155683 / 2013-08-05 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Biskupiec (Biskupiec)

Oryginalny toner 1710437001 Czarny marki Minolta

Cena: 410.35 PLN

Organizacja pobytów 10 osobowych delegacji niemieckich w Polsce i usługi cateringu podczas konferencji w ramach projektu Razem do celu

Opis zamówienia

Zamawiający przewiduje organizację pobytu delegacji niemieckiej w trzech terminach zwane dalej cykl. pierwsza wizyta w terminie: 22 do 27 sierpnia 2013 r., druga wrzesień 2014 r. i trzecia pierwszy kwartał 2015 r. W odniesieniu do miejsc zakwaterowania pokoje jedno i lub dwuosobowe wyposażone w łazienkę, tv, radio Zamawiający wymaga by były one zlokalizowane na terenie Gminy Biskupiec. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania w jednym miejscu całej 10 osobowej delegacji tj. mi.in w hotelu, hoteliku, pensjonacie, gościńcu, agroturystyce, schronisku, motelu, domu wczasowym, zwanymi dalej ośrodkiem W przypadku braku możliwości dokonania rezerwacji w terminach określonych przez Zamawiającego dopuszcza się, po uprzednim przedstawieniu na piśmie informacji o braku miejsc noclegowych w Gminie Biskupiec potwierdzonych podpisem właścicieli ośrodka, rezerwację miejsc noclegowych na terenie powiatu olsztyńskiego. W odniesieniu do drugiej i trzeciej wizyty Zamawiający poinformuje Wykonawcę na co najmniej trzy tygodnie wcześniej o planowanym terminie przyjazdu niemieckiej delegacji. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż załączony do dokumentacji przetargowej PROGRAM POBYTÓW DELEGACJI NIEMIECKIEJ W POLSCE Biskupiec może ulec nieznacznym modyfikacjom. Zamówienie obejmuje: Usługę hotelową wraz z wyżywieniem. Wszystkie podane ilości są szacowane i służą wyborowi najkorzystniejszej oferty. Należy uwzględnić fakt, iż Zamawiający obecnie nie ma wiedzy o godzinie przyjazdu i wyjazdu delegacji niemieckiej. Informacje te Zamawiający przekaże w odniesieniu do 2 i 3 wizyty najpóźniej na 3 tygodnie przed planowanym pobytem delegacji. Odnośnie natomiast 1 wizyty Zamawiający załącza wzór harmonogramu pobytu. Jednocześnie w przypadku wylotu z Polski delegacji niemieckiej w godzinach porannych, Zamawiający wskazuje, aby delegacja została zakwaterowana w miejscowości wylotu. Zakup usług hotelowych na potrzeby pobytu w Gminie Biskupiec członków delegacji niemieckiej w związku z realizacją projektu Razem do celu. Wykonawca zapewni świadczenie usługi zakwaterowania wszystkich trzech delegacji w ośrodku, położonym na terenie Gminy Biskupiec lub w przypadku opisanym wyżej na terenie powiatu olsztyńskiego w wymiarze łącznym 19 dób hotelowych. Zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych i lub dwuosobowych z łazienką, tv, radio w terminach podanych przez Zamawiającego. Cała pojedyncza delegacja powinna zostać zakwaterowana w jednym ośrodku. Usługa powinna obejmować ponadto: wyżywienie śniadanie w ośrodku każdego dnia pobytuarazem 19 dni w trzech cyklach pierwszy 5 śniadań dni, następne po 7 śniadań dni ,zgodnie z przedstawionym harmonogramem pobytu delegacji. Przez śniadanie Zamawiający rozumie posiłek składający się z trzech dań: zimnej przystawki, dania głównego i deseru jogurty, owoce wraz z napojami gorącymi i zimnymi z obsługą kelnerską lub bufet w postaci stołu szwedzkiego składający się z trzech dań: zimnej przystawki, dania głównego i deseru jogurty, owoce wraz z napojami gorącymi i zimnymi. organizację 2 uroczystych kolacji w ośrodku w trzech cyklach, tj. po 2 kolacje na każdy cykl delegację, łącznie 6 uroczystych kolacji, w dniach wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z przedstawionym harmonogramem pobytu delegacji. Przez uroczystą kolację Zamawiający rozumie: kolację przy świecach wewnątrz ośrodka, z wyciszoną muzyką mechaniczną słyszalną w tle, z obsługą kelnerską lub daniami podanymi w podgrzewaczach, z udekorowanym stołem. Posiłek powinien składać się każdorazowo z trzech dań: zimnej przystawki m.in. sałatki co najmniej 3 rodzaje, pieczywo białe i ciemne, galarety, tatar, jajka faszerowane itp. , dania głównego m.in. mięsa dwa rodzaje, ryba, frytki, ziemniaki opiekane, produkty mączne np. pierogi i deseru ciasta, owoce , owoce napoje gorące w termosach i zimne soki co najmniej 2 rodzaje w ilości 1 litr na osobę . Kolacja może być przygotowana z obsługą kelnerską lub w formie bufetu w postaci stołu szwedzkiego . organizację obiadów w ośrodku w liczbie 2 podczas pierwszego cyklu, 3 podczas 2 i 3 cyklu łącznie 10 obiadów w dniach wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z przedstawionym harmonogramem pobytu delegacji. Pod pojęciem obiad Zamawiający rozumie posiłek składający się każdorazowo z trzech dań zupa, danie główne m.in. mięsa dwa rodzaje, ryba, frytki, ziemniaki opiekane, produkty mączne np. pierogi i deseru napoje gorące i zimne. Obiad może być przygotowany z obsługą kelnerską lub w formie bufetu w postaci stołu szwedzkiego . Przy realizacji usługi wyżywienia należy uwzględnić ew. catering dla wegetarian lub przygotowanie potraw z wyłączeniem niektórych składników z powodu