23725 / 2011-01-20 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Stare Babice (Stare Babice)

Zgodny z tuszem CL546XL Kolor Wydajny marki FullPrint

Cena: 79.95 PLN

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego obejmującego:
1) dostawę licencji Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD), oprogramowania systemowego serwerów, narzędziowego, baz danych,
2) wdrożenie oprogramowania SEOD,
3) uruchomienie modułów internetowych składających się na Platformę Usług Elektronicznych Online,
4) opracowanie e-Formularzy dla e-Usług,
5) opracowanie Ścieżek elektronicznego procedowania spraw,
6) szkolenia dla użytkowników oraz administratorów,
7) dostawy sprzętu (zgodne ze specyfikacją zawartą w (Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia - załącznik nr 1 do SIWZ:
a) serwer, na którym zostanie zainstalowane oprogramowanie SEOD
b) skanery dokumentów do pracy z SEOD
c) czytniki kodów kresowych do pracy z SEOD
d) drukarka kodów kreskowych
e) streamer
f) macierz dyskowa
8) Opieka autorska do 31.12.2012 r.
2. Rzeczowa realizacja projektu obejmuje niżej wymienione implementacje:
1) System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) - oprogramowanie posiadające m.in. funkcjonalność obejmującą: rejestrację korespondencji, rejestrację i obsługę spraw, prowadzenie rejestrów, elektroniczny obieg i wymianę dokumentów, elektroniczną archiwizację dokumentów, przekazywanie korespondencji, monitorowanie, raportowanie, wyszukiwanie spraw, korespondencji, rejestrów, zintegrowaną kartotekę personelu zawierającą informacje o przynależności pracowników do poszczególnych komórek organizacyjnych, kontrolę dostępu do systemu poprzez identyfikację użytkowników systemu zintegrowaną z kartoteką personelu, niezależne archiwum dokumentów (repozytorium), które może gromadzić dokumenty niezależnie od tych pogrupowanych w teczkach aktowych.
2) Platforma Usług Elektronicznych Online (PUEO) składa się z następujących głównych komponentów:
a) Platformy e-Spraw - odpowiedzialną za dwukierunkową elektroniczną komunikację interesantów z urzędem.
b) Platformy e-Formularzy - umożliwiającą tworzenie, przechowywanie i wyświetlanie elektronicznych formularzy, przeznaczonych dla interesantów urzędu złożonych z gotowych struktur informacyjnych (tzw. metadanych), służących do opisu i walidacji określonego typu informacji takich jak adres, kod pocztowy, nip, data, załącznik, formularz. Struktury te mają zapewniać jednolitość podstawowych tagów xml dla wszystkich elektronicznych formularzy.
3. Przedstawione przez Wykonawcę rozwiązanie musi zapewnić możliwość całkowitej elektronizacji pracy urzędu: po odpowiedniej konfiguracji systemu urząd będzie mógł realizować wszystkie procedury urzędowe w sposób elektroniczny. W szczególności system musi umożliwiać wykonywanie wszystkich przewidzianych przez prawo oraz dobrą praktykę urzędową czynności oraz pozwalać na odzwierciedlenie pełnego sposobu realizacji spraw w systemie.
4. Pełen zakres prac oraz szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z warunkami technicznymi przedstawiony jest w (Szczegółowym opisie przedmiotu) - załącznik nr 1
5. Wykonawca zainstaluje, przeprowadzi wdrożenie w siedzibie Urzędu Gminy Stare Babice, ul. Rynek 32 i ul. Rynek 21 Stare Babice.
6. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany jest do wdrożenia (skonfigurowania i uruchomienia) dostarczonego oprogramowania i urządzeń. Wdrożenie musi uwzględnić rzeczywistą organizację pracy Urzędu.
7. Wykonawca przeprowadzi szkolenia pracowników Urzędu w celu przygotowania do użytkowania wdrożonego systemu informatycznego. Zakres szkoleń uzależniony jest od stanowiska pracownika i pełnionej przez niego funkcji.
8. Wykonawca przekaże Zamawiającemu licencję na oprogramowanie z wszelkimi prawami do jej użytkowania.
9. Wykonawca udzieli Zamawiającemu 36 miesięcznej gwarancji na dostarczone systemy i wykonane wdrożenie.
10. Wykonawca będzie świadczył w czasie obowiązywania gwarancji usługi serwisowe pozwalające na usuwanie występujących awarii.
11. Zdefiniowano wymagania minimalne, dopuszcza się rozwiązania o parametrach równoważnych lub lepszych, pod warunkiem udokumentowania przez Wykonawcę równoważnej lub lepszej funkcjonalności i wydajności.
12. Wszystkie elementy przedmiotu dostawy opisane w SIWZ dostarcza Wykonawca.
13. Wykonawca dostarczy sprzęt fabrycznie nowy, (przez co należy rozumieć - wyprodukowany nie dawniej, niż na 6 miesięcy przed ich dostarczeniem do siedziby Zamawiającego i nieużywany, przy czym Zamawiający dopuszcza, by urządzenia były rozpakowane i uruchomione przed ich dostarczeniem wyłącznie przez Wykonawcę i wyłącznie w celu weryfikacji działania urządzenia, w takim wypadku), wolnego od wad i obciążeń prawami osób trzecich. Wykonawca będzie posiadał dokumenty potwierdzające, że pochodzą od autoryzowanych przedstawicieli producentów i zostały wprowadzone do obrotu zgodnie z prawem.
14. Wykonawca dołączy instrukcji obsługi w języku polskim dla wszystkich dostarczonych urządzeń.
15. Wykonawca dostarczy oprogramowanie w wersji aktualnej, tzn. opublikowanej przez producenta nie wcześniej niż 5 miesięcy przed terminem składania ofert,
16. W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do dokonania napraw, z czasem reakcji serwisu 24 godziny od momentu zgłoszenia usterki, w czasie:
1) w przypadku błędu krytycznego (uniemożliwiającego poprawną pracę systemu) - 24h,
2) w przypadku błędu ważnego (możliwa praca z wyłączeniem drobnych funkcjonalności) - 5 dni,
3) w przypadku błędu drobnego - 10 dni (dni robocze).
17. Wykonawca obowiązany jest posiadać certyfikat znaku bezpieczeństwa, deklarację zgodności lub certyfikat zgodności z Polską Normą lub aprobatę techniczną i inne dokumenty stwierdzające jakość dostarczonych urządzeń.
18. Wykonawca na żądanie Zamawiającego okaże niezbędne atesty, świadectwa certyfikaty i inne dokumenty stwierdzające jakość towarów.
19. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, organizacją pracy oraz pozostałymi warunkami wykonania Usługi u Zamawiającego w tym szczególnie z wykorzystywaną infrastrukturą informatyczną, oprogramowaniem a także, że uzyskał wszelkie konieczne informacje i upewnił się, co do wszystkich istotnych spraw, jakie mogą mieć znaczenie dla prawidłowego wykonania zobowiązań umownych. Ponadto Wykonawca oświadcza, że podejmie wszelkie racjonalne kroki, aby uchronić Zamawiającego przed zbędnym lub nadmiernym zakłóceniem jego działalności w trakcie wdrażania i uruchamiania Systemów.
20. Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią wszystkich dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oferty sporządzane niezgodnie z wymogami SIWZ będą odrzucone

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 23725

Data publikacji: 2011-01-20

Nazwa: Gmina Stare Babice

Ulica: Rynek 32

Numer domu: 32

Miejscowość: Stare Babice

Kod pocztowy: 05-082

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 0-22 722 95 36

Numer faxu: 0-22 722 95 36

Adres strony internetowej: www.stare-babice.waw.pl

Regon: 01327185500000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego

Rodzaj zamówienia: D

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego obejmującego:
1) dostawę licencji Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEO in HouseD), oprogramowania systemowego serwerów, narzędziowego, baz danych,
2) wdrożenie oprogramowania SEO in HouseD,
3) uruchomienie modułów internetowych składających się na Platformę Usług Elektronicznych Online,
4) opracowanie e-Formularzy dla e-Usług,
5) opracowanie Ścieżek elektronicznego procedowania spraw,
6) szkolenia dla użytkowników oraz administratorów,
7) dostawy sprzętu (zgodne ze specyfikacją zawartą w (Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia - załącznik nr 1 do SIWZ:
a) serwer, na którym zostanie zainstalowane oprogramowanie SEO in HouseD
b) skanery dokumentów do pracy z SEO in HouseD
c) czytniki kodów kresowych do pracy z SEO in HouseD
d) drukarka kodów kreskowych
e) streamer
f) macierz dyskowa
8) Opieka autorska do 31.12.2012 r.
2. Rzeczowa realizacja projektu obejmuje niżej wymienione implementacje:
1) System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEO in HouseD) - oprogramowanie posiadające m.in. funkcjonalność obejmującą: rejestrację korespondencji, rejestrację i obsługę spraw, prowadzenie rejestrów, elektroniczny obieg i wymianę dokumentów, elektroniczną archiwizację dokumentów, przekazywanie korespondencji, monitorowanie, raportowanie, wyszukiwanie spraw, korespondencji, rejestrów, zintegrowaną kartotekę personelu zawierającą informacje o przynależności pracowników do poszczególnych komórek organizacyjnych, kontrolę dostępu do systemu poprzez identyfikację użytkowników systemu zintegrowaną z kartoteką personelu, niezależne archiwum dokumentów (repozytorium), które może gromadzić dokumenty niezależnie od tych pogrupowanych w teczkach aktowych.
2) Platforma Usług Elektronicznych Online (PUEO) składa się z następujących głównych komponentów:
a) Platformy e-Spraw - odpowiedzialną za dwukierunkową elektroniczną komunikację interesantów z urzędem.
b) Platformy e-Formularzy - umożliwiającą tworzenie, przechowywanie i wyświetlanie elektronicznych formularzy, przeznaczonych dla interesantów urzędu złożonych z gotowych struktur informacyjnych (tzw. metadanych), służących do opisu i walidacji określonego typu informacji takich jak adres, kod pocztowy, nip, data, załącznik, formularz. Struktury te mają zapewniać jednolitość podstawowych tagów xml dla wszystkich elektronicznych formularzy.
3. Przedstawione przez Wykonawcę rozwiązanie musi zapewnić możliwość całkowitej elektronizacji pracy urzędu: po odpowiedniej konfiguracji systemu urząd będzie mógł realizować wszystkie procedury urzędowe w sposób elektroniczny. W szczególności system musi umożliwiać wykonywanie wszystkich przewidzianych przez prawo oraz dobrą praktykę urzędową czynności oraz pozwalać na odzwierciedlenie pełnego sposobu realizacji spraw w systemie.
4. Pełen zakres prac oraz szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z warunkami technicznymi przedstawiony jest w (Szczegółowym opisie przedmiotu) - załącznik nr 1
5. Wykonawca zainstaluje, przeprowadzi wdrożenie w siedzibie Urzędu Gminy Stare Babice, ul. Rynek 32 i ul. Rynek 21 Stare Babice.
6. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany jest do wdrożenia (skonfigurowania i uruchomienia) dostarczonego oprogramowania i urządzeń. Wdrożenie musi uwzględnić rzeczywistą organizację pracy Urzędu.
7. Wykonawca przeprowadzi szkolenia pracowników Urzędu w celu przygotowania do użytkowania wdrożonego systemu informatycznego. Zakres szkoleń uzależniony jest od stanowiska pracownika i pełnionej przez niego funkcji.
8. Wykonawca przekaże Zamawiającemu licencję na oprogramowanie z wszelkimi prawami do jej użytkowania.
9. Wykonawca udzieli Zamawiającemu 36 miesięcznej gwarancji na dostarczone systemy i wykonane wdrożenie.
10. Wykonawca będzie świadczył w czasie obowiązywania gwarancji usługi serwisowe pozwalające na usuwanie występujących awarii.
11. Zdefiniowano wymagania minimalne, dopuszcza się rozwiązania o parametrach równoważnych lub lepszych, pod warunkiem udokumentowania przez Wykonawcę równoważnej lub lepszej funkcjonalności i wydajności.
12. Wszystkie elementy przedmiotu dostawy opisane w SIWZ dostarcza Wykonawca.
13. Wykonawca dostarczy sprzęt fabrycznie nowy, (przez co należy rozumieć - wyprodukowany nie dawniej, niż na 6 miesięcy przed ich dostarczeniem do siedziby Zamawiającego i nieużywany, przy czym Zamawiający dopuszcza, by urządzenia były rozpakowane i uruchomione przed ich dostarczeniem wyłącznie przez Wykonawcę i wyłącznie w celu weryfikacji działania urządzenia, w takim wypadku), wolnego od wad i obciążeń prawami osób trzecich. Wykonawca będzie posiadał dokumenty potwierdzające, że pochodzą od autoryzowanych przedstawicieli producentów i zostały wprowadzone do obrotu zgodnie z prawem.
14. Wykonawca dołączy instrukcji obsługi w języku polskim dla wszystkich dostarczonych urządzeń.
15. Wykonawca dostarczy oprogramowanie w wersji aktualnej, tzn. opublikowanej przez producenta nie wcześniej niż 5 miesięcy przed terminem składania ofert,
16. W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do dokonania napraw, z czasem reakcji serwisu 24 godziny od momentu zgłoszenia usterki, w czasie:
1) w przypadku błędu krytycznego (uniemożliwiającego poprawną pracę systemu) - 24h,
2) w przypadku błędu ważnego (możliwa praca z wyłączeniem drobnych funkcjonalności) - 5 dni,
3) w przypadku błędu drobnego - 10 dni (dni robocze).
17. Wykonawca obowiązany jest posiadać certyfikat znaku bezpieczeństwa, deklarację zgodności lub certyfikat zgodności z Polską Normą lub aprobatę techniczną i inne dokumenty stwierdzające jakość dostarczonych urządzeń.
18. Wykonawca na żądanie Zamawiającego okaże niezbędne atesty, świadectwa certyfikaty i inne dokumenty stwierdzające jakość towarów.
19. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, organizacją pracy oraz pozostałymi warunkami wykonania Usługi u Zamawiającego w tym szczególnie z wykorzystywaną infrastrukturą informatyczną, oprogramowaniem a także, że uzyskał wszelkie konieczne informacje i upewnił się, co do wszystkich istotnych spraw, jakie mogą mieć znaczenie dla prawidłowego wykonania zobowiązań umownych. Ponadto Wykonawca oświadcza, że podejmie wszelkie racjonalne kroki, aby uchronić Zamawiającego przed zbędnym lub nadmiernym zakłóceniem jego działalności w trakcie wdrażania i uruchamiania Systemów.
20. Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią wszystkich dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oferty sporządzane niezgodnie z wymogami SIWZ będą odrzucone

