227936 / 2011-08-03 - Uczelnia publiczna / Wojskowa Akademia Techniczna (Warszawa)
PRZYGOTOWANIE, ORGANIZACJA I OBSŁUGA LOGISTYCZNA TRZECH KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNYCH ORGANIZOWANYCH W RAMACH MICROWAVE AND RADAR WEEK MRW-2012
Opis zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa trzech konferencji naukowo-technicznych organizowanych w ramach Microwave and Radar Week MRW-2012. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz innych pomieszczeń i powierzchni, w kształcie zbliżonym do prostokąta, bez przeszkód np. kolumny, uniemożliwiających kontakt wzrokowy, umożliwiających przeprowadzenie działań wyspecyfikowanych w załączniku, dla liczby osób określonych w punkcie B, wraz z odpowiednim wyposażeniem: obiekt o standardzie co najmniej hotelu 5-gwiazdkowego, położony w odległości nie większej niż 15 km od Dworca Centralnego posiadającym dogodne połączenie komunikacją miejską. Wykonawca, w salach i pomieszczeniach konferencyjnych zapewni ustawienie miejsc teatralne, klimatyzację, odpowiednie nagłośnienie (minimum 2 mikrofony w tym jeden bezprzewodowy), projektor multimedialny, ekran o wymiarach nie mniejszych niż 200cmx250cm), tablice typu flipchart, zaplecze sanitarne (oddzielnie dla kobiet i mężczyzn), personel do obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości, dystrybucji materiałów konferencyjnych oraz szatnię z obsługą.
Gotowość sal i urządzeń (ekran, rzutnik itp.) powinna być zgłoszona do organizatora na godzinę przed planowaną rejestracją gości lub na godzinę przed rozpoczęciem poszczególnych sesji. Sale oraz sanitariaty w trakcie trwania konferencji powinny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich.
Gotowość sal konferencyjnych do przyjęcia uczestników konferencji na 30 min. przed rozpoczęciem poszczególnych sesji, sal i pomieszczeń technicznych wg ustaleń roboczych po podpisaniu umowy.
Aranżacja sal (ustawienie stołów, krzeseł) powinna zostać przedstawiona w formie graficznej na 14 dni przed planowaną konferencją do akcpetacji Zamawiającego. Zamawiający w przeciągu 2 dni, zgłosi uwagi lub dokona akceptacji projektu. W przypadku braku akceptacji, Wykonawca dokona zmian w aranżacji do ponownego przedstawienia jej Zamawiającemu do akcpetacji.
Sale konferencyjne, w których będa odbywać się sesje muszą znajdować się w zakresie jednej lokalizacji (obrębie jednego budynku), na parterze, pierwszym lub maksymalnie na drugim piętrze. Zamawiającey nie dopuszcza mozliwości przemieszczania się grup uczestników konferencji w ramach danej sesji pomiędzy budynkami znajdującymi się w różnych lokalizacjach.
Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia czasu trwania przerw technicznych pomiędzy posiedzeniami sesji plenarnych i specjalistycznych oraz ceremonii otwarcia (zamknięcia) i czasu przeznaczonego na posiłki. Ostatecznie zostanie on uzgodniony podczas kontaktów roboczych, po wyborze oferty na 60 dni przed terminem rozpoczęcia MRW-2012.
Dodatkowo Wykonawca powinien udostępnić:
1). pomieszczenie o powierzchni nie mniejszej niż 50 m2 lub wydzielone miejsce (hol) o porównywalnej powierzchni do zawieszenia plakatów o formacie A1 (A0) lub roll-upów o wymiarach 100cmx200cm w liczbie ok. 50 szt. plakatów (roll-upów).
2). wydzielone pomieszczenia o powierzchni nie mniejszej niż 75 m2 lub duży hol o porównywalnej powierzchni na której będą umieszczone stoiska z ekspozycjami sponsorów i innych firm chcących zaprezentować swoje osiągnięcia w czasie trwania konferencji.
3). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 zamykane na klucz do przechowywania materiałów konferencyjnych, które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji uczestników konferencji.
4). wydzielone miejsce w holu w bliskiej odległości od pomieszczenia wymienionego w pkt 3.) spełniającej rolę recepcji sekretariatu dla uczestników konferencji. W miejscu tym powinien być dostęp do sieci energetycznej (min. 4 gniazdka z uziemieniem) oraz Internetu przewodowego.
5). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 z które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji służące jako szatnia dla uczestników konferencji.
Wykonawca w celu rozreklamowania konferencji powinien zapewnić stelaże na tablice informacyjne: przed wejściem do budynku, w holu budynku, przed salami konferencyjnymi, w salach konferencyjnych, na których będą umieszczone materiały dostarczone przez Zamawiającego.
Zakwaterowanie uczestników konferencji - 150 miejsc noclegowych (w tym 60 osób
zakwaterowanych w pokojach 1 - osobowych o wyższym standardzie, 40 osób zakwaterowanych w pokojach jednoosobowych i 50 osób zakwaterowanych w pokojach 2-osobowych) z zastrzeżeniem zawartym w punkcie B. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że uczestnicy konferencji będą mogli być zakwaterowani w odległości nie większej niż 300 metrów niż miejsce organizowania konferencji. Każdy uczestnik konferencji wraz z noclegiem otrzyma śniadanie.
Zamawiający informuje, że każdy z uczestników konferencji ponosi samodzielnie koszty zakwaterowania i wyżywienia (śniadanie).
Zapewnienie parkingu dla Zamawiającego (min. 20 miejsc parkingowych) w garażu podziemnym gdzie będzie odbywała się konferencja lub w innym miejscu wskazanym przez organizatora, ale w odległości nie większej niż 200 m od miejsca organizacji konferencji.
Numer biuletynu: 1
Pozycja w biuletynie: 227936
Data publikacji: 2011-08-03
Nazwa: Wojskowa Akademia Techniczna
Ulica: ul. Kaliskiego 2
Numer domu: 2
Miejscowość: Warszawa
Kod pocztowy: 00-908
Województwo / kraj: mazowieckie
Numer telefonu: 022 6837865
Numer faxu: 022 6837977
Adres strony internetowej: www.wat.edu.pl
Regon: 01212290000000
Typ ogłoszenia: ZP-400
Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak
Ogłoszenie dotyczy: 1
Rodzaj zamawiającego: Uczelnia publiczna
Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
PRZYGOTOWANIE, ORGANIZACJA I OBSŁUGA LOGISTYCZNA TRZECH KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNYCH ORGANIZOWANYCH W RAMACH MICROWAVE AND RADAR WEEK MRW-2012
Rodzaj zamówienia: U
Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa trzech konferencji naukowo-technicznych organizowanych w ramach Microwave and Radar Week MRW-2012. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz innych pomieszczeń i powierzchni, w kształcie zbliżonym do prostokąta, bez przeszkód np. kolumny, uniemożliwiających kontakt wzrokowy, umożliwiających przeprowadzenie działań wyspecyfikowanych w załączniku, dla liczby osób określonych w punkcie B, wraz z odpowiednim wyposażeniem: obiekt o standardzie co najmniej hotelu 5-gwiazdkowego, położony w odległości nie większej niż 15 km od Dworca Centralnego posiadającym dogodne połączenie komunikacją miejską. Wykonawca, w salach i pomieszczeniach konferencyjnych zapewni ustawienie miejsc teatralne, klimatyzację, odpowiednie nagłośnienie (minimum 2 mikrofony w tym jeden bezprzewodowy), projektor multimedialny, ekran o wymiarach nie mniejszych niż 200cmx250cm), tablice typu flipchart, zaplecze sanitarne (oddzielnie dla kobiet i mężczyzn), personel do obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości, dystrybucji materiałów konferencyjnych oraz szatnię z obsługą.
