322132 / 2014-09-29 - Administracja samorządowa / Powiatowy Urząd Pracy we Wrocławiu (Wrocław)

Świadczenie usług pocztowych

Opis zamówienia

Użyte poniżej określenia oznaczają:
Operator pocztowy przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych.
Nadawca podmiot, który zawarł z operatorem pocztowym umowę o świadczenie usługi pocztowej.
Adresat podmiot wskazany przez nadawcę jako odbiorca przesyłki pocztowej.
Awizo druk zawiadamiający adresata o próbie doręczenia przesyłki, zostawiony w jego skrzynce pocztowej, informujący go o możliwości odbioru przesyłki ze wskazaniem terminu i miejsca.
Doręczenie wydanie przesyłki adresatowi a w przypadkach określonych prawem także innej osobie uprawnionej do jej odbioru zgodnie z umową o świadczenie usługi.
Osoba uprawniona adresat lub osoba pełnoletnia zameldowana lub stale zamieszkała pod tym samym adresem co adresat, bądź osoba posiadająca pełnomocnictwo od adresata.
Doręczyciel osoba doręczająca przesyłkę adresatowi w imieniu operatora.
Przesyłka listowa przesyłka pocztowa z korespondencją o wadze do 2 kg i wymiarach maksymalnych sumie długości, szerokości i wysokości 90 cm, z czego najdłuższy wymiar nie większy niż 60 cm.
Przesyłka rejestrowana przesyłka przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczona za pokwitowaniem odbioru.
Przesyłka polecona przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem.
Przesyłka nierejestrowana przesyłka zwykła nadana i doręczana bez pokwitowania.
Przesyłka zwykła ekonomiczna to przesyłka nie będąca przesyłką o najszybszej kategorii doręczenia.
Przesyłka przyspieszona pilna to przesyłka będąca przesyłką najszybszej kategorii doręczania.
Potwierdzenie nadania dokument wydawany przez operatora pocztowego, nadawcy, potwierdzający fakt przyjęcia do przemieszczenia i doręczenia, przesyłek rejestrowanych.
Pokwitowanie odbioru pisemne potwierdzenie przez adresata, wykonania usługi pocztowej przez operatora pocztowego.
Rejestr przesyłek dokument zawierający pisemne zestawienie przesyłek rejestrowanych dla wszystkich adresatów, do których w dany dzień nadawane są przesyłki.
Punkt awizacyjny placówka operatora pocztowego lub placówka innego podmiotu ale świadcząca usługi w jego imieniu na podstawie wzajemnych umów, w której adresat może odebrać przesyłkę.
Zwrotne potwierdzenie odbioru ZPO druk nakładu Zamawiającego lub operatora pocztowego załączany do przesyłki rejestrowanej, opatrzony nazwą nadawcy i adresata, na którym adresat kwituje odbiór przesyłki. Po dokonaniu doręczenia, dokument ten zwracany jest nadawcy.
Placówka operatora placówka pocztowa jednostka organizacyjna operatora pocztowego, w której nadawca może zawrzeć umowę o świadczenie usług pocztowych lub która doręcza adresatowi przesyłki, albo inne wyodrębnione i oznaczone przez operatora miejsce, w którym można zawrzeć umowę o świadczenie usług pocztowych lub odebrać przesyłkę.
Przyjmowanie przesyłek do obrotu pocztowego świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek.
Usługa pocztowa usługa polegająca na zarobkowym przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek, wykonywana przez operatora pocztowego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe Dz. U. z 2012 r. poz. 1529 obowiązującego w dniu zawarcia umowy wynikającej z przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne.



I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie w okresie od dnia 1 stycznia 2015 roku do dnia 30 czerwca 2017 roku na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy we Wrocławiu, usług pocztowych polegających na przyjmowaniu do obrotu pocztowego rejestrowanych i nierejestrowanych krajowych i zagranicznych przesyłek listowych a także zwracaniu ich po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania adresatowi.
Przesyłki muszą mieć możliwość zastosowania dodatkowych opcji:
przesyłki rejestrowane potwierdzenie odbioru przez adresata,
przesyłka przyspieszona pilna.
przesyłka nierejestrowana przyśpieszona pilna
Usługa doręczenia powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie Prawo pocztowe i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi.
Wymagane terminy to:
kraj:
przesyłki zwykłe ekonomiczne do 3 dni po dniu nadania D 3
przesyłki przyspieszone pilne do 1 dnia po nadaniu D 1
zagranica przesyłki przyspieszone pilne:
Europa do 3 dni w kraju przeznaczenia
świat do 5 dni w kraju przeznaczenia
zagranica przesyłki zwykłe ekonomiczne:
Europa do 6 dni w kraju przeznaczenia

II. Pozostałe obowiązki Wykonawcy:

1. Wykonywanie będzie odbierał przesyłki pocztowe jeden raz dziennie, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach między 14:00 a 15:00, z siedziby Zamawiającego przy ul. Glinianej 20 22, budynek A, piętro III, sekretariat; w przypadku, gdy na wymieniony dzień tygodnia przypadnie dzień ustawowo wolny od pracy lub święto, usługa będzie świadczona w bezpośrednio następującym dniu roboczym.
2. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego.
3. Wykonawca będzie prowadził własny rejestr doręczeń przesyłek ewidencjonowanych, na których adresaci kwitować będą odbiór korespondencji i który w razie zaginięcia przesyłki, będzie podstawą dla Wykonawcy do udowodnienia Zamawiającemu, iż wykonał on daną usługę.
4. Wykonawca doręcza przesyłki rejestrowane adresatowi lub osobie przez niego upoważnionej, wpisując odpowiednią adnotację na ZPO lub zestawieniu zbiorczym.
5. W przypadku nie doręczenia przesyłki rejestrowanej za pierwszym razem Wykonawca zobowiązany jest do zostawienia adresatowi informacji o próbie doręczenia i możliwości jej odebrania w ciągu 14 dni, w drzwiach mieszkania lub skrzynce pocztowej. Wykonawca ma obowiązek przetrzymania przesyłki przez 14 dni w punkcie awizacyjnym.
6. Jeśli przesyłka rejestrowana nie zostanie odebrana w ciągu pierwszych 7 dni, Wykonawca zobowiązany jest do pozostawienia powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki po 7 dniach od pozostawienia pierwszego awiza.
7. Informacje o wszystkich powyższych czynnościach, Wykonawca umieszcza na kopercie przesyłki, której one dotyczą oraz wypełnia odpowiednie punkty ZPO.
8. Przesyłki rejestrowane nie doręczone, Wykonawca zwraca Zamawiającemu po spełnieniu w w terminów, na podstawie spisu zwróconych przesyłek.
9. Zamawiający wymaga, aby punkty awizacyjne Wykonawcy były zlokalizowane w miejscach odpowiednich do obsługi klienta instytucjonalnego. Punkty awizacyjne mają być wyraźnie i widocznie oznaczone, wyposażone w sprzęt umożliwiający prawidłową i godną obsługę klienta, a także posiadać odpowiednie zabezpieczenie techniczne do przechowywania dokumentacji. Obsługa klienta w punkcie awizacyjnym winna być prowadzona w sposób zapewniający ochronę danych osobowych i informacji przekazywanych w trakcie obsługi przez pracownika punktu i klienta.
Swoim zasięgiem punkty awizacyjne muszą obejmować:
a teren miasta Wrocławia z uwzględnieniem gęstości zamieszkania;
b teren powiatu wrocławskiego przy czym co najmniej jedna placówka przypada na każdą gminę w powiecie, tj. Czernica, Długołęka, Jordanów Śląski, Kąty Wrocławskie, Kobierzyce, Mietków, Sobótka, Siechnice, Żórawina ponieważ adresatami przesyłek są osoby bezrobotne dla których dojazd do odległych placówek byłby utrudniony ze względu na koszty;
Wykaz punktów awizacyjnych z zasięgiem terytorialnym ich działania, Wykonawca przekaże Zmawiającemu w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. W wypadku zmian w wykazie, Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania bieżącej informacji Zamawiającemu.
10. Wykonawca doręcza przesyłki nierejestrowane adresatowi poprzez umieszczenie ich w oddawczej skrzynce pocztowej lub w inny wskazany przez adresata sposób dla doręczeń przesyłek nierejestrowanych np. włożenie w drzwi.
11. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przesyłki od momentu odebrania ich od Zamawiającego do doręczenia adresatowi lub zwrotu Zamawiającemu w przypadku nie doręczenia. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisu w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty, itp. Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym lub po ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego.
12. Wykonawca zobowiązany jest zachować tajemnicę korespondencji.
13. Wykonawca zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe pozyskane w związku z realizacją umowy zgodnie z zawartą odrębnie, na podstawie postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych t. j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm, umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.
14. Wykonawca nie ma prawa nanoszenia jakichkolwiek zmian w danych adresowych przesyłek ani ich otwierania.
15. W przypadku wykrycia przez Wykonawcę niezgodności między wpisem w pocztowej książce nadawczej a adresem na przesyłce, Wykonawca nanosi odpowiednie zmiany w książce nadawczej.
16. Po sprawdzeniu zgodności wpisów danych adresowych i naniesieniu ewentualnych poprawek, Wykonawca zobowiązany jest zwrócić kopię książki nadawczej Zamawiającemu, jednak nie później niż na następny dzień roboczy po przyjęciu przesyłek.
17. Przyjęcie przesyłek rejestrowanych do obrotu pocztowego Wykonawca każdorazowo potwierdza na kopii pocztowej książki nadawczej pieczęcią z datownikiem i wpisuje liczbę przyjętych przesyłek.
18. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu Regulaminu świadczenia usług pocztowych; Zamawiający oświadcza, że będzie stosował się do Regulaminów świadczenia usług pocztowych Wykonawcy z wyłączeniem zapisów sprzecznych z zapisami umowy lub niemożliwych do przyjęcia dla Zamawiającego jako instytucji administracji publicznej.
19. Wykonawca zobowiązany jest na wniosek Zamawiającego do prowadzenia, w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy, postępowania reklamacyjnego przesyłki rejestrowanej w przypadku jej zaginięcia i lub braku zwrotnego potwierdzenia odbioru. Odpowiedź na reklamację winna być udzielona pisemnie w terminie do 30 dni od jej złożenia.
20. Zamawiający zastrzega sobie prawo do składania reklamacji przesyłki rejestrowanej w obrocie krajowym w terminie do 12 miesięcy od dnia jej nadania oraz w terminie do 6 miesięcy dla przesyłek w obrocie zagranicznym.
21. W odpowiedzi na reklamację należy umieścić przynajmniej jeden ze składników pełnego adresu przesyłki czyli albo imię i nazwisko adresata, albo jego adres, podać informację o tym, kto i kiedy odebrał przesyłkę, jeśli była awizowana należy podać daty awizacji, a jeśli zwrócona do nadawcy po wyczerpaniu możliwości dręczenia dodatkowo datę zwrotu i przyjęcia go przez Zamawiającego.
22. W przypadku skarg składanych przez klientów i komórki organizacyjne Urzędu na nieprawidłowy sposób doręczeń wydłużenie terminu, nieprawidłowe wypełniane dokumenty awiza, ZPO lub inne Wykonawca na wniosek Zamawiającego, zobowiązany jest do pisemnego udzielenia niezbędnych i wyczerpujących wyjaśnień dot. okoliczności sprawy w terminie nie dłuższym niż 7 dni.
23. Przesyłki wychodzące odbiera upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia wraz z dowodem osobistym lub innym dokumentem ze zdjęciem, potwierdzającym tożsamość.
24. Przy wykonywaniu umowy Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne, rzetelne i terminowe wykonanie umowy oraz za wszelkie szkody wyrządzone Zamawiającemu przez osoby, za pomocą których realizuje umowę.
25. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu, wymiennie na każdy dzień, opakowanie zbiorcze służące do zapakowania korespondencji, którą będzie odbierał.
26. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez Wykonawcę podpisem, datą i godziną na zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu.
27. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za stan oraz kompletność odebranych przesyłek z siedziby Zamawiającego od chwili ich odebrania.
28. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Fakt nadania przyjętych przesyłek Wykonawca potwierdza w placówce Wykonawcy pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych i na zestawieniu dla przesyłek nierejestrowanych. Kopie pocztowej książki nadawczej oraz kopie zestawienia dla przesyłek nierejestrowanych są zwracane Zamawiającemu w następnym dniu, przy odbiorze przesyłek.
29. W przypadku stwierdzenia braku przesyłki rejestrowanej niezgodność zapisu w pocztowej książce nadawczej z ilością nadanych przesyłek, Wykonawca niezwłocznie powiadomi Zamawiającego o brakującej przesyłce z podaniem nazwy adresata. Jeżeli brak przesyłki rejestrowanej zostanie stwierdzony przez Wykonawcę w godzinach pracy Zamawiającego, to Wykonawca powiadomi Zamawiającego o braku w dniu przyjęcia przesyłki. Jeżeli brak przesyłki rejestrowanej zostanie stwierdzony przez Wykonawcę po godzinach pracy Zamawiającego, to Wykonawca powiadomi Zamawiającego o braku w następnym dniu roboczym po przyjęciu przesyłki.
30. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni od dnia doręczenia.
31. Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu niedoręczonych przesyłek oraz druków ZPO do kancelarii urzędu do godz. 11:00.

III. Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający jako opakowanie przesyłek będzie stosował koperty zabezpieczające przesyłki przed dostępem do ich zawartości.
2. Zamawiający zobowiązuje się do adresowania przesyłek czytelnie i zgodnie ze standardami pocztowymi, w tym do umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych, określenia rodzaju przesyłki zwykła ekonomiczna, przyspieszona pilna, polecona czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO, oraz umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku lub pieczęci
z pełną nazwą i adresem Zamawiającego; nie jest dopuszczalne zamieszczanie na przesyłkach innych treści niż określone w niniejszym opisie.
3. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłkach rejestrowanych
i nierejestrowanych, w polu znaczkowym miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci, o treści umożliwiającej identyfikację operatora oraz identyfikację zawartej umowy o świadczenie usług pocztowych, będących przedmiotem niniejszej umowy.
4. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej, według wzorów stanowiących odpowiednio Załącznik nr 1a i nr 1b do Opisu przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1 do SIWZ, w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek; wzór pocztowej książki nadawczej podlegać będzie uzgodnieniu z Wykonawcą,
b dla przesyłek nierejestrowanych zwykłych ekonomicznych zestawienie ilościowe przesyłek według poszczególnych kategorii wagowych w dwóch egzemplarzach,
z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych,
a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. Wzór zestawienia Wykonawca uzgodni z Zamawiającym.
5. Na zestawieniach, o których mowa w ust. 4 umieszczany będzie nadruk lub pieczęć określająca pełną nazwę i adres Zamawiającego pieczęć firmowa, a także potwierdzenie wniesienia opłaty, o której mowa w ust. 3.
6. Zamawiający zobowiązuje się do ułożenia nadawanych przesyłek według ich formatu, a przesyłki rejestrowane dodatkowo według kolejności wpisów do pocztowej książki nadawczej oraz zapakowania do zbiorczych opakowań otrzymanych od Wykonawcy.
7. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca przeznaczenia zgodnie z adresem.
8. Strony dopuszczają stosowanie pocztowej książki nadawczej nakładu Zamawiającego wydruk komputerowy według wzorów, o których mowa w pkt 4.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo stosowania druków zwrotnego potwierdzenia odbioru ZPO własnego nakładu, sporządzonych zgodnie ze standardami pocztowymi, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1c do Opisu przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1 do SIWZ.
10. Zamawiający zastrzega sobie niezmienność cen jednostkowych netto w okresie obowiązywania umowy.


Załączniki:

Załącznik nr 1a Zestawienie dla przesyłek rejestrowanych bez ZPO Pocztowa Książka Nadawcza Załącznik nr 1b Zestawienie dla przesyłek rejestrowanych z ZPO Pocztowa Książka Nadawcza Załącznik nr 1c Wzór zwrotnego potwierdzenia odbioru ZPO

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 322132

Data publikacji: 2014-09-29

Nazwa: Powiatowy Urząd Pracy we Wrocławiu

Ulica: ul. Gliniana 20-22

Numer domu: 20-22

Miejscowość: Wrocław

Kod pocztowy: 50-525

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 71 7701 600

Numer faxu: 71 7701 633

Regon: 93211248200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług pocztowych

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Użyte poniżej określenia oznaczają:
Operator pocztowy przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych.
Nadawca podmiot, który zawarł z operatorem pocztowym umowę o świadczenie usługi pocztowej.
Adresat podmiot wskazany przez nadawcę jako odbiorca przesyłki pocztowej.
Awizo druk zawiadamiający adresata o próbie doręczenia przesyłki, zostawiony w jego skrzynce pocztowej, informujący go o możliwości odbioru przesyłki ze wskazaniem terminu i miejsca.
Doręczenie wydanie przesyłki adresatowi a w przypadkach określonych prawem także innej osobie uprawnionej do jej odbioru zgodnie z umową o świadczenie usługi.
Osoba uprawniona adresat lub osoba pełnoletnia zameldowana lub stale zamieszkała pod tym samym adresem co adresat, bądź osoba posiadająca pełnomocnictwo od adresata.
Doręczyciel osoba doręczająca przesyłkę adresatowi w imieniu operatora.
Przesyłka listowa przesyłka pocztowa z korespondencją o wadze do 2 kg i wymiarach maksymalnych sumie długości, szerokości i wysokości 90 cm, z czego najdłuższy wymiar nie większy niż 60 cm.
Przesyłka rejestrowana przesyłka przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczona za pokwitowaniem odbioru.
Przesyłka polecona przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem.
Przesyłka nierejestrowana przesyłka zwykła nadana i doręczana bez pokwitowania.
Przesyłka zwykła ekonomiczna to przesyłka nie będąca przesyłką o najszybszej kategorii doręczenia.
Przesyłka przyspieszona pilna to przesyłka będąca przesyłką najszybszej kategorii doręczania.
Potwierdzenie nadania dokument wydawany przez operatora pocztowego, nadawcy, potwierdzający fakt przyjęcia do przemieszczenia i doręczenia, przesyłek rejestrowanych.
Pokwitowanie odbioru pisemne potwierdzenie przez adresata, wykonania usługi pocztowej przez operatora pocztowego.
Rejestr przesyłek dokument zawierający pisemne zestawienie przesyłek rejestrowanych dla wszystkich adresatów, do których w dany dzień nadawane są przesyłki.
Punkt awizacyjny placówka operatora pocztowego lub placówka innego podmiotu ale świadcząca usługi w jego imieniu na podstawie wzajemnych umów, w której adresat może odebrać przesyłkę.
Zwrotne potwierdzenie odbioru ZPO druk nakładu Zamawiającego lub operatora pocztowego załączany do przesyłki rejestrowanej, opatrzony nazwą nadawcy i adresata, na którym adresat kwituje odbiór przesyłki. Po dokonaniu doręczenia, dokument ten zwracany jest nadawcy.
Placówka operatora placówka pocztowa jednostka organizacyjna operatora pocztowego, w której nadawca może zawrzeć umowę o świadczenie usług pocztowych lub która doręcza adresatowi przesyłki, albo inne wyodrębnione i oznaczone przez operatora miejsce, w którym można zawrzeć umowę o świadczenie usług pocztowych lub odebrać przesyłkę.
Przyjmowanie przesyłek do obrotu pocztowego świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek.
Usługa pocztowa usługa polegająca na zarobkowym przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek, wykonywana przez operatora pocztowego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe Dz. U. z 2012 r. poz. 1529 obowiązującego w dniu zawarcia umowy wynikającej z przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne.



I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie w okresie od dnia 1 stycznia 2015 roku do dnia 30 czerwca 2017 roku na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy we Wrocławiu, usług pocztowych polegających na przyjmowaniu do obrotu pocztowego rejestrowanych i nierejestrowanych krajowych i zagranicznych przesyłek listowych a także zwracaniu ich po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania adresatowi.
Przesyłki muszą mieć możliwość zastosowania dodatkowych opcji:
przesyłki rejestrowane potwierdzenie odbioru przez adresata,
przesyłka przyspieszona pilna.
przesyłka nierejestrowana przyśpieszona pilna
Usługa doręczenia powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie Prawo pocztowe i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi.
Wymagane terminy to:
kraj:
przesyłki zwykłe ekonomiczne do 3 dni po dniu nadania D 3
przesyłki przyspieszone pilne do 1 dnia po nadaniu D 1
zagranica przesyłki przyspieszone pilne:
Europa do 3 dni w kraju przeznaczenia
świat do 5 dni w kraju przeznaczenia
zagranica przesyłki zwykłe ekonomiczne:
Europa do 6 dni w kraju przeznaczenia

II. Pozostałe obowiązki Wykonawcy:

1. Wykonywanie będzie odbierał przesyłki pocztowe jeden raz dziennie, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach między 14:00 a 15:00, z siedziby Zamawiającego przy ul. Glinianej 20 22, budynek A, piętro III, sekretariat; w przypadku, gdy na wymieniony dzień tygodnia przypadnie dzień ustawowo wolny od pracy lub święto, usługa będzie świadczona w bezpośrednio następującym dniu roboczym.
2. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego.
3. Wykonawca będzie prowadził własny rejestr doręczeń przesyłek ewidencjonowanych, na których adresaci kwitować będą odbiór korespondencji i który w razie zaginięcia przesyłki, będzie podstawą dla Wykonawcy do udowodnienia Zamawiającemu, iż wykonał on daną usługę.
4. Wykonawca doręcza przesyłki rejestrowane adresatowi lub osobie przez niego upoważnionej, wpisując odpowiednią adnotację na ZPO lub zestawieniu zbiorczym.
5. W przypadku nie doręczenia przesyłki rejestrowanej za pierwszym razem Wykonawca zobowiązany jest do zostawienia adresatowi informacji o próbie doręczenia i możliwości jej odebrania w ciągu 14 dni, w drzwiach mieszkania lub skrzynce pocztowej. Wykonawca ma obowiązek przetrzymania przesyłki przez 14 dni w punkcie awizacyjnym.
6. Jeśli przesyłka rejestrowana nie zostanie odebrana w ciągu pierwszych 7 dni, Wykonawca zobowiązany jest do pozostawienia powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki po 7 dniach od pozostawienia pierwszego awiza.
7. Informacje o wszystkich powyższych czynnościach, Wykonawca umieszcza na kopercie przesyłki, której one dotyczą oraz wypełnia odpowiednie punkty ZPO.
8. Przesyłki rejestrowane nie doręczone, Wykonawca zwraca Zamawiającemu po spełnieniu w w terminów, na podstawie spisu zwróconych przesyłek.
9. Zamawiający wymaga, aby punkty awizacyjne Wykonawcy były zlokalizowane w miejscach odpowiednich do obsługi klienta instytucjonalnego. Punkty awizacyjne mają być wyraźnie i widocznie oznaczone, wyposażone w sprzęt umożliwiający prawidłową i godną obsługę klienta, a także posiadać odpowiednie zabezpieczenie techniczne do przechowywania dokumentacji. Obsługa klienta w punkcie awizacyjnym winna być prowadzona w sposób zapewniający ochronę danych osobowych i informacji przekazywanych w trakcie obsługi przez pracownika punktu i klienta.
Swoim zasięgiem punkty awizacyjne muszą obejmować:
a teren miasta Wrocławia z uwzględnieniem gęstości zamieszkania;
b teren powiatu wrocławskiego przy czym co najmniej jedna placówka przypada na każdą gminę w powiecie, tj. Czernica, Długołęka, Jordanów Śląski, Kąty Wrocławskie, Kobierzyce, Mietków, Sobótka, Siechnice, Żórawina ponieważ adresatami przesyłek są osoby bezrobotne dla których dojazd do odległych placówek byłby utrudniony ze względu na koszty;
Wykaz punktów awizacyjnych z zasięgiem terytorialnym ich działania, Wykonawca przekaże Zmawiającemu w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. W wypadku zmian w wykazie, Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania bieżącej informacji Zamawiającemu.
10. Wykonawca doręcza przesyłki nierejestrowane adresatowi poprzez umieszczenie ich w oddawczej skrzynce pocztowej lub w inny wskazany przez adresata sposób dla doręczeń przesyłek nierejestrowanych np. włożenie w drzwi.
11. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przesyłki od momentu odebrania ich od Zamawiającego do doręczenia adresatowi lub zwrotu Zamawiającemu w przypadku nie doręczenia. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisu w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty, itp. Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym lub po ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego.
12. Wykonawca zobowiązany jest zachować tajemnicę korespondencji.
13. Wykonawca zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe pozyskane w związku z realizacją umowy zgodnie z zawartą odrębnie, na podstawie postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych t. j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm, umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.
14. Wykonawca nie ma prawa nanoszenia jakichkolwiek zmian w danych adresowych przesyłek ani ich otwierania.
15. W przypadku wykrycia przez Wykonawcę niezgodności między wpisem w pocztowej książce nadawczej a adresem na przesyłce, Wykonawca nanosi odpowiednie zmiany w książce nadawczej.
16. Po sprawdzeniu zgodności wpisów danych adresowych i naniesieniu ewentualnych poprawek, Wykonawca zobowiązany jest zwrócić kopię książki nadawczej Zamawiającemu, jednak nie później niż na następny dzień roboczy po przyjęciu przesyłek.
17. Przyjęcie przesyłek rejestrowanych do obrotu pocztowego Wykonawca każdorazowo potwierdza na kopii pocztowej książki nadawczej pieczęcią z datownikiem i wpisuje liczbę przyjętych przesyłek.
18. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu Regulaminu świadczenia usług pocztowych; Zamawiający oświadcza, że będzie stosował się do Regulaminów świadczenia usług pocztowych Wykonawcy z wyłączeniem zapisów sprzecznych z zapisami umowy lub niemożliwych do przyjęcia dla Zamawiającego jako instytucji administracji publicznej.
19. Wykonawca zobowiązany jest na wniosek Zamawiającego do prowadzenia, w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy, postępowania reklamacyjnego przesyłki rejestrowanej w przypadku jej zaginięcia i lub braku zwrotnego potwierdzenia odbioru. Odpowiedź na reklamację winna być udzielona pisemnie w terminie do 30 dni od jej złożenia.
20. Zamawiający zastrzega sobie prawo do składania reklamacji przesyłki rejestrowanej w obrocie krajowym w terminie do 12 miesięcy od dnia jej nadania oraz w terminie do 6 miesięcy dla przesyłek w obrocie zagranicznym.
21. W odpowiedzi na reklamację należy umieścić przynajmniej jeden ze składników pełnego adresu przesyłki czyli albo imię i nazwisko adresata, albo jego adres, podać informację o tym, kto i kiedy odebrał przesyłkę, jeśli była awizowana należy podać daty awizacji, a jeśli zwrócona do nadawcy po wyczerpaniu możliwości dręczenia dodatkowo datę zwrotu i przyjęcia go przez Zamawiającego.
22. W przypadku skarg składanych przez klientów i komórki organizacyjne Urzędu na nieprawidłowy sposób doręczeń wydłużenie terminu, nieprawidłowe wypełniane dokumenty awiza, ZPO lub inne Wykonawca na wniosek Zamawiającego, zobowiązany jest do pisemnego udzielenia niezbędnych i wyczerpujących wyjaśnień dot. okoliczności sprawy w terminie nie dłuższym niż 7 dni.
23. Przesyłki wychodzące odbiera upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia wraz z dowodem osobistym lub innym dokumentem ze zdjęciem, potwierdzającym tożsamość.
24. Przy wykonywaniu umowy Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne, rzetelne i terminowe wykonanie umowy oraz za wszelkie szkody wyrządzone Zamawiającemu przez osoby, za pomocą których realizuje umowę.
25. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu, wymiennie na każdy dzień, opakowanie zbiorcze służące do zapakowania korespondencji, którą będzie odbierał.
26. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez Wykonawcę podpisem, datą i godziną na zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu.
27. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za stan oraz kompletność odebranych przesyłek z siedziby Zamawiającego od chwili ich odebrania.
28. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Fakt nadania przyjętych przesyłek Wykonawca potwierdza w placówce Wykonawcy pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych i na zestawieniu dla przesyłek nierejestrowanych. Kopie pocztowej książki nadawczej oraz kopie zestawienia dla przesyłek nierejestrowanych są zwracane Zamawiającemu w następnym dniu, przy odbiorze przesyłek.
29. W przypadku stwierdzenia braku przesyłki rejestrowanej niezgodność zapisu w pocztowej książce nadawczej z ilością nadanych przesyłek, Wykonawca niezwłocznie powiadomi Zamawiającego o brakującej przesyłce z podaniem nazwy adresata. Jeżeli brak przesyłki rejestrowanej zostanie stwierdzony przez Wykonawcę w godzinach pracy Zamawiającego, to Wykonawca powiadomi Zamawiającego o braku w dniu przyjęcia przesyłki. Jeżeli brak przesyłki rejestrowanej zostanie stwierdzony przez Wykonawcę po godzinach pracy Zamawiającego, to Wykonawca powiadomi Zamawiającego o braku w następnym dniu roboczym po przyjęciu przesyłki.
30. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni od dnia doręczenia.
31. Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu niedoręczonych przesyłek oraz druków ZPO do kancelarii urzędu do godz. 11:00.

III. Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający jako opakowanie przesyłek będzie stosował koperty zabezpieczające przesyłki przed dostępem do ich zawartości.
2. Zamawiający zobowiązuje się do adresowania przesyłek czytelnie i zgodnie ze standardami pocztowymi, w tym do umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych, określenia rodzaju przesyłki zwykła ekonomiczna, przyspieszona pilna, polecona czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO, oraz umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku lub pieczęci
z pełną nazwą i adresem Zamawiającego; nie jest dopuszczalne zamieszczanie na przesyłkach innych treści niż określone w niniejszym opisie.
3. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłkach rejestrowanych
i nierejestrowanych, w polu znaczkowym miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci, o treści umożliwiającej identyfikację operatora oraz identyfikację zawartej umowy o świadczenie usług pocztowych, będących przedmiotem niniejszej umowy.
4. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej, według wzorów stanowiących odpowiednio Załącznik nr 1a i nr 1b do Opisu przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1 do SIWZ, w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek; wzór pocztowej książki nadawczej podlegać będzie uzgodnieniu z Wykonawcą,
b dla przesyłek nierejestrowanych zwykłych ekonomicznych zestawienie ilościowe przesyłek według poszczególnych kategorii wagowych w dwóch egzemplarzach,
z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych,
a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. Wzór zestawienia Wykonawca uzgodni z Zamawiającym.
5. Na zestawieniach, o których mowa w ust. 4 umieszczany będzie nadruk lub pieczęć określająca pełną nazwę i adres Zamawiającego pieczęć firmowa, a także potwierdzenie wniesienia opłaty, o której mowa w ust. 3.
6. Zamawiający zobowiązuje się do ułożenia nadawanych przesyłek według ich formatu, a przesyłki rejestrowane dodatkowo według kolejności wpisów do pocztowej książki nadawczej oraz zapakowania do zbiorczych opakowań otrzymanych od Wykonawcy.
7. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca przeznaczenia zgodnie z adresem.
8. Strony dopuszczają stosowanie pocztowej książki nadawczej nakładu Zamawiającego wydruk komputerowy według wzorów, o których mowa w pkt 4.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo stosowania druków zwrotnego potwierdzenia odbioru ZPO własnego nakładu, sporządzonych zgodnie ze standardami pocztowymi, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1c do Opisu przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1 do SIWZ.
10. Zamawiający zastrzega sobie niezmienność cen jednostkowych netto w okresie obowiązywania umowy.


