412444 / 2011-12-05 - Inny: Instytut Polskiej Akademii Nauk / Instytut Oceanologii PAN (Sopot)

Oryginalny tusz B0380 Kolor marki Olivetti

Cena: 159.67 PLN

Sprawowanie funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa sprawowania funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013, jako usługi doradczej dla Beneficjenta Wiodącego projektu CHEMSEA Chemical Waepons Search and Assesment realizowanego w latach 2011-2014 - zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, dla Zamawiającego Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot.
2. Kod CPV: 79.42.10.00-1 usługi zarządzania projektem, inne niż w zakresie robót budowlanych, 79.21.10.00-6 usługi księgowe, 79.41.60.00-3 Usługi public relations, 7 9416000-3 - usługi zarządzania public relations.
3. Przedmiot zamówienia podzielony został na dwa Pakiety:
1) Pakiet I - wykonywanie zadań dla stanowiska: Menadżer finansowy (Financial Manager)
2) Pakiet II - wykonywanie zadań składających się na promocję (PR) projektu (Joint Information Officer)
4. Szczegółowy zakres obowiązków osoby na stanowisku Menadżer Finansowy(Pakiet II) jest następujący:
1) doradzanie i instruowanie Partnerów oraz Beneficjenta Wiodącego w ustanowieniu i przestrzeganiu sprawnego systemu wydatkowania i księgowości w projekcie (w rozumieniu wyodrębnionego zlecenia i kont księgowych w ramach zlecenia umożliwiających rozróżnienie poszczególnych rodzajów kosztów) bieżący kontakt z Sekretariatem Programu Morza Bałtyckiego w Rostocku
2) udział w spotkaniach Project Steering Committee
3) informowanie i doradzanie partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia (w krajach o zdecentralizowanym systemie kontroli),
4) przygotowanie Szablonu Kosztów Dzielonych
5) sporządzanie i rozsyłanie not obciążeniowych za Koszty Dzielone
6) sporządzanie prognoz przepływu finansowego i kontrolowanie płynności finansowej poszczególnych Partnerów w zakresie prowadzonego Programu,
7) wstępna ocena i weryfikacja kwalifikowalności kosztów zgodnie z zasadami Programu,
8) monitorowanie wydatków Partnerów i zgłaszanie do Sekretariatu Programu ewentualnych odchyleń,
9) tworzenie bilansu połowicznego i końcowego,
10) nadzór przestrzegania i ewentualnych modyfikacji umów partnerskich pod względem wymagań formalnych projektu,
11) sporządzanie półrocznych sprawozdań z postępu finansowego projektu (Progress Report):
a) wspólnie z Partnerami sporządzanie listy wskaźników projektu (załącznik do pierwszego sprawozdania),
b) przygotowanie i rozsyłanie indywidualnych formularzy raportowych dla każdego partnera,
c) pomoc w wypełnianiu formularzy,
d) wstępne kontrolowanie informacji/danych finansowych zawartych w sprawozdaniu (pre-check),
e) monitorowanie procesu certyfikacji w zakresie terminowości i zgodności formalno-administracyjnej wg dokumentu Programe manual (version 5, 22 Nov 2010)( http://eu.baltic.net/redaktion/download.php?type=file&id=1358) oraz wytycznych kontrolera pierwszego poziomu (Władza Wdrażająca Programy Europejskie, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) , rozwiązywanie bieżących problemów, jeżeli to konieczne - kontakt z kontrolerami partnerów,
f) kompilowanie działań wszystkich Partnerów w wspólnym szablonie, na podstawie sprawozdań z postępów każdego z Partnerów,
g) składanie wspólnych sprawozdań z postępów projektów w terminie do Sekretariatu Programu,
h) regularne omawianie problemów ze sprawozdawaniem na spotkaniach projektowych.
5. Szczegółowy zakres obowiązków osoby odpowiedzialnej za promocję (PR) projektu - Pakiet II (Joint Information Officer) jest następujący:
1) funkcja reprezentowania Partnera Wiodącego i Konsorcjum projektu,
2) sporządzanie polityki i strategii komunikacyjnej projektu (Communication Plan) i określenie ich wspólnego budżetu dla wszystkich partnerów (sharing costs)
3) realizowanie celów polityki i strategii komunikacyjnej:
a) u wewnętrznych adresatów projektu, tj. konsorcjum poprzez:
- wyznaczenie zadań poszczególnym partnerom i określenie ich roli w realizacji strategii,
- pomoc w organizowaniu spotkań projektu i ich roli w rozpowszechnianiu wyników,
- przeprowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR oraz jej monitoring na spotkaniach projektu,
- zapewnienie bieżącego przepływu informacji za pomocą środków komunikacji pośredniej (telefom, poczta elektroniczna_
- zapewnienie dwustronnej komunikacji pomiędzy partnerami a wspólnym sekretariatem programu,-
- podejmowanie działań na rzecz utożsamiania się Partnerów z celami projektu,
- podejmowanie działań na rzecz zwiększenia świadomości wszystkich partnerów projektu o wspólnej odpowiedzialności za sukces projektu,
b) u zewnętrznych adresatów projektu, tj. grup docelowych projektu, poprzez:
- sporządzanie materiałów dla mediów, tj. pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Beneficjenta Wiodącego,
- rozpowszechnianie wyników projektu wśród zidentyfikowanych grup docelowych,
4) wizualizacja materiałów informacyjnych i opracowywanie treści materiałów informacyjno-promocyjnych w dwóch językach: polskim i angielskim: broszur, plakatów, banerów itp. (koszty druku i tłumaczenia w zależności od potrzeb pokrywane są przez Partnerów),
5) bieżąca aktualizacja treści na stronie internetowej za pomocą w systemu CMS,
6) prowadzenie korespondencji w języku angielskim, jako obligatoryjnym w projekcie ,
7) nadzorowanie indywidualnych działań PR-owych Partnerów zgodnie z Polityką i Strategią Komunikacyjną oraz wymaganiami formalnymi programu,
6. Wymagania dla Pakietu I i Pakietu II:
1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić udział co najmniej 1 osoby w oficjalnych spotkaniach projektu odbywających się co 6 m-cy,
2) dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest uczestniczyć w spotkaniach z Zamawiającym w jego siedzibie, w każdym przypadku, jeżeli zaistnieje taka potrzeba, nie mniej niż 2 dni w miesiącu,
3) w przypadku kontroli w trakcie i po zakończeniu projektu, Wykonawca zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji potrzebnych do przygotowania wyjaśnień

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 412444

Data publikacji: 2011-12-05

Nazwa: Instytut Oceanologii PAN

Ulica: ul. Powstańców Warszawy 55

Numer domu: 55

Miejscowość: Sopot

Kod pocztowy: 81-712

Województwo / kraj: pomorskie

Numer telefonu: 058 5517281

Numer faxu: 058 5512130

Adres strony internetowej: www.iopan.gda.pl

Regon: 00063246700000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytut Polskiej Akademii Nauk

Inny rodzaj zamawiającego: Instytut Polskiej Akademii Nauk

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Sprawowanie funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013

Rodzaj zamówienia: U

Czy zamówienie jest podzielone na części: Tak

Ilość części: 2

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/12/2013

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień - Zamawiający nie precyzuje tego warunku.

Wiedza i doświadczenie:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia:
Pakiet I - w postaci należytego wykonania, a w przypadku świadczeń ciągłych lub okresowych również wykonywania, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie, usług polegających na zarządzaniu finansowym od strony Partnera Wiodącego co najmniej dwoma projektami współpracy transgranicznej o łącznej wartości projektów minimum 1 mln euro,
Pakiet II - w postaci należytego wykonania, a w przypadku świadczeń ciągłych lub okresowych również wykonywania, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie, usług polegających na zarządzaniu PR od strony Partnera Wiodącego co najmniej dwoma projektami współpracy transgranicznej.
Ocena spełnienia warunku nastąpi w oparciu o przedstawione przez Wykonawcę dokumenty wskazane w punkcie IV.1.1. i IV.1.2. SIWZ. Jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu ww. warunku oraz wykaz wykonanych lub wykonywanych usług w zakresie wymaganym do potwierdzenia spełniania warunku wiedzy i doświadczenia odpowiednio dla Pakietu I i/lub Pakietu II oraz załączy dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały lub są wykonywana należycie - Zamawiający uzna warunek za spełniony.

Potencjał techniczny:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym - zapewniającym wykonanie zamówienia. Ocena spełnienia warunku nastąpi w oparciu o oświadczenie przedstawione przez Wykonawcę wskazane w punkcie IV.1.1. Jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu ww. warunku - Zamawiający uzna warunek za spełniony.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - w postaci:
Pakiet I - dysponowania co najmniej 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Financial Manager spełniającą poniższe wymagania:
- posiadającą co najmniej wykształcenie wyższe pierwszego stopnia,
- posiadającą co najmniej 5-letnie doświadczenie w realizacji zadań polegających na zarządzaniu finansowym w co najmniej dwóch projektach współpracy transgranicznej
- władającą językiem polskim,
- władającą językiem angielskim;

Pakiet II - dysponowania co najmniej 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Joint Information Officer, spełniającą poniższe wymagania:
1. posiadającą wykształcenie wyższe pierwszego stopnia
2. posiadającą co najmniej 5 letnie doświadczenie w realizacji zadań polegających na zarządzaniu PR w co najmniej w 2 projektach współpracy transgranicznej
3. władającą językiem polskim,
4. władającą językiem angielskim;

UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której jedna osoba pełni więcej niż jedną funkcję ze wskazanych powyżej.
Ocena spełnienia warunku nastąpi w oparciu o przedstawione przez Wykonawcę dokumenty wskazane w punkcie IV.1.1. i IV.1.3. Jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu ww. warunku i wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, odpowiedzialnych za świadczenie usług odpowiednio dla Pakietu I i/lub Pakietu II, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - Zamawiający uzna warunek za spełniony.

Sytuacja ekonomiczna:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie posiadania sytuacji finansowej i ekonomicznej - zapewniających wykonanie zamówienia. ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę oświadczenia wskazanego w punkcie IV.1.1. SIWZ. Jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu ww. warunku - Zamawiający uzna warunek za spełniony.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1) wypełniony formularz ofertowy - przygotowane zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ,
2) formularz cenowy - przygotowany zgodnie z wzorem stanowiącym odpowiednio Załącznik nr 2A (Pakiet I) lub/i Załącznik nr 2B (Pakiet II) do SIWZ, z uwzględnieniem opisu przedmiotu zamówienia zawartego w rozdziale I SIWZ,
3) pełnomocnictwo dla osoby, której prawo do reprezentacji nie wynika z dokumentów określonych w punkcie VI.1.2 (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej); pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie lub przez Mocodawcę kopii, sporządzonego przez notariusza odpisu lub wyciągu z dokumentu; treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności do wykonania których pełnomocnik jest upoważniony,
4) dokument pełnomocnictwa pełnomocnika występującego w imieniu podmiotów ubiegających się o wspólne wykonanie zamówienia w przypadku składania oferty wspólnej; pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie kopii, sporządzonego przez notariusza odpisu lub wyciągu z dokumentu; treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności do wykonania których pełnomocnik jest upoważniony.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zakazane są istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba, że nastąpią następujące warunki zmiany:
a) wystąpią zmiany w nazwach lub adresach stron, zmiany związane z przekształceniem podmiotowym stron;
b) nastąpi zmiana obowiązujących przepisów prawa związanych z przedmiotowym zamówieniem,
c) zmiany umowy są konieczne na skutek działania organów administracji lub instytucji upoważnionych do wydawania decyzji albo innych aktów władczych lub nadzorczych, związanych z realizacją przedmiotu zamówienia,
d) zmiana terminu wykonywania przedmiotu umowy - zaistnieje siła wyższa uniemożliwiająca okresowe wykonywanie przedmiotu umowy,
e) zmiany dotyczące terminu wykonywania przedmiotu zamówienia - z przyczyn niezależnych od Wykonawcy,
f) zmiana dotycząca przedmiotu zamówienia, jego zakresu, wynagrodzenia Wykonawcy, jego rozliczenia, obowiązków Wykonawcy - w przypadku wystąpienia okoliczności nie przewidzianych w chwili zawarcia umowy, a skutkujących koniecznością ograniczenia przez Zamawiającego zakresu przedmiotu zamówienia.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Instytut Oceanologii PAN, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot, pok. 107

Data składania wniosków, ofert: 14/12/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 09:45

Miejsce składania:
Instytut Oceanologii PAN, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot, pok. 120

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zamówienie jest finansowane w ramach projektu CHEMSEA (Chemical Munitions Search & Assessment BSR Project - Amunicja chemiczna. Poszukiwania i ewaluacja) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Regionu Morza Bałtyckiego

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
794210001 (Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
792110006 (Usługi księgowe)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
794160003 (Usługi public relations)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
794160003 (Usługi public relations)

Podobne przetargi