222422 / 2015-08-27 - Administracja rzÄ…dowa centralna / Ministerstwo Spraw Zagranicznych (Warszawa)

Kompleksowa obsługa konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2015, znak: BDG.741.041.2015

Opis zamówienia

Przedmiot zamówienia stanowi kompleksowa obsługa organizacyjna i logistyczna dla maksymalnie 190 osób konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2015 organizowanej przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie w dniach 22-24 października 2015 roku. Miejscem konferencji będzie siedziba Krajowej Szkoły Administracji Publicznej (KSAP).

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 222422

Data publikacji: 2015-08-27

Nazwa: Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Ulica: Al. J. Ch. Szucha 23

Numer domu: 23

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-580

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 523 99 10

Numer faxu: 022 523 81 19

Adres strony internetowej: www.msz.gov.pl

Regon: 00017791600000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja rządowa centralna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa obsługa konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2015, znak: BDG.741.041.2015

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiot zamówienia stanowi kompleksowa obsługa organizacyjna i logistyczna dla maksymalnie 190 osób konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2015 organizowanej przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie w dniach 22-24 października 2015 roku. Miejscem konferencji będzie siedziba Krajowej Szkoły Administracji Publicznej (KSAP).

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 30/10/2015

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania tego warunku

Wiedza i doświadczenie:
W ramach potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w punkcie III.3.2) ogłoszenia o zamówieniu Wykonawcy wykażą się odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, tj., w przypadku Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali co najmniej 2 (dwie) główne usługi, z których każda polegała na organizacji i obsłudze wydarzenia o charakterze konferencyjnym (tj. konferencji, kongresu, seminarium, debaty, zjazdu, sympozjum)
- z udziałem co najmniej 100 uczestników,
- trwającego co najmniej 2 dni,
- obejmującego zapewnienie co najmniej: wyżywienia, noclegów, obsługi recepcyjnej.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania tego warunku

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
W ramach potwierdzania spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w punkcie III.3.4) ogłoszenia o zamówieniu Wykonawcy wykażą że dysponują lub będą dysponować co najmniej 3(trzy)-osobowym zespołem ekspertów, w którym każda ze wskazanych osób będzie posiadała doświadczenie w organizacji lub koordynacji co najmniej 2 (dwóch) wydarzeń w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert:
- o charakterze konferencyjnym (np. konferencji, kongresu, seminarium, debaty, zjazdu, sympozjum),
- z udziałem co najmniej 100 osób,
- trwających co najmniej 2 dni każdy,
- wymagających od Wykonawcy zapewnienia co najmniej: wyżywienia, noclegów, obsługi recepcyjnej.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania tego warunku

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. W przypadku gdy Wykonawca będzie polegać na wiedzy i doświadczeniu oraz osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, złożone w oryginale. 2. W celu oceny, czy Wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do zasobów tego/tych podmiotu/ów, Zamawiający żąda złożenia dokumentów dotyczących: - zakresu dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu, - sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, o ile powyższe informacje nie wynikają z dokumentów dołączonych do oferty na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, w tym z dokumentu o którym mowa w pkt III.6)1. ogłoszenia o zamówieniu. 3. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika Wykonawców do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem. 4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r. poz. 231), tj. zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt III.4.2) tire drugi ogłoszenia o zamówieniu, Wykonawca składa dokument wystawiony w kraju w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 5. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa w pkt III.4.3.1) niniejszego ogłoszenia, Wykonawca zastępuje go dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. 6. Dokumenty, o których mowa w pkt III.6) 4 i 5 ogłoszenia o zamówieniu powinny być wystawione nie wcześniej, niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 7. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku:
1) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmiany stawki podatku od towarów i usług (podatek VAT), przy czym zmianie nie ulegnie maksymalna wartość brutto umowy, o której mowa w § 6 ust. 1 umowy;
2) zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy - wówczas Strony wprowadzą odpowiednie regulacje do umowy;
3) gdyby przeprowadzenie konferencji w ustalonym terminie stało się niemożliwe ze względu na siłę wyższą lub inne istotne okoliczności leżące po stronie Zamawiającego - w takiej sytuacji możliwa jest odpowiednia zmiana poszczególnych terminów realizacji umowy;
4) gdyby przeprowadzenie konferencji w ustalonym miejscu stało się niemożliwe ze względu na siłę wyższą lub inne istotne okoliczności - w takiej sytuacji możliwa jest odpowiednia zmiana miejsca przeprowadzenia konferencji oraz, jeżeli będzie to w takiej sytuacji konieczne, poszczególnych terminów realizacji umowy;
5) w przypadku udokumentowanych opóźnień, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, powodujących, że realizacja umowy zgodnie z określonymi w niej lub w opz terminami stanie się niemożliwa (w tym w przypadku opóźnień w przebiegu procedury przetargowej, w wyniku której została zawarta niniejsza umowa) - Zamawiający dopuszcza zmianę terminów określonych w umowie lub w opz na późniejsze; zmiany takie nie mogą jednak w żadnym wypadku zagrażać prawidłowej i/lub terminowej organizacji konferencji, uwzględniając warunki określone w umowie i/lub w opz.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 85

Nazwa kryterium 2:
Doświadczenie Wykonawcy w realizacji wydarzeń o charakterze międzynarodowym

Znaczenie kryterium 2: 15

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.msz.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Biuro Dyrektora Generalnego, al. J.Ch.Szucha 23, 00-580 Warszawa, tel. 022 523 99 10, Katarzyna Szarow, Kamila Komsta.

Data składania wniosków, ofert: 04/09/2015

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych, 00-580 Warszawa, al. J.Ch.Szucha 21 (Dziennik Podawczy) lub przesłać za pośrednictwem kuriera lub poczty

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zamawiający zastrzega sobie prawo zastosowania opcji w odniesieniu do:
1) liczby miejsc oraz dób hotelowych dla uczestników grup A i B, w ten sposób, że zobowiązuje się, że co najmniej 40 (czterdziestu) uczestników z grupy A i co najmniej 12 (dwunastu) uczestników z grupy B dokona rezerwacji noclegów oraz zobowiązuje się do zapłaty za 160 (sto sześćdziesiąt) dób hotelowych zarezerwowanych przez uczestników z grupy A oraz 48 (czterdzieści osiem) dób hotelowych zarezerwowanych przez uczestników z grupy B, łącznie za 208 ( dwieście osiem) dób hotelowych (prawo opcji). W zakresie wykraczającym poza prawo opcji, zamówienie na usługi hotelowe może nie zostać zrealizowane.
2) liczby uczestników konferencji korzystających z usług cateringowych. zakres obsługi cateringowej konferencji w odniesieniu do liczby uczestników konferencji korzystających z usług cateringowych wyszczególnionych w pozycjach 1-8 formularza oferty Wykonawcy (liczba jednostek), może być pomniejszony do 20 % każdej z pozycji, co oznacza zobowiązanie Zamawiającego do jego realizacji w zakresie pozostałych 80 % liczby jednostek wskazanych w ofercie Wykonawcy.

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
551000001 (Usługi hotelarskie)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
551100004 (Hotelarskie usługi noclegowe)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
392941000 (artykuły informacyjne i promocyjne)

Kod CPV szóstej częsci zamówienia:
600000008 (Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów))

Podobne przetargi