120703 / 2013-06-21 - Administracja samorządowa / Urząd Miasta Chorzów, Biuro Zamówień Publicznych (Chorzów)

Działania promocyjne i informacyjne w związku z realizacją projektu pn.:Zintegrowane podejście do problemów obszarów funkcjonalnych na przykładzie Chorzowa, Rudy Śląskiej i Świętochłowic.

Opis zamówienia

Zaplanowanie i przeprowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych
w związku z realizacją projektu pn. Zintegrowane podejście do problemów obszarów funkcjonalnych na przykładzie Chorzowa, Rudy Śląskiej
i Świętochłowic.
Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu operacyjnego pomoc techniczna 2007-2013 w ramach konkursu organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na działania wspierające jednostki samorządu terytorialnego w zakresie planowania miejskich obszarów funkcjonalnych.
Zakres i terminy realizacji poszczególnych działań:
A. Zaplanowanie i przygotowanie linii kreacyjnej dla działań promocyjnych wraz z projektem logo i księgi znaku.
Wytyczne:
1.Informacje ogólne o kampanii:
a)Główny cel kampanii:
-informowanie mieszkańców miast biorących udział w projekcie o obszarze funkcjonalnym, będącym na styku 3 miast zarówno w aspekcie przemysłowym, gospodarczym, społecznym jak i przestrzennym oraz o osiągniętych rezultatach
i produktach projektu
-zwiększenie świadomości opinii publicznej dotyczącej realizacji projektu
-informowanie samych zainteresowanych-władz i pracowników samorządowych-o realizacji projektu
-stworzenie właściwego wizerunku projektu w oczach mieszkańców miast, które go realizują, gwarantującego utrzymanie komunikacji społecznej w trakcie prac nad projektem
-realizacja celów zawartych w aktualnym Planie komunikacji Programu Operacyjnego Pomocy Technicznej 2007-2013.
b) Grupa docelowa działań promocyjnych i informacyjnych :
-odbiorcy na szczeblu krajowym-ogół społeczeństwa,
przedstawiciele rządu w szczególności MRR
-odbiorcy na szczeblu regionalnym i lokalnym-ogół społeczeństwa woj. śląskiego, w szczególności mieszkańcy miast realizujących projekt, media lokalne i regionalne, podmioty zaangażowane w prace nad dokumentem objętym zakresem wniosku np. przedstawiciele NGO, przedstawiciele przedsiębiorstw i izb gospodarczych, pracownicy samorządów i przedstawiciele miast realizujących projekt
Termin realizacji:
Do: 30.08.2013r.
B. Działania z zakresu public relations.
Zakres prac:
1.Działania z zakresu public relations muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną.
2.Realizacja działań musi być zgodna z przedstawionym scenariuszem.
3.Minimalna liczba działań-3 wydarzenia informacyjne dotyczące postępu
w realizacji projektu:
a)Konferencja prasowa otwierająca projekt-zwołana do 30 dni od daty rozpoczęcia rzeczowej realizacji projektu, po wcześniejszym rozesłaniu zaproszeń do: przedstawiciele krajowych, regionalnych i lokalnych mediów, przedstawicieli JST realizujących projekt, przedstawicieli MRR, przedstawicieli NGO, przedstawicieli przedsiębiorstw i izb gospodarczych. Przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat konferencji, merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących konferencje, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby konferencji prasowej.
b)Seminarium dla podmiotów bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu - przedstawicieli JST realizujących projekt, przedstawicieli NGO, przedstawicieli przedsiębiorstw i izb gospodarczych, mieszkańców miast realizujących projekt. Przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat seminarium do 3 dni roboczych od dnia organizacji seminarium, merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących seminarium, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby seminarium.
c)Konferencja prasowa zamykająca projekt-zwołana do 14 dni od daty zakończenia opracowania dokumentów objętych wnioskiem o dofinansowanie po wcześniejszym rozesłaniu zaproszeń do: przedstawiciele krajowych, regionalnych i lokalnych mediów, przedstawicieli JST realizujących projekt, przedstawicieli MRR, przedstawicieli NGO, przedstawicieli przedsiębiorstw i izb gospodarczych, przedstawicieli firm odpowiedzialnych za realizacje rzeczowego zakresu projektu. Przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat konferencji, merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących konferencje, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby konferencji prasowej.