Gotowość sal i urządzeń (ekran, rzutnik itp.) powinna być zgłoszona do organizatora na godzinę przed planowaną rejestracją gości lub na godzinę przed rozpoczęciem poszczególnych sesji. Sale oraz sanitariaty w trakcie trwania konferencji powinny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich.
Gotowość sal konferencyjnych do przyjęcia uczestników konferencji na 30 min. przed rozpoczęciem poszczególnych sesji, sal i pomieszczeń technicznych wg ustaleń roboczych po podpisaniu umowy.
Aranżacja sal (ustawienie stołów, krzeseł) powinna zostać przedstawiona w formie graficznej na 14 dni przed planowaną konferencją do akcpetacji Zamawiającego. Zamawiający w przeciągu 2 dni, zgłosi uwagi lub dokona akceptacji projektu. W przypadku braku akceptacji, Wykonawca dokona zmian w aranżacji do ponownego przedstawienia jej Zamawiającemu do akcpetacji.
Sale konferencyjne, w których będa odbywać się sesje muszą znajdować się w zakresie jednej lokalizacji (obrębie jednego budynku), na parterze, pierwszym lub maksymalnie na drugim piętrze. Zamawiającey nie dopuszcza mozliwości przemieszczania się grup uczestników konferencji w ramach danej sesji pomiędzy budynkami znajdującymi się w różnych lokalizacjach.
Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia czasu trwania przerw technicznych pomiędzy posiedzeniami sesji plenarnych i specjalistycznych oraz ceremonii otwarcia (zamknięcia) i czasu przeznaczonego na posiłki. Ostatecznie zostanie on uzgodniony podczas kontaktów roboczych, po wyborze oferty na 60 dni przed terminem rozpoczęcia MRW-2012.
Dodatkowo Wykonawca powinien udostępnić:
1). pomieszczenie o powierzchni nie mniejszej niż 50 m2 lub wydzielone miejsce (hol) o porównywalnej powierzchni do zawieszenia plakatów o formacie A1 (A0) lub roll-upów o wymiarach 100cmx200cm w liczbie ok. 50 szt. plakatów (roll-upów).
2). wydzielone pomieszczenia o powierzchni nie mniejszej niż 75 m2 lub duży hol o porównywalnej powierzchni na której będą umieszczone stoiska z ekspozycjami sponsorów i innych firm chcących zaprezentować swoje osiągnięcia w czasie trwania konferencji.
3). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 zamykane na klucz do przechowywania materiałów konferencyjnych, które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji uczestników konferencji.
4). wydzielone miejsce w holu w bliskiej odległości od pomieszczenia wymienionego w pkt 3.) spełniającej rolę recepcji sekretariatu dla uczestników konferencji. W miejscu tym powinien być dostęp do sieci energetycznej (min. 4 gniazdka z uziemieniem) oraz Internetu przewodowego.
5). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 z które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji służące jako szatnia dla uczestników konferencji.
Wykonawca w celu rozreklamowania konferencji powinien zapewnić stelaże na tablice informacyjne: przed wejściem do budynku, w holu budynku, przed salami konferencyjnymi, w salach konferencyjnych, na których będą umieszczone materiały dostarczone przez Zamawiającego.
Zakwaterowanie uczestników konferencji - 150 miejsc noclegowych (w tym 60 osób
zakwaterowanych w pokojach 1 - osobowych o wyższym standardzie, 40 osób zakwaterowanych w pokojach jednoosobowych i 50 osób zakwaterowanych w pokojach 2-osobowych) z zastrzeżeniem zawartym w punkcie B. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że uczestnicy konferencji będą mogli być zakwaterowani w odległości nie większej niż 300 metrów niż miejsce organizowania konferencji. Każdy uczestnik konferencji wraz z noclegiem otrzyma śniadanie.
Zamawiający informuje, że każdy z uczestników konferencji ponosi samodzielnie koszty zakwaterowania i wyżywienia (śniadanie).
