277755 / 2010-10-07 - Administracja samorządowa / Gmina Niedrzwica Duża (Niedrzwica Duża)

Oryginalny bęben DK-27 Czarny marki Kyocera = Mita

Cena: 2580.54 PLN

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2010-08-18 pod pozycją 224263. Zobacz ogłoszenie 224263 / 2010-08-18 - .

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 277755

Data publikacji: 2010-10-07

Nazwa: Gmina Niedrzwica Duża

Ulica: ul. Lubelska 30

Numer domu: 30

Miejscowość: Niedrzwica Duża

Kod pocztowy: 24-220

Województwo / kraj: lubelskie

Numer telefonu: 081 5175085

Numer faxu: 081 5175085

Adres strony internetowej: www.niedrzwicaduza.pl

Regon: 00054052900000

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 224263

Data wydania biuletynu: 2010-08-18

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2010

Pozycja ogłoszenia: 224263

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
dostawa i instalacja programu komputerowego elektronicznego obiegu dokumentów i systemu elektronicznego archiwum.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Program elektronicznego obiegu dokumentów powinien być opracowany na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz. 173 tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy:

1. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie: niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych(Dz.U.06.206.1517).
2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U.06.206.1518).
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 06.206.1519).

Ponadto system powinien:
1. Posiadać jednolity i przejrzysty interfejs graficzny.
2. W sposób czytelny pokazywać poszczególne etapy obiegu dokumentów oraz mieć możliwość wprowadzenia struktury organizacyjnej urzędu (schematu organizacyjnego).
3. Zapewniać obieg dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej.
4. Posiadać budowę modułową, umożliwiającą jego etapowe wdrażanie. Moduły systemu powinny w szczególności:
a) umożliwiać rozproszoną rejestrację wszelkiej korespondencji każdego typu wpływającej wraz z załącznikami oraz jej automatycznym numerowaniem i asygnowaniem w postaci kodu kreskowego oraz tworzeniem raportów i zestawień,
b) umożliwiać wielostronicowe skanowanie dokumentów z poziomu aplikacji oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej,
c) umożliwiać rejestrację treści skanowanych dokumentów po obróbce OCR,
d) umożliwiać rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi),
e) udostępniać bazę nadawców i odbiorców korespondencji w celu sprawnej obsługi systemu,
f) dać możliwość wielopoziomowej dekretacji wpływającej korespondencji z możliwością niezależnego kierowania oryginałów dokumentów i sporządzania dowolnej ilości ich kopii, tworzonych na dowolnym etapie ich obiegu. Każda z utworzonych kopii dokumentów powinna być nadzorowana,
g) rejestrować każdą czynność związaną z poszczególnym dokumentem, np. w postaci historii, i dać możliwość szybkiego odczytania tych informacji,
h) posiadać możliwość nadania poleceń i terminów realizacji związanych z korespondencją oraz ich kontroli,
i) posiadać możliwość przydzielania zadań samemu sobie oraz innym użytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz umożliwiać nadzorowanie terminu i sposobu realizacji,
j) posiadać jednolity terminarz organizacji z możliwością wpisywania terminów i rocznic poszczególnym użytkownikom i grupom pracowników oraz ich powiadamiania wraz z potwierdzeniem,
k) posiadać możliwość tworzenia i przeglądania terminarzy grupowych oraz zarządzania nimi,
l) posiadać możliwość udzielania zastępstw przez pracowników i pracy w zastępstwie,
m) zapewniać jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za każdy z dokumentów,
5. Ewidencjonować i nadzorować dokumenty wewnętrzne jednostki wraz z ich stanami i wersjami. Powinna być możliwość odtworzenia wersji dokumentu obowiązującej w danym dniu, jeżeli dokument w Systemie elektronicznego obiegu dokumentów zmienił wersję.
6. Obsługa korespondencji wychodzącej powinna być wyposażona w możliwość wykorzystania szablonów ułatwiających przygotowanie dokumentów. Tworzenie szablonów musi być proste i możliwe do samodzielnego definiowania i modyfikowania przez przeszkolonego pracownika.
7. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien dać możliwość rejestrowania i prowadzenia spraw wraz z dokumentami związanymi. Powinna istnieć możliwość kontrolowania stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych terminów realizacji wraz z powiadamianiem o opóźnieniach. Sprawy powinny być trwale gromadzone w teczkach i podteczkach rzeczowego wykazu akt i udostępniane zgodnie z uprawnieniami. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien dać możliwość przekazywania prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia.
8. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być wyposażony w wyszukiwarkę, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie dokumenty. Wyszukiwanie powinno odbywać się wg rozbudowanych kryteriów.
9. Interfejs systemu elektronicznego obiegu dokumentów powinien być polskojęzyczny, instrukcja i inne jego dokumenty muszą być polskojęzyczne. System elektronicznego obiegu dokumentów musi również mieć możliwość przechowywania polskojęzycznych danych.
10. Uprawnieni użytkownicy powinni mieć możliwość kontroli dotyczącej ilości korespondencji przychodzącej, terminów realizacji i przydzielonych zadań poszczególnych użytkowników oraz ich grup.
11. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być elastyczny i umożliwiać samodzielne dostosowanie do konkretnych potrzeb na stanowisku.
12. System elektronicznego obiegu dokumentów musi być wyposażony w możliwość tworzenia procedur postępowania związanych z obiegiem dokumentów przy odpowiednim typie sprawy. Tworzenie procedur musi być jasne i umożliwiać tworzenie osobnych kroków. Kroki powinny być niezależnie kontrolowane przez użytkownika prowadzącego.
13. Baza danych, w której przechowane są dokumenty powinna być ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera, system operacyjny serwera powinien zapewnić kontrolowany dostęp do zasobów bazy danych.
14. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być wyposażony w mechanizmy dokonujące eksportu wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi standardami formatu danych.

W zakresie obsługi Rady Gminy system zapewniać:
15. Ewidencję składu i obecności radnych na posiedzeniach.
16. Ewidencję dokumentów związanych z działalnością Rady (rejestrów uchwał, protokołów, wniosków itd.).
17. Rejestrację wyników głosowań.
18. Wydruki z w/w rejestrów w oparciu o gotowe szablony.


Dodatkowo Elektroniczny Obieg Dokumentów musi spełniać zalecenia Urzędu Marszałkowskiego dotyczących współpracy z platformą komunikacji regionalnej tworzoną w ramach projektu Wrota Lubelszczyzny - informatyzacja administracji, które wyszczególniono poniżej:

1. System musi umożliwiać dwustronną komunikację z regionalna platformą komunikacyjną, na której będą udostępnione usługi XML Web Service.
2. System musi udostępniać usługę SOAP zawierającą zestaw operacji dotyczących pobierania, wysyłania, tworzenia oraz zmiany dokumentów elektronicznych.
3. W systemie musi istnieć możliwość komunikacji i dwustronnej wymiany dokumentów Systemu z platformą komunikacji regionalnej z wykorzystaniem API dostępnego poprzez protokół SOAP.
4. System powinien posiadać w pełni parametryzowany i udokumentowany interfejs komunikacyjny
5. Dostawca Systemu musi zapewnić minimum 36 miesięczne pełne jego wsparcie w następującym zakresie:
a. Usuwania błędów i usterek wskazanych przez użytkownika
b. Udzielania wyjaśnień i konsultacji Zamawiającemu
c. Dostosowywanie (rozbudowa i parametryzacja) Systemu do aktualnie
obowiązujących Zamawiającego przepisów prawa w szczególności dotyczących
systemów informatycznych, instrukcji kancelaryjnej i Kodeksu Postępowania
Administracyjnego
d. Dostosowanie (rozbudowa i parametryzacja) Systemu do dwustronnej komunikacji
z platformą komunikacji regionalnej z użyciem protokołu SOAP oraz do zaleceń i
standardów , które będą dotyczyły platformy komunikacji regionalnej oraz do
współpracy z dostawcą rozwiązania realizującego funkcjonalność platformy
komunikacyjnej
e. Systematycznie aktualizować i dostarczać Zamawiającemu dokumentację po
wykonanych modyfikacjach
Web Services Description Language (WSDL) - opracowany przez Microsoft i IBM, oparty na XML język do definiowania usług sieciowych.
Język opisuje protokoły i formaty używane przez usługi sieciowe. Opisy WSDL mogą być umieszczane w rejestrze UDDI - kombinacja WSDL i UDDI ma się przyczynić do promocji rozwiązań usług sieciowych w Internecie.
WSDL wykorzystuje język XML do opisu punktów dostępu do usług sieciowych. Język WSDL definiuje zestaw kilku struktur XML pozwalających na pełny opis usług (struktury danych wymienianych z usługą, sposób połączenia z usługą [najczęściej HTTP]).


Serwer do elektronicznego obiegu dokumentów będzie oparty na systemie zgodnym z Windows 2003/2008 Small Business Serwer
Komponent Opis
Elektroniczny Obieg Dokumentów Zakup, wdrożenie i szkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu. Licencja na 50 stanowisk


Wymagania do Elektronicznego Archiwum:

System elektronicznego archiwum powinien być opracowany na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz. 173 tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy:
1) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie: niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 06.206.1517.
2) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 06.206.1518).3) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 06.206.1519).
Ponadto system powinien zapewniać:
przyjmowanie plików (tzw. paczek) z materiałami przeznaczonymi do archiwum,
wyszukiwanie dokumentów w archiwum,
wyświetlanie zawartości dokumentów znajdujących się w archiwum (podstawowych danych),
wyświetlanie wszelkich załączników dołączonych do dokumentów znajdujących się w archiwum,
zaawansowane wyszukiwanie według danych zawartych w plikach opisujących sprawy,
generowanie raportów zdawczo-odbiorczych oraz raportów z dostępu do danych w archiwum.



Komponent Opis
Elektroniczne archiwum Zakup licencji, wdrożenie i szkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu.


Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty kartę specyfikacji przedmiotu zamówienia.

Kody CPV:
480000008 (Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
489000007 (Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
488100009 (Systemy informacyjne)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
487810006 (Pakiety oprogramowania do zarządzania systemem)

Kod trybu postepowania: PN

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Tak

nazwa programu UE:
Przetarg realizowany w ramach działania 4.1 Społeczeństwo informacyjne ze środków RPO WL na lata 2007-2013.

Nazwa wykonawcy:
Zakład Elektronicznej techniki Obliczeniowej ZETO Spółka z o.o.

Adres pocztowy wykonawcy: Al. Kraśnicka 35

Miejscowość: Lublin

Kod pocztowy: 20-718

ID województwa: 2

Województwo / kraj: lubelskie

Data udzielenie zamówienia: 21/09/2010

Liczba ofert: 6

Liczba odrzuconych ofert: 0

Szacunkowa wartość zamówienia: 61196,72

Cena wybranej oferty: 38000,00

Cena minimalna: 38000,00

Cena maksymalna: 150000,00

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

Podobne przetargi