4.Wynajem sal na przeprowadzenie wydarzeń z zakresu PR, wybór lokalizacji i dat ich przeprowadzenia nastąpi po uzgodnieniu z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, iż konferencja otwierająca projekt odbędzie się w Chorzowie, seminarium w Rudzie Śląskiej, konferencja zamykająca projekt w Świętochłowicach. Dopuszcza się w uzgodnieniu z Zamawiającym przeprowadzenie konferencji w salach, którymi dysponują Urzędy Miast biorących udział w projekcie.
5.Wykonawca roześle co najmniej 50 zaproszeń pocztą elektroniczną do uczestników każdej z konferencji prasowych oraz około 150 zaproszeń pocztą tradycyjną do uczestników seminarium. Lista zaproszonych na te wydarzenia podlega akceptacji Zamawiającego.
6.W miejscach, w których realizowane będą konferencje, Wykonawca zapewni odpowiednie wyposażenie i materiały umożliwiające realizację przedsięwzięcia zgodnie ze scenariuszem.
7.Wykonawca zapewni catering w formie słodkiego poczęstunku plus kawa, herbata, woda, soki dla przybyłych na 2 konferencje prasowe oraz słodkiego poczęstunku plus kawa, herbata, woda soki plus lunchu dla uczestników seminarium .
8.Wykonawca zapewni wykwalifikowany personel w trakcie realizacji wszystkich konferencji oraz minimum 6 prelegentów w trakcie organizowanego seminarium w porozumieniu z Zamawiającym.
Termin realizacji:
Do 30.01.2015r.
C. Wykonanie gadżetów reklamowych i materiałów informacyjnych.
Zakres prac:
1. Wykonane gadżety i materiały muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną.
2. Wykonanie 300 sztuk długopisów z obudową metalową; 300 sztuk notesów konferencyjnych formatu A5, 50-kartkowych; 300 sztuk teczek projektowych w formacie A5 na notes, długopis i materiały informacyjne; projekt, druk i dystrybucja
9 000 sztuk ulotek o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego, formatu A4 składane do DL, surowiec - papier min. 170 g, w pełnym kolorze; projekt, druk i dystrybucja 3 000 sztuk plakatów w formacie B2, surowiec papier min. 250 g, w pełnym kolorze - projekt zaakceptowany przez Zamawiającego.
3. 300 drobnych pamiątkowych gadżetów projektowych - wzór zaakceptowany przez Zamawiającego.
4. Wykonanie 300 sztuk pen drive-ów o pojemności co najmniej 2 GB będących nośnikiem elektronicznym przygotowanej przez Wykonawcę prezentacji z materiałami konsultacyjnymi. Typ pen drive-ów-twister, rodzaj obudowy: plastikowy/metalowy, znakowanie: grawer. Zawartość pamięci pen drive-ów zapisana po akceptacji Zamawiającego.
5. Wszytkie gadżety i materiały informacyjne muszą mieć zamieszczone logotypy stosowane przy oznakowaniu projektów realizowanych ze środków POPT 2007-2013.
Termin realizacji:
Do 28.03.2014r.
D. Wykonanie i obsługa strony internetowej.
Zakres prac:
1.Strona internetowa musi być zgodna z przedstawioną linią kreacyjną.
2.Na stronie internetowej Wykonawca zamieści treści zaakceptowane przez Zamawiającego.
3.Strona ma stanowić punkt odniesienia dla pozostałych działań prowadzonych w ramach kampanii informacyjnej i promocyjnej.
4.Strona internetowa będzie funkcjonować pod domeną zarezerwowaną przez Wykonawcę i na zapewnionym przez niego serwerze. Strona będzie informować szczegółowo o przebiegu realizacji projektu.
Na stronie publikowane będą w szczególności treści :
1)opis projektu wraz z jej głównymi celami, kosztami i spodziewanymi efektami ,
2)informacja o współfinansowaniu projektu
3)zakładka wydarzenia informacyjne
4)zakładka konsultacje społeczne
5)zakładka postęp prac
6)zakładka opis projektu
7)zakładka produkty i rezultaty projektu
8)zakładka aktualności
9)zakładka zespół projektowy
10)fanpage projektu na Facebook-u
5.Wykonawca wykona baner graficzny służący reklamowaniu strony w innych serwisach, w tym na stronach miast pracujących nad projektem. Baner będzie przekierowywał na stronę projektową.
6.Wykonawca zadba o jak najlepsze pozycjonowanie strony i zapewni możliwość monitorowania statystyk dziedzin strony dedykowanej przedmiotowej kampanii.
Termin realizacji:
Do 12.08.2013r. winna być wykonana strona internetowa, a jej obsługa powinna trwać do 28.02.2015r.
E. Przeprowadzenie konsultacji społecznych.
Zakres prac:
1.Działania z zakresu przeprowadzenia konsultacji społecznych muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną.
2.Realizacja działań musi być zgodna z przedstawionym scenariuszem.
3.inimalna liczba działań - 9 paneli konsultacyjnych, po 3 w każdym z miast biorących udział w realizacji projektu:
a)Tematyka każdego ze spotkań będzie proponowana ma około 45 dni przed jego organizacją, a każde spotkanie potrwa około 3 godzin.
4.Sposób dystrybucji wykonanych materiałów informacyjnych tj. plakatów i ulotek opisanych w punkcie C podlega uzgodnieniu z Zamawiającym.
5.Zapewnienie cateringu łącznie dla 300 osób - słodki poczęstunek plus kanapki.
6.Zapewnienie dwóch wykwalifikowanych moderatorów w trakcie wszystkich
9 trzygodzinnych spotkań oraz wynajem na potrzeby ich przeprowadzenia.
7.Przeprowadzenie konsultacji on - line - opracowanie arkusza ankietowo/sondażowego dla każdego z 9 spotkań.
Termin realizacji:
Pierwsze konsultacje społeczne winny odbyć się w terminie do 30.12.2013 r., natomiast w 2014r. planuje się zorganizowanie dwukrotnie konsultacji -pierwszych w terminie do 30.06.2014r.,a drugie do 28.11.2014r.Powysze terminy dotyczą wszystkich trzech miast.
F. Regionalne reklamy prasowe.
Zakres prac:
1.Reklamy prasowe muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną.
2.Adaptacja projektu reklamy prasowej przygotowanej przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika - przygotowanie do druku, zgodnie z wymogami technicznymi wydawców.
3.Reklama prasowa musi być wykonana dla ekspozycji w następującym formacie:
3.1. 16 modułów - 4x4 ( Dziennik Zachodni) lub równoważne (gwiazdka)
dot. pkt. 3.1.(gwiazdka) - gazeta poświęcona tematyce informacyjnej i społecznej, posiadająca dodatek miejski dla Chorzowa, Rudy Śląskiej i Świętochłowic,, nakład minimum dla każdego z wymienionych miast Chorzów 8000 egz. , Ruda Śląska 7000 egz. Świętochłowice 3000 egz.
4.Przekazanie reklam do wydawcy, nadzór nad drukiem i emisją.
5.Zamówienie obejmuje zakupu powierzchni reklamowej:
-wybór wydawcy oraz zapewnienie (zakup) ekspozycji reklam (wszelkie ustalenia formalne).
-miejsce ekspozycji reklam prasowych: wszystkie reklamy umieszczone na prawych stronach, na kolumnach redakcyjnych, pełen kolor
-format, minimalna ilość oraz data emisji reklam prasowych:
Lp. Rodzaj prasy (gwiazdka) Ilość/Format
1.Dodatek Dziennika Zachodniego lub równoważne. Rodzaj dodatku (chorzowski, świętochłowicki ,rudzki) dla każdego artykułu wybrany w uzgodnieniu z Zamawiającym. Maksymalnie 9 artykułów w ramach umowy. 16 modułów (4x4) lub równoważne(gwiazdaka).
6. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji reklamy prasowe na 14 dni przed datą pierwszej emisji.
Termin emisji :
a.Do 30.07.2013 r. data uzależniona od podpisania umowy z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego,
b.Do 30.08.2013r. data uzależniona od otrzymania dokumentu delimitującego obszar funkcjonalny,
c.Do 30.03.2014r. tematyka informacji o programie winna być związana z powstawaniem dokumentów strategicznych,
d.Do 30.08.2014r. tematyka informacji winna być związana z programami operacyjnymi ,
e.Do 30.11.2014r. tematyka informacji winna być związana z wyborem terenów zdegradowanych do zagospodarowania z prezentacja koncepcji,
f.Do 20.02.2015r. tematyka informacji winna być związana z wykonywaniem dokumentacji projektowej zagospodarowania terenów zdegradowanych oraz podsumowaniem samego projektu.
g. W terminie od 01.12.2013r. do 30.08.2014r. winny ukazać się trzy artykuły informujące o projekcie i konsultacjach z nim związanych w zakresie terminu i ich miejsca.
G. Wykonanie tablic informacyjnych i pamiątkowych o projekcie.
1. Wykonawca zaprojektuje i wykona 3 tablice pamiątkowe o projekcie, które zostaną
umieszczone wewnątrz budynków urzędów miast Chorzów, Ruda Śląska i Świętochłowice.
Rozmiar tablic, ich treść oraz materiał z którego zostaną wykonane zostaną ustalone z Zamawiającym.
2. Wykonawca zaprojektuje i wykona 12 tabliczek informacyjnych o projekcie, które zostaną umieszczone wewnątrz budynków urzędów miast Chorzów, Ruda Śląska i Świętochłowice. Rozmiar tabliczek, ich treść oraz materiał z którego zostaną wykonane zostaną ustalone z Zamawiającym.
Termin realizacji:
Pkt 1. do 02.08.2013 r. pkt 2. do 28.02.2015r.
H. Ewaluacja działań promocyjnych i informacyjnych wraz z raportem pokamanijnym.
Zakres prac:
1.Wykonawca przedstawi raport pokampanijny w zakresie zadań składających się na realizację przedmiotowej kampanii promocyjnej i informacyjne zawierający:
a)dokumentację potwierdzającą wykonanie wszystkich usług (w tym dokumentacja fotograficzna, wszystkie egzemplarze publikacji, w których ukazała się informacja o projekcie).
b)raport z wszystkich przeprowadzonych działań, w tym szacunkowe dane o zasięgu (liczbie osób do których dotarły poszczególne przekazy) na podstawie uzyskanych danych.
c)forma wykonania raportu: wydruk zawierający ww. zakres w formacie A4 -6 egzemplarzy oraz wersji elektronicznej (pliki w formacie pdf., doc i xls).