np. choroby, uczulenia uczestnika delegacji. Informacja taka zostanie przekazana Wykonawcy nie później niż 3 dni przed organizacją posiłku. Podane ilości posiłków są szacowane, należy uwzględnić fakt, iż Zamawiający nie ma wiedzy o godzinie przyjazdu i wyjazdu delegacji niemieckiej. Informacje te Zamawiający przekaże w odniesieniu do 2 i 3 wizyty najpóźniej na 3 tygodnie przed planowanym pobytem delegacji. Transport delegacji wg. potrzeb Zamawiającego. Transport do dyspozycji przez cały czas pobyt delegacji niemieckiej w Polsce. Wykonawcy na tydzień przed rozpoczęciem się wizyty delegacji zostanie przedstawiony szczegółowy harmonogram dziennego zapotrzebowania na transport. Do dyspozycji Zamawiający powinien mieć bus co najmniej 30 miejsc lub autobus co najmniej 30 miejsc . Autobus lub bus powinny być wraz z kierowcą.Transport obejmuje m.in. transport 10 osobowej delegacji z lotniska w Gdańsku Warszawie do miejsca wskazanego przez Zamawiającego Gmina Biskupiec i z powrotem, transport uczestników delegacji na spotkania grupy roboczej konferencję zgodnie z harmonogramem teren Gminy Biskupiec z miejsca zakwaterowania do miejsca organizowanej konferencji spotkania roboczego i z powrotem tj. z miejsca organizowanej konferencji spotkania roboczego do miejsca zakwaterowania transport uczestników delegacji na wycieczki zgodnie z harmonogramem teren Województwa Warmińsko Mazurskiego . Wykonawca jest zobowiązany dokonać we własnym zakresie płatności związanych z przejazdem w tym również opłaty parkingowe. Autokar musi posiadać sprawną klimatyzację i toaletę. Bus musi posiadać sprawną klimatyzację. Szacowana ilość 1 000 km 1 delegacja Organizacja czasu wolnego. Wszelkie koszty pokrywa Wykonawca w tym m.in. bilety wstępu do zwiedzanych obiektów ujętych w programie, posiłek, opiekę przewodnika itp. Program dwóch całodniowych atrakcji wycieczka połączonych ze zwiedzaniem powinien być przedstawiony i uzgodniony z Zamawiającym na 3 dni przed planowanym przyjazdem delegacji niemieckiej. Atrakcja powinna być zorganizowana na terenie województwa Warmińsko Mazurskiego. Delegacji należy zapewnić opiekę przewodnika i przynajmniej jeden ciepły posiłek podczas każdej całodniowej atrakcji tj. obiad na trasie przejazdu. Wykonawca powinien zapewnić dla 10 osób tzw. suchy prowiant składający się co najmniej z kanapki, jabłka, słodkiego wafelka i 0,5 l wody niegazowanej. Catering i obiad podczas spotkań grupy roboczej. Catering Zamawiający zleca wykonanie cateringu w formie szwedzkiego stołu, wraz z zastawą stołową, przywozem do wskazanego przez Zamawiającego miejsca teren Gminy Biskupiec. W całym okresie trwania umowy planuje się łącznie 8 spotkań grupy roboczej 2 podczas I cyklu, 3 podczas 2 i 3 cyklu czyli 8 usług cateringu.Na każde jedno spotkanie grupy roboczej Zamawiający zleca by catering zawierał napoje niegazowane, soki dwa rodzaje w ilości min. 0,5 litra na osobę, napoje gazowane wystawione wfabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 10 szt. woda gazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 10 szt. woda niegazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 10 szt. zaparzona w termosach kawa rozpuszczalna w ilości nie mniejszej niż 0,5 litra na osobę, herbata serwowana w torebkach zaparzana wrzątkiem z termosów w ilości nie mniejszej niż 0,5 litra na osobę, dodatki mleko śmietanka do kawy w płynie, cukier, cytryna, ciasto 2 rodzaje po 1 blasze o wymiarach 30 na 40 cm Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną zastawę szklaną porcelanową ceramiczną, serwetki papierowe, obrusy, sztućce metaloweitp. Usługa cateringu przewidziana jest zgodnie z harmonogramem. Usługa cateringu powinna być gotowa najpóźniej na 15 minut przed planowanym spotkaniem grupy roboczej, a jej uprzątnięcie do stanu sprzed rozpoczęcia świadczenia zamówienia , nie powinno trwać dłużej niż 1 godzina po skończonym spotkaniu. Przez gotowa rozumie się przygotowanie i zapewnienie nakrycia stołów, ustawienie na stołach, przygotowanie napojów, wyłożenie ciasta itp. Zamawiający nie przewiduje konieczności obecności obsługi kelnerskiej w czasie trwania spotkania grupy roboczej. Zamawiający wymaga by podanie przedmiotu zamówienia było zgodne z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia zbiorowego, w sposób estetyczny, Obiad Obiad powinien być zorganizowany w lokalnych barach restauracjach w formie szwedzkiego stołu. Powinien składać się z pierwsze danie zupa 2 rodzaje, 2 danie główne co najmniej mięsa dwa rodzaje, ryba, frytki, ziemniaki opiekane, produkty mączne np. pierogi, 3 danie deser lodowy, ciasto 2 rodzaje Przy realizacji usługi obiadowej należy uwzględnić ew.obiad dla wegetarian. Przewiduje się realizację łącznie,w okresie związania umową, 8 obiadów dla grupy roboczej 2 podczas pierwszego cyklu, 3 podczas 2 i 3 cyklu . Ubezpieczenie delegacji niemieckiej. Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków 10 uczestników delegacji niemieckiej, obejmujące co najmniej śmierć ubezpieczonego, trwały uszczerbek na zdrowiu ubezpieczonego, złamanie kości ubezpieczonego, koszty leczenia szpitalnego, w czasie udziału w konferencjach, spotkaniach grup roboczych i innych formach przewidzianych w harmonogramie pobytu, a także powinno obejmować drogę z Niemiec do Polski i z powrotem wraz z transportem na terenie Polski. W odniesieniu do 2 i 3 wizyty delegacji niemieckiej Zamawiający poinformuje Wykonawcę o dokładnych terminach pobytu delegacji jednak nie później niż na 3 dni przed planowanym pobytem delegacji w Polsce. Liczba osób w trakcie trwania ubezpieczenia może ulec zmianie. Wymagana wysokość ubezpieczenia 1 osoby min. 15 000,00 zł. Catering podczas konferencji. Zamawiający przewiduje jednorazowy udział w konferencji ok. 40 osób. Zamawiający zleca wykonanie cateringu w formie szwedzkiego stołu, wraz z zastawą, przywozem do wskazanego przez Zamawiającego miejsca Urząd Miejski w Biskupcu. W całym okresie trwania umowy planuje się łącznie 3 konferencje, po 1 konferencji podczas każdego cyklu. Na każdą jedną konferencję Zamawiający zleca by catering zawierał napoje niegazowane, soki dwa rodzaje w ilości min. 10 l. napoje gazowane wystawione w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 15 szt. woda gazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 15 szt. woda niegazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 15 szt. zaparzona w termosach kawa rozpuszczalna w ilości nie mniejszej niż 0,5 l na osobę herbata serwowana w torebkach zaparzana wrzątkiem z termosów w ilości nie mniejszej niż 0,5 l na osobę, dodatki mleko śmietanka do kawy w płynie, cukier, cytryna, ciasto 3 rodzaje w ilości po 1 blasze o wymiarach 30 na 40 cm każde ciastka co najmniej 3 rodzaje w tym przynajmniej jeden rodzaj czekoladowych w ilości 1,5 kg cukierki co najmniej 3 rodzaje w tym przynajmniej jeden rodzaj czekoladowych w ilości 1,5 kg owoce gotowe od razu do spożycia, podzielne 3 rodzaje do wyboru winogrona, banany, mandarynki, morele, truskawki, czereśnie, wiśnie, śliwki w ilościach po 1 kg każde Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną zastawę szklaną porcelanową ceramiczną, serwetki papierowe, obrusy, sztućce metalowe itp. Usługa cateringu przewidziana jest zgodnie z załączonym harmonogramem tj. 1 razw cyklu czyli w okresie związania umową usługi cateringu. Usługa cateringu powinna być gotowa najpóźniej na 15 minut przed planowanym spotkaniem grupy roboczej, a jej uprzątnięcie do stanu sprzed rozpoczęcia świadczenia zamówienia , nie powinno trwać dłużej niż 1 godzina po skończonym spotkaniu. Przez gotowa rozumie się przygotowanie i zapewnienie nakrycia stołów, ustawienie na stołach, przygotowanie napojów, wyłożenie ciasta itp. Zamawiający nie przewiduje konieczności obecności obsługi w czasie trwania konferencji. Zamawiający wymaga by podanie przedmiotu zamówienia było zgodne z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia zbiorowego, w sposób estetyczny, Wszelkie ilości podane w zamówieniu są wartościami szacunkowymi i mogą ulec zmianie Zamawiający nie zamierza zawrzeć umowy ramowej. Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia wskazano znak towarowy, patent lub pochodzenie należy przyjąć że Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń oraz że Zamawiający podał taki opis ze wskazaniem na typ i dopuszcza składanie ofert równoważnych o parametrach techniczno eksploatacyjno użytkowych nie gorszych niż te, podane w opisie przedmiotu Zamówienia art. 29 ust. 3 ustawy pzp . WZÓR PROGRAM I POBYTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ W POLSCE Może uleć niewielkim modyfikacjom w zależności od potrzeb delegacji DZIEŃ PIERWSZY 22.08.2013 TRANSPORT DELEGACJI Z LOTNISKA WARSZAWA GDAŃSK 9 30 OBIAD NA TRASIE PRZEJAZDU OBIAD W MIEJSCU ZAKWATEROWANIA 13 00 14 00 PRZYJAZD DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA TRANSPORT NA MIEJSCE KONFERENCJI KONFERENCJA TEREN MIASTA BISKUPIEC 16 00 19 00 PRZEJAZD DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA 19 00 19 30 UROCZYSTA KOLACJA 20 00 DZIEŃ DRUGI 23.08.2013 ŚNIADANIE GODZ. 8 00 9 00 TRANSPORT DO MIEJSCA SPOTKANIA GRUPY ROBOCZEJ9 15 9 45 SPOTKANIE GRUPY ROBOCZEJ catering 10 00 14 00 OBIAD GRUPY ROBOCZEJ 14 00 15 30 LOKALNE ATRAKCJE 16 00 18 00 POWRÓT DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA 18 30 19 00 UROCZYSTA KOLACJA 20 00 DZIEŃ TRZECI 24.08.2013 ŚNIADANIE 8 00 9 00 WYCIECZKA AUTOKAROWA obiad w trasie 10 00 POWRÓT DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA KOLACJA DELEGACJI W MIEJSU ZAKWATEROWANIA 20 00 DZIEŃ CZWARTY 25.08.2013 ŚNIADANIE 8 00 9 00 WYCIECZKA AUTOKAROWA 9 00 OBIAD W MIEJSCU ZAKWATEROWANIA 16 00 CZAS WOLNY DELEGACJI 17 00 KOLACJA DELEGACJI 20 00 DZIEŃ PIĄTY 26.08.2013 ŚNIADANIE 8 00 9 00 SPOTKANIE GRUPY ROBOCZEJ 10 00 12 00 OBIAD GRUPY ROBOCZEJ 13 00 WYJAZD DO MIEJSCA WYLOTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ 14 00 KOLACJA W MIEJSCU WYLOTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ NOCLEG W MIEJSCU WYLOTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ DZIEŃ SZÓSTY 27.08.2013 ŚNIADANIE7 00 8 00 WYJAZD NA LOTNISKO 8 30 WYLOT 10 55

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 155683

Data publikacji: 2013-08-05

Nazwa: Gmina Biskupiec

Ulica: al. Niepodległości 2

Numer domu: 2

Miejscowość: Biskupiec

Kod pocztowy: 11-300

Województwo / kraj: warmińsko-mazurskie

Numer telefonu: 89 7150110

Numer faxu: 89 7152437

Adres strony internetowej: www.biskupiec.pl

Regon: 00068779300000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Adres internetowy dynamicznego systemu zakupów: nie dotyczy

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja pobytów 10 osobowych delegacji niemieckich w Polsce i usługi cateringu podczas konferencji w ramach projektu Razem do celu

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Zamawiający przewiduje organizację pobytu delegacji niemieckiej w trzech terminach zwane dalej cykl. pierwsza wizyta w terminie: 22 do 27 sierpnia 2013 r., druga wrzesień 2014 r. i trzecia pierwszy kwartał 2015 r. W odniesieniu do miejsc zakwaterowania pokoje jedno i lub dwuosobowe wyposażone w łazienkę, tv, radio Zamawiający wymaga by były one zlokalizowane na terenie Gminy Biskupiec. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania w jednym miejscu całej 10 osobowej delegacji tj. mi.in w hotelu, hoteliku, pensjonacie, gościńcu, agroturystyce, schronisku, motelu, domu wczasowym, zwanymi dalej ośrodkiem W przypadku braku możliwości dokonania rezerwacji w terminach określonych przez Zamawiającego dopuszcza się, po uprzednim przedstawieniu na piśmie informacji o braku miejsc noclegowych w Gminie Biskupiec potwierdzonych podpisem właścicieli ośrodka, rezerwację miejsc noclegowych na terenie powiatu olsztyńskiego. W odniesieniu do drugiej i trzeciej wizyty Zamawiający poinformuje Wykonawcę na co najmniej trzy tygodnie wcześniej o planowanym terminie przyjazdu niemieckiej delegacji. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż załączony do dokumentacji przetargowej PROGRAM POBYTÓW DELEGACJI NIEMIECKIEJ W POLSCE Biskupiec może ulec nieznacznym modyfikacjom. Zamówienie obejmuje: Usługę hotelową wraz z wyżywieniem. Wszystkie podane ilości są szacowane i służą wyborowi najkorzystniejszej oferty. Należy uwzględnić fakt, iż Zamawiający obecnie nie ma wiedzy o godzinie przyjazdu i wyjazdu delegacji niemieckiej. Informacje te Zamawiający przekaże w odniesieniu do 2 i 3 wizyty najpóźniej na 3 tygodnie przed planowanym pobytem delegacji. Odnośnie natomiast 1 wizyty Zamawiający załącza wzór harmonogramu pobytu. Jednocześnie w przypadku wylotu z Polski delegacji niemieckiej w godzinach porannych, Zamawiający wskazuje, aby delegacja została zakwaterowana w miejscowości wylotu. Zakup usług hotelowych na potrzeby pobytu w Gminie Biskupiec członków delegacji niemieckiej w związku z realizacją projektu Razem do celu. Wykonawca zapewni świadczenie usługi zakwaterowania wszystkich trzech delegacji w ośrodku, położonym na terenie Gminy Biskupiec lub w przypadku opisanym wyżej na terenie powiatu olsztyńskiego w wymiarze łącznym 19 dób hotelowych. Zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych i lub dwuosobowych z łazienką, tv, radio w terminach podanych przez Zamawiającego. Cała pojedyncza delegacja powinna zostać zakwaterowana w jednym ośrodku. Usługa powinna obejmować ponadto: wyżywienie śniadanie w ośrodku każdego dnia pobytuarazem 19 dni w trzech cyklach pierwszy 5 śniadań dni, następne po 7 śniadań dni ,zgodnie z przedstawionym harmonogramem pobytu delegacji. Przez śniadanie Zamawiający rozumie posiłek składający się z trzech dań: zimnej przystawki, dania głównego i deseru jogurty, owoce wraz z napojami gorącymi i zimnymi z obsługą kelnerską lub bufet w postaci stołu szwedzkiego składający się z trzech dań: zimnej przystawki, dania głównego i deseru jogurty, owoce wraz z napojami gorącymi i zimnymi. organizację 2 uroczystych kolacji w ośrodku w trzech cyklach, tj. po 2 kolacje na każdy cykl delegację, łącznie 6 uroczystych kolacji, w dniach wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z przedstawionym harmonogramem pobytu delegacji. Przez uroczystą kolację Zamawiający rozumie: kolację przy świecach wewnątrz ośrodka, z wyciszoną muzyką mechaniczną słyszalną w tle, z obsługą kelnerską lub daniami podanymi w podgrzewaczach, z udekorowanym stołem. Posiłek powinien składać się każdorazowo z trzech dań: zimnej przystawki m.in. sałatki co najmniej 3 rodzaje, pieczywo białe i ciemne, galarety, tatar, jajka faszerowane itp. , dania głównego m.in. mięsa dwa rodzaje, ryba, frytki, ziemniaki opiekane, produkty mączne np. pierogi i deseru ciasta, owoce , owoce napoje gorące w termosach i zimne soki co najmniej 2 rodzaje w ilości 1 litr na osobę . Kolacja może być przygotowana z obsługą kelnerską lub w formie bufetu w postaci stołu szwedzkiego . organizację obiadów w ośrodku w liczbie 2 podczas pierwszego cyklu, 3 podczas 2 i 3 cyklu łącznie 10 obiadów w dniach wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z przedstawionym harmonogramem pobytu delegacji. Pod pojęciem obiad Zamawiający rozumie posiłek składający się każdorazowo z trzech dań zupa, danie główne m.in. mięsa dwa rodzaje, ryba, frytki, ziemniaki opiekane, produkty mączne np. pierogi i deseru napoje gorące i zimne. Obiad może być przygotowany z obsługą kelnerską lub w formie bufetu w postaci stołu szwedzkiego . Przy realizacji usługi wyżywienia należy uwzględnić ew. catering dla wegetarian lub przygotowanie potraw z wyłączeniem niektórych składników z powodu np. choroby, uczulenia uczestnika delegacji. Informacja taka zostanie przekazana Wykonawcy nie później niż 3 dni przed organizacją posiłku. Podane ilości posiłków są szacowane, należy uwzględnić fakt, iż Zamawiający nie ma wiedzy o godzinie przyjazdu i wyjazdu delegacji niemieckiej. Informacje te Zamawiający przekaże w odniesieniu do 2 i 3 wizyty najpóźniej na 3 tygodnie przed planowanym pobytem delegacji. Transport delegacji wg. potrzeb Zamawiającego. Transport do dyspozycji przez cały czas pobyt delegacji niemieckiej w Polsce. Wykonawcy na tydzień przed rozpoczęciem się wizyty delegacji zostanie przedstawiony szczegółowy harmonogram dziennego zapotrzebowania na transport. Do dyspozycji Zamawiający powinien mieć bus co najmniej 30 miejsc lub autobus co najmniej 30 miejsc . Autobus lub bus powinny być wraz z kierowcą.Transport obejmuje m.in. transport 10 osobowej delegacji z lotniska w Gdańsku Warszawie do miejsca wskazanego przez Zamawiającego Gmina Biskupiec i z powrotem, transport uczestników delegacji na spotkania grupy roboczej konferencję zgodnie z harmonogramem teren Gminy Biskupiec z miejsca zakwaterowania do miejsca organizowanej konferencji spotkania roboczego i z powrotem tj. z miejsca organizowanej konferencji spotkania roboczego do miejsca zakwaterowania transport uczestników delegacji na wycieczki zgodnie z harmonogramem teren Województwa Warmińsko Mazurskiego . Wykonawca jest zobowiązany dokonać we własnym zakresie płatności związanych z przejazdem w tym również opłaty parkingowe. Autokar musi posiadać sprawną klimatyzację i toaletę. Bus musi posiadać sprawną klimatyzację. Szacowana ilość 1 000 km 1 delegacja Organizacja czasu wolnego. Wszelkie koszty pokrywa Wykonawca w tym m.in. bilety wstępu do zwiedzanych obiektów ujętych w programie, posiłek, opiekę przewodnika itp. Program dwóch całodniowych atrakcji wycieczka połączonych ze zwiedzaniem powinien być przedstawiony i uzgodniony z Zamawiającym na 3 dni przed planowanym przyjazdem delegacji niemieckiej. Atrakcja powinna być zorganizowana na terenie województwa Warmińsko Mazurskiego. Delegacji należy zapewnić opiekę przewodnika i przynajmniej jeden ciepły posiłek podczas każdej całodniowej atrakcji tj. obiad na trasie przejazdu. Wykonawca powinien zapewnić dla 10 osób tzw. suchy prowiant składający się co najmniej z kanapki, jabłka, słodkiego wafelka i 0,5 l wody niegazowanej. Catering i obiad podczas spotkań grupy roboczej. Catering Zamawiający zleca wykonanie cateringu w formie szwedzkiego stołu, wraz z zastawą stołową, przywozem do wskazanego przez Zamawiającego miejsca teren Gminy Biskupiec. W całym okresie trwania umowy planuje się łącznie 8 spotkań grupy roboczej 2 podczas I cyklu, 3 podczas 2 i 3 cyklu czyli 8 usług cateringu.Na każde jedno spotkanie grupy roboczej Zamawiający zleca by catering zawierał napoje niegazowane, soki dwa rodzaje w ilości min. 0,5 litra na osobę, napoje gazowane wystawione wfabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 10 szt. woda gazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 10 szt. woda niegazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 10 szt. zaparzona w termosach kawa rozpuszczalna w ilości nie mniejszej niż 0,5 litra na osobę, herbata serwowana w torebkach zaparzana wrzątkiem z termosów w ilości nie mniejszej niż 0,5 litra na osobę, dodatki mleko śmietanka do kawy w płynie, cukier, cytryna, ciasto 2 rodzaje po 1 blasze o wymiarach 30 na 40 cm Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną zastawę szklaną porcelanową ceramiczną, serwetki papierowe, obrusy, sztućce metaloweitp. Usługa cateringu przewidziana jest zgodnie z harmonogramem. Usługa cateringu powinna być gotowa najpóźniej na 15 minut przed planowanym spotkaniem grupy roboczej, a jej uprzątnięcie do stanu sprzed rozpoczęcia świadczenia zamówienia , nie powinno trwać dłużej niż 1 godzina po skończonym spotkaniu. Przez gotowa rozumie się przygotowanie i zapewnienie nakrycia stołów, ustawienie na stołach, przygotowanie napojów, wyłożenie ciasta itp. Zamawiający nie przewiduje konieczności obecności obsługi kelnerskiej w czasie trwania spotkania grupy roboczej. Zamawiający wymaga by podanie przedmiotu zamówienia było zgodne z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia zbiorowego, w sposób estetyczny, Obiad Obiad powinien być zorganizowany w lokalnych barach restauracjach w formie szwedzkiego stołu. Powinien składać się z pierwsze danie zupa 2 rodzaje, 2 danie główne co najmniej mięsa dwa rodzaje, ryba, frytki, ziemniaki opiekane, produkty mączne np. pierogi, 3 danie deser lodowy, ciasto 2 rodzaje Przy realizacji usługi obiadowej należy uwzględnić ew.obiad dla wegetarian. Przewiduje się realizację łącznie,w okresie związania umową, 8 obiadów dla grupy roboczej 2 podczas pierwszego cyklu, 3 podczas 2 i 3 cyklu . Ubezpieczenie delegacji niemieckiej. Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków 10 uczestników delegacji niemieckiej, obejmujące co najmniej śmierć ubezpieczonego, trwały uszczerbek na zdrowiu ubezpieczonego, złamanie kości ubezpieczonego, koszty leczenia szpitalnego, w czasie udziału w konferencjach, spotkaniach grup roboczych i innych formach przewidzianych w harmonogramie pobytu, a także powinno obejmować drogę z Niemiec do Polski i z powrotem wraz z transportem na terenie Polski. W odniesieniu do 2 i 3 wizyty delegacji niemieckiej Zamawiający poinformuje Wykonawcę o dokładnych terminach pobytu delegacji jednak nie później niż na 3 dni przed planowanym pobytem delegacji w Polsce. Liczba osób w trakcie trwania ubezpieczenia może ulec zmianie. Wymagana wysokość ubezpieczenia 1 osoby min. 15 000,00 zł. Catering podczas konferencji. Zamawiający przewiduje jednorazowy udział w konferencji ok. 40 osób. Zamawiający zleca wykonanie cateringu w formie szwedzkiego stołu, wraz z zastawą, przywozem do wskazanego przez Zamawiającego miejsca Urząd Miejski w Biskupcu. W całym okresie trwania umowy planuje się łącznie 3 konferencje, po 1 konferencji podczas każdego cyklu. Na każdą jedną konferencję Zamawiający zleca by catering zawierał napoje niegazowane, soki dwa rodzaje w ilości min. 10 l. napoje gazowane wystawione w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 15 szt. woda gazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 15 szt. woda niegazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 15 szt. zaparzona w termosach kawa rozpuszczalna w ilości nie mniejszej niż 0,5 l na osobę herbata serwowana w torebkach zaparzana wrzątkiem z termosów w ilości nie mniejszej niż 0,5 l na osobę, dodatki mleko śmietanka do kawy w płynie, cukier, cytryna, ciasto 3 rodzaje w ilości po 1 blasze o wymiarach 30 na 40 cm każde ciastka co najmniej 3 rodzaje w tym przynajmniej jeden rodzaj czekoladowych w ilości 1,5 kg cukierki co najmniej 3 rodzaje w tym przynajmniej jeden rodzaj czekoladowych w ilości 1,5 kg owoce gotowe od razu do spożycia, podzielne 3 rodzaje do wyboru winogrona, banany, mandarynki, morele, truskawki, czereśnie, wiśnie, śliwki w ilościach po 1 kg każde Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną zastawę szklaną porcelanową ceramiczną, serwetki papierowe, obrusy, sztućce metalowe itp. Usługa cateringu przewidziana jest zgodnie z załączonym harmonogramem tj. 1 razw cyklu czyli w okresie związania umową usługi cateringu. Usługa cateringu powinna być gotowa najpóźniej na 15 minut przed planowanym spotkaniem grupy roboczej, a jej uprzątnięcie do stanu sprzed rozpoczęcia świadczenia zamówienia , nie powinno trwać dłużej niż 1 godzina po skończonym spotkaniu. Przez gotowa rozumie się przygotowanie i zapewnienie nakrycia stołów, ustawienie na stołach, przygotowanie napojów, wyłożenie ciasta itp. Zamawiający nie przewiduje konieczności obecności obsługi w czasie trwania konferencji. Zamawiający wymaga by podanie przedmiotu zamówienia było zgodne z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia zbiorowego, w sposób estetyczny, Wszelkie ilości podane w zamówieniu są wartościami szacunkowymi i mogą ulec zmianie Zamawiający nie zamierza zawrzeć umowy ramowej. Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia wskazano znak towarowy, patent lub pochodzenie należy przyjąć że Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń oraz że Zamawiający podał taki opis ze wskazaniem na typ i dopuszcza składanie ofert równoważnych o parametrach techniczno eksploatacyjno użytkowych nie gorszych niż te, podane w opisie przedmiotu Zamówienia art. 29 ust. 3 ustawy pzp . WZÓR PROGRAM I POBYTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ W POLSCE Może uleć niewielkim modyfikacjom w zależności od potrzeb delegacji DZIEŃ PIERWSZY 22.08.2013 TRANSPORT DELEGACJI Z LOTNISKA WARSZAWA GDAŃSK 9 30 OBIAD NA TRASIE PRZEJAZDU OBIAD W MIEJSCU ZAKWATEROWANIA 13 00 14 00 PRZYJAZD DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA TRANSPORT NA MIEJSCE KONFERENCJI KONFERENCJA TEREN MIASTA BISKUPIEC 16 00 19 00 PRZEJAZD DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA 19 00 19 30 UROCZYSTA KOLACJA 20 00 DZIEŃ DRUGI 23.08.2013 ŚNIADANIE GODZ. 8 00 9 00 TRANSPORT DO MIEJSCA SPOTKANIA GRUPY ROBOCZEJ9 15 9 45 SPOTKANIE GRUPY ROBOCZEJ catering 10 00 14 00 OBIAD GRUPY ROBOCZEJ 14 00 15 30 LOKALNE ATRAKCJE 16 00 18 00 POWRÓT DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA 18 30 19 00 UROCZYSTA KOLACJA 20 00 DZIEŃ TRZECI 24.08.2013 ŚNIADANIE 8 00 9 00 WYCIECZKA AUTOKAROWA obiad w trasie 10 00 POWRÓT DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA KOLACJA DELEGACJI W MIEJSU ZAKWATEROWANIA 20 00 DZIEŃ CZWARTY 25.08.2013 ŚNIADANIE 8 00 9 00 WYCIECZKA AUTOKAROWA 9 00 OBIAD W MIEJSCU ZAKWATEROWANIA 16 00 CZAS WOLNY DELEGACJI 17 00 KOLACJA DELEGACJI 20 00 DZIEŃ PIĄTY 26.08.2013 ŚNIADANIE 8 00 9 00 SPOTKANIE GRUPY ROBOCZEJ 10 00 12 00 OBIAD GRUPY ROBOCZEJ 13 00 WYJAZD DO MIEJSCA WYLOTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ 14 00 KOLACJA W MIEJSCU WYLOTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ NOCLEG W MIEJSCU WYLOTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ DZIEŃ SZÓSTY 27.08.2013 ŚNIADANIE7 00 8 00 WYJAZD NA LOTNISKO 8 30 WYLOT 10 55

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/08/2015

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

inne_dokumenty:
1. Wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy Formularz oferty według wzoru stanowiącego załącznik 1 do SIWZ.
2. Wykaz części zamówienia, których wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom (załącznik 5 do SIWZ). Nie dołączenie do oferty załącznika 5 do SIWZ Zamawiający potraktuje jako deklarację wykonania zamówienia samodzielnie, bez udziału podwykonawców.
3. Pełnomocnictwo - do reprezentowania wykonawcy w postępowaniu albo do reprezentowania wykonawcy w postępowaniu i zawarcia umowy, jeżeli osoba reprezentująca Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie jest wskazana jako upoważniona do jego reprezentacji we właściwym rejestrze. Pełnomocnictwo zawierać powinno umocowanie do reprezentowania w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo może być przedłożone wyłącznie w formie oryginału lub kopii poświadczonej przez notariusza.
4. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej składa również dokumenty, o których mowa w niniejszym ogłoszeniu,
5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 23 ust. 1 ustawy:
a. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i do zawarcia umowy.
b. W takim przypadku - oprócz dokumentów wymienionych w specyfikacji - wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego są zobowiązani do złożenia w ofercie Pełnomocnictwa ustanawiającego Pełnomocnika, o którym mowa w pkt. a. Pełnomocnictwo zawierać powinno umocowanie do reprezentowania w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo może być przedłożone wyłącznie w formie oryginału lub kopii poświadczonej przez notariusza.
c. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ( art. 23 ust. 3 ustawy Pzp.). Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia obowiązany jest wykazać, iż nie podlega wykluczeniu z udziału w postępowaniu, w świetle art. 24 ustawy Pzp.
Forma dokumentów.
1. Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
2. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku innych podmiotów, na zasobach których wykonawca polega na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub te podmioty.
4. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
5. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę, o której mowa w art. 9 ust. 3 ustawy.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Przewidywane zmiany umowne:

1. Przyczyna: zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy na skutek zmian zawartej przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie projektu lub wytycznych dotyczących realizacji projektu.
Skutek: zmiana w umowie/aneks - zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy na skutek zmian zawartej przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie projektu lub wytycznych dotyczących realizacji projektu.

2. Przyczyna: działania siły wyższej i osób trzecich, od działania których uzależniona jest możliwość kontynuowania prac objętych niniejszą umową, zaistnienia zdarzenia zewnętrznego wobec łączącej strony więzi prawnej o charakterze niezależnym od stron, którego strony nie mogły przewidzieć przed zawarciem umowy, którego nie można uniknąć ani któremu strony nie mogły zapobiec przy zachowaniu należytej staranności, którego nie można przypisać drugiej stronie; Za siłę wyższą warunkującą zmianę umowy uważać się będzie w szczególności: powódź, pożar i inne klęski żywiołowe, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, działania wojenne, nagłe przerwy w dostawie energii elektrycznej, promieniowanie lub skażenia.
Skutek: zmiana w umowie/aneks - zmiana uwzględniająca wystąpienie wyżej wymienionych przesłanek oraz uwzględniająca konsekwencje ich wystąpienia w szczególności odnośnie zmiany terminu realizacji.

3. Przyczyna - Przekształcenie firmy, zmiana nazwy firmy.
Skutek - zmiana w umowie/aneks - Spisanie aneksu do umowy uwzględniającego dokonanie przekształcenia firmy.

4. Nie stanowi istotnej zmiany umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności:
-zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego),
-zmiany danych teleadresowych, zmiany osób wskazanych do kontaktów między Stronami,
-zmiany harmonogramu pobytu delegacji,
-zmiany ilości poszczególnych kategorii usług podanych w SIWZ, w szczególności kategorii usług wymienionych w Szczegółowym kosztorysie cen jednostkowych,
-zmiana wartości umowy. Zmiana wartości umowy jest automatyczna i wynika z pomnożenia cen jednostkowych podanych w Szczegółowym kosztorysie cen jednostkowych i ilości wykonanych przez Wykonawcę poszczególnych kategorii usług przy zachowaniu rygoru ustawy o finansach publicznych.

Kod kryterium cenowe: A

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Gmina Biskupiec
al. Niepodległości 2, 11-300 Biskupiec

Data składania wniosków, ofert: 13/08/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 09:00

Miejsce składania:
Gmina Biskupiec
al. Niepodległości 2, 11-300 Biskupiec
pokój nr 10 (KANCELARIA), parter

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
zamówienie w związku z umową o dofinansowanie współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII Promocja integracji społecznej, Działanie 7.2, Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej , Poddziałanie 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Kody CPV:
550000000 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
551000001 (Usługi hotelarskie)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
551100004 (Hotelarskie usługi noclegowe)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
551300000 (Inne usługi hotelarskie)

Kod CPV szóstej częsci zamówienia:
601000009 (Usługi w zakresie transportu drogowego)

Kod CPV siódmej częsci zamówienia:
601700000 (Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą)

Kod CPV ósmej częsci zamówienia:
601720004 (Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą)

Kod CPV dziewiątej częsci zamówienia:
635000004 (Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej)

Kod CPV dziesiątej częsci zamówienia:
635100007 (Usługi biur podróży i podobne)

Kod CPV jedenastej częsci zamówienia:
635110004 (Organizacja wycieczek)

Kod CPV dwunasteej częsci zamówienia:
392220004 (artykuły cateringowe)

Kod CPV trzynastej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Kod CPV czternastej częsci zamówienia:
553110003 (Restauracyjne usługi kelnerskie dla ograniczonej grupy klientów)

Kod CPV piętnastej częsci zamówienia:
553120000 (Ogólne restauracyjne usługi kelnerskie)

Kod CPV szesnastej częsci zamówienia:
553200009 (Usługi podawania posiłków)

Kod CPV siedemnastej częsci zamówienia:
553210006 (Usługi przygotowywania posiłków)

Kod CPV osiemnastej częsci zamówienia:
553300002 (Usługi kawiarniane)

Kod CPV dziewiętnastej częsci zamówienia:
554000004 (Usługi podawania napojów)

Podobne przetargi