Załączniki:

Załącznik nr 1a Zestawienie dla przesyłek rejestrowanych bez ZPO Pocztowa Książka Nadawcza Załącznik nr 1b Zestawienie dla przesyłek rejestrowanych z ZPO Pocztowa Książka Nadawcza Załącznik nr 1c Wzór zwrotnego potwierdzenia odbioru ZPO

Kody CPV:
641100000 (Usługi pocztowe)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres w miesiącach: 30

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Wykonawca posiada uprawnienia do prowadzenia działalności pocztowej tj.:
prowadzi działalność pocztową na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529),

lub

posiada zezwolenie na wykonywanie działalności pocztowej wydane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na podstawie ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2008 r. nr 189 poz. 1159) - dotyczy przedsiębiorców, o których mowa w art. 181 ww. ustawy: Przedsiębiorcy, którzy w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy wykonują działalność pocztową na podstawie wydanych zezwoleń stają się przedsiębiorcami prowadzącymi działalność na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych.

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawca posiada doświadczenie polegające na wykonaniu lub wykonywaniu w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie, co najmniej jednej usługi w zakresie przyjmowania do obrotu pocztowego przesyłek pocztowych rejestrowanych i nierejestrowanych o wartości na kwotę co najmniej 400 000,00 PLN brutto wraz z potwierdzeniem należytego ich wykonania.

Oświadczenie nr 1: Tak

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Inne dokumenty potwierdzające III.5: Formularz

inne_dokumenty: Formularz ofertowy, Formularz cenowy

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą obu stron wyrażoną w formie pisemnego aneksu - pod rygorem nieważności. Zmiany mogą dotyczyć:
a) dodatkowych upustów w cenach wyjściowych jeśli Wykonawca takie przewiduje;
b) wyłączenia z obowiązywania zapisów regulaminu Wykonawcy, gdy te będą sprzeczne z zapisami umowy lub niemożliwe do przyjęcia przez Zamawiającego jako instytucji administracji publicznej;
c) zmiana stawki podatku VAT - w przypadku zmiany obowiązującej stawki podatku VAT, Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia lub zwiększenia wynagrodzenia o kwotę równą różnicy w kwocie podatku VAT;
d) Zamawiający przewiduje możliwość zmian jeśli wynikają one z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;

Kod kryterium cenowe: A

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Powiatowy Urząd Pracy we Wrocławiu, ul. Gliniana 20-22, pokój 510

Data składania wniosków, ofert: 09/10/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 12:15

Miejsce składania:
Powiatowy Urząd Pracy we Wrocławiu, ul. Gliniana 20-22, 50-525 Wrocław, kancelaria (pokój 004)

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi