225427 / 2010-08-19 - Administracja samorządowa / Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu (Poznań)

Zgodny z tonerem NP-G4 Czarny marki Katun

Cena: 113.16 PLN

Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2009

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2009.
Wstęp.
Celem audytu zewnętrznego jest weryfikacja i dokonanie oceny efektywności i skuteczności działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2009 (w tym procedur przeprowadzania działań finansowych) według zasad zawartych w umowie o dofinansowanie RPD PT PO KL. Audyt nie obejmuje działalności Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego (RO EFS).

Szczegółowe informacje o rodzajach działań podejmowanych w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawiera dokument Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W roku 2009 obowiązywały:
- w okresie: 01.01.2009 - 04.02.2009 r. - Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 11 września 2008 r.
- w okresie: 05.02.2009 r. - 31.12.2009 r. Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 5 lutego 2009 r.
Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej PO KL jest dokumentem Instytucji Pośredniczącej i obejmuje działania planowane do realizacji przez IP i podległe jej RO EFS w ramach komponentu regionalnego. Okres realizacji RPD PT PO KL jest zgodny z okresem roku budżetowego.
W skład RPD PT PO KL wchodzą Roczny Plan Kontroli, Roczny Plan Szkoleń, Roczny Plan Kosztów Instytucji, Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych, Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych, Roczny Plan Kosztów Wdrażania.
RPD PT PO KL na rok 2009 jest planem jednorocznym, podzielonym na trzy części: część A dotycząca informacji na temat Instytucji Pośredniczącej, część B dotycząca zaplanowanych wydatków w roku 2009 oraz część C stanowiąca Oświadczenie o prawdziwości informacji zawartych w RPD PT PO KL i załącznikach. RPD PT PO KL dopełniają 2 załączniki tj.: Harmonogram płatności i Źródła finansowania wydatków.
W Województwie Wielkopolskim RPD PT PO KL na rok 2009 był realizowany przez następujące instytucje:
a) Instytucja Pośrednicząca (IP): Wojewódzki Urząd Pracy, ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań,
b) Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego (działalność tych ośrodków nie będzie podlegać audytowi) prowadzone przez:
- Wielkopolską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości Sp. z o.o., ul. Piekary 19, 61-823 Poznań. RO EFS w Kaliszu i Pile,
- Stowarzyszenie Centrum Promocji i Rozwoju Inicjatyw Obywatelskich PISOP,
pl. J. Metziga 26/6, 64-100 Leszno, RO EFS w Lesznie,
- Fundację Rozwoju Nauki i Przedsiębiorczości, ul. Strzelecka 20/8a, 61-846 Poznań, RO EFS w Poznaniu.
- Konińską Izbę Gospodarczą, ul. Powstańców Wielkopolskich 16, 62-510 Konin, RO EFS w Koninie.
Dokumenty dotyczące realizacji Pomocy Technicznej PO KL stanowią:
- umowa o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
- Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2009,
- sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej PO KL,
- wnioski o płatność,
- dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.
Wartość RPD PT PO KL na rok 2009 dla Województwa Wielkopolskiego wynosiła 14 148 195,00 zł, z czego dofinansowanie to 12 448 965,75 zł (w tym 100% wydatków RO EFS), natomiast wkład własny budżetu jednostki samorządu terytorialnego to 1 699 229,25 zł.
W RPD PT PO KL na rok 2009 zaplanowano następujące kwoty dla poszczególnych Planów:
- Roczny Plan Kontroli - 64 105,00 zł,
- Plan Szkoleń - 765 800,00 zł,
- Plan Kosztów w Instytucji:
A) Koszty osobowe - 7 269 762,00 zł,
B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji - 1 318 746,00 zł
- Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych - 452 982,00 zł,
- Roczny Plan Działań Informacyjno Promocyjnych - 3 849 100,00 zł, w tym wydatki
RO EFS za rok 2009 - 2 820 000,00
- Roczny Plan Kosztów Wdrażania - 427 700,00 zł.
RPD PT POKL podlega modyfikacjom na przestrzeni okresu jego realizacji. Zgodnie z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki część zmian w RPD PT PO KL traktowana jest jako odstępstwa i nie wymaga występowania do Instytucji Zarządzającej PO KL, zwanej dalej IZ, o ponowne zatwierdzenie RPD PT PO KL, natomiast część wprowadzanych zmian wymaga ponownej pisemnej akceptacji IZ.
W roku 2009 Instytucja Pośrednicząca nie dokonała zmiany RPD PT PO KL na rok 2009 wymagających akceptacji Instytucji Zarządzającej. Wszelkie różnice wynikające z rozbieżności pomiędzy zatwierdzonym RPD PT PO KL a stanem faktycznym (w tym przesunięcia środków) zostały zgłoszone jako odstępstwa od założeń określonych w zatwierdzonym RPD PT PO KL na rok 2009. Wiązało się to z ich przekazaniem do IZ wraz ze sprawozdaniem okresowym za I półrocze kalendarzowe oraz sprawozdaniem rocznym.
Działania realizowane w ramach poszczególnych Planów:
- Roczny Plan Kontroli (przeprowadzono 251 kontroli oraz 140 wizyt monitoringowych)
- Roczny Plan Szkoleń (zrealizowano 32 szkolenia, ponadto pracownicy uczestniczyli w kursach językowych oraz studiach podyplomowych)
- Roczny Plan Kosztów Instytucji:
A) Koszty osobowe (wynagrodzenie miesięczne wraz z pochodnymi, 13-te wynagrodzenie, premie, nagrody regulaminowe - 1756 etatomiesięcy)
B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji (zakup sprzętu, wyposażenia biurowego i mebli, wynajem pomieszczeń, materiały biurowe i artykuły piśmiennicze, papier)
- Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych (zrealizowano dwa badania ewaluacyjne: Bariery i problemy w realizacji projektów finansowanych z EFS w województwie wielopolskim, a także Bariery w aplikowaniu o środki EFS przez JST województwa wielkopolskiego)
- Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych (11 działań: wykonanie oraz dystrybucja artykułów reklamowych, opracowanie oraz dystrybucja materiałów informacyjnych, realizacja kampanii informacyjnej w mediach - kampania reklamowa w radiu i telewizji, reklama w prasie, organizacja oraz realizacja imprez promocyjnych, organizacja konferencji prasowych, organizacja konferencji informacyjnych, organizacja oraz prowadzenie szkoleń dla beneficjentów, przygotowanie oraz przeprowadzenie konkursów dot. UE i PO KL, organizacja spotkań Regionalnej Informacyjnej Grupy Roboczej, prowadzenie i utrzymanie Punku Informacyjnego)
- Roczny Plan Kosztów Wdrażania (obsługa Komisji Oceny Projektów, obsługa Podkomitetu Monitorującego oraz Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją, wyjazdy służbowe pracowników, zakup usług telekomunikacyjnych oraz pocztowych, archiwizacja, zakup prenumeraty, koszt audytu zewnętrznego).
W ramach RPD PT PO KL na rok 2009 zatwierdzono 6 wniosków beneficjenta o płatność. Zgodnie z zatwierdzonymi wnioskami beneficjenta o płatność za rok 2009 kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne to 11 724 268,71 zł (kwota ta uwzględnia wydatki RO EFS - ujmowane są we wniosku o płatność jako jedna pozycja, obejmująca łącznie wszystkie wydatki RO EFS w danym okresie rozliczeniowym).
Szczegółowy podział na zrealizowane zadania:
- Roczny Plan Kontroli - 24 872,34 zł
- Roczny Plan Szkoleń - 406 581,74 zł
- Roczny Plan Kosztów Instytucji:
A) Koszty osobowe - 7 217 373,95 zł
B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji - 1 261 622,68 zł
- Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych - 214 724,64 zł
- Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych - 2 277 402,21 zł
(uwzględnia RO EFS: w części odnoszącej się do rozliczenia dofinansowania z 2008 r. - 547 964,07 zł; w części odnoszącej się do 2009 r. - 1 118 206,09 zł);
zgodnie z zapisami Zasad realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL wydatki RO EFS jmowane są we wnioskach o płatność Instytucji Pośredniczącej jako jedna pozycja; audyt nie obejmuje jednak działalności RO EFS;
- Roczny Plan Kosztów Wdrażania - 321 691,15 zł
Wydatki poniesione w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2009 zostały udokumentowane w formie 861 dowodów księgowych (tj.: faktury VAT, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac, raporty kasowe). Potwierdzenie realizacji wydatków udokumentowano na podstawie 235 wyciągów z rachunków bankowych. Wydatki RO EFS są udokumentowane w formie wniosków o rozliczenie wydatków RO EFS.
W związku z realizacją Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej na rok 2009 sprawozdania z realizacji Pomocy technicznej PO KL obejmowały:
- sprawozdanie okresowe,
- sprawozdanie roczne.
Zakres Audytu
1. Podczas realizacji audytu Wykonawca zweryfikuje i dokona oceny efektywności i skuteczności procedur przeprowadzania działań finansowanych w ramach RPD PT PO KL na rok 2009 oraz systemu kontroli wewnętrznej jednostki w zakresie:
a) prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznych procedur,
b) sposobu archiwizacji dokumentów, pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku,
c) kwalifikowalności poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania,
d) wiarygodności sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług,
e) poprawności realizacji zasad dotyczących informacji i promocji,
f) poprawności udzielania zamówień publicznych,
g) efektywności wydatkowania środków publicznych,
h) zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 226, poz. 1824 ze zm.), w części dotyczącej realizowanych działań,
i) sprawdzenia, czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla RPD PT PO KL,
j) zgodności realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL na rok 2009 z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
k) realizacji wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na rok 2009,
l) zgodności informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji księgowo-finansowej.
2. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana dokumentacja poniesionych wydatków, a także pozostała dokumentacja powstała w ramach realizacji zadań, która pozwoli wydać audytorowi opinię w sprawie prawidłowości realizacji RPD PT PO KL na rok 2009 i sporządzić raport w tym zakresie. Dobór próby dokumentów do weryfikacji powinien zostać wykonany przy zachowaniu zasady, iż badaniem zostanie objętych 25% całości dokumentacji do badania.
3. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta oraz Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów.
Dodatkowo mogą zostać zastosowane:
a) Międzynarodowe Standardy Audytu Wewnętrznego oraz Kodeks Etyki, ogłoszone przez Institiute of Internal Auditors (IIA);
b) Standardy kontroli wydane przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskie Wytyczne Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI.
Wykonawca w złożonej ofercie winien wskazać, zgodnie z którymi ww. standardami zostanie przeprowadzony audyt.
Raport z audytu.
1. Na podstawie przeprowadzonego audytu zewnętrznego Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia raportu, w którym przedstawi ocenę wraz z uzasadnieniem, odnoszącą się do następujących kwestii:
a) w jakim zakresie działania, na które przedstawiono wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane,
b) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2009 są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL,
c) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2009 są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) poprzez badanie, czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, w części dotyczącej realizacji działań,
d) w jakim zakresie wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji działań odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów.
2. Wykonawca sporządzi raport na podstawie zbadania dokumentacji dotyczącej wykonanych działań, zgodnie ze wzorem określonym przez IZ PO KL stanowiącym załącznik nr 11 do Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2010 r. Raport musi zawierać w szczególności informację o rodzajach technik, które zastosowano podczas audytu, a także o zastosowanym doborze próby. W celu potwierdzenia zastosowania technik audytu, określonych w ofercie Wykonawcy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające zastosowane techniki.
3. Wykonawca dostarczy raport z przeprowadzonego audytu do siedziby Zamawiającego w terminie 7 dni roboczych od zakończenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu i opinii w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawioną wersję raportu w terminie 3 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń i uwag.
Przyjęcie raportu przez Zamawiającego dokonane zostanie w formie protokołu odbioru.
4. Raport wraz ze streszczeniem powinien liczyć do 70 stron i musi być napisany zwięzłym, przejrzystym językiem. Każdy z rozdziałów będzie kończył się krótkim podsumowaniem. Do raportu Wykonawca dołączy resume, w którym zebrane będą najistotniejsze wyniki. Raport musi być trwale spięty, zszyty lub sklejony i oprawiony.
Raport powstały w wyniku audytu należy przedstawić w czterech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej, w języku polskim, z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM (wymagany format pliku PDF). Wszystkie egzemplarze raportu powinny być tożsame.
Oznakowanie.
Wykonawca jest zobowiązany stosować Wytyczne dotyczące oznakowania projektów w ramach PO KL. Wszystkie dokumenty będące rezultatem realizacji przez Wykonawcę zamówienia powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Unii Europejskiej wraz z towarzyszącą im informacją o współfinansowaniu, zgodnie ze wzorem zamieszonym w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki znajdującym się na stronie internetowej pod adresem: www.efs.gov.pl.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 225427

Data publikacji: 2010-08-19

Nazwa: Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu

Ulica: ul. Kościelna 37

Numer domu: 37

Miejscowość: Poznań

Kod pocztowy: 60-537

Województwo / kraj: wielkopolskie

Numer telefonu: 061 8463819

Numer faxu: 061 8463820

Adres strony internetowej: www.wup.poznan.pl

Regon: 63976996400000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2009

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2009.
Wstęp.
Celem audytu zewnętrznego jest weryfikacja i dokonanie oceny efektywności i skuteczności działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2009 (w tym procedur przeprowadzania działań finansowych) według zasad zawartych w umowie o dofinansowanie RPD PT PO KL. Audyt nie obejmuje działalności Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego (RO EFS).

Szczegółowe informacje o rodzajach działań podejmowanych w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawiera dokument Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W roku 2009 obowiązywały:
- w okresie: 01.01.2009 - 04.02.2009 r. - Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 11 września 2008 r.
- w okresie: 05.02.2009 r. - 31.12.2009 r. Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 5 lutego 2009 r.
Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej PO KL jest dokumentem Instytucji Pośredniczącej i obejmuje działania planowane do realizacji przez IP i podległe jej RO EFS w ramach komponentu regionalnego. Okres realizacji RPD PT PO KL jest zgodny z okresem roku budżetowego.
W skład RPD PT PO KL wchodzą Roczny Plan Kontroli, Roczny Plan Szkoleń, Roczny Plan Kosztów Instytucji, Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych, Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych, Roczny Plan Kosztów Wdrażania.
RPD PT PO KL na rok 2009 jest planem jednorocznym, podzielonym na trzy części: część A dotycząca informacji na temat Instytucji Pośredniczącej, część B dotycząca zaplanowanych wydatków w roku 2009 oraz część C stanowiąca Oświadczenie o prawdziwości informacji zawartych w RPD PT PO KL i załącznikach. RPD PT PO KL dopełniają 2 załączniki tj.: Harmonogram płatności i Źródła finansowania wydatków.
W Województwie Wielkopolskim RPD PT PO KL na rok 2009 był realizowany przez następujące instytucje:
a) Instytucja Pośrednicząca (IP): Wojewódzki Urząd Pracy, ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań,
b) Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego (działalność tych ośrodków nie będzie podlegać audytowi) prowadzone przez:
- Wielkopolską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości Sp. z o.o., ul. Piekary 19, 61-823 Poznań. RO EFS w Kaliszu i Pile,
- Stowarzyszenie Centrum Promocji i Rozwoju Inicjatyw Obywatelskich PISOP,
pl. J. Metziga 26/6, 64-100 Leszno, RO EFS w Lesznie,
- Fundację Rozwoju Nauki i Przedsiębiorczości, ul. Strzelecka 20/8a, 61-846 Poznań, RO EFS w Poznaniu.
- Konińską Izbę Gospodarczą, ul. Powstańców Wielkopolskich 16, 62-510 Konin, RO EFS w Koninie.
Dokumenty dotyczące realizacji Pomocy Technicznej PO KL stanowią:
- umowa o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
- Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2009,
- sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej PO KL,
- wnioski o płatność,
- dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.
Wartość RPD PT PO KL na rok 2009 dla Województwa Wielkopolskiego wynosiła 14 148 195,00 zł, z czego dofinansowanie to 12 448 965,75 zł (w tym 100% wydatków RO EFS), natomiast wkład własny budżetu jednostki samorządu terytorialnego to 1 699 229,25 zł.
W RPD PT PO KL na rok 2009 zaplanowano następujące kwoty dla poszczególnych Planów:
- Roczny Plan Kontroli - 64 105,00 zł,
- Plan Szkoleń - 765 800,00 zł,
- Plan Kosztów w Instytucji:
A) Koszty osobowe - 7 269 762,00 zł,
B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji - 1 318 746,00 zł
- Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych - 452 982,00 zł,
- Roczny Plan Działań Informacyjno Promocyjnych - 3 849 100,00 zł, w tym wydatki
RO EFS za rok 2009 - 2 820 000,00
- Roczny Plan Kosztów Wdrażania - 427 700,00 zł.
RPD PT POKL podlega modyfikacjom na przestrzeni okresu jego realizacji. Zgodnie z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki część zmian w RPD PT PO KL traktowana jest jako odstępstwa i nie wymaga występowania do Instytucji Zarządzającej PO KL, zwanej dalej IZ, o ponowne zatwierdzenie RPD PT PO KL, natomiast część wprowadzanych zmian wymaga ponownej pisemnej akceptacji IZ.
W roku 2009 Instytucja Pośrednicząca nie dokonała zmiany RPD PT PO KL na rok 2009 wymagających akceptacji Instytucji Zarządzającej. Wszelkie różnice wynikające z rozbieżności pomiędzy zatwierdzonym RPD PT PO KL a stanem faktycznym (w tym przesunięcia środków) zostały zgłoszone jako odstępstwa od założeń określonych w zatwierdzonym RPD PT PO KL na rok 2009. Wiązało się to z ich przekazaniem do IZ wraz ze sprawozdaniem okresowym za I półrocze kalendarzowe oraz sprawozdaniem rocznym.
Działania realizowane w ramach poszczególnych Planów:
- Roczny Plan Kontroli (przeprowadzono 251 kontroli oraz 140 wizyt monitoringowych)
- Roczny Plan Szkoleń (zrealizowano 32 szkolenia, ponadto pracownicy uczestniczyli w kursach językowych oraz studiach podyplomowych)
- Roczny Plan Kosztów Instytucji:
A) Koszty osobowe (wynagrodzenie miesięczne wraz z pochodnymi, 13-te wynagrodzenie, premie, nagrody regulaminowe - 1756 etatomiesięcy)
B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji (zakup sprzętu, wyposażenia biurowego i mebli, wynajem pomieszczeń, materiały biurowe i artykuły piśmiennicze, papier)
- Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych (zrealizowano dwa badania ewaluacyjne: Bariery i problemy w realizacji projektów finansowanych z EFS w województwie wielopolskim, a także Bariery w aplikowaniu o środki EFS przez JST województwa wielkopolskiego)
- Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych (11 działań: wykonanie oraz dystrybucja artykułów reklamowych, opracowanie oraz dystrybucja materiałów informacyjnych, realizacja kampanii informacyjnej w mediach - kampania reklamowa w radiu i telewizji, reklama w prasie, organizacja oraz realizacja imprez promocyjnych, organizacja konferencji prasowych, organizacja konferencji informacyjnych, organizacja oraz prowadzenie szkoleń dla beneficjentów, przygotowanie oraz przeprowadzenie konkursów dot. UE i PO KL, organizacja spotkań Regionalnej Informacyjnej Grupy Roboczej, prowadzenie i utrzymanie Punku Informacyjnego)
- Roczny Plan Kosztów Wdrażania (obsługa Komisji Oceny Projektów, obsługa Podkomitetu Monitorującego oraz Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją, wyjazdy służbowe pracowników, zakup usług telekomunikacyjnych oraz pocztowych, archiwizacja, zakup prenumeraty, koszt audytu zewnętrznego).
W ramach RPD PT PO KL na rok 2009 zatwierdzono 6 wniosków beneficjenta o płatność. Zgodnie z zatwierdzonymi wnioskami beneficjenta o płatność za rok 2009 kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne to 11 724 268,71 zł (kwota ta uwzględnia wydatki RO EFS - ujmowane są we wniosku o płatność jako jedna pozycja, obejmująca łącznie wszystkie wydatki RO EFS w danym okresie rozliczeniowym).
Szczegółowy podział na zrealizowane zadania:
- Roczny Plan Kontroli - 24 872,34 zł
- Roczny Plan Szkoleń - 406 581,74 zł
- Roczny Plan Kosztów Instytucji:
A) Koszty osobowe - 7 217 373,95 zł
B) Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji - 1 261 622,68 zł
- Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych - 214 724,64 zł
- Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych - 2 277 402,21 zł
(uwzględnia RO EFS: w części odnoszącej się do rozliczenia dofinansowania z 2008 r. - 547 964,07 zł; w części odnoszącej się do 2009 r. - 1 118 206,09 zł);
zgodnie z zapisami Zasad realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL wydatki RO EFS jmowane są we wnioskach o płatność Instytucji Pośredniczącej jako jedna pozycja; audyt nie obejmuje jednak działalności RO EFS;
- Roczny Plan Kosztów Wdrażania - 321 691,15 zł
Wydatki poniesione w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2009 zostały udokumentowane w formie 861 dowodów księgowych (tj.: faktury VAT, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac, raporty kasowe). Potwierdzenie realizacji wydatków udokumentowano na podstawie 235 wyciągów z rachunków bankowych. Wydatki RO EFS są udokumentowane w formie wniosków o rozliczenie wydatków RO EFS.
W związku z realizacją Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej na rok 2009 sprawozdania z realizacji Pomocy technicznej PO KL obejmowały:
- sprawozdanie okresowe,
- sprawozdanie roczne.
Zakres Audytu
1. Podczas realizacji audytu Wykonawca zweryfikuje i dokona oceny efektywności i skuteczności procedur przeprowadzania działań finansowanych w ramach RPD PT PO KL na rok 2009 oraz systemu kontroli wewnętrznej jednostki w zakresie:
a) prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznych procedur,
b) sposobu archiwizacji dokumentów, pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku,
c) kwalifikowalności poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania,
d) wiarygodności sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług,
e) poprawności realizacji zasad dotyczących informacji i promocji,
f) poprawności udzielania zamówień publicznych,
g) efektywności wydatkowania środków publicznych,
h) zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 226, poz. 1824 ze zm.), w części dotyczącej realizowanych działań,
i) sprawdzenia, czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla RPD PT PO KL,
j) zgodności realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL na rok 2009 z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
k) realizacji wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na rok 2009,
l) zgodności informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji księgowo-finansowej.
2. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana dokumentacja poniesionych wydatków, a także pozostała dokumentacja powstała w ramach realizacji zadań, która pozwoli wydać audytorowi opinię w sprawie prawidłowości realizacji RPD PT PO KL na rok 2009 i sporządzić raport w tym zakresie. Dobór próby dokumentów do weryfikacji powinien zostać wykonany przy zachowaniu zasady, iż badaniem zostanie objętych 25% całości dokumentacji do badania.
3. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta oraz Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów.
Dodatkowo mogą zostać zastosowane:
a) Międzynarodowe Standardy Audytu Wewnętrznego oraz Kodeks Etyki, ogłoszone przez Institiute of Internal Auditors (IIA);
b) Standardy kontroli wydane przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskie Wytyczne Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI.
Wykonawca w złożonej ofercie winien wskazać, zgodnie z którymi ww. standardami zostanie przeprowadzony audyt.
Raport z audytu.
1. Na podstawie przeprowadzonego audytu zewnętrznego Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia raportu, w którym przedstawi ocenę wraz z uzasadnieniem, odnoszącą się do następujących kwestii:
a) w jakim zakresie działania, na które przedstawiono wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane,
b) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2009 są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL,
c) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2009 są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) poprzez badanie, czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, w części dotyczącej realizacji działań,
d) w jakim zakresie wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji działań odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów.
2. Wykonawca sporządzi raport na podstawie zbadania dokumentacji dotyczącej wykonanych działań, zgodnie ze wzorem określonym przez IZ PO KL stanowiącym załącznik nr 11 do Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2010 r. Raport musi zawierać w szczególności informację o rodzajach technik, które zastosowano podczas audytu, a także o zastosowanym doborze próby. W celu potwierdzenia zastosowania technik audytu, określonych w ofercie Wykonawcy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające zastosowane techniki.
3. Wykonawca dostarczy raport z przeprowadzonego audytu do siedziby Zamawiającego w terminie 7 dni roboczych od zakończenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu i opinii w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawioną wersję raportu w terminie 3 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń i uwag.
Przyjęcie raportu przez Zamawiającego dokonane zostanie w formie protokołu odbioru.
4. Raport wraz ze streszczeniem powinien liczyć do 70 stron i musi być napisany zwięzłym, przejrzystym językiem. Każdy z rozdziałów będzie kończył się krótkim podsumowaniem. Do raportu Wykonawca dołączy resume, w którym zebrane będą najistotniejsze wyniki. Raport musi być trwale spięty, zszyty lub sklejony i oprawiony.
Raport powstały w wyniku audytu należy przedstawić w czterech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej, w języku polskim, z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM (wymagany format pliku PDF). Wszystkie egzemplarze raportu powinny być tożsame.
Oznakowanie.
Wykonawca jest zobowiązany stosować Wytyczne dotyczące oznakowania projektów w ramach PO KL. Wszystkie dokumenty będące rezultatem realizacji przez Wykonawcę zamówienia powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Unii Europejskiej wraz z towarzyszącą im informacją o współfinansowaniu, zgodnie ze wzorem zamieszonym w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki znajdującym się na stronie internetowej pod adresem: www.efs.gov.pl.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 29/10/2010

Zaliczka: Nie

Uprawnienia: spełnia, nie spełnia

Wiedza i doświadczenie: spełnia, nie spełnia

Potencjał techniczny: spełnia, nie spełnia

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia: spełnia, nie spełnia

Sytuacja ekonomiczna: spełnia, nie spełnia

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.wup.poznan.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W POZNANIU
ul. Kościelna 37
60-537 Poznań
IIp. pok. 33

Data składania wniosków, ofert: 27/08/2010

Godzina składania wniosków, ofert: 10:20

Miejsce składania:
WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W POZNANIU
ul. Kościelna 37
60-537 Poznań
IIp. pok. 33

On: D

Termin związania ofertą, data do: 25/09/2010

Informacje dodatkowe: PT PO KL

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Oświadczenie nr 6: Tak

Kody CPV:
792120003 (Usługi audytu)

Podobne przetargi