298724 / 2013-07-26 - Administracja samorządowa / Urząd Miasta Chorzów, Biuro Zamówień Publicznych (Chorzów)

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2013-06-21 pod pozycją 120703. Zobacz ogłoszenie 120703 / 2013-06-21 - Administracja samorzÄ…dowa.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 298724

Data publikacji: 2013-07-26

Nazwa:
Urząd Miasta Chorzów, Biuro Zamówień Publicznych

Ulica: Rynek 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Chorzów

Kod pocztowy: 41-500

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 32 2-411-261...9

Numer faxu: 32 2-417-458

Regon: 27625530600000

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 120703

Data wydania biuletynu: 2013-06-21

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2013

Pozycja ogłoszenia: 120703

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Działania promocyjne i informacyjne w związku z realizacją projektu pn.:Zintegrowane podejście do problemów obszarów funkcjonalnych na przykładzie Chorzowa, Rudy Śląskiej i Świętochłowic

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Zaplanowanie i przeprowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych w związku z realizacją projektu pn. Zintegrowane podejście do problemów obszarów funkcjonalnych na przykładzie Chorzowa, Rudy Śląskiej i Świętochłowic. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu operacyjnego pomoc techniczna 2007-2013 w ramach konkursu organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na działania wspierające jednostki samorządu terytorialnego w zakresie planowania miejskich obszarów funkcjonalnych. Zakres i terminy realizacji poszczególnych działań: A. Zaplanowanie i przygotowanie linii kreacyjnej dla działań promocyjnych wraz z projektem logo i księgi znaku. Wytyczne: 1.Informacje ogólne o kampanii: a)Główny cel kampanii: -informowanie mieszkańców miast biorących udział w projekcie o obszarze funkcjonalnym, będącym na styku 3 miast zarówno w aspekcie przemysłowym, gospodarczym, społecznym jak i przestrzennym oraz o osiągniętych rezultatach i produktach projektu -zwiększenie świadomości opinii publicznej dotyczącej realizacji projektu -informowanie samych zainteresowanych-władz i pracowników samorządowych-o realizacji projektu -stworzenie właściwego wizerunku projektu w oczach mieszkańców miast, które go realizują, gwarantującego utrzymanie komunikacji społecznej w trakcie prac nad projektem -realizacja celów zawartych w aktualnym Planie komunikacji Programu Operacyjnego Pomocy Technicznej 2007-2013. b) Grupa docelowa działań promocyjnych i informacyjnych : -odbiorcy na szczeblu krajowym-ogół społeczeństwa, przedstawiciele rządu w szczególności MRR -odbiorcy na szczeblu regionalnym i lokalnym-ogół społeczeństwa woj. śląskiego, w szczególności mieszkańcy miast realizujących projekt, media lokalne i regionalne, podmioty zaangażowane w prace nad dokumentem objętym zakresem wniosku np. przedstawiciele NGO, przedstawiciele przedsiębiorstw i izb gospodarczych, pracownicy samorządów i przedstawiciele miast realizujących projekt Termin realizacji: Do: 30.08.2013r. B. Działania z zakresu public relations. Zakres prac: 1.Działania z zakresu public relations muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2.Realizacja działań musi być zgodna z przedstawionym scenariuszem. 