129072 / 2013-04-03 - Inny: samorządowa instytucja kultury / Regionalny Ośrodek Kultury (Bielsko-Biała)

Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 50. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 24. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły i Żywca

Opis zamówienia

1. Specyficzne warunki pobytu.
Tydzień Kultury Beskidzkiej i odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych
jest przede wszystkim jej wielkość. Łącznie uczestniczy w niej około 80 zespołów polskich
i 20 zagranicznych, które przez 9 dni koncertują w 9 miejscowościach.
Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach
oraz wielkość imprez towarzyszących wymuszają opisany sposób zakwaterowania
i wyżywienia uczestników.
Określenie uczestnicy obejmuje: członków zespołów zagranicznych i krajowych, pilotów, tłumaczy, kierowców, członków komisji oceniających, gości zaproszonych i organizatorów.
2. Termin pobytu uczestników:
od 26 lipca (przyjazd większości uczestników w godzinach wieczornych) do 5 sierpnia 2013 r. (wyjazd większości uczestników w godzinach rannych).
Natomiast impreza realizowana będzie od 27 lipca do 4 sierpnia 2013 r.
3. Planowana liczba członków zespołów: około 680 osób.
Planuje się pobyt:
- ok. 480 osób w terminie od 26.07 do 5.08.2013 r. ,
- ok. 26 osób w terminie od 29.07 do 5.08.2013 r.,
- ok. 150 osób w terminie od 30.07 do 5.08.2013 r.,
4. Wskazane ze względów organizacyjnych miejscowości pobytu to: Szczyrk, Wisła
i Żywiec.
5. Określenie szczegółowych warunków zakwaterowania:
a) Obiekt nie może mieć mniej niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, gdyż optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników itp.
b) Każdy zespół musi być w całości (wraz z osobami towarzyszącymi) zakwaterowany
w jednym obiekcie. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach (m. in. ze względu na wspólny środek transportu itp.).
c) Pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym.
Konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody.
d) W trakcie trwania imprezy może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych
w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli.
e) Pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty i instrumenty. W przeciwnym przypadku w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie.
f) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym
niż liczba dni wskazanych w harmonogramie.
g) W obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja wraz z telefonem.
h) Obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników.
i) Obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób.
j) Otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością
bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów i samochodów osobowych bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami.
k) Minimum jeden z obiektów wybranych przez zamawiającego musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów
(z możliwością np. zapalenia ogniska, czynnym bufetem itp.).
6. Obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem
(meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.). Prowadzony przez wykwalifikowany
i doświadczony personel.
7. Określenie szczegółowych warunków wyżywienia:
a) zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji,
- ustalania różnych godzin wydawania posiłków (w tym również w godz. nocnych) dla
poszczególnych zespołów i osób indywidualnych,
- przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków
wegetariańskich,
- zapewnienia wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa,
- przygotowania tzw. suchych prowiantów zamiast posiłków spożywanych na miejscu.
b) jadalnia musi być czysta i estetyczna, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń
i sztućców;
c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej.
8. Każdy obiekt musi posiadać koordynatora, imiennie określonego przez Oferenta, odpowiedzialnego przez cały czas trwania zadania za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia, ściśle współpracującego z biurem organizacyjnym TKB.
9. Szczegółowe warunki zakwaterowania i wyżywienia wymienione w punktach 5, 6 i 7 obiekt musi spełniać zarówno w okresie realizacji zadania, jak i w dniu składania oferty.
Ogłaszający przetarg zastrzega sobie prawo do kontroli spełniania szczególnych warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 129072

Data publikacji: 2013-04-03

Nazwa: Regionalny Ośrodek Kultury

Ulica: ul. 1 Maja 8

Numer domu: 8

Miejscowość: Bielsko-Biała

Kod pocztowy: 43-300

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 033 8220593

Numer faxu: 033 8123333

Adres strony internetowej: www.rok.bielsko.pl

Regon: 00028322200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: samorządowa instytucja kultury

Inny rodzaj zamawiającego: samorządowa instytucja kultury

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 50. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 24. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły i Żywca

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Specyficzne warunki pobytu.
Tydzień Kultury Beskidzkiej i odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych
jest przede wszystkim jej wielkość. Łącznie uczestniczy w niej około 80 zespołów polskich
i 20 zagranicznych, które przez 9 dni koncertują w 9 miejscowościach.
Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach
oraz wielkość imprez towarzyszących wymuszają opisany sposób zakwaterowania
i wyżywienia uczestników.
Określenie uczestnicy obejmuje: członków zespołów zagranicznych i krajowych, pilotów, tłumaczy, kierowców, członków komisji oceniających, gości zaproszonych i organizatorów.
2. Termin pobytu uczestników:
od 26 lipca (przyjazd większości uczestników w godzinach wieczornych) do 5 sierpnia 2013 r. (wyjazd większości uczestników w godzinach rannych).
Natomiast impreza realizowana będzie od 27 lipca do 4 sierpnia 2013 r.
3. Planowana liczba członków zespołów: około 680 osób.
Planuje się pobyt:
- ok. 480 osób w terminie od 26.07 do 5.08.2013 r. ,
- ok. 26 osób w terminie od 29.07 do 5.08.2013 r.,
- ok. 150 osób w terminie od 30.07 do 5.08.2013 r.,
4. Wskazane ze względów organizacyjnych miejscowości pobytu to: Szczyrk, Wisła
i Żywiec.
5. Określenie szczegółowych warunków zakwaterowania:
a) Obiekt nie może mieć mniej niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, gdyż optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników itp.
b) Każdy zespół musi być w całości (wraz z osobami towarzyszącymi) zakwaterowany
w jednym obiekcie. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach (m. in. ze względu na wspólny środek transportu itp.).
c) Pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym.
Konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody.
d) W trakcie trwania imprezy może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych
w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli.
e) Pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty i instrumenty. W przeciwnym przypadku w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie.
f) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym
niż liczba dni wskazanych w harmonogramie.
g) W obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja wraz z telefonem.
h) Obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników.
i) Obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób.
j) Otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością
bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów i samochodów osobowych bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami.
k) Minimum jeden z obiektów wybranych przez zamawiającego musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów
(z możliwością np. zapalenia ogniska, czynnym bufetem itp.).
6. Obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem
(meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.). Prowadzony przez wykwalifikowany
i doświadczony personel.
7. Określenie szczegółowych warunków wyżywienia:
a) zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji,
- ustalania różnych godzin wydawania posiłków (w tym również w godz. nocnych) dla
poszczególnych zespołów i osób indywidualnych,
- przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków
wegetariańskich,
- zapewnienia wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa,
- przygotowania tzw. suchych prowiantów zamiast posiłków spożywanych na miejscu.
b) jadalnia musi być czysta i estetyczna, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń
i sztućców;
c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej.
8. Każdy obiekt musi posiadać koordynatora, imiennie określonego przez Oferenta, odpowiedzialnego przez cały czas trwania zadania za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia, ściśle współpracującego z biurem organizacyjnym TKB.
9. Szczegółowe warunki zakwaterowania i wyżywienia wymienione w punktach 5, 6 i 7 obiekt musi spełniać zarówno w okresie realizacji zadania, jak i w dniu składania oferty.
Ogłaszający przetarg zastrzega sobie prawo do kontroli spełniania szczególnych warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Tak

Ilość części: 8

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zakwaterowanie członków dodatkowego zespołu uczestniczącego w imprezie, około 40 osób.

Czas: D

data_roz: 26/07/2013

Informacja na temat wadium:
1. Przed złożeniem oferty wykonawca przystępujący do przetargu jest obowiązany wnieść wadium. W przypadku złożenia oferty kompleksowej na całość zamówienia - wadium wynosi 4.500,00 zł.
2. Przy składaniu ofert częściowych wysokość wadium ustala się proporcjonalnie do ilości zaproponowanych miejsc, tj. dla obiektów oferujących:

od 80 do 160 miejsc 900,00 zł
od 161 do 200 miejsc 1.200,00 zł
od 201 do 240 miejsc 1.500,00 zł
od 241 do 280 miejsc 1.800,00 zł
od 281 do 320 miejsc 2.100,00 zł
od 321 do 360 miejsc 2.400,00 zł
od 361 do 400 miejsc 2.700,00 zł
od 401 do 440 miejsc 3.000,00 zł
od 441 do 480 miejsc 3.300,00 zł
od 481 do 520 miejsc 3.600,00 zł
od 521 do 560 miejsc 3.900,00 zł
od 561 do 600 miejsc 4.200,00 zł
od 601 do 680 miejsc 4.500,00 zł

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

Wiedza i doświadczenie:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

Potencjał techniczny:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1 oraz wykazu obiektów, zgodnych z wymogami specyfikacji, w których będą zakwaterowani uczestnicy imprezy z podaniem liczby osób, które mogą tam być zakwaterowane, mając na uwadze wymogi siwz. W przypadku, kiedy Oferent przy wykazaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczącym obiektów, w których zakwaterowani będą uczestnicy imprezy, będzie korzystał z potencjału innych podmiotów, które nie będą brały udziału w postępowaniu, obowiązany jest do dołączenia dokumentów zaświadczających o tym, że Oferent będzie dysponował tym potencjałem w czasie i zakresie określonym w ofercie.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1 oraz informacji o osobie lub osobach, które w imieniu Oferenta będą przez cały czas realizacji zadania pełnić funkcję koordynatora odpowiedzialnego za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia w obiekcie lub obiektach

Sytuacja ekonomiczna:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. Wykaz obiektów, zgodnych z wymogami specyfikacji, w których zakwaterowani będą uczestnicy imprezy z podaniem liczby osób, które mogą tam być zakwaterowane, mając na uwadze wymogi siwz oraz informacje o osobie lub osobach, które w imieniu Oferenta będą przez cały czas realizacji zadania pełnić funkcję koordynatora odpowiedzialnego za załatwia-nie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia w obiekcie lub obiektach
i ściśle współpracującego z biurem organizacyjnym TKB - imię i nazwisko oraz podstawa do dysponowania tą osobą.
- w przypadku, kiedy Oferent przy wykazaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczącym obiektów, w których zakwaterowani będą uczestnicy imprezy, będzie korzystał z potencjału innych podmiotów, które nie będą brały udziału w postępowaniu, obowiązany jest do dołączenia dokumentów zaświadczających o tym, że Oferent będzie dysponował tym potencjałem w czasie i zakresie określonym w ofercie.
2. Wypełniony formularz oferty, stanowiący załącznik nr 1 do siwz.
3. Wykaz osób uprawnionych do podpisywania dokumentów przetargowych i podejmowania zobowiązań w imieniu Oferenta oraz pełnomocnictwa udzielone osobom podpisującym dokumenty ofertowe, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego.
4. Parafowany wzór umowy stanowiący załącznik nr 12 do siwz.
5. Informacja o ewentualnych podwykonawcach. W razie powierzenia usługi podwykonawcom w załączniku należy określić zakres usługi wykonywanej przez podwykonawcę.
6. Oświadczenie, że Oferent zostaje związany złożoną przez siebie ofertą przez okres
30 dni (art. 85 ustawy Prawo zamówień publicznych) do dnia podpisania umowy
z wybranymi Oferentami (zał. nr 7 do siwz).
7. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku podmioty występujące wspólnie o dopuszczenie do udziału w postępowaniu ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i/lub do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, a pełnomocnictwo przedstawiają zamawiającemu wraz z ofertą. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału bądź kopii poświadczonej przez notariusza. Wykonawcy ci, występujący wspólnie, będą musieli przed zawarciem umowy na realizację przedmiotu zamówienia mieć uregulowany stan prawny w postaci umowy zawartej pomiędzy nimi, ustalającej zasady ich współpracy, przewidującej ich współdziałanie, sposób odpowiedzialności wraz z jej zakresem, pełnomocnictwa. Umowa taka może być zawarta już na etapie składania ofert i przedłożona zamawiającemu wraz z ofertą. W przypadku oferty składanej wspólnie przez kilka podmiotów (dwa lub więcej) konieczne jest przedłożenie przez
każdy z tych podmiotów oddzielnie dokumentów, o których mowa powyżej, aby potwierdzić, iż nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1. Pozostałe dokumenty składają podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia publicznego w taki sposób, aby potwierdzić, iż wspólnie spełniają warunki udziału w postępowaniu zgodnie z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w ramach niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli konieczność takich zmian będzie wynikać z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te będą korzystne dla Zamawiającego i interesu publicznego.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 90

Nazwa kryterium 2: ilość oferowanych miejsc

Znaczenie kryterium 2: 5

Nazwa kryterium 3: ilość oferowanych obiektów

Znaczenie kryterium 3: 5

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.rok.bielsko.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Regionalny Ośrodek Kultury
43-300 Bielsko-Biała
ul. 1 Maja 8

Data składania wniosków, ofert: 24/04/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Regionalny Ośrodek Kultury
43-300 Bielsko-Biała
ul. 1 Maja 8
sekretariat (pok. 201)

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
550000000 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego)

Podobne przetargi