243536 / 2013-06-25 - Inny: JEDNOOSOBOWA SPÓŁKA SKARBU PAŃSTWA / Polskie Radio Regionalna Rozgłośnia w Opolu "RADIO OPOLE" Spółka Akcyjna (Opole)

Oryginalny tusz PFI-303y (2961B001) Żółty / 330 ml marki Epson

Cena: 576.87 PLN

Organizacja i obsługa konferencji

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa 5 konferencji, w tym:
1) 3 konferencji 2-dniowych
2) 2 konferencji 1-dniowych
dotyczących wdrażania Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska 2007-2013 pn.: Razem dla biznesu.

2. Z uwagi na zaplanowane przez Zamawiającego miejsce rzeczowej realizacji projektu konferencje mogą odbywać się w Polsce m.in. w miejscowościach Głubczyce, Opole, Nysa, Prudnik, Głuchołazy lub na obszarze ich gmin oraz w Republice Czeskiej w miejscowościach: Jesenik, Krnov, Liberec, Nachod, Olomouc, Ostrawa lub na obszarze ich krajów. Wymagane jest, aby każda konferencja odbywała się w innym miejscu/lokalizacji. Zamawiający tylko raz dopuszcza organizacje konferencji w tym samym miejscu. Zamawiający wymaga, aby co najmniej jedna konferencja dwudniowa oraz co najmniej jedna konferencja jednodniowa odbyły się w Republice Czeskiej. Zamawiający nie dopuszcza noclegów uczestników konferencji w różnych hotelach.

3. Zamawiający przewiduje organizację trzech konferencji w 2013 roku ( jedna we wrześniu, druga w październiku oraz trzecia w pierwszej połowie grudnia 2013 r.) oraz dwóch konferencji w 2014 r. (II i IV kwartał) w terminie wskazanym w ofercie Wykonawcy. Konferencje powinny odbywać się w dniach od poniedziałku do soboty.

4. Ogólna liczba wszystkich uczestników konferencji będzie wynosiła 300 osób. Średnio przypada 60 osób na każdą konferencje. Ostateczna liczba osób na każdej konferencji zostanie podana nie później niż trzy dni robocze przed terminem konferencji. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku konferencji liczba uczestników może się zmienić do 20% (zwiększyć, zmniejszyć). Wykonawca nie będzie zaangażowany w zapraszanie gości na konferencje.

5. Organizacja konferencji obejmuje:
a) kontakt z Zamawiającym,
b) zapewnienie sali konferencyjnej dla minimum 60 osób (stół prezydialny dla 5 osób, ustawienie krzeseł - teatralne)
c) usługi hotelarskie
d) usługi gastronomiczne,
e) zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji oraz rozstawienie sprzętu (ekran, rzutnik multimedialny, komputer, nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe, sala klimatyzowana)
f) zapewnienie udziału 2 prelegentów konferencji ( zawarcie umów z osobami wskazanymi przez Zamawiającego). Szacowany koszt 3000,00 zł brutto. Cena 3000 zł brutto dotyczy jednej konferencji (dwóch prelegentów na każdą konferencję). Prelegenci będą uczestnikami konferencji, koszty pobytu są wliczone w ilość osób uczestniczących w konferencji. Koszty dojazdu prelegenci będą ponosić we własnym zakresie.
g) sporządzenie list obecności i obsługę recepcyjną podczas konferencji,
h) organizację szatni i jej obsługę,
i) odbiór materiałów promocyjnych z siedziby Zamawiającego lub adresu przez niego wskazanego i dostarczenie do miejsca, w którym będzie się odbywać konferencja oraz przekazanie materiałów, które zostały po konferencji, do siedziby Zamawiającego.
j) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił samochód osobowy z kierowcą m.in. w celu dostarczenia materiałów promocyjnych i inne nieplanowane zdarzenia związane z zakresem usług realizowanych przez Wykonawcę, będących przedmiotem zamówienia (np. dostawa lub wymiana rzutnika itp.). Zabezpieczenie logistyczne nie obejmuje transportu prelegentów oraz innych uczestników konferencji.

