35570 / 2014-01-31 - Administracja samorządowa / Urząd Gminy Zamość (Zamość)

Zgodny z tonerem TK-330 Czarny marki FullPrint

Cena: 172.20 PLN

Organizacja konferencji w ramach projektu pn:Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej- konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Organizacja konferencji w ramach projektu pn: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość. Pierwsza konferencja organizowana będzie na terenie miasta Zamość lub gminy Zamość dla 70 osób w terminie 8-9 maj 2014 r., a druga konferencja zorganizowana będzie na terenie gminy Suwałki dla 85 osób w terminie 11-12 wrzesień 2014 r.

Część 1 Organizacja konferencji na terenie Gminy Zamość

1. Najem sali konferencyjnych wraz z wyposażeniem
2. Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników konferencji
3. Zapewnienie obsługi cateringowej
4. Wykonanie i druk zaproszeń oraz plakatów na konferencję
5. Wykonanie zestawów konferencyjnych

Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień - 5 godzin)
Ilość uczestników konferencji: 70 osób

W ramach konferencji należy zapewnić:
a) Zakwaterowanie: nocleg dla 40 osób ze śniadaniem i kolacją
Nocleg dla 40 osób w jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1- lub 2-osobowe z łazienkami. (Każdy pokój musi mieć oddzielną łazienkę). Co najmniej 30% uczestników powinno mieć możliwość zakwaterowania w pokojach jednoosobowych. Pokoje powinny być klimatyzowane oraz muszą być dostępne dla uczestników przez dwa dni konferencji bez ograniczenia godzinowego.
W pokojach dla gości musi być zagwarantowany dostęp do wody mineralnej butelkowanej (co najmniej 1l wody mineralnej dla jednej osoby na 1 dzień).
Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka itp., napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka). Śniadanie musi być zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.
Kolacja dla 40 osób: Kolacja dla osób korzystających z noclegu. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 4 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej dwa dania gorące w tym co najmniej jedno danie mięsne (udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanka mięsno-warzywna itp.), napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka).
Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie,itp.).
Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego, co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji.
b) Usługi cateringowe - 70 osób każdego dnia konferencji: wyżywienie na konferencji.
W ramach konferencji należy zapewnić:
Pierwszy i drugi dzień konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka, oraz co najmniej 3 rodzaje ciast pieczonych (np: sernik, szarlotka), 4 rodzaje ciast kruchych, owoce, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana - wszystkie ww produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.
Obiad dla 70 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki,.ryż,kasza, kotlet schabowy lub kotlet z piersi kurczak, zestaw surówek-sałatek lub warzywa przyrządzane na ciepło + deser: lody, sorbety, kremy).
Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, itp.)
Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji.
c) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób, aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe, projektor multimedialny (rzutnik), ekran do projekcji, laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd lub pamięci przenośnej flash.
Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie (budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Sala konferencyjna powinna być klimatyzowana, posiadać zaplecze sanitarne oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji.
d) Zaproszenia - 70 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 70 sztuk oraz dostarczenie do Urzędu Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość w terminie 21 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier biały lub barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura co najmniej 220g + wkładka do zaproszenia, pełny kolor.
e) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Urzędu Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość w terminie 14 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztuk.
f) Zestawy konferencyjne- 70 sztuk:
W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:
-Notes: notes format A5 z gumką, 40-80 kartek w notesie, notes szyty lub klejony po dłuższym lub krótszym boku, okładka sztywna materiał skóropodobny lub inne dobrej jakości tworzywo sztuczne. Notes musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
-Długopis: metalowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, lub przekręcanym: długość długopisu 14 cm (+_- 3 cm), w etui, pudełku lub tubie. Długopis musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do Urzędu Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość w terminie 14 dni przed konferencją.

Wzór nadruku na długopis i notes (flaga UE, logo PO RPW, herb gminy, tekst itp.) Zamawiający uzgodni z Wykonawcą.

Część 2 Organizacja konferencji na terenie Gminy Suwałki

1. Najem sali konferencyjnych wraz z wyposażeniem
2. Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników konferencji
3. Zapewnienie obsługi cateringowej
4. Wykonanie i druk zaproszeń oraz plakatów na konferencję
5. Wykonanie zestawów konferencyjnych

Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień - 5 godzin)
Ilość uczestników konferencji: 85 osób

