275232 / 2010-09-02 - Administracja samorządowa / Urząd Miasta Poznań (Poznań)

Audyt organizacyjny Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu organizacyjnego Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych oraz dokonanie oceny efektywności funkcjonowania Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych, obowiązujących procedur oraz zdolności do realizacji celów, w perspektywie realizacji nowej strategii rozwoju Miasta Poznania do roku 2030, zgodnie z harmonogramem, który wykonawca będzie zobowiązany przedłożyć zamawiającemu do akceptacji w terminie 7 dni roboczych od dnia zawarcia umowy.

Audyt musi być przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego opracowanymi przez Institiute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do komunikatu Nr 8 Ministra Finansów z dnia 20 kwietnia 2010 r. (Dz.Urz.MF Nr 5, poz. 24) i zgodnie z metodyką zarządzania projektem PRINCE 2 oraz z wykorzystaniem aplikacji MS Project.
Przedmiot umowy będzie realizowany w trzech etapach. I etap (część diagnostyczna) kończy się sporządzeniem Raportu z diagnozy, II etap (część normatywna zawierająca analizy, wnioski i zalecenia) kończy się sporządzeniem Raportu z części normatywnej natomiast etap III kończy się sporządzeniem Raportu końcowego, który będzie zawierał: wynik łączny etapu I i etapu II, a także różne metody dojścia do stanu docelowego oraz wskazanie rekomendowanej metody dobranej w oparciu o wielokryterialną metodykę wspomagania decyzji.
Ponadto Raport końcowy musi zawierać:
-opinię audytora w zakresie badania,
-szczegółowy opis ustaleń,
-analizę przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości,
-kryteria i standardy, w oparciu o które audyt został przeprowadzony,
-metodykę doboru danych poddawanych ocenom z uzasadnieniem wyboru metodyki,
-działania, jakie należy podjąć aby osiągnąć stan docelowy wraz ze wskaźnikami, miernikami realizacji celów,
-dobre praktyki tj. musi wskazywać podmioty, w których stan docelowy został osiągnięty,
-nakłady, jakie należy ponieść aby osiągnąć stan docelowy,
-adresowane problemy tzn. problemy, które utrudniają osiągnięcie stanu docelowego,
-adresatów tzn. jednostki/komórki/osoby, które powinny podjąć działania,
-efekty, które Miasto uzyska po wprowadzeniu wskazanych przez Wykonawcę działań,
-horyzont czasowy osiągnięcia stanu docelowego,
Przejście do etapu następnego może nastąpić po pisemnej akceptacji zamawiającego.
Wszelkie dokumenty robocze wytworzone w trakcie audytu są własnością Miasta Poznania i zostaną przekazane wraz z Raportem końcowym do Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli.
Po zakończeniu pierwszego etapu wykonawca przeprowadzi jednodniowe, wyjazdowe spotkanie, dla maksymalnie 30 osób, na którym zostanie omówiony Raport z diagnozy wraz z prezentacją wykonaną w programie Power Point.
Po zakończeniu drugiego etapu wykonawca przeprowadzi dwudniowe, wyjazdowe spotkanie (bez noclegu), dla maksymalnie 30 osób, na którym zostanie omówiony Raport z części normatywnej wraz z prezentacją wykonaną w programie Power Point.
Po zakończeniu trzeciego etapu wykonawca przeprowadzi jednodniowe, wyjazdowe spotkanie dla maksymalnie 30 osób, na którym zostanie omówiony Raport końcowy wraz z prezentacją wykonaną w programie Power Point.
W ramach organizacji spotkań wyjazdowych należy uwzględnić:
-koszty wynajmu sali wykładowej,
-transportu uczestników spotkań z pl. Kolegiackiego na miejsce spotkania i z powrotem,
-poczęstunek dla maksymalnie 30 uczestników spotkania w czasie przerw (kawa, herbata, woda mineralna, soki, wyroby cukiernicze),
-poczęstunek dla maksymalnie 30 uczestników spotkania w formie obiadu dwudaniowego (szwedzki stół - w podgrzewaczach- zupa, ziemniaki, frytki, mięso, warzywa).

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zgodnie z którym ma zostać wykonany audyt, w tym zakres, znajduje się w załączniku nr 1 do Instrukcji ( publikacja na stronie Zamawiającego).

Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia realizacji przedmiotu zamówienia podwykonawcom.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 275232

Data publikacji: 2010-09-02

Nazwa: Urząd Miasta Poznań

Ulica: Plac Kolegiacki 17

Numer domu: 17

Miejscowość: Poznań

Kod pocztowy: 61-841

Województwo / kraj: wielkopolskie

Numer telefonu: 061 8785210

Numer faxu: 061 8785210

Regon: 00000000514199

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Audyt organizacyjny Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu organizacyjnego Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych oraz dokonanie oceny efektywności funkcjonowania Urzędu Miasta Poznania i Miejskich Jednostek Organizacyjnych, obowiązujących procedur oraz zdolności do realizacji celów, w perspektywie realizacji nowej strategii rozwoju Miasta Poznania do roku 2030, zgodnie z harmonogramem, który wykonawca będzie zobowiązany przedłożyć zamawiającemu do akceptacji w terminie 7 dni roboczych od dnia zawarcia umowy.

Audyt musi być przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego opracowanymi przez Institiute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do komunikatu Nr 8 Ministra Finansów z dnia 20 kwietnia 2010 r. (Dz.Urz.MF Nr 5, poz. 24) i zgodnie z metodyką zarządzania projektem PRINCE 2 oraz z wykorzystaniem aplikacji MS Project.
Przedmiot umowy będzie realizowany w trzech etapach. I etap (część diagnostyczna) kończy się sporządzeniem Raportu z diagnozy, II etap (część normatywna zawierająca analizy, wnioski i zalecenia) kończy się sporządzeniem Raportu z części normatywnej natomiast etap III kończy się sporządzeniem Raportu końcowego, który będzie zawierał: wynik łączny etapu I i etapu II, a także różne metody dojścia do stanu docelowego oraz wskazanie rekomendowanej metody dobranej w oparciu o wielokryterialną metodykę wspomagania decyzji.
Ponadto Raport końcowy musi zawierać:
-opinię audytora w zakresie badania,
-szczegółowy opis ustaleń,
-analizę przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości,
-kryteria i standardy, w oparciu o które audyt został przeprowadzony,
-metodykę doboru danych poddawanych ocenom z uzasadnieniem wyboru metodyki,
-działania, jakie należy podjąć aby osiągnąć stan docelowy wraz ze wskaźnikami, miernikami realizacji celów,
-dobre praktyki tj. musi wskazywać podmioty, w których stan docelowy został osiągnięty,
-nakłady, jakie należy ponieść aby osiągnąć stan docelowy,
-adresowane problemy tzn. problemy, które utrudniają osiągnięcie stanu docelowego,
-adresatów tzn. jednostki/komórki/osoby, które powinny podjąć działania,
-efekty, które Miasto uzyska po wprowadzeniu wskazanych przez Wykonawcę działań,
-horyzont czasowy osiągnięcia stanu docelowego,
Przejście do etapu następnego może nastąpić po pisemnej akceptacji zamawiającego.
Wszelkie dokumenty robocze wytworzone w trakcie audytu są własnością Miasta Poznania i zostaną przekazane wraz z Raportem końcowym do Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli.
Po zakończeniu pierwszego etapu wykonawca przeprowadzi jednodniowe, wyjazdowe spotkanie, dla maksymalnie 30 osób, na którym zostanie omówiony Raport z diagnozy wraz z prezentacją wykonaną w programie Power Point.
Po zakończeniu drugiego etapu wykonawca przeprowadzi dwudniowe, wyjazdowe spotkanie (bez noclegu), dla maksymalnie 30 osób, na którym zostanie omówiony Raport z części normatywnej wraz z prezentacją wykonaną w programie Power Point.
Po zakończeniu trzeciego etapu wykonawca przeprowadzi jednodniowe, wyjazdowe spotkanie dla maksymalnie 30 osób, na którym zostanie omówiony Raport końcowy wraz z prezentacją wykonaną w programie Power Point.
W ramach organizacji spotkań wyjazdowych należy uwzględnić:
-koszty wynajmu sali wykładowej,
-transportu uczestników spotkań z pl. Kolegiackiego na miejsce spotkania i z powrotem,
-poczęstunek dla maksymalnie 30 uczestników spotkania w czasie przerw (kawa, herbata, woda mineralna, soki, wyroby cukiernicze),
-poczęstunek dla maksymalnie 30 uczestników spotkania w formie obiadu dwudaniowego (szwedzki stół - w podgrzewaczach- zupa, ziemniaki, frytki, mięso, warzywa).

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zgodnie z którym ma zostać wykonany audyt, w tym zakres, znajduje się w załączniku nr 1 do Instrukcji ( publikacja na stronie Zamawiającego).

Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia realizacji przedmiotu zamówienia podwykonawcom.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 15/12/2011

Informacja na temat wadium:
Zamawiający będzie wymagał wniesienia wadium w wysokości 12 000 zł.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie definiuje szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku.