6. Wymagania wobec hotelu:
a) lokalizacja hotelu na terenie województwa opolskiego oraz Republiki Czeskiej ( jak w pkt 2).
b) hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w Polsce zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, ze zm ), oraz w Republice Czeskiej hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym zgodnie z Oficjalną klasyfikacją zjednoczonych obiektów noclegowych w Czechach 2013-2015.
c) hotel dysponujący salą konferencyjną dla minimum 60 osób
d) zapewnienie 60 miejsc noclegowych w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania
e) zapewnienie minimum 20 bezpłatnych miejsc parkingowych

7. Usługa gastronomiczna: (średnio dla 60 osób na każdą konferencję)

1) W trakcie konferencji 2 dniowej usługa gastronomiczna będzie się składać z:
a) Kolacji w formie bufetu: do wyboru
- dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie)
z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki opiekane;
- wędliny, sery, owoce;
- napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki,

b) Śniadanie (bufet szwedzki)

c) Lunch w formie bufetu:
- dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie) z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki, ziemniaki opiekane;
- przystawki na ciepło i na zimno,
- deser: ciasta i ciasteczka kruche,
- owoce;
- napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki,

W trakcie konferencji przerwy kawowe: ciasta i ciasteczka kruche, owoce; napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki.

2). W trakcie konferencji 1 dniowej ( ok. 5 godzin) usługa gastronomiczna będzie się składać z:
a) Lunch w formie bufetu:
- dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie)
z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki, ziemniaki opiekane;
- przystawki na ciepło i na zimno,
- napoje

W trakcie konferencji przerwy kawowe: ciasta i ciasteczka kruche, owoce; napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki.

Menu będzie podlegało akceptacji Zamawiającego. Ponadto obsługa cateringowa będzie obejmować: zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły bufetowe, nakrycie stołów, dekoracja i inne niezbędne elementy) oraz obsługi kelnerskiej.

8. Zamawiający planuje pierwszego dnia konferencji w godzinach popołudniowo-wieczornych panel dyskusyjny ok. 3 godziny, oraz drugiego dnia konferencji cześć wykładową z udziałem prelegentów ok. 3 godziny, lub odwrotne rozplanowanie tj. pierwszego dnia konferencji wykład, a drugiego dnia dyskusję - do ustalenia przed każdą konferencją. Zamawiający wymaga aby sale konferencyjne były dostępne podczas konferencji jednodniowej - do 4 godzin ( + 1 godzina na lunch), konferencja dwudniowa - każdego dnia po 3 godziny.

9. Wykonawca nie jest zobowiązany zapewnić usług tłumacza.

10. Wykonawca wskazuje Zamawiającemu jedną osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 243536

Data publikacji: 2013-06-25

Nazwa:
Polskie Radio Regionalna Rozgłośnia w Opolu "RADIO OPOLE" Spółka Akcyjna

Ulica: ul. Strzelców Bytomskich 8

Numer domu: 8

Miejscowość: Opole

Kod pocztowy: 45-084

Województwo / kraj: opolskie

Numer telefonu: +48 77 4013216

Numer faxu: +48 77 4543656

Adres strony internetowej: www.radio.opole.pl

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: JEDNOOSOBOWA SPÓŁKA SKARBU PAŃSTWA

Inny rodzaj zamawiającego: JEDNOOSOBOWA SPÓŁKA SKARBU PAŃSTWA

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja i obsługa konferencji

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa 5 konferencji, w tym:
1) 3 konferencji 2-dniowych
2) 2 konferencji 1-dniowych
dotyczących wdrażania Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska 2007-2013 pn.: Razem dla biznesu.

2. Z uwagi na zaplanowane przez Zamawiającego miejsce rzeczowej realizacji projektu konferencje mogą odbywać się w Polsce m.in. w miejscowościach Głubczyce, Opole, Nysa, Prudnik, Głuchołazy lub na obszarze ich gmin oraz w Republice Czeskiej w miejscowościach: Jesenik, Krnov, Liberec, Nachod, Olomouc, Ostrawa lub na obszarze ich krajów. Wymagane jest, aby każda konferencja odbywała się w innym miejscu/lokalizacji. Zamawiający tylko raz dopuszcza organizacje konferencji w tym samym miejscu. Zamawiający wymaga, aby co najmniej jedna konferencja dwudniowa oraz co najmniej jedna konferencja jednodniowa odbyły się w Republice Czeskiej. Zamawiający nie dopuszcza noclegów uczestników konferencji w różnych hotelach.