Kody CPV:
480000008 (Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
722630006 (Usługi wdrażania oprogramowania)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
488200002 (Serwery)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje zamówienia uzupełniające w wysokości do 20 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na rozszerzeniu dostawy o zamówienie uzupełniające zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego

Czas: O

Okres trwania zamówienia w dniach: 45

Informacja na temat wadium:
Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swoją ofertę wadium w wysokości 2 000 zł (słownie: dwa tysiące złotych) zgodnie z formą przewidzianą w siwz

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 p.z.p.

Wiedza i doświadczenie:
Posiadają wiedzę i doświadczenie, tj. o niniejsze zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali należycie (tzn. rozpoczęli i zakończyli):
a) co najmniej 3 zamówienia polegające na wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będącego przedmiotem oferty Wykonawcy dla jednostek administracji publicznej lub samorządu terytorialnego o wartości min. 100 tys. zł brutto każde zamówienie w tym, co najmniej jedno gdzie łączna liczba użytkowników systemu obiegu dokumentów wynosiła, co najmniej 60 osób,
b) co najmniej 1 zamówienie polegające na dostawie i uruchomieniu Portalu WWW umożliwiającego świadczenie e-usług publicznych
Zgodnie z art. 26 ust. 2b p.z.p. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznych, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.
Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonych do oferty wymaganych dokumentów

Sytuacja ekonomiczna:
Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia, tj. posiadają opłaconą polisę, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę min. 150 000 zł.
Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonych do oferty wymaganych dokumentów

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Kompletna oferta musi zawierać:
1) Ofertę Wykonawcy sporządzoną na podstawie wzoru do niniejszej SIWZ,
2) Formularz nr 1 - Dane Ogólne,
3) Stosowne Pełnomocnictwo(a) - w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru,
4) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego, dotyczy również spółek cywilnych, o ile stosowne zapisy nie wynikają z treści umowy spółki,
5) Parafowany na każdej stronie wzór umowy wraz z Załącznikiem Nr 1,
6) Pozostałe dokumenty wymienione w pkt 9 SIWZ

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy dotyczące zmiany przedmiotu zamówienia, zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia lub zmiany ceny za przedmiot umowy w następujących przypadkach:
1) Z powodu okoliczności siły wyższej, niezależnej od Zamawiającego i Wykonawcy, a której nie można było przewidzieć i która nie pozwala na kontynuację robót będących przedmiotem zamówienia, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach.
2) Z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie przedmiotu zamówienia, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron.
3) Z powodu wystąpienia okoliczności technicznych, których strony nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności.
2. Zamawiający przewiduje również możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy dokonane na podst. art. 144 ust. 1 pzp w zakresie zmian nieistotnych, rozumianych w ten sposób, że wiedza o ich wprowadzeniu do umowy na etapie postępowania o udzielenie zamówienia nie wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia czy też wynik postępowania

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.stare-babice.waw.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
U.G. Stare Babice, 05-082 Stare Babice, ul. Rynek 32, pok. 34, tel.faks 22 722 95 36

Data składania wniosków, ofert: 28/01/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w pokoju nr 18 - Sekretariat Urzędu Gminy w Starych Babicach (05-082), ul. Rynek 32 w terminie do dnia 28 stycznia 2011 r. do godziny 12:00

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi