336101 / 2011-12-19 - Administracja samorzÄ…dowa / Powiat Siemiatycki (Siemiatycze)

Oryginalna grzałka 115R00036 marki Xerox

Cena: 719.81 PLN

Usługa zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-08011
pn. Siemiatycze na drodze rozwoju Poddziałanie 5.2.1,
polegającą na pełnieniu funkcji kierownika i księgowego projektu

Opis zamówienia

1.Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-080 11pn. Siemiatycze na drodze rozwoju,polegającej na pełnieniu funkcji kierownika projektu i księgowego projektu. Projekt realizowany będzie przez Powiat Siemiatycki i Miasto Siemiatycze z ofinansowaniem ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.
Projekt składa się z następujących zadań:
1) wzrost jakości, dostępności i przejrzystości usług przez szkolenia, opracowanie i wdrożenie narzędzia do badania satysfakcji klienta oraz opracowanie kart usług, otwarcie BOK oraz audyt BIP,
2) wzrost efektywności konsultacji społecznych przez szkolenia oraz analizę efektywności NGO w powiecie,
3) poprawa efektywności realizacji celów pozyskiwania inwestorów i promocji turystyki przez szkolenia,
4) wdrożenie budżetu zadaniowego oraz doskonalenie kompetencji kierowników w zarządzaniu zasobami ludzkimi przez szkolenia,
5) wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Siemiatycze,
6) wdrożenie systemu monitorowania strategii przez aktualizację strategii, szkolenia oraz wdrożenie aplikacji elektronicznej do monitorowania budżetu,
7) szkolenia komputerowe, językowe i studia podyplomowe.
Przewidywany okres realizacji projektu: 01.01.2012 r. - 31.12.2013 r.
Zadania kierownika projektu polegać będą na kierowaniu wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i finansowego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, tj.:
1) nadzór nad realizacją projektu i zgodnością przygotowanych dokumentów z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami,
2) nadzór i koordynacja pracy personelu projektu,
3) prowadzenie dokumentacji projektu,
4) wprowadzanie zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentach programowych POKL,
5) nadzór nad promocją projektu,
6) reprezentowanie projektu na zewnątrz i kontakt z mediami,
7) bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą i innymi organizacjami lub instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio przy realizacji projektu,
8) prowadzenie spotkań zespołu kierowniczego,
9) opracowanie propozycji zakresów czynności dla podległych pracowników (zgodnie ze strukturą organizacyjną zarządzania projektem),
10) nadzór nad pracami w zakresie monitorowania i ewaluacji w projekcie,
11) rozliczanie czasu pracy pracowników projektu,
12) hospitowanie szkoleń prowadzonych w ramach projektu,
13) nadzorowanie prac związanych z umieszczeniem elementów informacyjno-promocyjnych w miejscach realizacji projektu,
14) koordynowanie wydruku i dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych,
15) pełnienie funkcji Przewodniczącego Komisji Rekrutacyjnej,
16) sporządzanie wniosków o płatność - część merytoryczna,
17) koordynowanie dokonywania zakupów w ramach projektu i zamawiania usług,
18) nadzór nad przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji projektowej,
19) wykonywanie innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu i umowy o dofinansowanie projektu.
Szacowany czas realizacji usługi kierownika projektu to 120 godzin miesięcznie.
Zadania księgowego projektu to:
1) opracowanie i przygotowanie projektowej dokumentacji finansowej, zgodnie
z obowiązującą dokumentacją projektową,
2) nadzór nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym,
3) pomoc w dokonywaniu zakupów w ramach projektu i zamawiania usług (rozeznanie rynku, zasada konkurencyjności oraz Prawo Zamówień Publicznych),
4) monitorowanie wykorzystania środków (postępu finansowego realizacji projektu),
5) opisywanie faktur i dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatku (list płac, umów cywilno-prawnych, faktur, rachunków, zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków oraz zasadami POKL), dekretacja dokumentów zgodnie z przyjętym planem kont,
6) przygotowanie i terminowe składanie wniosków o płatność i raportów finansowych,
7)bieżące prowadzenie rozliczeń dotyczących realizowanego projektu, zgodnie z zasadami POKL,
8) archiwizacja dokumentów finansowych,
9) udział w pracach zespołu kierowniczego projektu,
10) dkonanie rozliczenia końcowego projektu, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami.
Szacowany czas realizacji usługi księgowego projektu to 120 godzin miesięcznie.
2. Zadania o których mowa powyżej będą świadczone nieprzerwanie przez cały okres realizacji projektu. Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
1)świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi przy usługach zarządzania,
2)świadczenia usług w oparciu o obowiązujące przepisy prawa,
3)poszanowania praw pracowniczych,
4)stosowania się do reguł i standardów obowiązujących u Zamawiającego,
5)przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych i informacji niejawnych,
6)udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego.
3.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił do realizacji zamówienia osoby na stałe przypisane do projektu. Ich zmiana może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach, takich jak: śmierć, długotrwała choroba, rozwiązanie stosunku pracy lub innej umowy, innych przypadkach uniemożliwiających pełnienie usługi.
4.Zamawiający wymaga, aby co najmniej 15 % szacowanego czasu wykonywania usług było realizowane w siedzibie beneficjenta, tj. minimum 36 godzin w skali miesiąca, a w razie konieczności - Wykonawca stawi się w miejscu realizacji projektu w ciągu maksymalnie 4 godzin od momentu otrzymania wezwania od Zamawiającego.
5.Wykonawca zobowiązany będzie dojeżdżać do siedziby Zamawiającego i w razie konieczności do instytucji dofinansowującej we własnym zakresie i na własny koszt.
6.Wykonawca będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu kompletną dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). Dokumenty te mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden parafowany na każdej stronie przez osobę, która dokument sporządziła (pozostanie w dokumentacji projektu). Dokumenty te mają być przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania (złożenia).
7.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne przygotowanie dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji.
8.Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca, przed zawarciem umowy, przedstawił dokument opisujący planowane zasady współpracy osób realizujących usługi kierowania i rozliczania projektu z pozostałym personelem zarządzającym projektem, tj. specjalistą ds. rekrutacji i promocji, specjalistą ds. monitorowania i ewaluacji projektu oraz specjalistą ds. zamówień publicznych, będących pracownikami beneficjenta.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 336101

Data publikacji: 2011-12-19

Nazwa: Powiat Siemiatycki

Ulica: ul. Legionów Piłsudskiego 3

Numer domu: 3

Miejscowość: Siemiatycze

Kod pocztowy: 17-300

Województwo / kraj: podlaskie

Numer telefonu: 85 65 66 500

Numer faxu: 85 65 66 501

Regon: 05065861100000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-08011
pn. Siemiatycze na drodze rozwoju Poddziałanie 5.2.1,
polegającą na pełnieniu funkcji kierownika i księgowego projektu

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-080 11pn. Siemiatycze na drodze rozwoju,polegającej na pełnieniu funkcji kierownika projektu i księgowego projektu. Projekt realizowany będzie przez Powiat Siemiatycki i Miasto Siemiatycze z ofinansowaniem ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.
Projekt składa się z następujących zadań:
1) wzrost jakości, dostępności i przejrzystości usług przez szkolenia, opracowanie i wdrożenie narzędzia do badania satysfakcji klienta oraz opracowanie kart usług, otwarcie BOK oraz audyt BIP,
2) wzrost efektywności konsultacji społecznych przez szkolenia oraz analizę efektywności NGO w powiecie,
3) poprawa efektywności realizacji celów pozyskiwania inwestorów i promocji turystyki przez szkolenia,
4) wdrożenie budżetu zadaniowego oraz doskonalenie kompetencji kierowników w zarządzaniu zasobami ludzkimi przez szkolenia,
5) wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Siemiatycze,
6) wdrożenie systemu monitorowania strategii przez aktualizację strategii, szkolenia oraz wdrożenie aplikacji elektronicznej do monitorowania budżetu,
7) szkolenia komputerowe, językowe i studia podyplomowe.
Przewidywany okres realizacji projektu: 01.01.2012 r. - 31.12.2013 r.
Zadania kierownika projektu polegać będą na kierowaniu wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i finansowego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, tj.:
1) nadzór nad realizacją projektu i zgodnością przygotowanych dokumentów z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami,
2) nadzór i koordynacja pracy personelu projektu,
3) prowadzenie dokumentacji projektu,
4) wprowadzanie zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentach programowych POKL,
5) nadzór nad promocją projektu,
6) reprezentowanie projektu na zewnątrz i kontakt z mediami,
7) bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą i innymi organizacjami lub instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio przy realizacji projektu,
8) prowadzenie spotkań zespołu kierowniczego,
9) opracowanie propozycji zakresów czynności dla podległych pracowników (zgodnie ze strukturą organizacyjną zarządzania projektem),
10) nadzór nad pracami w zakresie monitorowania i ewaluacji w projekcie,
11) rozliczanie czasu pracy pracowników projektu,
12) hospitowanie szkoleń prowadzonych w ramach projektu,
13) nadzorowanie prac związanych z umieszczeniem elementów informacyjno-promocyjnych w miejscach realizacji projektu,
14) koordynowanie wydruku i dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych,
15) pełnienie funkcji Przewodniczącego Komisji Rekrutacyjnej,
16) sporządzanie wniosków o płatność - część merytoryczna,
17) koordynowanie dokonywania zakupów w ramach projektu i zamawiania usług,
18) nadzór nad przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji projektowej,
19) wykonywanie innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu i umowy o dofinansowanie projektu.
Szacowany czas realizacji usługi kierownika projektu to 120 godzin miesięcznie.
Zadania księgowego projektu to:
1) opracowanie i przygotowanie projektowej dokumentacji finansowej, zgodnie
z obowiązującą dokumentacją projektową,
2) nadzór nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym,
3) pomoc w dokonywaniu zakupów w ramach projektu i zamawiania usług (rozeznanie rynku, zasada konkurencyjności oraz Prawo Zamówień Publicznych),
4) monitorowanie wykorzystania środków (postępu finansowego realizacji projektu),
5) opisywanie faktur i dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatku (list płac, umów cywilno-prawnych, faktur, rachunków, zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków oraz zasadami POKL), dekretacja dokumentów zgodnie z przyjętym planem kont,
6) przygotowanie i terminowe składanie wniosków o płatność i raportów finansowych,
7)bieżące prowadzenie rozliczeń dotyczących realizowanego projektu, zgodnie z zasadami POKL,
8) archiwizacja dokumentów finansowych,
9) udział w pracach zespołu kierowniczego projektu,
10) dkonanie rozliczenia końcowego projektu, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami.
Szacowany czas realizacji usługi księgowego projektu to 120 godzin miesięcznie.
2. Zadania o których mowa powyżej będą świadczone nieprzerwanie przez cały okres realizacji projektu. Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
1)świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi przy usługach zarządzania,
2)świadczenia usług w oparciu o obowiązujące przepisy prawa,
3)poszanowania praw pracowniczych,
4)stosowania się do reguł i standardów obowiązujących u Zamawiającego,
5)przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych i informacji niejawnych,
6)udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego.
3.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił do realizacji zamówienia osoby na stałe przypisane do projektu. Ich zmiana może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach, takich jak: śmierć, długotrwała choroba, rozwiązanie stosunku pracy lub innej umowy, innych przypadkach uniemożliwiających pełnienie usługi.
4.Zamawiający wymaga, aby co najmniej 15 % szacowanego czasu wykonywania usług było realizowane w siedzibie beneficjenta, tj. minimum 36 godzin w skali miesiąca, a w razie konieczności - Wykonawca stawi się w miejscu realizacji projektu w ciągu maksymalnie 4 godzin od momentu otrzymania wezwania od Zamawiającego.
5.Wykonawca zobowiązany będzie dojeżdżać do siedziby Zamawiającego i w razie konieczności do instytucji dofinansowującej we własnym zakresie i na własny koszt.
6.Wykonawca będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu kompletną dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). Dokumenty te mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden parafowany na każdej stronie przez osobę, która dokument sporządziła (pozostanie w dokumentacji projektu). Dokumenty te mają być przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania (złożenia).
7.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne przygotowanie dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji.
8.Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca, przed zawarciem umowy, przedstawił dokument opisujący planowane zasady współpracy osób realizujących usługi kierowania i rozliczania projektu z pozostałym personelem zarządzającym projektem, tj. specjalistą ds. rekrutacji i promocji, specjalistą ds. monitorowania i ewaluacji projektu oraz specjalistą ds. zamówień publicznych, będących pracownikami beneficjenta.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres w miesiącach: 24

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej 3 usługi o wartości powyżej 120.000 zł polegające na zarządzaniu projektem lub byciu liderem projektu w projektach dofinansowanych z EFS o wartości projektu powyżej 1.300.000 zł, w tym co najmniej 2 projekty dla administracji samorządowej, w których uczestniczyło co najmniej 75 beneficjentów,

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca przedstawi wykaz co najmniej 2 osób, wyznaczonych do realizacji niniejszego zamówienia, z czego 1 osoba przewidziana jest do pełnienia funkcji kierownika projektu, który:
- kierował co najmniej 2 projektami dofinansowanymi z EFS dla administracji samorządowej,
- posiada co najmniej 3 letnie doświadczenie w kierowaniu zespołem na stanowiskach managerskich w biznesie lub administracji samorządowej,
- posiada wykształcenie wyższe magisterskie w zakresie nauk społecznych lub zarządzania,
oraz 1 osoba przewidziana jako księgowy projektu, który:
- samodzielnie rozliczał co najmniej 3 projekty dofinansowane z EFS, w tym co najmniej 1 dla administracji samorządowej,
- posiada co najmniej 2 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie księgowości w jednostkach sektora finansów publicznych,
- posiada wykształcenie wyższe magisterskie w zakresie ekonomii, rachunkowości lub finansów,

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

inne_dokumenty:
Dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo, określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku, wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia:
1) zmiany organizacji prawnej Wykonawcy,
2) uzasadnionej zmiany osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, na inne legitymujące się co najmniej równoważnymi kwalifikacjami zawodowymi, doświadczeniem i wykształceniem, które wymagane były przez Zamawiającego w ogłoszeniu i SIWZ,
3) zmiany umowy o dofinansowanie projektu,
4) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych dotyczących PO KL 2007-2013 lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej,
5) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem przesunięcia terminu realizacji projektu związanym z wystąpieniem okoliczności niemożliwych
do przewidzenia w chwili zawarcia umowy.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 60

Nazwa kryterium 2:
Metody zapewnienia jakości dla zadania kierowania projektem (Mk)

Znaczenie kryterium 2: 20

Nazwa kryterium 3:
Metody zapewnienia jakości dla zadania rozliczania projektu (Mr)

Znaczenie kryterium 3: 20

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.siemiatycze.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Starostwo Powiatowe, ul. Legionów Piłsudskiego, 17-300 Siemiatycze

Data składania wniosków, ofert: 27/12/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Siemiatyczach przy ul. Legionów Piłsudskiego 3, sekretariat - pokój 205, IIp.

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Europejski Fundusz Społeczny w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Kody CPV:
794210001 (Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
792110006 (Usługi księgowe)

Podobne przetargi