3.Minimalna liczba działań-3 wydarzenia informacyjne dotyczące postępu w realizacji projektu: a)Konferencja prasowa otwierająca projekt-zwołana do 30 dni od daty rozpoczęcia rzeczowej realizacji projektu, po wcześniejszym rozesłaniu zaproszeń do: przedstawiciele krajowych, regionalnych i lokalnych mediów, przedstawicieli JST realizujących projekt, przedstawicieli MRR, przedstawicieli NGO, przedstawicieli przedsiębiorstw i izb gospodarczych. Przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat konferencji, merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących konferencje, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby konferencji prasowej. b)Seminarium dla podmiotów bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu - przedstawicieli JST realizujących projekt, przedstawicieli NGO, przedstawicieli przedsiębiorstw i izb gospodarczych, mieszkańców miast realizujących projekt. Przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat seminarium do 3 dni roboczych od dnia organizacji seminarium, merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących seminarium, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby seminarium. c)Konferencja prasowa zamykająca projekt-zwołana do 14 dni od daty zakończenia opracowania dokumentów objętych wnioskiem o dofinansowanie po wcześniejszym rozesłaniu zaproszeń do: przedstawiciele krajowych, regionalnych i lokalnych mediów, przedstawicieli JST realizujących projekt, przedstawicieli MRR, przedstawicieli NGO, przedstawicieli przedsiębiorstw i izb gospodarczych, przedstawicieli firm odpowiedzialnych za realizacje rzeczowego zakresu projektu. Przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat konferencji, merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących konferencje, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby konferencji prasowej. 4.Wynajem sal na przeprowadzenie wydarzeń z zakresu PR, wybór lokalizacji i dat ich przeprowadzenia nastąpi po uzgodnieniu z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, iż konferencja otwierająca projekt odbędzie się w Chorzowie, seminarium w Rudzie Śląskiej, konferencja zamykająca projekt w Świętochłowicach. Dopuszcza się w uzgodnieniu z Zamawiającym przeprowadzenie konferencji w salach, którymi dysponują Urzędy Miast biorących udział w projekcie. 5.Wykonawca roześle co najmniej 50 zaproszeń pocztą elektroniczną do uczestników każdej z konferencji prasowych oraz około 150 zaproszeń pocztą tradycyjną do uczestników seminarium. Lista zaproszonych na te wydarzenia podlega akceptacji Zamawiającego. 6.W miejscach, w których realizowane będą konferencje, Wykonawca zapewni odpowiednie wyposażenie i materiały umożliwiające realizację przedsięwzięcia zgodnie ze scenariuszem. 7.Wykonawca zapewni catering w formie słodkiego poczęstunku plus kawa, herbata, woda, soki dla przybyłych na 2 konferencje prasowe oraz słodkiego poczęstunku plus kawa, herbata, woda soki plus lunchu dla uczestników seminarium . 8.Wykonawca zapewni wykwalifikowany personel w trakcie realizacji wszystkich konferencji oraz minimum 6 prelegentów w trakcie organizowanego seminarium w porozumieniu z Zamawiającym. Termin realizacji: Do 30.01.2015r. C. Wykonanie gadżetów reklamowych i materiałów informacyjnych. Zakres prac: 1. Wykonane gadżety i materiały muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2. Wykonanie 300 sztuk długopisów z obudową metalową; 300 sztuk notesów konferencyjnych formatu A5, 50-kartkowych; 300 sztuk teczek projektowych w formacie A5 na notes, długopis i materiały informacyjne; projekt, druk i dystrybucja 9 000 sztuk ulotek o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego, formatu A4 składane do DL, surowiec - papier min. 170 g, w pełnym kolorze; projekt, druk i dystrybucja 3 000 sztuk plakatów w formacie B2, surowiec papier min. 250 g, w pełnym kolorze - projekt zaakceptowany przez Zamawiającego. 3. 300 drobnych pamiątkowych gadżetów projektowych - wzór zaakceptowany przez Zamawiającego. 4. Wykonanie 300 sztuk pen drive-ów o pojemności co najmniej 2 GB będących nośnikiem elektronicznym przygotowanej przez Wykonawcę prezentacji z materiałami konsultacyjnymi. Typ pen drive-ów-twister, rodzaj obudowy: plastikowy/metalowy, znakowanie: grawer. Zawartość pamięci pen drive-ów zapisana po akceptacji Zamawiającego. 5. Wszytkie gadżety i materiały informacyjne muszą mieć zamieszczone logotypy stosowane przy oznakowaniu projektów realizowanych ze środków POPT 2007-2013. Termin realizacji: Do 28.03.2014r. D. Wykonanie i obsługa strony internetowej. Zakres prac: 1.Strona internetowa musi być zgodna z przedstawioną linią kreacyjną. 2.Na stronie internetowej Wykonawca zamieści treści zaakceptowane przez Zamawiającego. 3.Strona ma stanowić punkt odniesienia dla pozostałych działań prowadzonych w ramach kampanii informacyjnej i promocyjnej. 4.Strona internetowa będzie funkcjonować pod domeną zarezerwowaną przez Wykonawcę i na zapewnionym przez niego serwerze. Strona będzie informować szczegółowo o przebiegu realizacji projektu. Na stronie publikowane będą w szczególności treści : 1)opis projektu wraz z jej głównymi celami, kosztami i spodziewanymi efektami , 2)informacja o współfinansowaniu projektu 3)zakładka wydarzenia informacyjne 4)zakładka konsultacje społeczne 5)zakładka postęp prac 6)zakładka opis projektu 7)zakładka produkty i rezultaty projektu 8)zakładka aktualności 9)zakładka zespół projektowy 10)fanpage projektu na Facebook-u 5.Wykonawca wykona baner graficzny służący reklamowaniu strony w innych serwisach, w tym na stronach miast pracujących nad projektem. Baner będzie przekierowywał na stronę projektową. 6.Wykonawca zadba o jak najlepsze SEO in House strony i zapewni możliwość monitorowania statystyk dziedzin strony dedykowanej przedmiotowej kampanii. Termin realizacji: Do 12.08.2013r. winna być wykonana strona internetowa, a jej obsługa powinna trwać do 28.02.2015r. E. Przeprowadzenie konsultacji społecznych. Zakres prac: 1.Działania z zakresu przeprowadzenia konsultacji społecznych muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2.Realizacja działań musi być zgodna z przedstawionym scenariuszem. 3.inimalna liczba działań - 9 paneli konsultacyjnych, po 3 w każdym z miast biorących udział w realizacji projektu: a)Tematyka każdego ze spotkań będzie proponowana ma około 45 dni przed jego organizacją, a każde spotkanie potrwa około 3 godzin. 4.Sposób dystrybucji wykonanych materiałów informacyjnych tj. plakatów i ulotek opisanych w punkcie C podlega uzgodnieniu z Zamawiającym. 5.Zapewnienie cateringu łącznie dla 300 osób - słodki poczęstunek plus kanapki. 6.Zapewnienie dwóch wykwalifikowanych moderatorów w trakcie wszystkich 9 trzygodzinnych spotkań oraz wynajem na potrzeby ich przeprowadzenia. 7.Przeprowadzenie konsultacji on - line - opracowanie arkusza ankietowo/sondażowego dla każdego z 9 spotkań. Termin realizacji: Pierwsze konsultacje społeczne winny odbyć się w terminie do 30.12.2013 r., natomiast w 2014r. planuje się zorganizowanie dwukrotnie konsultacji -pierwszych w terminie do 30.06.2014r.,a drugie do 28.11.2014r.Powysze terminy dotyczą wszystkich trzech miast. F. Regionalne reklamy prasowe. Zakres prac: 1.Reklamy prasowe muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2.Adaptacja projektu reklamy prasowej przygotowanej przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika - przygotowanie do druku, zgodnie z wymogami technicznymi wydawców. 3.Reklama prasowa musi być wykonana dla ekspozycji w następującym formacie: 3.1. 16 modułów - 4x4 ( Dziennik Zachodni) lub równoważne (gwiazdka) dot. pkt. 3.1.(gwiazdka) - gazeta poświęcona tematyce informacyjnej i społecznej, posiadająca dodatek miejski dla Chorzowa, Rudy Śląskiej i Świętochłowic,, nakład minimum dla każdego z wymienionych miast Chorzów 8000 egz. , Ruda Śląska 7000 egz. Świętochłowice 3000 egz. 4.Przekazanie reklam do wydawcy, nadzór nad drukiem i emisją. 5.Zamówienie obejmuje zakupu powierzchni reklamowej: -wybór wydawcy oraz zapewnienie (zakup) ekspozycji reklam (wszelkie ustalenia formalne). -miejsce ekspozycji reklam prasowych: wszystkie reklamy umieszczone na prawych stronach, na kolumnach redakcyjnych, pełen kolor -format, minimalna ilość oraz data emisji reklam prasowych: Lp. Rodzaj prasy (gwiazdka) Ilość/Format 1.Dodatek Dziennika Zachodniego lub równoważne. Rodzaj dodatku (chorzowski, świętochłowicki ,rudzki) dla każdego artykułu wybrany w uzgodnieniu z Zamawiającym. Maksymalnie 9 artykułów w ramach umowy. 16 modułów (4x4) lub równoważne(gwiazdaka). 6. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji reklamy prasowe na 14 dni przed datą pierwszej emisji. Termin emisji : a.Do 30.07.2013 r. data uzależniona od podpisania umowy z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, b.Do 30.08.2013r. data uzależniona od otrzymania dokumentu delimitującego obszar funkcjonalny, c.Do 30.03.2014r. tematyka informacji o programie winna być związana z powstawaniem dokumentów strategicznych, d.Do 30.08.2014r. tematyka informacji winna być związana z programami operacyjnymi , e.Do 30.11.2014r. tematyka informacji winna być związana z wyborem terenów zdegradowanych do zagospodarowania z prezentacja koncepcji, f.Do 20.02.2015r. tematyka informacji winna być związana z wykonywaniem dokumentacji projektowej zagospodarowania terenów zdegradowanych oraz podsumowaniem samego projektu. g. W terminie od 01.12.2013r. do 30.08.2014r. winny ukazać się trzy artykuły informujące o projekcie i konsultacjach z nim związanych w zakresie terminu i ich miejsca. G. Wykonanie tablic informacyjnych i pamiątkowych o projekcie. 1. Wykonawca zaprojektuje i wykona 3 tablice pamiątkowe o projekcie, które zostaną umieszczone wewnątrz budynków urzędów miast Chorzów, Ruda Śląska i Świętochłowice. Rozmiar tablic, ich treść oraz materiał z którego zostaną wykonane zostaną ustalone z Zamawiającym. 2. Wykonawca zaprojektuje i wykona 12 tabliczek informacyjnych o projekcie, które zostaną umieszczone wewnątrz budynków urzędów miast Chorzów, Ruda Śląska i Świętochłowice. Rozmiar tabliczek, ich treść oraz materiał z którego zostaną wykonane zostaną ustalone z Zamawiającym. Termin realizacji: Pkt 1. do 02.08.2013 r. pkt 2. do 28.02.2015r. H. Ewaluacja działań promocyjnych i informacyjnych wraz z raportem pokamanijnym. Zakres prac: 1.Wykonawca przedstawi raport pokampanijny w zakresie zadań składających się na realizację przedmiotowej kampanii promocyjnej i informacyjne zawierający: a)dokumentację potwierdzającą wykonanie wszystkich usług (w tym dokumentacja fotograficzna, wszystkie egzemplarze publikacji, w których ukazała się informacja o projekcie). b)raport z wszystkich przeprowadzonych działań, w tym szacunkowe dane o zasięgu (liczbie osób do których dotarły poszczególne przekazy) na podstawie uzyskanych danych. c)forma wykonania raportu: wydruk zawierający ww. zakres w formacie A4 -6 egzemplarzy oraz wersji elektronicznej (pliki w formacie pdf., doc i xls)

Kody CPV:
793422005 (Usługi w zakresie promocji)

Kod trybu postepowania: PN

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Tak

nazwa programu UE:
Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu operacyjnego pomoc techniczna 2007-2013 w ramach konkursu organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na działania wspierające jednostki samorządu terytorialnego w zakresie planowania miejskich obszarów funkcjonalnych

Nazwa wykonawcy: Włodzimierz Rajczyk .bringMore advertising

Adres pocztowy wykonawcy: ul. Armii Krajowej 9a

Miejscowość: Chorzów

Kod pocztowy: 41-506

ID województwa: 11

Województwo / kraj: śląskie

Data udzielenie zamówienia: 23/07/2013

Liczba ofert: 2

Liczba odrzuconych ofert: 0

Szacunkowa wartość zamówienia: 66666,60

Cena wybranej oferty: 81991,80

Cena minimalna: 79581,00

Cena maksymalna: 81991,80

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

Podobne przetargi