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 120703

Data publikacji: 2013-06-21

Nazwa:
Urząd Miasta Chorzów, Biuro Zamówień Publicznych

Ulica: Rynek 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Chorzów

Kod pocztowy: 41-500

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 32 2-411-261...9

Numer faxu: 32 2-417-458

Adres strony internetowej: www.chorzow.eu

Regon: 27625530600000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Działania promocyjne i informacyjne w związku z realizacją projektu pn.:Zintegrowane podejście do problemów obszarów funkcjonalnych na przykładzie Chorzowa, Rudy Śląskiej i Świętochłowic.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Zaplanowanie i przeprowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych
w związku z realizacją projektu pn. Zintegrowane podejście do problemów obszarów funkcjonalnych na przykładzie Chorzowa, Rudy Śląskiej
i Świętochłowic.
Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu operacyjnego pomoc techniczna 2007-2013 w ramach konkursu organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na działania wspierające jednostki samorządu terytorialnego w zakresie planowania miejskich obszarów funkcjonalnych.
Zakres i terminy realizacji poszczególnych działań:
A. Zaplanowanie i przygotowanie linii kreacyjnej dla działań promocyjnych wraz z projektem logo i księgi znaku.
Wytyczne:
1.Informacje ogólne o kampanii:
a)Główny cel kampanii:
-informowanie mieszkańców miast biorących udział w projekcie o obszarze funkcjonalnym, będącym na styku 3 miast zarówno w aspekcie przemysłowym, gospodarczym, społecznym jak i przestrzennym oraz o osiągniętych rezultatach
i produktach projektu
-zwiększenie świadomości opinii publicznej dotyczącej realizacji projektu
-informowanie samych zainteresowanych-władz i pracowników samorządowych-o realizacji projektu
-stworzenie właściwego wizerunku projektu w oczach mieszkańców miast, które go realizują, gwarantującego utrzymanie komunikacji społecznej w trakcie prac nad projektem
-realizacja celów zawartych w aktualnym Planie komunikacji Programu Operacyjnego Pomocy Technicznej 2007-2013.
b) Grupa docelowa działań promocyjnych i informacyjnych :
-odbiorcy na szczeblu krajowym-ogół społeczeństwa,
przedstawiciele rządu w szczególności MRR
-odbiorcy na szczeblu regionalnym i lokalnym-ogół społeczeństwa woj. śląskiego, w szczególności mieszkańcy miast realizujących projekt, media lokalne i regionalne, podmioty zaangażowane w prace nad dokumentem objętym zakresem wniosku np. przedstawiciele NGO, przedstawiciele przedsiębiorstw i izb gospodarczych, pracownicy samorządów i przedstawiciele miast realizujących projekt
Termin realizacji:
Do: 30.08.2013r.
B. Działania z zakresu public relations.
Zakres prac:
1.Działania z zakresu public relations muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną.
2.Realizacja działań musi być zgodna z przedstawionym scenariuszem.
3.Minimalna liczba działań-3 wydarzenia informacyjne dotyczące postępu
w realizacji projektu:
a)Konferencja prasowa otwierająca projekt-zwołana do 30 dni od daty rozpoczęcia rzeczowej realizacji projektu, po wcześniejszym rozesłaniu zaproszeń do: przedstawiciele krajowych, regionalnych i lokalnych mediów, przedstawicieli JST realizujących projekt, przedstawicieli MRR, przedstawicieli NGO, przedstawicieli przedsiębiorstw i izb gospodarczych. Przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat konferencji, merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących konferencje, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby konferencji prasowej.
