287756 / 2015-10-28 - Administracja samorządowa / Gmina Miasto Częstochowa (Częstochowa)

Zakup i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w Gminie Miasto Częstochowa

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w Gminie Miasto Częstochowa.
Przedmiotowe zamówienie obejmuje:
1) Instalację oprogramowania serwerowego.
2) Dostosowanie oprogramowania do wymagań Urzędu Miasta Częstochowy.
3) Migrację danych z obecnie użytkowanego systemu OfficeObjects®Document Manager do nowego systemu. Zamawiający zastrzega, że nie posiada struktury obecnego systemu. Migracja danych będzie możliwa na podstawie przekazania backupu obecnej bazy danych.
4) Poprawę numeracji grupy spraw i spraw z 2012 r. W wyniku poprzedniej migracji w systemie znajduje się około 6 tys. spraw z tą samą numeracją.
5) Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu Miasta Częstochowy - około 850 osób.
6) Świadczenie serwisu, pomocy technicznej, aktualizacji systemu oraz aktualizacji związanych ze zmianami obowiązującego prawa przez okres 24 miesięcy od daty uruchomienia systemu

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 287756

Data publikacji: 2015-10-28

Nazwa: Gmina Miasto Częstochowa

Ulica: ul. Śląska 11/13

Numer domu: 11/13

Miejscowość: Częstochowa

Kod pocztowy: 42-217

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 34 3707100

Numer faxu: 34 3707170

Adres strony internetowej: www.czestochowa.pl

Regon: 15139900200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w Gminie Miasto Częstochowa

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w Gminie Miasto Częstochowa.
Przedmiotowe zamówienie obejmuje:
1) Instalację oprogramowania serwerowego.
2) Dostosowanie oprogramowania do wymagań Urzędu Miasta Częstochowy.
3) Migrację danych z obecnie użytkowanego systemu OfficeObjects®Document Manager do nowego systemu. Zamawiający zastrzega, że nie posiada struktury obecnego systemu. Migracja danych będzie możliwa na podstawie przekazania backupu obecnej bazy danych.
4) Poprawę numeracji grupy spraw i spraw z 2012 r. W wyniku poprzedniej migracji w systemie znajduje się około 6 tys. spraw z tą samą numeracją.
5) Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu Miasta Częstochowy - około 850 osób.
6) Świadczenie serwisu, pomocy technicznej, aktualizacji systemu oraz aktualizacji związanych ze zmianami obowiązującego prawa przez okres 24 miesięcy od daty uruchomienia systemu

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres w miesiącach: 12

Informacja na temat wadium:
Na etapie składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wadium nie jest wymagane. Zamawiający wymaga złożenia wadium w wysokości 15.000,00 zł (słownie: piętnaście tysięcy złotych) przy złożeniu oferty ostatecznej (po przeprowadzonych negocjacjach z Wykonawcami dopuszczonymi do udziału w negocjacjach)

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
O zamówienie publiczne mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, tj. udokumentują wykonanie, tj. zakończenie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:
a) co najmniej jednej usługi polegającej na dostarczeniu i wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Jednostkach Samorządu Terytorialnego obsługującego minimum 100 000 pism rocznie przy minimum 500 użytkownikach;
b) co najmniej jednej usługi polegającej na udanej migracji danych z systemu Office Objects Document Manager lub Office Objects DocMan firmy Rodan Systems S.A.
W/w warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli elementy składowe (lit. a i b) tego warunku były zrealizowane w jednym kontrakcie, jak również w osobnych kontraktach.

Potencjał techniczny:
O zamówienie publiczne mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują systemem elektronicznego obiegu dokumentów z pełnym polskim interfejsem użytkownika, do którego posiadają prawa autorskie.

Sytuacja ekonomiczna:
O zamówienie publiczne mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy, tj. posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową o łącznej kwocie w wysokości co najmniej 300.000,00 zł.
W przypadku Wykonawców, którzy wykażą kwotę posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową w innej walucie niż PLN, zamawiający przeliczy ich wartość według średniego kursu NBP z dnia wystawienia informacji potwierdzającej wysokość posiadanych środków lub zdolność kredytową.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 12: Tak

Oświadczenie nr 15: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Dokumentem potwierdzającym spełnianie warunku określonego w pkt III.3.3) niniejszego ogłoszenia jest wykaz potencjału technicznego, którym dysponuje Wykonawca i które będzie wykorzystane w wykonywaniu zamówienia spełniający wymagania określone w pkt III.3.3) ogłoszenia sporządzony według załącznika nr 4 do ogłoszenia. W/w dokument winien być złożony w formie oryginału.
1. Wymagania dotyczące dokumentów, określonych w punktach od III.4.1.) do III.4.3) niniejszego ogłoszenia: W przypadku spółek cywilnych do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy złożyć zaświadczenie z Urzędu Skarbowego oraz z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zarówno na spółkę, jak i na każdego ze wspólników. 1.1. Dokumenty o których mowa w punkcie III.4.4. niniejszego ogłoszenia, wykaz wykonanych usług (z pkt III.4.1) oraz oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (z pkt III.4.2) winny być złożone w oryginale. Dokumenty o których mowa w pozostałych ppkt punktu III.4.2) oraz dowody dotyczące usług wymienionych w wykazie określające czy usługi zostały wykonane należycie winny być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę (-y) uprawnioną (-e) do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. 1.2. W przypadku składania wspólnego wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przez kilku przedsiębiorców (tzw. konsorcjum) lub przez spółkę cywilną, każdy ze wspólników konsorcjum lub spółki cywilnej musi złożyć dokumenty wymienione w punkcie III.4.2) ogłoszenia (lub w punktach III.4.3.1) niniejszego ogłoszenia - jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wraz z oświadczeniem o braku podstaw do wykluczenia (z pkt III.4.2) i III.4.4) niniejszego ogłoszenia). Pozostałe dokumenty będą traktowane jako wspólne. Wspólnicy muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli każdego ze wspólników. Wspólnicy ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia, określoną w art. 366 Kodeksu cywilnego. 1.3. Zgodnie z art. 26 ust. 2b Prawa zamówień publicznych Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym oraz zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, tj. przedstawić pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. W/w zobowiązanie musi być przedstawione w oryginale. Zamawiający wymaga podania przez Wykonawcę nazw (firm) podwykonawców, na których zasoby Wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 tej ustawy. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy. 1.4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku, gdy wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w punktach III.3.2), III.3.3) oraz III.3.5) ogłoszenia polega na zasobach innych podmiotów, kopie dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, dotyczących odpowiednio wspólników konsorcjum lub innych podmiotów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez wspólników konsorcjum (każdy w odniesieniu do dokumentów go dotyczących) lub przez pełnomocnika konsorcjum, jeżeli będzie miał do tej czynności upoważnienie, a w odniesieniu do innych podmiotów przez upoważnionych przedstawicieli tych podmiotów (każdy w odniesieniu do dotyczących go dokumentów)
2. Inne dokumenty wymagane przez Zamawiającego: a) Wypełniony Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (stanowiący załącznik nr 1 do ogłoszenia), zawierający oświadczenie, że Wykonawca spełnia wszystkie warunki określone w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, a także informację, czy Wykonawca należy/nie należy do grupy kapitałowej. Upoważnienie osób podpisujących wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do wniosku. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy, to do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej notarialnie. b) Wykaz wykonanych usług spełniających wymagania określone w pkt III.3.2)a) i III.3.2)b) niniejszego ogłoszenia sporządzony według załącznika nr 2 i 3 do ogłoszenia. c) Wykaz potencjału technicznego, którym dysponuje Wykonawca i które będzie wykorzystane w wykonywaniu zamówienia spełniający wymagania określone w pkt III.3.3) ogłoszenia sporządzony według załącznika nr 4 do ogłoszenia. d) Wykaz wykonanych usług spełniający wymagania określone w pkt IV.1.2)1. niniejszego ogłoszenia sporządzony według załącznika nr 5 do ogłoszenia.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: NO

Liczba wykonawców: 3

Warunki wyboru wykonawców:
Wykonawcy zostaną poddani ocenie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w wyniku której zostaną przyznane im punkty liczone w następujący sposób:
1. Doświadczenie Wykonawcy we wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Jednostkach Samorządu Terytorialnego (max 20 pkt).
Za zrealizowane wdrożenia w/w systemu, zakończone w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:
a) 1-2 wdrożenia w JST - 10 pkt;
b) 3 lub więcej wdrożeń w JST - 20 pkt.
2. Doświadczenie Wykonawcy we wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Jednostkach Samorządu Terytorialnego obsługującego minimum 100 000. pism rocznie przy minimum 500 użytkownikach (max 30 pkt).
Za zrealizowane wdrożenia w w/w zakresie (powyżej minimum opisanego w pkt III.3.2)a) niniejszego ogłoszenia), zakończone w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:
a) 1 wdrożenie w JST - 20 pkt;
b) 2 lub więcej wdrożeń w JST - 30 pkt.
3. Doświadczenie Wykonawcy w udanej migracji danych z systemu Office Objects Document Manager lub Office Objects DocMan firmy Rodan Systems S.A (max 50 pkt).
Za udane migracje danych z w/w systemów (powyżej minimum opisanego w pkt III.3.2)b) niniejszego ogłoszenia), zakończone w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie::
a) 1 udana migracja - 40 pkt;
b) 2 lub więcej udanych migracji - 50 pkt.
Maksymalna łączna ocena wynosi 100 pkt.
Opisanej powyżej punktacji podlegać będą wyłącznie doświadczenia Wykonawcy zawierające dowody dotyczące usług wymienionych w wykazach określające czy w/w usługi zostały wykonane należycie, tzn.
- poświadczenie, np. referencje albo
- oświadczenie Wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej.
W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazach, o których mowa w punkcie III.6.2.b) niniejszego ogłoszenia, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej.
Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu, będzie mniejsza niż 3, Zamawiający zaprosi do składania ofert wstępnych wszystkich Wykonawców, którzy spełnią te warunki.
Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu, będzie większa niż 3, Zamawiający zaprosi do składania ofert wstępnych Wykonawców, którzy otrzymali najwyższe oceny spełniania tych warunków.
W przypadku gdy kilku Wykonawców uzyska taką samą ilość punktów, Zamawiający zaprosi do składania ofert wstępnych Wykonawcę, który przeprowadził większą ilość udanych migracji określonych w punkcie IV.1.2).3. niniejszego ogłoszenia.
Jeżeli więcej niż jeden Wykonawca uplasuje się na 3 miejscu, Zamawiający zaprosi do składania ofert wszystkich tych Wykonawców.

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
I. W przypadku zmiany urzędowej stawki podatku VAT strony umowy zobowiązują się do podpisania aneksu do umowy regulującego wysokość podatku VAT i ceny brutto umowy.
II. Zamawiający z ważnych przyczyn nie dających się przewidzieć w chwili zawarcia umowy, wstrzyma wykonanie prac.
III. Zaistnieją przyczyny niezależne od działania stron, których przy zachowaniu wszelkich należytych środków nie można uniknąć ani im zapobiec.
IV. Zmiany podwykonawców na zasobach, których Wykonawca opierał się wykazując spełnianie warunków udziału w postępowaniu pod warunkiem, że nowy podwykonawca wykaże spełnianie warunków w zakresie nie mniejszym niż wskazany na wcześniejszym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dotychczasowy podwykonawca.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 60

Nazwa kryterium 2: Funkcjonalność systemu

Znaczenie kryterium 2: 40

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia:
SIWZ zostanie przekazana Wykonawcom wraz z zaproszeniem do złożenia oferty wstępnej

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
SIWZ zostanie przekazana Wykonawcom wraz z zaproszeniem do złożenia oferty wstępnej

Data składania wniosków, ofert: 09/11/2015

Godzina składania wniosków, ofert: 09:30

Miejsce składania:
Biuro Obsługi Interesanta (parter), stanowisko Wydziału Nadzoru i Administracji, ul. Śląska 11/13, 42-217 Częstochowa

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Kody CPV:
480000008 (Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
723111009 (Usługi konwersji danych)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
805110009 (Usługi szkolenia personelu)

Podobne przetargi