164124 / 2014-05-15 - Administracja samorządowa / Miasto Białystok (Białystok)

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2014-03-17 pod pozycją 88904. Zobacz ogłoszenie 88904 / 2014-03-17 - Administracja samorzÄ…dowa.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 164124

Data publikacji: 2014-05-15

Nazwa: Miasto Białystok

Ulica: ul. Słonimska 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Białystok

Kod pocztowy: 15-950

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 085 869 60 02

Numer faxu: 085 869 62 65

Adres strony internetowej: www.bialystok.pl

Regon: 00051500000000

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 88904

Data wydania biuletynu: 2014-03-17

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2014

Pozycja ogłoszenia: 88904

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji pn. Atrakcyjność
gospodarcza Białegostoku

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja
konferencji pn. Atrakcyjność gospodarcza Białegostoku w dniach 12-13 czerwca 2014 r. połączonej ze spotkaniem kierowników
Wydziałów Promocji Handlu i Inwestycji Ambasad RP w dniach 12-13 czerwca 2014 r. w ramach projektu pn. Tworzenie i rozwój
sieci współpracy centrów obsługi inwestora we współpracy z Suwalską Specjalną Strefą Ekonomiczną S.A. Zakres zamówienia
obejmuje: 1. Rezerwację pokoi hotelowych jednoosobowych lub dwuosobowych z możliwością pojedynczego wykorzystania, dla
maksymalnie 70 wskazanych uczestników konferencji na nocleg z 12 na 13 czerwca 2014 r. w hotelach trzy- lub
czterogwiazdkowych znajdujących się w ścisłym centrum Białegostoku. W cenę pokoju ma być wliczony dostęp do Internetu oraz
śniadanie w restauracji hotelowej. 2. Zapewnienie transportu w dniach 12-13 czerwca 2014 r.: Wykonawca zaplanuje i zapewni
odbiór maksymalnie 70 osób z siedziby Ministerstwa Gospodarki w Warszawie w dniu 12 czerwca 2014 r. oraz przewiezienie we
wskazane miejsca w Białymstoku, transport z hotelu do i z miejsca gdzie odbywać się będzie uroczysta kolacja; w dniu 13 czerwca
(piątek) przewozy osób między hotelami a miejscem konferencji oraz transport w czasie wizyt studyjnych na terenie miasta i okolic
(maksymalnie 4 busy 20 osobowe), - przewóz maksymalnie 70 osób ze wskazanych miejsc w Białymstoku pod siedzibę
Ministerstwa Gospodarki w Warszawie (lub w inne wskazane miejsce w Warszawie). 3. Zapewnienie materiałów konferencyjnych:
Wykonawca opracuje projekty graficzne (format gif oraz tekst) oraz dostarczy do wskazanych miejsc następujące materiały
informacyjne: 1) zaproszenia i program konferencji (150 szt.). 2) Wykonawca wgra na nośniki USB z odpowiednimi logami
materiały zapewnione przez Zamawiającego w formie elektronicznej (150 szt.), 3) po 150 szt.: imiennych identyfikatorów dla
uczestników spotkań: badge i smycz, toreb papierowych na materiały konferencyjne z logami, notatnik w formacie A4 min. 60
kartek, długopisów; zestawów upominkowych regionalnych VIP w ilości 70 szt. (produkty regionalne województwa podlaskiego). 4.
Wyposażenie i obsługa techniczna: 1) w dniu 12 czerwca 2014 r. przewidywana liczba uczestników konferencji maksymalnie 150
osób. Wykonawca wynajmie i opłaci koszty wynajmu obiektu, w którym odbędzie się uroczysta kolacja, po wcześniejszej akceptacji
Zamawiającego. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie do przeprowadzenia części oficjalnej kolacji w ww. miejscu,
tj. techniczne wyposażenie konferencyjne i obsługa konferencji. 2) w dniu 13 czerwca 2014 r. przewidywana liczba uczestników
konferencji maksymalnie 150 osób. Konferencja odbędzie się w obiekcie: Białostocki Park Naukowo-Technologiczny (BPN-T) w
Białymstoku. Wykonawca zarezerwuje i opłaci koszty wynajmu obiektu, 3) Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie do
przeprowadzenia konferencji w ww. miejscu w tym: meble konferencyjne, wyposażenie sekretariatu konferencji umiejscowionego przy sali konferencyjnej, wyposażenie recepcji konferencji, techniczne wyposażenie konferencyjne i obsługa konferencji, środki
audiowizulane, technika sceniczna. Wykonawca zapewni aranżację wnętrz, uwzględniającą kompozycje z świeżych kwiatów ciętych
zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do udokumentowania fotograficznego konferencji aparatem
cyfrowym oraz przekazanie tych materiałów Zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 3 dni po zakończeniu konferencji.
Wykonawca wykona co najmniej 100 zdjęć z przebiegu konferencji. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z odpowiednimi
