce złożenia dokumentów
Osoby do kontaktu
Opłaty
Termin i sposób załatwienia
Podstawa prawna
Tryb odwoławczy
Dodatkowe informacje, uwagi
Formularze do pobrania
d)Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy (wniosków) dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM,
e)Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
f)Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług (dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług) dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze,
g)Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty (wszystkie karty muszą być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego Urzędu),
h)Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników i kierowników w formie elektronicznej i papierowej,
Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf,
Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w jednym egzemplarzu,
i)Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (kart usług) oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez:
weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania i udostępniania klientom opisu usług i formularzy (określenie słabych i mocnych stron),
opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (usług) oraz zasad tworzenia formularzy,
j)Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta (opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line),
k)Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP.
l)Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie z wynikami analizy badań,
m)Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w trakcie realizacji umowy.
Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym (doc. lub rtf.) i pdf.
Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram/m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu z zamawiającym.
n)Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line
o)Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze.
p)Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi. Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na stronie internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian.
3.Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin (po 30 na Urząd) zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań.
4.Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi w formie pisemnej Zamawiającemu szczegółowy harmonogram prac realizacji kolejnych etapów zamówienia.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Czas: D

Data zakończenia: 15/10/2013

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia

Wiedza i doświadczenie:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał:
co najmniej 1 usługę polegającą na opracowaniu kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego o wartości co najmniej 10.000,00 zł,

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1.oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 uPzp, wg wzoru Załącznika Nr 2 do SIWZ (oryginał),
2. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 uPzp, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
3.W celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu dotyczącego braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy uPzp, wykonawca, wraz z ofertą, składa listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, albo informacje o tym, że nie należy do grupy kapitałowej.
4.dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo, określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy,
5. pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, jeżeli Wykonawca powołuje się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów,

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku, wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia:
a)zmiany organizacji prawnej Wykonawcy,
b)zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia.
3. Zmiana postanowień umowy, o których mowa w punkcie 2 może nastąpić w okresie obowiązywania umowy, na podstawie uzasadnionego, pisemnego wystąpienia jednej ze stron niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności powodujących zmianę umowy.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.siemiatycze.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
W siedzibie zamawiającego
ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze

Data składania wniosków, ofert: 20/03/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
W siedzibie zamawiającego
ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze - Punkt Obsługi Klienta -parter

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Siemiatycze na drodze nrozwoju/Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
732200000 (Usługi doradcze w zakresie rozwoju)

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje udzielenie Wykonawcy zamówień uzupełniających, zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 uPzp w okresie 3 lat od udzielenia niniejszego zamówienia podstawowego. Zamówienia te będą polegały na powtórzeniu tego samego rodzaju usług jak te, które stanowią przedmiot niniejszego zamówienia określonego w SIWZ. Zamówienia uzupełniające będą stanowiły nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego.

Podobne przetargi