3. Zamawiający przewiduje organizację trzech konferencji w 2013 roku ( jedna we wrześniu, druga w październiku oraz trzecia w pierwszej połowie grudnia 2013 r.) oraz dwóch konferencji w 2014 r. (II i IV kwartał) w terminie wskazanym w ofercie Wykonawcy. Konferencje powinny odbywać się w dniach od poniedziałku do soboty.

4. Ogólna liczba wszystkich uczestników konferencji będzie wynosiła 300 osób. Średnio przypada 60 osób na każdą konferencje. Ostateczna liczba osób na każdej konferencji zostanie podana nie później niż trzy dni robocze przed terminem konferencji. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku konferencji liczba uczestników może się zmienić do 20% (zwiększyć, zmniejszyć). Wykonawca nie będzie zaangażowany w zapraszanie gości na konferencje.

5. Organizacja konferencji obejmuje:
a) kontakt z Zamawiającym,
b) zapewnienie sali konferencyjnej dla minimum 60 osób (stół prezydialny dla 5 osób, ustawienie krzeseł - teatralne)
c) usługi hotelarskie
d) usługi gastronomiczne,
e) zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji oraz rozstawienie sprzętu (ekran, rzutnik multimedialny, komputer, nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe, sala klimatyzowana)
f) zapewnienie udziału 2 prelegentów konferencji ( zawarcie umów z osobami wskazanymi przez Zamawiającego). Szacowany koszt 3000,00 zł brutto. Cena 3000 zł brutto dotyczy jednej konferencji (dwóch prelegentów na każdą konferencję). Prelegenci będą uczestnikami konferencji, koszty pobytu są wliczone w ilość osób uczestniczących w konferencji. Koszty dojazdu prelegenci będą ponosić we własnym zakresie.
g) sporządzenie list obecności i obsługę recepcyjną podczas konferencji,
h) organizację szatni i jej obsługę,
i) odbiór materiałów promocyjnych z siedziby Zamawiającego lub adresu przez niego wskazanego i dostarczenie do miejsca, w którym będzie się odbywać konferencja oraz przekazanie materiałów, które zostały po konferencji, do siedziby Zamawiającego.
j) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił samochód osobowy z kierowcą m.in. w celu dostarczenia materiałów promocyjnych i inne nieplanowane zdarzenia związane z zakresem usług realizowanych przez Wykonawcę, będących przedmiotem zamówienia (np. dostawa lub wymiana rzutnika itp.). Zabezpieczenie logistyczne nie obejmuje transportu prelegentów oraz innych uczestników konferencji.

6. Wymagania wobec hotelu:
a) lokalizacja hotelu na terenie województwa opolskiego oraz Republiki Czeskiej ( jak w pkt 2).
b) hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w Polsce zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, ze zm ), oraz w Republice Czeskiej hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym zgodnie z Oficjalną klasyfikacją zjednoczonych obiektów noclegowych w Czechach 2013-2015.
c) hotel dysponujący salą konferencyjną dla minimum 60 osób
d) zapewnienie 60 miejsc noclegowych w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania
e) zapewnienie minimum 20 bezpłatnych miejsc parkingowych

7. Usługa gastronomiczna: (średnio dla 60 osób na każdą konferencję)

1) W trakcie konferencji 2 dniowej usługa gastronomiczna będzie się składać z:
a) Kolacji w formie bufetu: do wyboru
- dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie)
z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki opiekane;
- wędliny, sery, owoce;
- napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki,

b) Śniadanie (bufet szwedzki)

c) Lunch w formie bufetu:
- dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie) z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki, ziemniaki opiekane;
- przystawki na ciepło i na zimno,
- deser: ciasta i ciasteczka kruche,
- owoce;
- napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki,

W trakcie konferencji przerwy kawowe: ciasta i ciasteczka kruche, owoce; napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki.

2). W trakcie konferencji 1 dniowej ( ok. 5 godzin) usługa gastronomiczna będzie się składać z:
a) Lunch w formie bufetu:
- dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie)
z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki, ziemniaki opiekane;
- przystawki na ciepło i na zimno,
- napoje

W trakcie konferencji przerwy kawowe: ciasta i ciasteczka kruche, owoce; napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki.

Menu będzie podlegało akceptacji Zamawiającego. Ponadto obsługa cateringowa będzie obejmować: zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły bufetowe, nakrycie stołów, dekoracja i inne niezbędne elementy) oraz obsługi kelnerskiej.

8. Zamawiający planuje pierwszego dnia konferencji w godzinach popołudniowo-wieczornych panel dyskusyjny ok. 3 godziny, oraz drugiego dnia konferencji cześć wykładową z udziałem prelegentów ok. 3 godziny, lub odwrotne rozplanowanie tj. pierwszego dnia konferencji wykład, a drugiego dnia dyskusję - do ustalenia przed każdą konferencją. Zamawiający wymaga aby sale konferencyjne były dostępne podczas konferencji jednodniowej - do 4 godzin ( + 1 godzina na lunch), konferencja dwudniowa - każdego dnia po 3 godziny.

9. Wykonawca nie jest zobowiązany zapewnić usług tłumacza.

10. Wykonawca wskazuje Zamawiającemu jedną osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/12/2014

Informacja na temat wadium:
W niniejszym postępowaniu jest wymagane wniesienie przez Wykonawcę wadium w wysokości: 1000 zł ( słownie: tysiąc złotych). Wadium winno obejmować cały okres związania ofertą

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 3 do SIWZ

Wiedza i doświadczenie:
Opis sposobu dokonywania oceny warunku :
Wykonawca musi posiadać doświadczenie polegające na wykonaniu lub wykonywaniu w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie , co najmniej :
- trzech usług w zakresie organizacji i obsługi konferencji, szkoleń, spotkań biznesowych, każda o wartości co najmniej 18 000 zł brutto.
Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w wykazie z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 6 do SIWZ

Potencjał techniczny:
Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 3 do SIWZ.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 3 do SIWZ.

Sytuacja ekonomiczna:
Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 3 do SIWZ.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokument potwierdzenia III.5: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w drodze negocjacji w następujących przypadkach i na określonych warunkach:
a) zmian unormowań prawnych powszechnie obowiązujących, które będą miały wpływ na realizację umowy,
b) Strony przewidują ponadto możliwość dokonania zmian postanowień umowy, których nie dało się przewidzieć w dacie zawarcia umowy, a których wprowadzenie jest konieczne dla prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, a także, gdy zmiany są korzystniejsze dla Zamawiającego - zmiany o charakterze nieistotnym,
c) dopuszczalna jest zmiana terminu i miejsca realizacji konferencji, z ważnych powodów po uzgodnieniu między stronami, pozostająca bez wpływu na cenę i standard usługi.
d) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie danych Wykonawcy bez zmian samego Wykonawcy (np. zmiana siedziby, adresu, nazwy),
e) dopuszczalna jest zmiana nazwy, określenia, oznaczenia przedmiotu świadczenia Wykonawcy przy zachowaniu tożsamości świadczenia i jego jakości.

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.radio.opole.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
RADIO OPOLE S.A. UL. STRZELCÓW BYTOMSKICH 8 , 45-084 OPOLE

Data składania wniosków, ofert: 05/07/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
RADIO OPOLE S.A. UL. STRZELCÓW BYTOMSKICH 8 , 45-084 OPOLE , POK. 116 BIURO ZARZĄDU

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt Razem dla biznesu jest współfinansowany ze Środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska-Rzeczpospolita Polska 2007-2013, realizowany w ramach dziedziny wsparcia 2.1 Rozwój przedsiębiorczości

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
551300000 (Inne usługi hotelarskie)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
601000009 (Usługi w zakresie transportu drogowego)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
799520002 (Usługi w zakresie organizacji imprez)

Kod CPV szóstej częsci zamówienia:
799920004 (Usługi recepcyjne)

Kod CPV siódmej częsci zamówienia:
798230009 (Usługi drukowania i dostawy)

Podobne przetargi