służbami w zakresie bezpieczeństwa. 5. Zapewnienie cateringu i obsługi: Świadczenie usługi cateringowej w dniach 12-13 czerwca
2014 r.: 1) uroczysta kolacja w dniu 12 czerwca 2014 r. Menu kolacji powinno zawierać: dania gorące, przystawki zimne, sałatki,
dodatki, desery, napoje zimne, napoje gorące; 2) usługi cateringowe w trakcie konferencji w dniu 13 czerwca 2014 r. Menu przerwy
kawowej powinno zawierać desery oraz napoje gorące wraz z dodatkami, napoje zimne; 3) usługi cateringowe w trakcie konferencji
w dniu 13 czerwca 2014 r. Menu na jedną osobę podczas przerwy na lunch powinno zawierać: dania gorące, dodatki do dań
gorących, inne przystawki, w tym sałatki, desery, napoje gorące wraz z dodatkami, napoje zimne; 4) Zamawiający wymaga, by
podczas trwania konferencji w dniach 12-13 czerwca 2014 r. przez cały czas były dostępne napoje ciepłe i zimne w miejscu
realizacji ww. wydarzenia. 5) w sytuacji, gdy usługi cateringowe będą świadczone w miejscach nie przystosowanych, tj. bez
zaplecza gastronomicznego w dniach 12 i 13 czerwca 2014 r. Zamawiający wymaga od Wykonawcy dostarczenia - zapewnienia
stołów, na których rozstawione zostaną potrawy, liczba stołów musi być dostosowana do liczby uczestników konferencji oraz do
wielkości sali. Stoły powinny być nakryte białymi obrusami, zastawą składającą się z jednolitej porcelany gastronomicznej, z
czystego białego szkła, bez napisów oraz udekorowane żywymi kwiatami. W dniu 13 czerwca 2014 r. Zamawiający wymaga od
Wykonawcy dostarczenia stolików 4-6 osobowych z krzesłami w ilości 80 sztuk i rozstawienie ich w miejscu przeznaczonym do
konsumpcji. Miejsce lunchu w dniu 13 czerwca 2014 r. - pomieszczenia Stadionu Miejskiego przy ul. Słonecznej 1 zostanie
zarezerwowane i opłacone w porozumieniu z Zamawiającym. Wykonawca zarezerwuje i opłaci koszty wynajmu obiektu. 6.
Koordynację przygotowań i realizację konferencji, a w szczególności: Wykonawca jest zobowiązany do konsultacji z Zamawiającym
procesu realizacji całości usługi oraz sprawowania nadzoru nad całością przebiegu wydarzeń. W tym celu Wykonawca zapewni
koordynatora (lub koordynatorów), który będzie zobowiązany do koordynacji całości usługi oraz stałego kontaktu z Zamawiającym,
współpracy przez cały okres realizacji zamówienia z przedstawicielami: 1) obiektu, w którym odbywa się konferencja (m.in. w
zakresie koordynacji prac montażowych), 2) hoteli, 3) firmy cateringowej, 4) firmy odpowiedzialnej za obsługę techniczną, 5) firmy
transportowej; osobistej obecności w trakcie każdego z wydarzeń objętego przedmiotem zamówienia oraz reagowania w przypadku
spostrzeżenia nienależytego wykonywania zamówienia. Osobista obecność nie dotyczy realizacji usługi transportowej. Wykonawca
zapewni stałą obecność personelu technicznego (co najmniej dwóch osób). 7. Wymagania dodatkowe: Zapewnienie wszystkim
wyjeżdżającym zimnych napojów na czas podróży z i do Warszawy. Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca w których
realizowane będą wydarzenia konferencji oraz wykonanie materiałów promocyjnych jak i identyfikatorów dla prelegentów i
uczestników zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS. Na dwa dni przed planowaną konferencją odbędzie się próba generalna
wydarzenia. Zapewnienie części kulturalno-artystycznej regionalnej w trakcie uroczystej kolacji w dniu 12.06.2014 r. Integralną
częścią kolacji powinna być dwugodzinna oprawa artystyczno-muzyczna zawierająca występ muzyczny bądź muzyczno-wizualny. Propozycja do uzgodnienia z Zamawiającym.

Kod trybu postepowania: PO

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Tak

nazwa programu UE:
Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej w ramach realizacji projektu Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora. Działania 1.4, Komponent Promocja I Priorytetu Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.

Nazwa wykonawcy: Casablanca Catering Sp. z o.o.

Adres pocztowy wykonawcy: ul. Legionowa 10 lok. 209

Miejscowość: Białystok

Kod pocztowy: 15-099

ID województwa: 9

Województwo / kraj: podlaskie

Data udzielenie zamówienia: 06/05/2014

Liczba ofert: 4

Liczba odrzuconych ofert: 1

Szacunkowa wartość zamówienia: 109217,38

Cena wybranej oferty: 86852,58

Cena minimalna: 86852,58

Cena maksymalna: 127000,00

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

Kody CPV:
799520002 (Usługi w zakresie organizacji imprez)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Podobne przetargi