199144 / 2013-05-22 - Inny: państwowy instytut badawczy / Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy (Warszawa)

Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej na 11. Krajowe warsztaty szkoleniowo - organizacyjne Polskiego FADN

Opis zamówienia

3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej (z dostępem do Internetu) dla 101 uczestników 11.warsztatów szkoleniowo - organizacyjnych Polskiego FADN.
3.1.1. Miejsce świadczenia usług - na terenie województwa małopolskiego.
3.1.2. Pokoje oraz pełny zakres świadczonych usług hotelarskich i gastronomicznych muszą spełniać warunki co najmniej hotelu trzygwiazdkowego. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia.
3.1.3. Organizowane przez Instytut warsztaty mogą odbyć się w dniach 16 - 20.09. 2013 r. lub 30.09. - 04.10.2013 r. ( zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie, a w przypadku zaproponowania obu terminów, o jego wyborze Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą).
Warsztaty rozpoczną się pierwszego dnia pobytu (16 lub 30 września ) od podania obiadu i zakończą ostatniego dnia pobytu (20 września lub 04 października ) po podaniu obiadu.
3.1.4. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem warsztatów i nie będzie mniejsza niż 90 osób.
3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z ceną pobytu za 1 osobę określoną w ofercie Wykonawcy, zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników warsztatów, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem warsztatów. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT.
3.1.6. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników warsztatów, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia konferencji.
3.1.7. Zamawiający dopuszcza możliwość wpłaty zaliczki na poczet umowy w wysokości 30% wartości umowy brutto na 30 dni przed terminem warsztatów.
3.2. Zakwaterowanie:
3.2.1. We własnej bazie hotelowej Wykonawcy (pokoje z łazienkami, wyposażone w TV i dostęp do sieci internetowej):
a/ 15 pokoi 1-osobowych,
b/ 43 pokoje 2-osobowe z pojedynczymi łóżkami.
3.3. Wyżywienie:
3.3.1. Wykonawca zapewni:
a/ śniadania dla 101 osób - standardowy szwedzki stół,
b/ 5 obiadów dla 101 osób - pierwsze danie - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół,
c/ 3 kolacje dla 101 osób - standardowy stół szwedzki,
d/ 1 kolacja wspólna dla 101 osób - w max. cenie do 110,00 zł/osobę (dwa dania ciepłe, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i sałatek, ciasto i owoce, zimne napoje (gazowane i niegazowane), kawa i herbata wg życzenia, lampka wina na osobę (250 ml), kolacja serwowana na stół, godzina rozpoczęcia kolacji 19:00, godzina zakończenia 24:00, podczas kolacji Wykonawca zapewni muzykę mechaniczną,
e/ 8 serwisów kawowych - świeżo parzona, gorąca kawa (mleczko lub śmietanka do kawy), gorąca woda (wrzątek), herbata w torebkach jednorazowych, cytryna, cukier, sok i woda z cytryną w dzbankach oraz ciasta: drożdżowe, sernik, piaskowiec, szarlotka - ( w poniedziałek i w piątek po jednym, a w pozostałe dni po dwa serwisy - przed i po południu). Wykonawca zapewni taką ilość termosów z wrzątkiem, aby w czasie przerw nie tworzyły się kolejki,
f) codziennie na zajęcia ranne i popołudniowe na stołach na sali konferencyjnej woda mineralna dla wszystkich uczestników warsztatów (gazowana i niegazowana w butelkach o poj. 0,5 litra ) - łącznie ok. 808 butelek,
g) posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołąbki, itp.,
h) dania i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami,
i) Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji menu, nie później niż na 14 dni roboczych przed rozpoczęciem warsztatów.
3.4. Sala konferencyjna klimatyzowana na 101 osób:
3.4.1. Wykonawca zapewni wyposażenie sali konferencyjnej w stoły i krzesła (w dowolnym ustawieniu - teatralnym, kinowym lub szkolnym, jednak z widokiem na ekran dla wszystkich uczestników) dla 101 osób (w tym stół dla 4 osób w prezydium, przy którym będzie gniazdo zasilające), nagłośnienie (z możliwością podłączenia naszego systemu rejestracji dźwięku (dyktafon cyfrowy) poprzez kabel audio 3,5 mm), ekran (o minimalnych wymiarach: szerokość 3 m, wysokość 2,5 m) do rzutnika, dostosowany do wielkości sali (rzutnik na czas szkolenia dostarczy Zamawiający) oraz bezpłatny przewodowy dostęp do sieci internetowej, flipchart, serwis techniczny do obsługi sali konferencyjnej na czas spotkań plenarnych.
3.4.2. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym niezakłócony przebieg konferencji, tj. nie powinna graniczyć z remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami.
3.4.3. Ewentualna organizacja w tym samym terminie innych spotkań/konferencji musi wykluczyć możliwość wzajemnego zakłócania przebiegu spotkań. Wymaga się aby w takim przypadku wyznaczone zostały odpowiednie strefy zajmowane przez uczestników poszczególnych spotkań.
3.4.4. Wykorzystanie sali konferencyjnej w poniedziałek i w piątek po pół dnia, w pozostałe dni przez cały dzień.
3.4.5. Wykonawca zapewni dodatkowo (poza salą konferencyjną) sześć pomieszczeń na terenie obiektu hotelowego do wykorzystania jednego wybranego dnia (informacja o dniu tygodnia zostanie przekazana Wykonawcy na 30 dni przed rozpoczęciem warsztatów). W pomieszczeniach będą prowadzone prace w grupach, po 10 osób każda.

3.5. Wykonawca zapewni dwa autokary do obsługi warsztatów wyjazdowych (informacja o dniu tygodnia, w którym prowadzone będą warsztaty wyjazdowe zostanie przekazana Wykonawcy na 30 dni przed rozpoczęciem warsztatów). Przewiduje się wyjazd do okolicznych gospodarstw rolnych prowadzących rachunkowość rolną w ramach Polskiego FADN o przebiegu maksymalnie do 200 km każdy autokar.

3.6. Inne warunki:
a) w ofercie należy podać całkowity koszt brutto pobytu jednej osoby, przy kalkulacji dla 101 osób,
b) do oferty należy dołączyć załącznik z co najmniej dwoma propozycjami menu (w tym menu na uroczystą kolację),
c) Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca na parkingu hotelowym dla 30 samochodów osobowych,
d) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników warsztatów o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których można korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik warsztatów za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie,
e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 199144

Data publikacji: 2013-05-22

Nazwa:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy

Ulica: ul. Świętokrzyska 20

Numer domu: 20

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-002

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 50 54 444

Numer faxu: 022 8271960

Adres strony internetowej: www.ierigz.waw.pl

Regon: 00008049900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: państwowy instytut badawczy

Inny rodzaj zamawiającego: państwowy instytut badawczy

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej na 11. Krajowe warsztaty szkoleniowo - organizacyjne Polskiego FADN

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej (z dostępem do Internetu) dla 101 uczestników 11.warsztatów szkoleniowo - organizacyjnych Polskiego FADN.
3.1.1. Miejsce świadczenia usług - na terenie województwa małopolskiego.
3.1.2. Pokoje oraz pełny zakres świadczonych usług hotelarskich i gastronomicznych muszą spełniać warunki co najmniej hotelu trzygwiazdkowego. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia.
3.1.3. Organizowane przez Instytut warsztaty mogą odbyć się w dniach 16 - 20.09. 2013 r. lub 30.09. - 04.10.2013 r. ( zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie, a w przypadku zaproponowania obu terminów, o jego wyborze Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą).
Warsztaty rozpoczną się pierwszego dnia pobytu (16 lub 30 września ) od podania obiadu i zakończą ostatniego dnia pobytu (20 września lub 04 października ) po podaniu obiadu.
3.1.4. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem warsztatów i nie będzie mniejsza niż 90 osób.
3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z ceną pobytu za 1 osobę określoną w ofercie Wykonawcy, zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników warsztatów, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem warsztatów. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT.
3.1.6. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników warsztatów, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia konferencji.
3.1.7. Zamawiający dopuszcza możliwość wpłaty zaliczki na poczet umowy w wysokości 30% wartości umowy brutto na 30 dni przed terminem warsztatów.
3.2. Zakwaterowanie:
3.2.1. We własnej bazie hotelowej Wykonawcy (pokoje z łazienkami, wyposażone w TV i dostęp do sieci internetowej):
a/ 15 pokoi 1-osobowych,
b/ 43 pokoje 2-osobowe z pojedynczymi łóżkami.
3.3. Wyżywienie:
3.3.1. Wykonawca zapewni:
a/ śniadania dla 101 osób - standardowy szwedzki stół,
b/ 5 obiadów dla 101 osób - pierwsze danie - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół,
c/ 3 kolacje dla 101 osób - standardowy stół szwedzki,
d/ 1 kolacja wspólna dla 101 osób - w max. cenie do 110,00 zł/osobę (dwa dania ciepłe, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i sałatek, ciasto i owoce, zimne napoje (gazowane i niegazowane), kawa i herbata wg życzenia, lampka wina na osobę (250 ml), kolacja serwowana na stół, godzina rozpoczęcia kolacji 19:00, godzina zakończenia 24:00, podczas kolacji Wykonawca zapewni muzykę mechaniczną,
e/ 8 serwisów kawowych - świeżo parzona, gorąca kawa (mleczko lub śmietanka do kawy), gorąca woda (wrzątek), herbata w torebkach jednorazowych, cytryna, cukier, sok i woda z cytryną w dzbankach oraz ciasta: drożdżowe, sernik, piaskowiec, szarlotka - ( w poniedziałek i w piątek po jednym, a w pozostałe dni po dwa serwisy - przed i po południu). Wykonawca zapewni taką ilość termosów z wrzątkiem, aby w czasie przerw nie tworzyły się kolejki,
f) codziennie na zajęcia ranne i popołudniowe na stołach na sali konferencyjnej woda mineralna dla wszystkich uczestników warsztatów (gazowana i niegazowana w butelkach o poj. 0,5 litra ) - łącznie ok. 808 butelek,
g) posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołąbki, itp.,
h) dania i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami,
i) Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji menu, nie później niż na 14 dni roboczych przed rozpoczęciem warsztatów.
3.4. Sala konferencyjna klimatyzowana na 101 osób:
3.4.1. Wykonawca zapewni wyposażenie sali konferencyjnej w stoły i krzesła (w dowolnym ustawieniu - teatralnym, kinowym lub szkolnym, jednak z widokiem na ekran dla wszystkich uczestników) dla 101 osób (w tym stół dla 4 osób w prezydium, przy którym będzie gniazdo zasilające), nagłośnienie (z możliwością podłączenia naszego systemu rejestracji dźwięku (dyktafon cyfrowy) poprzez kabel audio 3,5 mm), ekran (o minimalnych wymiarach: szerokość 3 m, wysokość 2,5 m) do rzutnika, dostosowany do wielkości sali (rzutnik na czas szkolenia dostarczy Zamawiający) oraz bezpłatny przewodowy dostęp do sieci internetowej, flipchart, serwis techniczny do obsługi sali konferencyjnej na czas spotkań plenarnych.
3.4.2. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym niezakłócony przebieg konferencji, tj. nie powinna graniczyć z remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami.
3.4.3. Ewentualna organizacja w tym samym terminie innych spotkań/konferencji musi wykluczyć możliwość wzajemnego zakłócania przebiegu spotkań. Wymaga się aby w takim przypadku wyznaczone zostały odpowiednie strefy zajmowane przez uczestników poszczególnych spotkań.
3.4.4. Wykorzystanie sali konferencyjnej w poniedziałek i w piątek po pół dnia, w pozostałe dni przez cały dzień.
3.4.5. Wykonawca zapewni dodatkowo (poza salą konferencyjną) sześć pomieszczeń na terenie obiektu hotelowego do wykorzystania jednego wybranego dnia (informacja o dniu tygodnia zostanie przekazana Wykonawcy na 30 dni przed rozpoczęciem warsztatów). W pomieszczeniach będą prowadzone prace w grupach, po 10 osób każda.

3.5. Wykonawca zapewni dwa autokary do obsługi warsztatów wyjazdowych (informacja o dniu tygodnia, w którym prowadzone będą warsztaty wyjazdowe zostanie przekazana Wykonawcy na 30 dni przed rozpoczęciem warsztatów). Przewiduje się wyjazd do okolicznych gospodarstw rolnych prowadzących rachunkowość rolną w ramach Polskiego FADN o przebiegu maksymalnie do 200 km każdy autokar.

3.6. Inne warunki:
a) w ofercie należy podać całkowity koszt brutto pobytu jednej osoby, przy kalkulacji dla 101 osób,
b) do oferty należy dołączyć załącznik z co najmniej dwoma propozycjami menu (w tym menu na uroczystą kolację),
c) Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca na parkingu hotelowym dla 30 samochodów osobowych,
d) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników warsztatów o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których można korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik warsztatów za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie,
e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

data_roz: 16/09/2013

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda wniesienia wadium

Zaliczka: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
a) oświadczenia Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp - Oświadczenie Wykonawcy - załącznik nr 2 do SIWZ,
b) Pełnomocnictwo,
c) propozycje menu

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany umowy w następujących sytuacjach:
a) w przypadku zmiany adresu , nazwy, statusu firmy (Wykonawcy),
b) w przypadku urzędowej zmiany wysokości stawki VAT poprzez wprowadzenie nowej stawki VAT dla towarów i usług, których ta zmiana będzie dotyczyć

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.ierigz.waw.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej - Państwowy Instytut Badawczy
00-002 Warszawa, ul. Świętokrzyska 20
Pokój 115.

Data składania wniosków, ofert: 06/06/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej - Państwowy Instytut Badawczy
00-002 Warszawa, ul. Świętokrzyska 20
pokój 212.

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Podobne przetargi