70114 / 2013-02-19 - Administracja samorządowa / Hala Sportowo-Widowiskowa Zakład Budżetowy (Gdynia)

Wykonywanie i obróbka zdjęć z wydarzeń odbywających się w Hali Sportowo-Widowiskowej w Gdyni

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie oraz obróbka profesjonalnych zdjęć o wysokiej rozdzielczości w technice cyfrowej z wydarzeń (tj. imprez/meczów/koncertów i in.) odbywających się w Hali Sportowo-Widowiskowej w Gdyni, niezależnie od warunków panujących w obiekcie hali, narzuconych wymogami technicznymi imprez.
1.1. przedmiot zamówienia realizowany będzie sukcesywnie, zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego i na każdorazowe jego zlecenie w postaci pisemnej z podanym szczegółowo harmonogramem imprezy (czas trwania, najważniejsze punkty, itp.) wraz z krótkim opisem wymaganych ujęć (typu: scena, widownia, sala konferencyjna, hol główny) zgodnie z pozwoleniem organizatora imprezy na wykonie fotografii, sposób wykonywania zdjęć pion/poziom;
1.2. zamówienie każdorazowo musi być zrealizowane na satysfakcjonującym poziomie technicznym i estetycznym niezależnie od warunków panujących w obiekcie hali, a narzuconych wymogami technicznymi danej imprezy - np. specyficzne (trudne) warunki oświetleniowe, efekty pirotechniczne / dymy, inne ograniczenia określone przez organizatora
1.3. zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru wydarzeń, z których będą wykonywane zdjęcia,
1.4. w przypadku wydarzeń nie dłuższych niż jednodniowych wymagane jest wykonanie i obróbka materiału zdjęciowego w ilości nie mniej niż 30 szt. zdjęć składających się na 1 komplet z imprezy - poprawnych technicznie i optymalnych jakościowo - wraz z ich transferem na serwer FTP Zamawiającego za pomocą podanego loginu i hasła; Wykonawca zobowiązuje się do transferu minimum 5 najlepszych zdjęć na serwer FTP Zamawiającego do godz. 12.00 dnia kalendarzowego, następującego po danej imprezie oraz do transferu pozostałych zdjęć w ciągu 3 dni kalendarzowych następujących po danej imprezie oraz przekaże komplet 30 zdjęć z danej imprezy w ciągu trzech dni kalendarzowych następujących po imprezie do sekretariatu hali w godzinach pracy biura na nośniku CD lub DVD,
1.5. w przypadku wydarzeń wielodniowych (tj. odbywających się w dwu lub więcej dniach np. Kolosy, Turnieje Gier Zespołowych) Zamawiający uzgodni z Wykonawcą szczegółowe wymagania dotyczące wykonania materiału reportażowego w formie pisemnej zwiększając ilość zdjęć stanowiących 1 komplet do 50 szt. zdjęć. Transfer i dostarczenie całego materiału zdjęciowego stanowiącego 1 komplet na serwer FTP i na nośniku CD/DVD do biura Zamawiającego jw. Termin ostateczny na dostarczenie całego kompletu liczy się od dnia zakończenia imprezy wielodniowej, przy czym transfer na serwer FTP - 5 najlepszych zdjęć następuje po każdym dniu do godz. 12.00 następnego dnia kalendarzowego.
1.6. Wszystkie zdjęcia muszą być zapisane w dwóch formatach: surowego obrazu matrycy RAW/NEF oraz zapisane - przeformatowane (na bazie RAW/NEF) do formatu JPG.
1.7. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia, w szczególności właściwy dobór techniki wykonania zdjęć do charakteru danej imprezy.
2. Na podstawie dotychczasowych danych Zamawiający przewiduje, iż w okresie trwania umowy odbędzie się 100 wydarzeń, jednakże ilość ta jest jedynie przewidywana.
3. Zamawiający informuje, że wydarzenia mogą się odbywać w różnych godzinach/porach dnia jak oraz w święta i dniach wolnych od pracy.
4. Zamawiający będzie zlecał wykonywanie zdjęć z co najmniej 5 dniowym wyprzedzeniem, jednakże zastrzega sobie prawo do dokonywania zleceń w terminie do 24 godzin przez planowanym wydarzeniem.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania w całości ilości przewidywanego zamówienia, jeżeli wynikać to będzie z jego faktycznych potrzeb w zakresie przedmiotu umowy. W takim przypadku wynagrodzenie wykonawcy ulegnie zmniejszeniu proporcjonalnie do faktycznie wykonanej usługi. Maksymalny zakres przedmiotu zamówienia może zostać pomniejszony maksymalnie o 40% ogólnej wartości zamówienia tzn. zostanie zrealizowany w co najmniej 60%. Z tego tytułu wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń w stosunku do niezrealizowanej części zamówienia.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 70114

Data publikacji: 2013-02-19

Nazwa: Hala Sportowo-Widowiskowa Zakład Budżetowy

Ulica: ul. Kazimierza Górskiego 8

Numer domu: 8

Miejscowość: Gdynia

Kod pocztowy: 81-302

Województwo / kraj: pomorskie

Numer telefonu: 058 783 55 00

Numer faxu: 058 783 55 99

Regon: 19309923000000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonywanie i obróbka zdjęć z wydarzeń odbywających się w Hali Sportowo-Widowiskowej w Gdyni

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie oraz obróbka profesjonalnych zdjęć o wysokiej rozdzielczości w technice cyfrowej z wydarzeń (tj. imprez/meczów/koncertów i in.) odbywających się w Hali Sportowo-Widowiskowej w Gdyni, niezależnie od warunków panujących w obiekcie hali, narzuconych wymogami technicznymi imprez.
1.1. przedmiot zamówienia realizowany będzie sukcesywnie, zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego i na każdorazowe jego zlecenie w postaci pisemnej z podanym szczegółowo harmonogramem imprezy (czas trwania, najważniejsze punkty, itp.) wraz z krótkim opisem wymaganych ujęć (typu: scena, widownia, sala konferencyjna, hol główny) zgodnie z pozwoleniem organizatora imprezy na wykonie fotografii, sposób wykonywania zdjęć pion/poziom;
1.2. zamówienie każdorazowo musi być zrealizowane na satysfakcjonującym poziomie technicznym i estetycznym niezależnie od warunków panujących w obiekcie hali, a narzuconych wymogami technicznymi danej imprezy - np. specyficzne (trudne) warunki oświetleniowe, efekty pirotechniczne / dymy, inne ograniczenia określone przez organizatora
1.3. zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru wydarzeń, z których będą wykonywane zdjęcia,
1.4. w przypadku wydarzeń nie dłuższych niż jednodniowych wymagane jest wykonanie i obróbka materiału zdjęciowego w ilości nie mniej niż 30 szt. zdjęć składających się na 1 komplet z imprezy - poprawnych technicznie i optymalnych jakościowo - wraz z ich transferem na serwer FTP Zamawiającego za pomocą podanego loginu i hasła; Wykonawca zobowiązuje się do transferu minimum 5 najlepszych zdjęć na serwer FTP Zamawiającego do godz. 12.00 dnia kalendarzowego, następującego po danej imprezie oraz do transferu pozostałych zdjęć w ciągu 3 dni kalendarzowych następujących po danej imprezie oraz przekaże komplet 30 zdjęć z danej imprezy w ciągu trzech dni kalendarzowych następujących po imprezie do sekretariatu hali w godzinach pracy biura na nośniku CD lub DVD,
1.5. w przypadku wydarzeń wielodniowych (tj. odbywających się w dwu lub więcej dniach np. Kolosy, Turnieje Gier Zespołowych) Zamawiający uzgodni z Wykonawcą szczegółowe wymagania dotyczące wykonania materiału reportażowego w formie pisemnej zwiększając ilość zdjęć stanowiących 1 komplet do 50 szt. zdjęć. Transfer i dostarczenie całego materiału zdjęciowego stanowiącego 1 komplet na serwer FTP i na nośniku CD/DVD do biura Zamawiającego jw. Termin ostateczny na dostarczenie całego kompletu liczy się od dnia zakończenia imprezy wielodniowej, przy czym transfer na serwer FTP - 5 najlepszych zdjęć następuje po każdym dniu do godz. 12.00 następnego dnia kalendarzowego.
1.6. Wszystkie zdjęcia muszą być zapisane w dwóch formatach: surowego obrazu matrycy RAW/NEF oraz zapisane - przeformatowane (na bazie RAW/NEF) do formatu JPG.
1.7. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia, w szczególności właściwy dobór techniki wykonania zdjęć do charakteru danej imprezy.
2. Na podstawie dotychczasowych danych Zamawiający przewiduje, iż w okresie trwania umowy odbędzie się 100 wydarzeń, jednakże ilość ta jest jedynie przewidywana.
3. Zamawiający informuje, że wydarzenia mogą się odbywać w różnych godzinach/porach dnia jak oraz w święta i dniach wolnych od pracy.
4. Zamawiający będzie zlecał wykonywanie zdjęć z co najmniej 5 dniowym wyprzedzeniem, jednakże zastrzega sobie prawo do dokonywania zleceń w terminie do 24 godzin przez planowanym wydarzeniem.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania w całości ilości przewidywanego zamówienia, jeżeli wynikać to będzie z jego faktycznych potrzeb w zakresie przedmiotu umowy. W takim przypadku wynagrodzenie wykonawcy ulegnie zmniejszeniu proporcjonalnie do faktycznie wykonanej usługi. Maksymalny zakres przedmiotu zamówienia może zostać pomniejszony maksymalnie o 40% ogólnej wartości zamówienia tzn. zostanie zrealizowany w co najmniej 60%. Z tego tytułu wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń w stosunku do niezrealizowanej części zamówienia.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających do 20% wartości zamówienia podstawowego, polegających na powtórzeniu tych samych czynności.

Czas: D

Data zakończenia: 15/06/2015

Zaliczka: Nie

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokument potwierdzenia III.5: Tak

Inne dokumenty potwierdzające III.5:
W celu potwierdzenia, że przedmiot zamówienia będzie spełniać wymaganiom określonym przez zamawiającego, zamawiający żąda dołączenia do oferty portfolio wykonawcy na płytce CD/DVD w formacie PDF, prezentacji PowerPoint lub pod postacią pojedynczych plików ze zdjęciami, opatrzonych odpowiednim opisem. Jako uzupełnienie wykonawca wskaże w Formularzu Oferty adres strony WWW zawierającej portfolio i/lub przykładowe realizacje.
Portfolio musi odpowiadać następującym wymogom:
- zestaw zdjęć musi prezentować satysfakcjonujący poziom techniczny i estetyczny, właściwy dobór techniki wykonywania fotografii do charakteru wydarzenia,
- ze względu na charakter zamówienia, przegląd zdjęć powinien zawierać przynajmniej 10 zdjęć z imprez sportowych (różne dyscypliny, preferowane zdjęcia z obiektów zamkniętych), 10 zdjęć z koncertów, oraz 5 zdjęć łącznie (w dowolnych ilościach) z konferencji, eventów, targów itp - w pionie i w poziomie.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Zamawiający informuje, iż dołączone portfolio zostaną zwrócone zgodnie z dyspozycją art. 97. ust. 2 Ustawy.

inne_dokumenty:
1. Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Pzp zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.
2. Jeżeli osoba/osoby podpisujące ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi być dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (kopia pełnomocnictwa powinna być poświadczona notarialnie).
3. Jeżeli w kraju zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt III.4.3. powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania - wystawione z odpowiednią datą wymaganą dla tych dokumentów.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
2. Zamawiający przewiduje, że wprowadzenie zmian do zawartej umowy możliwe będzie w sytuacjach, gdy Zamawiający uzna, że zmiany te są niezbędne celem zapewnienia prawidłowego wykonania umowy przez strony, w szczególności w następujących przypadkach:
a) Zmiana nazwy na skutek połączenia spółek, zmiany nazwy lub zmiana siedziby firmy,
b) zmiana sposobu wykonania lub zakresu zamówienia z przyczyn wcześniej nie przewidzianych, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego,
c) zmiana terminu płatności jeżeli wymagać będzie ochrona interesu Zamawiającego,
d) zmiana terminu wykonania zamówienia jednostkowego z przyczyn niezawinionych przez strony w tym m.in. z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie prac, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 70

Nazwa kryterium 2: Jakość

Znaczenie kryterium 2: 30

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia:
www.gdynia.pl/bip/jednostki i firmy związane z samorządem/kultura i sport/hala sportowo-widowiskowa

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Hala Sportowo - Widowiskowa, ul. Kazimierza Górskiego 8, 81-302 Gdynia, pok. 013B

Data składania wniosków, ofert: 28/02/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Hala Sportowo - Widowiskowa, ul. Kazimierza Górskiego 8, 81-302 Gdynia, sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
793422005 (Usługi w zakresie promocji)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
799610008 (Usługi fotograficzne)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
799620005 (Usługi obróbki zdjęć)

Podobne przetargi