b)Seminarium dla podmiotów bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu - przedstawicieli JST realizujących projekt, przedstawicieli NGO, przedstawicieli przedsiębiorstw i izb gospodarczych, mieszkańców miast realizujących projekt. Przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat seminarium do 3 dni roboczych od dnia organizacji seminarium, merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących seminarium, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby seminarium.
c)Konferencja prasowa zamykająca projekt-zwołana do 14 dni od daty zakończenia opracowania dokumentów objętych wnioskiem o dofinansowanie po wcześniejszym rozesłaniu zaproszeń do: przedstawiciele krajowych, regionalnych i lokalnych mediów, przedstawicieli JST realizujących projekt, przedstawicieli MRR, przedstawicieli NGO, przedstawicieli przedsiębiorstw i izb gospodarczych, przedstawicieli firm odpowiedzialnych za realizacje rzeczowego zakresu projektu. Przygotowanie informacji prasowych oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym na temat konferencji, merytoryczne opracowanie wystąpień prowadzących konferencje, przygotowanie prezentacji mulitmedialnych na potrzeby konferencji prasowej.
4.Wynajem sal na przeprowadzenie wydarzeń z zakresu PR, wybór lokalizacji i dat ich przeprowadzenia nastąpi po uzgodnieniu z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, iż konferencja otwierająca projekt odbędzie się w Chorzowie, seminarium w Rudzie Śląskiej, konferencja zamykająca projekt w Świętochłowicach. Dopuszcza się w uzgodnieniu z Zamawiającym przeprowadzenie konferencji w salach, którymi dysponują Urzędy Miast biorących udział w projekcie.
5.Wykonawca roześle co najmniej 50 zaproszeń pocztą elektroniczną do uczestników każdej z konferencji prasowych oraz około 150 zaproszeń pocztą tradycyjną do uczestników seminarium. Lista zaproszonych na te wydarzenia podlega akceptacji Zamawiającego.
6.W miejscach, w których realizowane będą konferencje, Wykonawca zapewni odpowiednie wyposażenie i materiały umożliwiające realizację przedsięwzięcia zgodnie ze scenariuszem.
7.Wykonawca zapewni catering w formie słodkiego poczęstunku plus kawa, herbata, woda, soki dla przybyłych na 2 konferencje prasowe oraz słodkiego poczęstunku plus kawa, herbata, woda soki plus lunchu dla uczestników seminarium .
8.Wykonawca zapewni wykwalifikowany personel w trakcie realizacji wszystkich konferencji oraz minimum 6 prelegentów w trakcie organizowanego seminarium w porozumieniu z Zamawiającym.
Termin realizacji:
Do 30.01.2015r.
C. Wykonanie gadżetów reklamowych i materiałów informacyjnych.
Zakres prac:
1. Wykonane gadżety i materiały muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną.
2. Wykonanie 300 sztuk długopisów z obudową metalową; 300 sztuk notesów konferencyjnych formatu A5, 50-kartkowych; 300 sztuk teczek projektowych w formacie A5 na notes, długopis i materiały informacyjne; projekt, druk i dystrybucja
9 000 sztuk ulotek o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego, formatu A4 składane do DL, surowiec - papier min. 170 g, w pełnym kolorze; projekt, druk i dystrybucja 3 000 sztuk plakatów w formacie B2, surowiec papier min. 250 g, w pełnym kolorze - projekt zaakceptowany przez Zamawiającego.
3. 300 drobnych pamiątkowych gadżetów projektowych - wzór zaakceptowany przez Zamawiającego.
