6311 / 2013-01-10 - Administracja rządowa centralna / Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (Warszawa)

Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w I półroczu 2013 r.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa pośrednictwa rezerwacji noclegu w hotelach krajowych i zagranicznych dla Kierownictwa i pracowników UOKiK na I półrocze 2013 roku z uwzględnieniem
1.1. gwarancji płatności np. kartą kredytową za noclegi rezerwowane w hotelach krajowych
i zagranicznych dla Kierownictwa i pracowników UOKiK na I półrocze 2013 roku,
1.2. zapewnienie płatności należnej partnerom handlowym UOKiK według stawek wynegocjowanych przez UOKiK lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych (w zależności, które będą niższe),
1.3. dokonywania pojedynczych rezerwacji w hotelach wskazanych przez UOKiK z zapewnieniem płatności.

2. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje:
2.1. wybór hoteli krajowych i zagranicznych z uwzględnieniem przysługującego limitu na nocleg za granicą w kraju docelowym, określonego do załącznika do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu poza granicami kraju (dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) oraz z uwzględnieniem limitu 200, 00 zł za dobę za pokój jednoosobowy z łazienką i ze śniadaniem przy rezerwacjach krajowych.
2.2. realizację około:
60 rezerwacji hotelowych krajowych w I półroczu 2013 r.
90 rezerwacji zagranicznych w I półroczu 2013 r.,
(Zamawiający pod pojęciem rezerwacji rozumie nocleg dla 1 osoby lub dla grupy osób).
2.3. Każdy nocleg oznacza pełną dobę hotelową.
2.4. Główne miejscowości, w których odbędą się noclegi to
w kraju - Warszawa, Poznań, Olsztyn, Katowice, Łódź, Kraków, Lublin, Bydgoszcz, Kielce, Toruń, Wrocław, Szczecin i Gdańsk,
za granicą - Bruksela, Paryż, Budapeszt, Kijów, Kopenhaga, Madryt, Luksemburg, Talin, Bratysława, Haga, Monachium, Nowy York, Wilno, Maastricht, Rzym, Rotterdam, Berlin
2.5. Zamawiający wymaga, aby zaproponowane hotele zagraniczne dla pracowników UOKiK posiadały standard co najmniej dwu-gwiazdkowy lub co najmniej trzy-gwiazdkowy dla Kierownictwa UOKiK.
2.6. Hotele w Brukseli powinny mieścić się w promieniu 1,5 km od miejsca wydarzenia. UOKiK uczestniczy w spotkaniach m.in. przy Komisji Europejskiej oraz przy Parlamencie Europejskim.
2.7. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów zgodnie ze składanymi zamówieniami, pokoje -jedno i dwu-osobowe z łazienką i śniadaniem w cenie.
2.8. Zamówienia będą dotyczyć rezerwacji noclegów pojedynczych oraz grupowych.
2.9. Zamawiający będzie składał zamówienia faksem lub na adres e-mail, przed planowanym noclegiem, ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie.
2.10. Wykonawca będzie zobowiązany do przesłania potwierdzenia dokonania rezerwacji wraz z numerem rezerwacji.
2.11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość na 24h przed planowanym przyjazdem odstąpienia od złożonego zamówienia bez konieczności ponoszenia kosztów za rezygnację z zamówienia.
2.12. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane noclegi. Zamawiający nie ma obowiązku wykorzystać rekomendowanej ilości podanej w SIWZ noclegów.
2.13. Wykonawca będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych.
2.14. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz noclegu i śniadania) poniesionych przez osoby skierowane przez Zamawiającego (parking, miniarek-reguluje pracownik na miejscu z własnych środków).
2.15. Wykonawca będzie zobowiązany do wyznaczenia pracownika i linii telefonicznej oraz adresu e-mail dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w trakcie realizacji umowy.
2.16. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości wykorzystanych noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych.
2.17. Możliwość dodania kontrahenta UOKiK z gwarancją wynegocjowanej ceny.
2.18. Wystawianie faktur VAT przez Wykonawcę 1 raz w miesiącu na wszystkie noclegi krajowe i zagraniczne: termin płatności - 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. Obliczenie należności, nastąpi po przeliczeniu EURO na PLN z zastosowaniem tabeli kursów średnich, zgodnie z ustawą z dnia 27 lipca 2002 r. Prawo dewizowe (Dz. U. z 2012 poz. 826 ze zm.), w dniu poprzedzającym dzień wypłaty należności.
2.19. Faktura VAT lub załącznik do faktury powinien zawierać: imię i nazwisko gościa hotelowego, nazwę i adres hotelu, datę pobytu, rodzaj zajmowanego pokoju, informację o śniadaniu.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 6311

Data publikacji: 2013-01-10

Nazwa: Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów

Ulica: Pl. Powstańców Warszawy 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-950

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 5560129

Numer faxu: 022 8270843

Adres strony internetowej: www.uokik.gov.pl

Regon: 00621278900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja rządowa centralna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w I półroczu 2013 r.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa pośrednictwa rezerwacji noclegu w hotelach krajowych i zagranicznych dla Kierownictwa i pracowników UOKiK na I półrocze 2013 roku z uwzględnieniem
1.1. gwarancji płatności np. kartą kredytową za noclegi rezerwowane w hotelach krajowych
i zagranicznych dla Kierownictwa i pracowników UOKiK na I półrocze 2013 roku,
1.2. zapewnienie płatności należnej partnerom handlowym UOKiK według stawek wynegocjowanych przez UOKiK lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych (w zależności, które będą niższe),
1.3. dokonywania pojedynczych rezerwacji w hotelach wskazanych przez UOKiK z zapewnieniem płatności.

2. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje:
2.1. wybór hoteli krajowych i zagranicznych z uwzględnieniem przysługującego limitu na nocleg za granicą w kraju docelowym, określonego do załącznika do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu poza granicami kraju (dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) oraz z uwzględnieniem limitu 200, 00 zł za dobę za pokój jednoosobowy z łazienką i ze śniadaniem przy rezerwacjach krajowych.
2.2. realizację około:
60 rezerwacji hotelowych krajowych w I półroczu 2013 r.
90 rezerwacji zagranicznych w I półroczu 2013 r.,
(Zamawiający pod pojęciem rezerwacji rozumie nocleg dla 1 osoby lub dla grupy osób).
2.3. Każdy nocleg oznacza pełną dobę hotelową.
2.4. Główne miejscowości, w których odbędą się noclegi to
w kraju - Warszawa, Poznań, Olsztyn, Katowice, Łódź, Kraków, Lublin, Bydgoszcz, Kielce, Toruń, Wrocław, Szczecin i Gdańsk,
za granicą - Bruksela, Paryż, Budapeszt, Kijów, Kopenhaga, Madryt, Luksemburg, Talin, Bratysława, Haga, Monachium, Nowy York, Wilno, Maastricht, Rzym, Rotterdam, Berlin
2.5. Zamawiający wymaga, aby zaproponowane hotele zagraniczne dla pracowników UOKiK posiadały standard co najmniej dwu-gwiazdkowy lub co najmniej trzy-gwiazdkowy dla Kierownictwa UOKiK.
2.6. Hotele w Brukseli powinny mieścić się w promieniu 1,5 km od miejsca wydarzenia. UOKiK uczestniczy w spotkaniach m.in. przy Komisji Europejskiej oraz przy Parlamencie Europejskim.
2.7. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów zgodnie ze składanymi zamówieniami, pokoje -jedno i dwu-osobowe z łazienką i śniadaniem w cenie.
2.8. Zamówienia będą dotyczyć rezerwacji noclegów pojedynczych oraz grupowych.
2.9. Zamawiający będzie składał zamówienia faksem lub na adres e-mail, przed planowanym noclegiem, ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie.
2.10. Wykonawca będzie zobowiązany do przesłania potwierdzenia dokonania rezerwacji wraz z numerem rezerwacji.
2.11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość na 24h przed planowanym przyjazdem odstąpienia od złożonego zamówienia bez konieczności ponoszenia kosztów za rezygnację z zamówienia.
2.12. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane noclegi. Zamawiający nie ma obowiązku wykorzystać rekomendowanej ilości podanej w SIWZ noclegów.
2.13. Wykonawca będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych.
2.14. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz noclegu i śniadania) poniesionych przez osoby skierowane przez Zamawiającego (parking, miniarek-reguluje pracownik na miejscu z własnych środków).
2.15. Wykonawca będzie zobowiązany do wyznaczenia pracownika i linii telefonicznej oraz adresu e-mail dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w trakcie realizacji umowy.
2.16. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości wykorzystanych noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych.
2.17. Możliwość dodania kontrahenta UOKiK z gwarancją wynegocjowanej ceny.
2.18. Wystawianie faktur VAT przez Wykonawcę 1 raz w miesiącu na wszystkie noclegi krajowe i zagraniczne: termin płatności - 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. Obliczenie należności, nastąpi po przeliczeniu EURO na PLN z zastosowaniem tabeli kursów średnich, zgodnie z ustawą z dnia 27 lipca 2002 r. Prawo dewizowe (Dz. U. z 2012 poz. 826 ze zm.), w dniu poprzedzającym dzień wypłaty należności.
2.19. Faktura VAT lub załącznik do faktury powinien zawierać: imię i nazwisko gościa hotelowego, nazwę i adres hotelu, datę pobytu, rodzaj zajmowanego pokoju, informację o śniadaniu.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia zamówień uzupełniających zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 Prawa zamówień publicznych, w zakresie przedmiotowym określonym w części II SIWZ. Zamówienia uzupełniające nie mogą przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego a ich przedmiotem mogą być usługi zgodne z określonymi w części II SIWZ.

Czas: D

Data zakończenia: 30/06/2013

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Wykonawca musi wykazać się, że jest wpisany do Centralnej ewidencji organizatorów turystyki i pośredników turystycznych

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawca musi wykazać się, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje) co najmniej 2 usługi dotyczące rezerwacji miejsc hotelowych łącznie w Polsce i za granicą, w tym posiadają i udokumentują doświadczenie w rezerwacji hoteli w krajach Azji, Stanów Zjednoczonych i Europy. Wykonawca musi potwierdzić ich należyte wykonanie, poprzez przedstawienie odpowiednich dokumentów wystawionych przez zamawiającego lub odbiorcę usługi

Sytuacja ekonomiczna:
W celu potwierdzenia opisanego przez Zamawiającego spełniania warunku
dotyczącego sytuacji ekonomicznej i finansowej Wykonawca musi złożyć
Polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że Wykonawca jest
ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności
gospodarczej na kwotę nie niższą niż 50 000,00 zł.
Ubezpieczenie powinno obejmować cały okres realizacji umowy, a jeżeli obejmuje okres krótszy wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do przedłożenia ubezpieczenia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
dokument potwierdzający, że Wykonawca jest wpisany do Centralnej ewidencji organizatorów turystyki i pośredników turystycznych jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004 r. nr 223, poz. 2268 ze zm.).

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonany zostanie wybór Wykonawcy.
Zmiany dotyczyć mogą następujących kwestii:

a) osoby uprawnionej do kontaktu lub podpisania protokołu odbioru Zamawiającego
lub Wykonawcy.
Zmiana dokonana zostanie w przypadku zaistnienia okoliczności faktycznie
obiektywnych, które uniemożliwiać będą konkretnej osobie wskazanej w umowie do
realizacji jej postanowień, np.: rozwiązanie umowy o pracę, choroba, śmierć
pracownika, utrata uprawnień, itp.,
b) stawki podatku VAT, zgodnie w powszechnie obowiązującymi przepisami prawa
z uwzględnieniem zmiany w całościowym wynagrodzeniu Wykonawcy.
Zmiana dokonana zostanie w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących
przepisów prawa w zakresie rozliczeń podatkowych i obowiązujących stawek
podatku VAT mających związek z niniejszym przedmiotem zamówienia,

Jeżeli w trakcie realizacji umowy Zamawiający lub Wykonawca dojdzie do wniosku, że w celu właściwej realizacji zamówienia istnieje potrzeba dokonania przewidzianej przez Zamawiającego w SIWZ zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty, to każda ze stron może się zwrócić do drugiej na piśmie z wnioskiem o dokonanie takiej zmiany,
Zmiany będą dokonywane na piśmie w postaci aneksu do zawartej umowy po uprzednim wyrażeniu zgody na zmianę przez obie strony.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.uokik.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów
00 - 950 Warszawa, Pl. Powstańców Warszawy 1

Data składania wniosków, ofert: 18/01/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów
00 - 950 Warszawa, Pl. Powstańców Warszawy 1
Kancelaria pok. 116

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
551100004 (Hotelarskie usługi noclegowe)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Podobne przetargi