W ramach konferencji należy zapewnić:
a) Zakwaterowanie: nocleg dla 50 osób ze śniadaniem i kolacją.
Nocleg dla 50 osób jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1- lub 2-osobowe z łazienkami (każdy pokój musi mieć oddzielną łazienkę). Co najmniej 30% uczestników powinno mieć możliwość zakwaterowania w pokojach jednoosobowych. Pokoje powinny być dostępne dla uczestników przez dwa dni konferencji, bez ograniczenia godzinowego. W pokojach dla gości musi być zagwarantowany dostęp do wody mineralnej butelkowanej (co najmniej 1l wody mineralnej dla jednej osoby na 1 dzień).
Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka, itp., napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka). Śniadanie musi zostać zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.
Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 3 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej dwa dania gorące w tym, co najmniej jedno danie mięsne (udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanki mięso-warzywne), napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka.
Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, itp)
Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji.
b) Usługi cateringowe na konferencji- 85 osób każdego dnia: wyżywienie na konferencji.
W ramach konferencji należy zapewnić:
Pierwszy i drugi dzień konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorącą kawę i herbatę, cukier, cytrynę, mleko lub śmietankę oraz co najmniej 3 rodzaje ciast pieczonych, 4 rodzaje kruchych ciastek, owoce, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana - ww produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.
Obiad dla 85 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki,ryż,kasza, kotlet schabowy lub kotlet z piersi kurczak, zestaw surówek-sałatek lub warzywa przyrządzane na ciepło + deser: lody, sorbety, kremy).
Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, itp.)
Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego, co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji
c) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (85 osób) przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób, aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, projektor multimedialny (rzutnik), ekran do projekcji, laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd lub pamięci przenośnej flash.
Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie (budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Sala konferencyjna powinna być klimatyzowana, posiadać zaplecze sanitarne oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji.
d) Zaproszenia - 85 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Gminą Suwałki i Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 85 sztuk oraz dostarczenie do Urzędu Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 30 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier biały lub barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny pełny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220g + ewentualnie wkładka do zaproszenia, pełny kolor.
e) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym i Gminą Suwałki wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Urzędu Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 30 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztuk
f) Zestawy konferencyjne- 85 sztuk:
W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:
-Notes: notes format A5 z gumką, 40-80 kartek w notesie, notes szyty lub klejony po dłuższym lub krótszym boku, okładka sztywna materiał skóropodobny lub inne dobrej jakości tworzywo sztuczne. Notes musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
-Długopis: metalowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, lub przekręcanym: długość długopisu 14 cm (+_- 3 cm), w etui, pudełku lub tubie. Długopis musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do do Urzędu Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 14 dni przed konferencją.
Wzór nadruków i grawerów na długopis i notes (flaga UE, logo PO RPW, herb gminy, tekst itp.) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 35570

Data publikacji: 2014-01-31

Nazwa: Urząd Gminy Zamość

Ulica: ul. Peowiaków 92

Numer domu: 92

Miejscowość: Zamość

Kod pocztowy: 22-400

Województwo / kraj: lubelskie

Regon: 00054068200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja konferencji w ramach projektu pn:Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej- konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest Organizacja konferencji w ramach projektu pn: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość. Pierwsza konferencja organizowana będzie na terenie miasta Zamość lub gminy Zamość dla 70 osób w terminie 8-9 maj 2014 r., a druga konferencja zorganizowana będzie na terenie gminy Suwałki dla 85 osób w terminie 11-12 wrzesień 2014 r.

Część 1 Organizacja konferencji na terenie Gminy Zamość

1. Najem sali konferencyjnych wraz z wyposażeniem
2. Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników konferencji
3. Zapewnienie obsługi cateringowej
4. Wykonanie i druk zaproszeń oraz plakatów na konferencję
5. Wykonanie zestawów konferencyjnych

Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień - 5 godzin)
Ilość uczestników konferencji: 70 osób

W ramach konferencji należy zapewnić:
a) Zakwaterowanie: nocleg dla 40 osób ze śniadaniem i kolacją
Nocleg dla 40 osób w jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1- lub 2-osobowe z łazienkami. (Każdy pokój musi mieć oddzielną łazienkę). Co najmniej 30% uczestników powinno mieć możliwość zakwaterowania w pokojach jednoosobowych. Pokoje powinny być klimatyzowane oraz muszą być dostępne dla uczestników przez dwa dni konferencji bez ograniczenia godzinowego.
W pokojach dla gości musi być zagwarantowany dostęp do wody mineralnej butelkowanej (co najmniej 1l wody mineralnej dla jednej osoby na 1 dzień).
Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka itp., napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka). Śniadanie musi być zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.
Kolacja dla 40 osób: Kolacja dla osób korzystających z noclegu. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 4 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej dwa dania gorące w tym co najmniej jedno danie mięsne (udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanka mięsno-warzywna itp.), napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka).
Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie,itp.).
Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego, co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji.
b) Usługi cateringowe - 70 osób każdego dnia konferencji: wyżywienie na konferencji.
W ramach konferencji należy zapewnić:
Pierwszy i drugi dzień konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka, oraz co najmniej 3 rodzaje ciast pieczonych (np: sernik, szarlotka), 4 rodzaje ciast kruchych, owoce, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana - wszystkie ww produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.
Obiad dla 70 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki,.ryż,kasza, kotlet schabowy lub kotlet z piersi kurczak, zestaw surówek-sałatek lub warzywa przyrządzane na ciepło + deser: lody, sorbety, kremy).
Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, itp.)
Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji.
c) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób, aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe, projektor multimedialny (rzutnik), ekran do projekcji, laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd lub pamięci przenośnej flash.
Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie (budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Sala konferencyjna powinna być klimatyzowana, posiadać zaplecze sanitarne oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji.
d) Zaproszenia - 70 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 70 sztuk oraz dostarczenie do Urzędu Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość w terminie 21 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier biały lub barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura co najmniej 220g + wkładka do zaproszenia, pełny kolor.
e) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Urzędu Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość w terminie 14 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztuk.
f) Zestawy konferencyjne- 70 sztuk:
W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:
-Notes: notes format A5 z gumką, 40-80 kartek w notesie, notes szyty lub klejony po dłuższym lub krótszym boku, okładka sztywna materiał skóropodobny lub inne dobrej jakości tworzywo sztuczne. Notes musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
-Długopis: metalowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, lub przekręcanym: długość długopisu 14 cm (+_- 3 cm), w etui, pudełku lub tubie. Długopis musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do Urzędu Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość w terminie 14 dni przed konferencją.

Wzór nadruku na długopis i notes (flaga UE, logo PO RPW, herb gminy, tekst itp.) Zamawiający uzgodni z Wykonawcą.

Część 2 Organizacja konferencji na terenie Gminy Suwałki

1. Najem sali konferencyjnych wraz z wyposażeniem
2. Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników konferencji
3. Zapewnienie obsługi cateringowej
4. Wykonanie i druk zaproszeń oraz plakatów na konferencję
5. Wykonanie zestawów konferencyjnych

Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień - 5 godzin)
Ilość uczestników konferencji: 85 osób

W ramach konferencji należy zapewnić:
a) Zakwaterowanie: nocleg dla 50 osób ze śniadaniem i kolacją.
Nocleg dla 50 osób jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1- lub 2-osobowe z łazienkami (każdy pokój musi mieć oddzielną łazienkę). Co najmniej 30% uczestników powinno mieć możliwość zakwaterowania w pokojach jednoosobowych. Pokoje powinny być dostępne dla uczestników przez dwa dni konferencji, bez ograniczenia godzinowego. W pokojach dla gości musi być zagwarantowany dostęp do wody mineralnej butelkowanej (co najmniej 1l wody mineralnej dla jednej osoby na 1 dzień).
Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka, itp., napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka). Śniadanie musi zostać zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.
Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 3 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej dwa dania gorące w tym, co najmniej jedno danie mięsne (udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanki mięso-warzywne), napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka.
Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, itp)
Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji.
b) Usługi cateringowe na konferencji- 85 osób każdego dnia: wyżywienie na konferencji.
W ramach konferencji należy zapewnić:
Pierwszy i drugi dzień konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorącą kawę i herbatę, cukier, cytrynę, mleko lub śmietankę oraz co najmniej 3 rodzaje ciast pieczonych, 4 rodzaje kruchych ciastek, owoce, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana - ww produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.
Obiad dla 85 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki,ryż,kasza, kotlet schabowy lub kotlet z piersi kurczak, zestaw surówek-sałatek lub warzywa przyrządzane na ciepło + deser: lody, sorbety, kremy).
Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, itp.)
Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego, co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji
c) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (85 osób) przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób, aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, projektor multimedialny (rzutnik), ekran do projekcji, laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd lub pamięci przenośnej flash.
Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie (budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Sala konferencyjna powinna być klimatyzowana, posiadać zaplecze sanitarne oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji.
d) Zaproszenia - 85 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Gminą Suwałki i Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 85 sztuk oraz dostarczenie do Urzędu Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 30 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier biały lub barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny pełny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220g + ewentualnie wkładka do zaproszenia, pełny kolor.
e) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym i Gminą Suwałki wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Urzędu Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 30 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztuk
f) Zestawy konferencyjne- 85 sztuk:
W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:
-Notes: notes format A5 z gumką, 40-80 kartek w notesie, notes szyty lub klejony po dłuższym lub krótszym boku, okładka sztywna materiał skóropodobny lub inne dobrej jakości tworzywo sztuczne. Notes musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
-Długopis: metalowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, lub przekręcanym: długość długopisu 14 cm (+_- 3 cm), w etui, pudełku lub tubie. Długopis musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do do Urzędu Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 14 dni przed konferencją.
Wzór nadruków i grawerów na długopis i notes (flaga UE, logo PO RPW, herb gminy, tekst itp.) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Tak

Ilość części: 2

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Zaliczka: Nie

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Okres trwania zamówienia w dniach: 4

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

Uprawnienia: nie dotyczy

Wiedza i doświadczenie:
w zakresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali:co najmniej 2 usługi w zakresie organizacji spotkań lub konferencji lub świadczenia usług hotelarskich i żywieniowych, których łączna wartość wynosi co najmniej 28 000,00 złotych brutto.
wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonywanych głównych dostaw lub usług w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w post. A jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane oraz z załączenie dowodów czy są lub były wykonane należycie - wzór formularza do ewentualnego wykorzystania - zał. nr 6 do SIWZ

Potencjał techniczny: oświadczenie zał. nr 3 do SIWZ

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia: oświadczenie zał. nr 3 do SIWZ

Sytuacja ekonomiczna: oświadczenie zał. nr 3 do SIWZ

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
formularz ofertowy dla części 1 zał. nr 1a, dla części 2 zał. nr 1b, kalkulacja kosztów dla części 1 zał. nr 2a, dla części 2 zał. nr 2b

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający, zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość zmiany umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, gdy:

1. nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w szczególności w zakresie wysokości stawki podatku od towarów i usług VAT,
2. nastąpi konieczność zmiany ilości poszczególnych usług w zależności od faktycznego zapotrzebowania, poprzez zmniejszenie ilości jednej usługi i zwiększenie ilości innej usługi, bez możliwości zmiany wartości całkowitej umowy.
3. nastąpi konieczność zmiany lub wydłużenia terminu realizacji zamówienia spowodowana obiektywnymi czynnikami, niezależnymi od Wykonawcy z zastrzeżeniem, iż wydłużenie terminu realizacji zamówienia nie spowoduje wzrostu łącznego wynagrodzenia Wykonawcy za realizację zamówienia i wzrostu cen jednostkowych poszczególnych usług, określonych w ofercie Wykonawcy,
4. nastąpi konieczność skrócenia lub wydłużenia terminów realizacji poszczególnych zamówień z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy, bez zmiany cen jednostkowych za realizację poszczególnych zamówień.
5. dopuszcza się zmianę daty konferencji za zgodą Zamawiającego, Gminy Suwałki i Zamość w przypadku pojawienia się okoliczności, w których zmiana terminu będzie korzystna dla Zamawiającego. Zmiana terminu będzie musiała być uzgodniona przez obie strony umowy.
6. Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w umowie wynikających z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Wszelkie zmiany dokonane zostaną za porozumieniem Zamawiającego i Wykonawcy.

Kod kryterium cenowe: A

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92,22-400 Zamość, pokój 20 ( po wcześniejszym zamówieniu telefonicznym tel. 84 639-29-59 wewn. 23)

Data składania wniosków, ofert: 10/02/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 09:15

Miejsce składania:
Urząd Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92,22-400 Zamość, Punkt Obsługi Interesanta, stanowisko nr 1
otwarcie ofert - dnia 10.02.2014 r. godz. 09:30 w Świetlicy Urzędu Gminy Zamość

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Numer części zamówienia: 1

Nazwa:
Organizacja konferencji w ramach projektu pn: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość

Kody CPV:
550000000 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
551000001 (Usługi hotelarskie)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
551100004 (Hotelarskie usługi noclegowe)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Kod CPV szóstej częsci zamówienia:
392941000 (artykuły informacyjne i promocyjne)

Czas: O

Okres trwania zamówienia w dniach: 2

Kod kryterium cenowe: A

Numer części zamówienia: 2

Nazwa:
Organizacja konferencji w ramach projektu pn: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość

Kody CPV:
550000000 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
551000001 (Usługi hotelarskie)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
551100004 (Hotelarskie usługi noclegowe)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Kod CPV szóstej częsci zamówienia:
392941000 (artykuły informacyjne i promocyjne)

Czas: O

Okres trwania zamówienia w dniach: 2

Kod kryterium cenowe: A

Kody CPV:
550000000 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
551000001 (Usługi hotelarskie)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
551100004 (Hotelarskie usługi noclegowe)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Kod CPV szóstej częsci zamówienia:
392941000 (artykuły informacyjne i promocyjne)

Podobne przetargi