4. Wykonanie 300 sztuk pen drive-ów o pojemności co najmniej 2 GB będących nośnikiem elektronicznym przygotowanej przez Wykonawcę prezentacji z materiałami konsultacyjnymi. Typ pen drive-ów-twister, rodzaj obudowy: plastikowy/metalowy, znakowanie: grawer. Zawartość pamięci pen drive-ów zapisana po akceptacji Zamawiającego.
5. Wszytkie gadżety i materiały informacyjne muszą mieć zamieszczone logotypy stosowane przy oznakowaniu projektów realizowanych ze środków POPT 2007-2013.
Termin realizacji:
Do 28.03.2014r.
D. Wykonanie i obsługa strony internetowej.
Zakres prac:
1.Strona internetowa musi być zgodna z przedstawioną linią kreacyjną.
2.Na stronie internetowej Wykonawca zamieści treści zaakceptowane przez Zamawiającego.
3.Strona ma stanowić punkt odniesienia dla pozostałych działań prowadzonych w ramach kampanii informacyjnej i promocyjnej.
4.Strona internetowa będzie funkcjonować pod domeną zarezerwowaną przez Wykonawcę i na zapewnionym przez niego serwerze. Strona będzie informować szczegółowo o przebiegu realizacji projektu.
Na stronie publikowane będą w szczególności treści :
1)opis projektu wraz z jej głównymi celami, kosztami i spodziewanymi efektami ,
2)informacja o współfinansowaniu projektu
3)zakładka wydarzenia informacyjne
4)zakładka konsultacje społeczne
5)zakładka postęp prac
6)zakładka opis projektu
7)zakładka produkty i rezultaty projektu
8)zakładka aktualności
9)zakładka zespół projektowy
10)fanpage projektu na Facebook-u
5.Wykonawca wykona baner graficzny służący reklamowaniu strony w innych serwisach, w tym na stronach miast pracujących nad projektem. Baner będzie przekierowywał na stronę projektową.
6.Wykonawca zadba o jak najlepsze SEO in House strony i zapewni możliwość monitorowania statystyk dziedzin strony dedykowanej przedmiotowej kampanii.
Termin realizacji:
Do 12.08.2013r. winna być wykonana strona internetowa, a jej obsługa powinna trwać do 28.02.2015r.
E. Przeprowadzenie konsultacji społecznych.
Zakres prac:
1.Działania z zakresu przeprowadzenia konsultacji społecznych muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną.
2.Realizacja działań musi być zgodna z przedstawionym scenariuszem.
3.inimalna liczba działań - 9 paneli konsultacyjnych, po 3 w każdym z miast biorących udział w realizacji projektu:
a)Tematyka każdego ze spotkań będzie proponowana ma około 45 dni przed jego organizacją, a każde spotkanie potrwa około 3 godzin.
4.Sposób dystrybucji wykonanych materiałów informacyjnych tj. plakatów i ulotek opisanych w punkcie C podlega uzgodnieniu z Zamawiającym.
5.Zapewnienie cateringu łącznie dla 300 osób - słodki poczęstunek plus kanapki.
6.Zapewnienie dwóch wykwalifikowanych moderatorów w trakcie wszystkich
9 trzygodzinnych spotkań oraz wynajem na potrzeby ich przeprowadzenia.
7.Przeprowadzenie konsultacji on - line - opracowanie arkusza ankietowo/sondażowego dla każdego z 9 spotkań.
Termin realizacji:
Pierwsze konsultacje społeczne winny odbyć się w terminie do 30.12.2013 r., natomiast w 2014r. planuje się zorganizowanie dwukrotnie konsultacji -pierwszych w terminie do 30.06.2014r.,a drugie do 28.11.2014r.Powysze terminy dotyczą wszystkich trzech miast.
F. Regionalne reklamy prasowe.
Zakres prac:
1.Reklamy prasowe muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną.
2.Adaptacja projektu reklamy prasowej przygotowanej przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika - przygotowanie do druku, zgodnie z wymogami technicznymi wydawców.
3.Reklama prasowa musi być wykonana dla ekspozycji w następującym formacie:
3.1. 16 modułów - 4x4 ( Dziennik Zachodni) lub równoważne (gwiazdka)
dot. pkt. 3.1.(gwiazdka) - gazeta poświęcona tematyce informacyjnej i społecznej, posiadająca dodatek miejski dla Chorzowa, Rudy Śląskiej i Świętochłowic,, nakład minimum dla każdego z wymienionych miast Chorzów 8000 egz. , Ruda Śląska 7000 egz. Świętochłowice 3000 egz.
4.Przekazanie reklam do wydawcy, nadzór nad drukiem i emisją.
5.Zamówienie obejmuje zakupu powierzchni reklamowej:
-wybór wydawcy oraz zapewnienie (zakup) ekspozycji reklam (wszelkie ustalenia formalne).
-miejsce ekspozycji reklam prasowych: wszystkie reklamy umieszczone na prawych stronach, na kolumnach redakcyjnych, pełen kolor
-format, minimalna ilość oraz data emisji reklam prasowych:
Lp. Rodzaj prasy (gwiazdka) Ilość/Format
1.Dodatek Dziennika Zachodniego lub równoważne. Rodzaj dodatku (chorzowski, świętochłowicki ,rudzki) dla każdego artykułu wybrany w uzgodnieniu z Zamawiającym. Maksymalnie 9 artykułów w ramach umowy. 16 modułów (4x4) lub równoważne(gwiazdaka).
6. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji reklamy prasowe na 14 dni przed datą pierwszej emisji.
Termin emisji :
a.Do 30.07.2013 r. data uzależniona od podpisania umowy z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego,
b.Do 30.08.2013r. data uzależniona od otrzymania dokumentu delimitującego obszar funkcjonalny,
c.Do 30.03.2014r. tematyka informacji o programie winna być związana z powstawaniem dokumentów strategicznych,
d.Do 30.08.2014r. tematyka informacji winna być związana z programami operacyjnymi ,
e.Do 30.11.2014r. tematyka informacji winna być związana z wyborem terenów zdegradowanych do zagospodarowania z prezentacja koncepcji,
f.Do 20.02.2015r. tematyka informacji winna być związana z wykonywaniem dokumentacji projektowej zagospodarowania terenów zdegradowanych oraz podsumowaniem samego projektu.
g. W terminie od 01.12.2013r. do 30.08.2014r. winny ukazać się trzy artykuły informujące o projekcie i konsultacjach z nim związanych w zakresie terminu i ich miejsca.
G. Wykonanie tablic informacyjnych i pamiątkowych o projekcie.
1. Wykonawca zaprojektuje i wykona 3 tablice pamiątkowe o projekcie, które zostaną
umieszczone wewnątrz budynków urzędów miast Chorzów, Ruda Śląska i Świętochłowice.
Rozmiar tablic, ich treść oraz materiał z którego zostaną wykonane zostaną ustalone z Zamawiającym.
2. Wykonawca zaprojektuje i wykona 12 tabliczek informacyjnych o projekcie, które zostaną umieszczone wewnątrz budynków urzędów miast Chorzów, Ruda Śląska i Świętochłowice. Rozmiar tabliczek, ich treść oraz materiał z którego zostaną wykonane zostaną ustalone z Zamawiającym.
Termin realizacji:
Pkt 1. do 02.08.2013 r. pkt 2. do 28.02.2015r.
H. Ewaluacja działań promocyjnych i informacyjnych wraz z raportem pokamanijnym.
Zakres prac:
1.Wykonawca przedstawi raport pokampanijny w zakresie zadań składających się na realizację przedmiotowej kampanii promocyjnej i informacyjne zawierający:
a)dokumentację potwierdzającą wykonanie wszystkich usług (w tym dokumentacja fotograficzna, wszystkie egzemplarze publikacji, w których ukazała się informacja o projekcie).
b)raport z wszystkich przeprowadzonych działań, w tym szacunkowe dane o zasięgu (liczbie osób do których dotarły poszczególne przekazy) na podstawie uzyskanych danych.
c)forma wykonania raportu: wydruk zawierający ww. zakres w formacie A4 -6 egzemplarzy oraz wersji elektronicznej (pliki w formacie pdf., doc i xls).

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 28/02/2015

Kody CPV:
793422005 (Usługi w zakresie promocji)

Informacja na temat wadium: Wadium nie jest wymagane

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Ocena spełniania w/w warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia (załącznik nr 4). Nie wykazanie spełniania w/w warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w/w warunek spełniają łącznie.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku, jeżeli Wykonawca wykaże się wykonaniem przynajmniej jednej usługi odpowiadającej swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie. Poprzez usługę odpowiadającą swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiający rozumie wykonanie w sposób należyty usługi o wartości co najmniej 80 000,00 zł brutto, która polegała na zaplanowaniu i przeprowadzeniu działań promocyjnych i informacyjnych w związku z realizacją projektu dofinansowanego ze środków europejskich w ścisłej współpracy z Zamawiającym.
Ocena spełniania w/w warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonych do oferty oświadczeń i dokumentów ( załącznik nr 4 i 5).
Nie wykazanie spełniania w/w warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w/w warunek spełniają łącznie. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia. W tym celu Wykonawca winien dołączyć do oferty w szczególności pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

Potencjał techniczny:
Ocena spełniania w/w warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia (załącznik nr 4). Nie wykazanie spełniania w/w warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w/w warunek spełniają łącznie.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku, jeżeli Wykonawca zapewni 2 moderatorów odpowiedzialnych za przeprowadzenie konsultacji społecznych w ramach projektu dysponujących potwierdzonym doświadczeniem w prowadzeniu tego typu konsultacji.
Ocena spełniania w/w warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia (załącznik nr 4 i 6). Nie wykazanie spełniania w/w warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w/w warunek spełniają łącznie.

Sytuacja ekonomiczna:
Ocena spełniania w/w warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia (załącznik nr 4). Nie wykazanie spełniania w/w warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w/w warunek spełniają łącznie.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. Stosowne pełnomocnictwo w sytuacjach, w których uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z zamieszczonego dokumentu. Pełnomocnictwo do reprezentowania danego podmiotu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinno zostać złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.
2. Pełnomocnictwo podmiotów występujących wspólnie wskazujące, że osoba występująca w imieniu tych podmiotów jest upoważniona do ich reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.
3.Wykaz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów art. 4 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które wykonawca pragnie zastrzec przed dostępem dla innych uczestników postępowania z podaniem podstawy prawnej.
4. Oświadczenie Wykonawcy dotyczące części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom ( jeżeli dotyczy). W przypadku braku informacji zamawiający uzna, że wykonawca wykona zamówienie samodzielnie.
5.Do oferty należy dołączyć materiały ( w formie drukowanej bądź na płycie CD) przedstawiające linię kreacyjną, sposób realizacji przedmiotu zamówienia, które będą podlegały ocenie według zasad opisanych w punkcie XVII SIWZ.:
a)proponowany scenariusz jednego z dziewięciu trzygodzinnych spotkań
w ramach konsultacji społecznych,
b)Layout głównej strony internetowej projektu wraz z linię kreacyjną, która będzie spójna dla wszystkich działań promocyjnych i informacyjnych (w tym logo projektu).

6. Oświadczenie o spełnianiu warunku wynikającego z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Wykonawcy składają łącznie).

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający na podstawie art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie terminów częściowych realizacji przedmiotu zamówienia w szczególnie uzasadnionych przypadkach np. w przypadku konieczności dostosowania terminu konsultacji do wizyty przedstawiciele Ministerstwa Rozwoju Regionalnego itp.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 50

Nazwa kryterium 2:
Sposob realizacji i linia kreacyjna przedmiotu zamówienia

Znaczenie kryterium 2: 50

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.chorzow.eu

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miasta Chorzów, 41-500 Chorzów, Rynek 1, Biuro Zamówień Pyblicznych, pokój 237/II pietro

Data składania wniosków, ofert: 01/07/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 09:45

Miejsce składania:
Urząd Miasta Chorzów, 41-500 Chorzów, Rynek 1, Biuro Zamówień Pyblicznych, pokój 237/II pietro

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu operacyjnego pomoc techniczna 2007-2013 w ramach konkursu organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na działania wspierające jednostki samorządu terytorialnego w zakresie planowania miejskich obszarów funkcjonalnych.

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi