57082 / 2011-03-29 - Inny: samorządowa instytucja kultury / Regionalny Ośrodek Kultury (Bielsko-Biała)

Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 48. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 22. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły, Żywca, gmin Wilkowice, Buczkowice i Łodygowice oraz Bielska-Białej

Opis zamówienia

Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników Tygodnia Kultury Beskidzkiej i odbywających się w jego ramach Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych
1.Warunki pobytu.
Tydzień Kultury Beskidzkiej i odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych
jest przede wszystkim jej wielkość. Łącznie uczestniczy w niej około 80 zespołów polskich
i 20 zagranicznych, które przez 9 dni koncertują w 9 miejscowościach.
Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach
oraz wielkość imprez towarzyszących wymuszają opisany sposób zakwaterowania
i wyżywienia uczestników.
Określenie uczestnicy obejmuje: członków zespołów zagranicznych i krajowych, pilotów, tłumaczy, kierowców, członków komisji oceniających, gości zaproszonych i organizatorów.
2. Termin pobytu uczestników:
od 29 lipca (przyjazd większości uczestników w godzinach wieczornych) do 8 sierpnia 2011 r. (wyjazd większości uczestników w godzinach rannych).
Natomiast impreza realizowana będzie od 30 lipca do 7 sierpnia 2011 r.
3. Planowana liczba członków zespołów: około 720 osób.
Planuje się pobyt:
- ok. 450 osób w terminie od 29.07 do 8.08.2011 r. ,
- ok. 80 osób w terminie od 1 do 8.08.2011 r.,
- ok. 190 osób w terminie od 2 do 8.08.2011 r.,
4. Wskazane ze względów organizacyjnych miejscowości pobytu:
Szczyrk, Wisła, Żywiec, gminy Wilkowice, Buczkowice i Łodygowice, leżące przy głównych trasach komunikacyjnych łączących te miasta, oraz Bielsko-Biała.
5. Określenie szczegółowych warunków zakwaterowania:
a) Obiekt nie może mieć mniej niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, gdyż optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników itp.
b) Każdy zespół musi być w całości (wraz z osobami towarzyszącymi) zakwaterowany
w jednym obiekcie. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach (m. in. ze względu na wspólny środek transportu itp.).
c) Pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym.
Konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody.
d) W trakcie trwania imprezy może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych
w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli.
e) Pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty i instrumenty. W przeciwnym przypadku w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie.
f) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym
niż liczba dni wskazanych w harmonogramie.
g) W obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja wraz z telefonem.
h) Obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników.
i) Obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób.
j) Otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością
bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów i samochodów osobowych bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami.
k) Minimum jeden z obiektów wybranych przez zamawiającego musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów (z możliwością np. zapalenia ogniska, czynnym bufetem itp.).
6. Obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem (meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.). Prowadzony przez wykwalifikowany i doświadczony personel.
7. Określenie szczegółowych warunków wyżywienia:
a) zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji,
- ustalania różnych godzin wydawania posiłków (w tym również w godz. nocnych) dla
poszczególnych zespołów i osób indywidualnych,
- przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków
wegetariańskich,
- zapewnienie wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa,
- przygotowania tzw. suchych prowiantów zamiast posiłków spożywanych na miejscu.
b) jadalnia musi być czysta i estetyczna, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń
i sztućców;
c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej.
8. Każdy obiekt musi posiadać koordynatora, imiennie określonego przez Oferenta, odpowiedzialnego przez cały czas trwania zadania za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia, ściśle współpracującego z biurem organizacyjnym TKB.
9. Szczegółowe warunki zakwaterowania i wyżywienia wymienione w punktach 5, 6 i 7 obiekt musi spełniać zarówno w okresie realizacji zadania, jak i w dniu składania oferty.
Ogłaszający przetarg zastrzega sobie prawo do kontroli spełniania szczególnych warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 57082

Data publikacji: 2011-03-29

Nazwa: Regionalny Ośrodek Kultury

Ulica: ul. 1 Maja 8

Numer domu: 8

Miejscowość: Bielsko-Biała

Kod pocztowy: 43-300

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 033 8220593

Numer faxu: 033 8123333

Adres strony internetowej: www.rok.bielsko.pl

Regon: 00028322200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: samorządowa instytucja kultury

Inny rodzaj zamawiającego: samorządowa instytucja kultury

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 48. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 22. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Wisły, Żywca, gmin Wilkowice, Buczkowice i Łodygowice oraz Bielska-Białej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników Tygodnia Kultury Beskidzkiej i odbywających się w jego ramach Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych
1.Warunki pobytu.
Tydzień Kultury Beskidzkiej i odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych
jest przede wszystkim jej wielkość. Łącznie uczestniczy w niej około 80 zespołów polskich
i 20 zagranicznych, które przez 9 dni koncertują w 9 miejscowościach.
Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach
oraz wielkość imprez towarzyszących wymuszają opisany sposób zakwaterowania
i wyżywienia uczestników.
Określenie uczestnicy obejmuje: członków zespołów zagranicznych i krajowych, pilotów, tłumaczy, kierowców, członków komisji oceniających, gości zaproszonych i organizatorów.
2. Termin pobytu uczestników:
od 29 lipca (przyjazd większości uczestników w godzinach wieczornych) do 8 sierpnia 2011 r. (wyjazd większości uczestników w godzinach rannych).
Natomiast impreza realizowana będzie od 30 lipca do 7 sierpnia 2011 r.
3. Planowana liczba członków zespołów: około 720 osób.
Planuje się pobyt:
- ok. 450 osób w terminie od 29.07 do 8.08.2011 r. ,
- ok. 80 osób w terminie od 1 do 8.08.2011 r.,
- ok. 190 osób w terminie od 2 do 8.08.2011 r.,
4. Wskazane ze względów organizacyjnych miejscowości pobytu:
Szczyrk, Wisła, Żywiec, gminy Wilkowice, Buczkowice i Łodygowice, leżące przy głównych trasach komunikacyjnych łączących te miasta, oraz Bielsko-Biała.
5. Określenie szczegółowych warunków zakwaterowania:
a) Obiekt nie może mieć mniej niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, gdyż optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników itp.
b) Każdy zespół musi być w całości (wraz z osobami towarzyszącymi) zakwaterowany
w jednym obiekcie. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach (m. in. ze względu na wspólny środek transportu itp.).
c) Pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym.
Konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody.
d) W trakcie trwania imprezy może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych
w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli.
e) Pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty i instrumenty. W przeciwnym przypadku w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie.
f) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym
niż liczba dni wskazanych w harmonogramie.
g) W obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja wraz z telefonem.
h) Obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników.
i) Obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób.
j) Otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością
bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów i samochodów osobowych bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami.
k) Minimum jeden z obiektów wybranych przez zamawiającego musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów (z możliwością np. zapalenia ogniska, czynnym bufetem itp.).
6. Obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem (meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.). Prowadzony przez wykwalifikowany i doświadczony personel.
7. Określenie szczegółowych warunków wyżywienia:
a) zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji,
- ustalania różnych godzin wydawania posiłków (w tym również w godz. nocnych) dla
poszczególnych zespołów i osób indywidualnych,
- przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków
wegetariańskich,
- zapewnienie wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa,
- przygotowania tzw. suchych prowiantów zamiast posiłków spożywanych na miejscu.
b) jadalnia musi być czysta i estetyczna, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń
i sztućców;
c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej.
8. Każdy obiekt musi posiadać koordynatora, imiennie określonego przez Oferenta, odpowiedzialnego przez cały czas trwania zadania za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia, ściśle współpracującego z biurem organizacyjnym TKB.
9. Szczegółowe warunki zakwaterowania i wyżywienia wymienione w punktach 5, 6 i 7 obiekt musi spełniać zarówno w okresie realizacji zadania, jak i w dniu składania oferty.
Ogłaszający przetarg zastrzega sobie prawo do kontroli spełniania szczególnych warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Tak

Ilość części: 9

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zakwaterowanie członków dodatkowego zespołu uczestniczącego w imprezie, około 40 osób.

Czas: D

data_roz: 29/07/2011

Informacja na temat wadium:
1. Przed złożeniem oferty wykonawca przystępujący do przetargu jest obowiązany wnieść wadium. W przypadku złożenia oferty kompleksowej na całość zamówienia - wadium wynosi 4.800,00 zł.
2. Przy składaniu ofert częściowych wysokość wadium ustala się proporcjonalnie do ilości zaproponowanych miejsc, tj. dla obiektów oferujących:
od 80 do 160 miejsc - 900,00 zł
od 161 do 200 miejsc - 1.200,00 zł
od 201 do 240 miejsc - 1.500,00 zł
od 241 do 280 miejsc - 1.800,00 zł
od 281 do 320 miejsc - 2.100,00 zł
od 321 do 360 miejsc - 2.400,00 zł
od 361 do 400 miejsc - 2.700,00 zł
od 401 do 440 miejsc - 3.000,00 zł
od 441 do 480 miejsc - 3.300,00 zł
od 481 do 520 miejsc - 3.600,00 zł
od 521 do 560 miejsc - 3.900,00 zł
od 561 do 600 miejsc - 4.200,00 zł
od 601 do 680 miejsc - 4.500,00 zł
od 681 do 720 miejsc - 4.800,00 zł

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

Wiedza i doświadczenie:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

Potencjał techniczny:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1
oraz
wykazu obiektów, zgodnych z wymogami specyfikacji, w których będą zakwaterowani uczestnicy imprezy z podaniem liczby osób, które mogą tam być zakwaterowane, mając na uwadze wymogi siwz

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1
oraz
informacji o osobie lub osobach, które w imieniu Oferenta będą przez cały czas realizacji zadania pełnić funkcję koordynatora odpowiedzialnego za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia w obiekcie lub obiektach

Sytuacja ekonomiczna:
na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. Wypełniony formularz oferty, stanowiący załącznik do siwz.
2. Wykaz osób uprawnionych do podpisywania dokumentów przetargowych i podejmowania zobowiązań w imieniu Oferenta oraz pełnomocnictwa udzielane osobom podpisującym dokumenty ofertowe, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego.
3. Parafowany wzór umowy, stanowiący załącznik do siwz.
4. Informacja o ewentualnych podwykonawcach.
Do informacji o ewentualnych podwykonawcach należy dołączyć oryginał lub potwierdzoną kopię umowy z podwykonawcami, zaświadczające o tym, że w czasie i zakresie określonym w ofercie oni będą wykonywali daną część zamówienia, czyli że oni będą się zajmować zakwaterowaniem i wyżywieniem uczestników imprezy.
5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku podmioty występujące wspólnie o dopuszczenie do udziału w postępowaniu ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i/lub do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, a pełnomocnictwo przedstawiają zamawiającemu wraz z ofertą. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału bądź kopii poświadczonej przez notariusza. Wykonawcy ci, występujący wspólnie, będą musieli przed zawarciem umowy na realizację przedmiotu zamówienia mieć uregulowany stan prawny w postaci umowy zawartej pomiędzy nimi, ustalającej zasady ich współpracy, przewidującej ich współdziałanie, sposób odpowiedzialności wraz z jej zakresem, pełnomocnictwa. Umowa taka może być zawarta już na etapie składania ofert i przedłożona zamawiającemu wraz z ofertą. W przypadku oferty składanej wspólnie przez kilka podmiotów (dwa lub więcej) konieczne jest przedłożenie przez
każdy z tych podmiotów oddzielnie dokumentów, o których mowa powyżej, aby potwierdzić, iż niepodlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1. Pozostałe dokumenty składają podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia publicznego w taki sposób, aby potwierdzić, iż wspólnie spełniają warunki udziału w postępowaniu zgodnie z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w ramach niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli konieczność takich zmian będzie wynikać z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te będą korzystne dla Zamawiającego i interesu publicznego.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 90

Nazwa kryterium 2: ilość oferowanych miejsc

Znaczenie kryterium 2: 5

Nazwa kryterium 3: ilość oferowanych obiektów

Znaczenie kryterium 3: 5

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.rok.bielsko.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Regionalny Ośrodek Kultury
43-300 Bielsko-Biała
ul. 1 Maja 8

Data składania wniosków, ofert: 18/04/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Regionalny Ośrodek Kultury
43-300 Bielsko-Biała
ul. 1 Maja 8

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
550000000 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego)

Podobne przetargi