Zapewnienie parkingu dla Zamawiającego (min. 20 miejsc parkingowych) w garażu podziemnym gdzie będzie odbywała się konferencja lub w innym miejscu wskazanym przez organizatora, ale w odległości nie większej niż 200 m od miejsca organizacji konferencji.
Kody CPV:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)
Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie
Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie
Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak
Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Prawo zamówień publicznych do kwoty 35.000,00 zł (netto)
Czas: D
data_roz: 21/05/2012
Zaliczka: Nie
Uprawnienia:
4) Decyzja administracyjna marszałka województwa o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego do określonego rodzaju oraz kategorii, stosownie z art. 35 ust. 1 w związku z art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004r. Nr 223, poz. 2268)
Oświadczenie nr 1: Tak
Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak
Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak
Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak
Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak
Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak
Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak
inne_dokumenty:
Oferta składana przez Wykonawcę winna również zawierać:
1) Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ,
2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 3 do SIWZ,
3) Wymagania do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia stanowiące załącznik nr 5 do SIWZ,
4) Rozkład sesji Microwave Radar and Week 2012 stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ,
5) Przykładowe menu stanowiące załącznik nr 7 do SIWZ,
6) pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeżeli nie wynika ono z załączonych dokumentów wymaganych postanowieniami niniejszego ogłoszenia.
7) oświadczenia i dokumenty, w formie oryginału lub kserokopii wymienione w ogłoszeniu
III.7 osoby niepełnosprawne: Nie
Kod trybu postepowania: PN
Czy zmiana umowy: Tak
Zmiana umowy:
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia ilości uczestników konferencji w granicach +/- 20%. Wynikające z tej sytuacji rozliczenia finansowe pomiędzy stronami będą dotyczyły rzeczywistej ilości uczestników
Kod kryterium cenowe: A
Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie
Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.wat.edu.pl
Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Sekcja Zamówień Publicznych, 00-908 Warszawa, ul. gen. Sylwestra Kaliskiego 2, Budynek Nr 22, pokój Nr 5 (wejście przez biuro przepustek).
Data składania wniosków, ofert: 11/08/2011
Godzina składania wniosków, ofert: 09:00
Miejsce składania:
Wojskowa Akademia Techniczna im. Jarosława Dąbrowskiego, 00-908 Warszawa 49, skr. poczt. 50, ul. gen. Sylwestra Kaliskiego 2 z terminem doręczenia do dnia 11.08.2011r. do godz. 9:00
On: O
Termin związania ofertą, liczba dni: 30
Czy unieważnienie postępowania: Nie
Podobne przetargi
364390 / 2014-11-04 - Podmiot prawa publicznego
Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego-Państwowy Zakład Higieny - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Kompleksowa organizacja 77 szkoleń na terenie 11 województw dla Projektu Zapobieganie zakażeniom HCV
398834 / 2012-10-15 - Inny: państwowy instytut badawczy
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sal konferencyjnych dla uczestników międzynarodowej konferencji naukowej organizowanej przez IERiGŻ-PIB.
170709 / 2012-08-07 - Uczelnia publiczna
Wojskowa Akademia Techniczna - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
ZABEZPIECZENIE LOGISTYCZNE SEMINARIUM PERSPEKTYWY ROZWOJU SPRZĘTU TERMOWIZYJNEGO I URZĄDZEŃ TECHNIKI PODCZERWIENI W LATACH 2012 - 2017
27922 / 2011-02-23 - Inny: Jednostka Budżetowa
Ochotnicze Hufce Pracy Komenda Główna - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
organizacja konferencji na temat Nowatorskie metody w zakresie usług poradnictwa zawodowego i pośrednictwa pracy dla młodzieży w ramach realizacji projektu OHP jako realizator usług rynku pracy, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego
327943 / 2010-11-18 - Inny: Agencja działająca na podstawie ustawy o utworzeniu PARP
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Wsparcie organizacji i obsługa konferencji oraz seminarium nt. przedsiębiorczości i innowacyjności znak sprawy: p/504/IT/2010; p/505/PR/2010
405374 / 2013-10-07 - Podmiot prawa publicznego
Centrum Kształcenia Podyplomowego Pielęgniarek i Położnych - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Przetarg nieograniczony o wartości szacunkowej poniżej 130.000 euro na zorganizowanie warsztatów dla organizatorów kształcenia i konferencji promocyjno-informacyjnej dla decydentów, przedstawicieli samorządu zawodowego, organizatorów kształcenia, oraz pielęgniarek, pielęgniarzy w ramach Projektu systemowego Rozwój kwalifikacji i umiejętności kadry pielęgniarskiej w kontekście zmian epidemiologicznych będących następstwem starzejącego się społeczeństwa - współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
72856 / 2009-03-23 - Podmiot prawa publicznego
Transportowy Dozór Techniczny - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Zakup usług hotelowych i restauracyjnych w celu zorganizowania Konferencji szkoleniowej Przewozy towarów niebezpiecznych - 2009
5325 / 2012-01-05 - Inny: JBR
Wojskowy Instytut Techniczny Uzbrojenia - Zielonka (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Zabezpieczenie organizowanej przez WITU XVIII Konferencji Naukowo-Technicznej pod nazwÄ… UZBROJENIE 2011.
269077 / 2010-09-30 - Inny: Agencja działająca na podstawie ustawy o utworzeniu PARP
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Wsparcie i obsługa konferencji oraz seminarium na temat przedsiębiorczości i innowacyjności
41287 / 2015-03-24 - Inny: Państwowy Instytut Badawczy
Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej - Państwowy Instytut Badawczy - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Usługi hotelarskie, restauracyjne i inne związane z organizacją
XVI Międzynarodowej Konferencji Technicznej Kontroli Zapór 2015
209154 / 2014-06-23 - Inny: państwowy instytut badawczy
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 12. Krajowych warsztatów szkoleniowo-organizacyjnych Polskiego FADN
46246 / 2013-02-04 - Administracja samorzÄ…dowa
Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Przygotowanie i zapewnienie bazy dydaktycznej, żywieniowej i noclegowej dla uczestników konferencji międzynarodowej dotyczącej monitoringu problemów narkotykowych.
7051 / 2013-01-11 - Podmiot prawa publicznego
Teatr Narodowy - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Usługi hotelarskie i restauracyjne
241693 / 2014-11-20 - Administracja rzÄ…dowa centralna
Komenda Główna Policji - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Wykonanie usÅ‚ug gastronomicznych, hotelarskich i konferencyjnych, w dniach 1 - 3 grudnia 2014 r. w ramach projektu Chopin dotyczÄ…cego Ograniczenia i dystrybucji narkotyków w Unii Europejskiej realizowanego w ramach programu ISEC. 249/BF/14/ÅW
14083 / 2015-02-02 - Inny: Państwowy Instytut Badawczy
Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej - Państwowy Instytut Badawczy - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
USÅUGI HOTELARSKIE, RESTAURACYJNE I INNE ZWIÄ„ZANE Z ORGANIZACJÄ„ XVI MIĘDZYNARODOWEJ KONFERENCJI TECHNICZNEJ KONTROLI ZAPÓR 2015
183751 / 2014-08-27 - Administracja rzÄ…dowa centralna
Generalna Dyrekcja Ochrony Åšrodowiska - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Organizacja i obsługa pięciu dwudniowych ogólnopolskich spotkań tematycznych w ramach realizacji projektu (Natura i Gospodarka - podstawy dialogu) nr POIS.05.04.00-00-266/09
162070 / 2012-05-18 - Administracja rzÄ…dowa centralna
Ministerstwo Spraw Zagranicznych - Warszawa (mazowieckie)
CPV: 551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)
Przeprowadzenie regionalnych warsztatów PSI dot. niezbędnych zdolności i sposobów postępowania przeciwko proliferacji BMR (CCP PSI) oraz seminarium na temat implementacji rezolucji Rady Bezpieczeństwa ONZ nr 1540, Warszawa, lipiec 2012 r.