Wiedza i doświadczenie:
Posiadanie doświadczenia w zakresie wykonania z należytą starannością, co najmniej dwóch audytów organizacyjnych (w zakresie kultury organizacyjnej, struktur organizacyjnych i procedur, obsługi klientów indywidualnych, obsługi przedsiębiorstw i organizacji), w jednostkach samorządu terytorialnego, które zatrudniają co najmniej 500 osób z rozbudowaną strukturą organizacyjną tj. posiadającą co najmniej 15 komórek organizacyjnych (wydziałów, biur, oddziałów, referatów itp.) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie,

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie definiuje szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Dysponowanie zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotu zamówienia liczącym minimum 13 osób w ramach którego:
- przynajmniej 6 osób (w tym kierownik projektu) posiada kwalifikacje do prowadzenia audytu wewnętrznego, o których mowa w art.286 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 156 poz. 1240),
-przynajmniej 6 osób odbyło szkolenie z zakresu zarządzania projektami PRINCE 2 oraz posiada umiejętność stosowania programu MS PROJECT,
-przynajmniej 2 osoby posiadają wykształcenie wyższe lub podyplomowe z zakresu zarządzania ,
-przynajmniej 2 osoby posiadają wykształcenie wyższe lub podyplomowe z zakresu administracji publicznej
-przynajmniej jedna osoba, która będzie kierownikiem projektu będzie legitymować się zdanym egzaminem z zakresu zarządzania projektami PRINCE 2,
-przynajmniej 6 osób przeprowadziło co najmniej 1 audyt organizacyjny (w zakresie kultury organizacyjnej, struktur organizacyjnych, strategii, realizacji celów), zrealizowany w jednostkach samorządu terytorialnego.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie definiuje szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1)wypełniony i podpisany wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu- załącznik nr 2 do Instrukcji;
2)jeżeli zasady reprezentacji nie wynikają jednoznacznie z przedłożonych wypisów (odpisów), wymaga się złożenia dokumentu (w formie oryginału lub potwierdzonej notarialnie kopii-dotyczy wyłącznie pełnomocnictwa) wskazującego osobę uprawnioną do reprezentowania składającego ofertę;

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: NO

Liczba wykonawców: 5

Warunki wyboru wykonawców:
Zamawiający po weryfikacji warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt V Instrukcji, będzie kwalifikował wykonawców do następnego etapu postępowania na podstawie posiadanego doświadczenia zawodowego oraz liczby osób, które Wykonawca przewiduje do realizacji przedmiotu zamówienia.

Do udziału w postępowaniu zaproszeni zostaną wykonawcy, którzy:
-wykażą się największym doświadczeniem w zakresie wykonanych audytów organizacyjnych (w zakresie kultury organizacyjnej, struktur organizacyjnych
i procedur, obsługi klientów indywidualnych, obsługi przedsiębiorstw i organizacji),
w jednostkach samorządu terytorialnego, które zatrudniają co najmniej 500 osób z rozbudowaną strukturą organizacyjną tj. posiadającą co najmniej 15 komórek organizacyjnych (wydziałów, biur, oddziałów, referatów itp.), w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, (ponad określone minimum);
-zaproponują jak największą liczbę osób przewidzianych do realizacji zamówienia, spełniających warunki określone w pkt V.3.1. Instrukcji, (ponad określone minimum).

Wykonawca uzyska 1 pkt za każdy dodatkowy audyt (ponad określone minimum) i 1 pkt za każdą dodatkową osobę spełniającą wymogi określone w Instrukcji (ponad określone minimum).

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
- zmiany korzystne dla Zamawiającego- dotyczące w szczególności ceny,
-zmiany spowodowane przez okoliczności nie wywołane przez którąkolwiek ze Stron, ani przez nie zawinione i wywołujące ten skutek, że umowa nie może być wykonana wedle pierwotnej treści. Okoliczności powyższe odnosić się mogą w szczególności do wystąpienia zmian stanu prawnego, działań i zaniechań organów władzy publicznej, wystąpienia siły wyższej ( np. takiej jak wojna, akty terroryzmu, klęski żywiołowe, strajki) lub zdarzeń losowych.Wskazane okoliczności uzasadniać będą w szczególności zmianę terminu wykonania zamówienia i osób przeprowadzających audyt, zmianę określonej w umowie stawki podatku Vat.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: nie dotyczy

Data składania wniosków, ofert: 14/09/2010

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Urząd Miasta Poznania, Biuro Zamówień Publicznych, pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań, pok. 446

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
792120003 (Usługi audytu)

Podobne przetargi