217063 / 2012-10-11 - Administracja samorządowa / Województwo Warmińsko-Mazurskie reprezentowane przez Zarząd Województwa (Olsztyn)

Oryginalny bęben 41304110 Purpurowy marki Oki

Cena: 1421.88 PLN

Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. Rolnictwo lokalne i żywność tradycyjna w realizacji strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województw w świetle Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2014-2020.

Opis zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji konferencji, która ma odbyć się w Olsztynie na terenie Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w dniu 15 listopada 2012 r. Przewidywana ilość uczestników - 180-200 osób. W ramach usługi przewiduje się następujące działania:
1)zakwaterowanie uczestników w hotelu (min. ***) w Olsztynie, na 2 doby (14-15 listopada, 15-16 listopada) wraz ze śniadaniem, w pokojach jedno- i dwuosobowych, według poniższej specyfikacji:
- w dniu 14-15 listopada 2012 r. - dla 120-150 osób,
- w dniu 15-16 listopada 2012 r. - dla ok. 80 osób.
2)wszyscy zgłoszeni uczestnicy muszą być zakwaterowani w jednym miejscu,
3)zapewnienie sali konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem (rzutnik multimedialny, ekran, nagłośnienie) na terenie Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie dla 200 osób w dniu 15 listopada 2012 r.,
4)zapewnienie trzech wykładów wieloautorskich (max. 9 autorów) związanych z tematyką konferencji, a w szczególności z tematyką rolnictwa lokalnego w aspekcie ekonomicznym, społecznym i ochrony środowiska,
5)zapewnienie osoby prowadzącej konferencję tzw. moderatora, posiadającego wiedzę z zakresu tematyki konferencji, która odbędzie się w dniu 15.11.2012 r. w godz. 10-17,
6)zamówienie usługi restauracyjnej/cateringowej razem z obsługą, świadczonej w oparciu o żywność naturalną, tradycyjną, lokalną i regionalną, według poniższej specyfikacji:
- 14.11.2012 r. - kolacja dla 120-150 osób;
- 15.11.2012 r. - przerwa kawowa dla ok. 200 osób
- 15.11.2012 r. - obiad dla ok. 200 osób;
- 15.11.2012 r. - kolacja dla ok. 80-100 osób.
7)zapewnienie transportu w dniu 15 listopada 2012 r. w związku z organizacją kolacji, podczas której nastąpi prezentacja oferty członków sieci Dziedzictwo Kulinarne Warmia Mazury Powiśle. Transport lokalny dla ok. 80-100 osób. Przewidywana ilość kilometrów w obie strony ok. 160,
8)promocja konferencji , w tym:
- przygotowanie i redakcja materiału pokonferencyjnego, (tzw. wkładka sponsorowana) w prasie o zasięgu regionalnym, zawierającego relacje z przebiegu wydarzeń, opis działań, wywiady, zdjęcia itp.;
- audycja o czasie trwania do 5-6 minut z podsumowania konferencji lub studio radiowe zorganizowane w trakcie trwania wydarzenia;
- realizacja transmisji on-line z konferencji bezpośrednio do Internetu, na stronę www.warmia.mazury.pl oraz wykonanie filmów (3 filmy o długości nagrania ok. 15 min.) z przebiegu wydarzenia w dniu 15 listopada 2012 r.;
11) opracowanie, druk i dystrybucja zaproszeń, materiałów promocyjnych, itp.:
- wykonanie 400 szt. zaproszeń na konferencję oraz ich wysyłka na podstawie zatwierdzonej przez Zamawiającego listy adresowej;
- wykonanie 2 sztuk roll-upów według wzoru zatwierdzonego przez Zamawiającego;
- wykonanie materiałów biurowych na potrzeby uczestników konferencji: notatniki, długopisy, teczki papierowe, itp.;
- druk programów konferencji oraz innych powierzonych przez Zamawiającego informacji dla uczestników konferencji w ilości ok. 200 sztuk (materiał do 20 kartek A4).
12)stworzenie po konsultacjach z zamawiającym (po dokonaniu wyboru oferty) ostatecznej wersji programu merytorycznego,
13)wszystkie wyżej wymienione działania będą wykonywane w porozumieniu i pod nadzorem Zamawiającego.

2.Wymagania Zamawiającego dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia
1)Wykonawca zapewni transport dla zgłoszonych uczestników konferencji z miejsca zakwaterowania do miejsca organizowanej konferencji i z powrotem tj. z miejsca organizowanej konferencji do miejsca zakwaterowania.
2)Wykonawca w ciągu 5 dni roboczych od podpisania umowy stworzy szczegółowy harmonogram działań, który po akceptacji Zamawiającego, będzie podstawowym dokumentem, na bazie którego Wykonawca będzie podejmował działania,
3)Wykonawca nie może wprowadzić żadnej zmiany do harmonogramu bez pisemnej akceptacji Zamawiającego,
4)W razie konieczności Wykonawca zobowiązany będzie każdorazowo do osobistego stawiania się w siedzibie Zamawiającego w celu omówienia poprawek do harmonogramu. W przypadku, gdy Zamawiający uzna to za niepotrzebne, poprawki mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej.
5)Wykonawca ma obowiązek uwzględnić i wprowadzić wszystkie uwagi zgłoszone przez Zamawiającego.
6)Wykonawca przygotuje każdy projekt materiału promocyjnego (zaproszenia, identyfikatory, roll-upy, audycje reklamowe, informacje prasowe) do pisemnej akceptacji zamawiającego. Zamawiający zastrzega wymóg akceptacji tych materiałów przez wewnętrzne jednostki urzędu.
7)Autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do wszystkich projektów zatwierdzonych przez Zamawiającego wraz z wersją ostateczną oraz elementów graficznych (zdjęć, rysunków, grafik) przechodzą na Zamawiającego nieodpłatnie, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, na wszystkich polach eksploatacji, w tym m.in.:
a.Utrwalania i zwielokrotniania wszelkimi znanymi technikami, w tym cyfrowymi, elektronicznymi, drukiem, na kliszy fotograficznej, technikami poligraficznymi;
b.Sporządzania cyfrowego zapisu serwisu;
c.Wprowadzenia na obrotu;
d.Wprowadzania do pamięci komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej i wykonania w Internecie;
e.Publicznego wykonania lub odtwarzania;
f.Wystawiania i wyświetlania;
g.Wykorzystania w celu przygotowania innych opracowań;
h.Najmu i/lub użyczenia;
i.Zbywania, w tym sprzedaży na rzecz osób trzecich;
j.Publicznego udostępniania w taki sposób, aby każdy miał dostęp w czasie i miejscu przez siebie wybranym (m.in. udostępniania w Internecie oraz w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych);
8)Wykonawca przed wystawieniem faktury VAT, zwróci Zamawiającemu wszystkie otrzymane materiały stanowiące własność Zamawiającego (płyty, materiały, zdjęcia, itp.).
9)Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany zgodnie z zasadami promocji projektów dofinansowanych z UE, powinien także zawierać obowiązujący zestaw znaków graficznych:
-Flaga Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich;
-Logo Warmii i Mazur;
-Informacja o dofinansowaniu projektu z Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich + logotyp;
-Informacja o dofinansowaniu projektu z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 + logotyp.
10)Konfiguracja zestawu obowiązkowych znaków oraz przykłady zastosowania zostały przedstawione w dokumencie Księga znaku marki Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 oraz Księga Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 217063

Data publikacji: 2012-10-11

Nazwa:
Województwo Warmińsko-Mazurskie reprezentowane przez Zarząd Województwa

Ulica: ul. Emilii Plater 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Olsztyn

Kod pocztowy: 10-562

Województwo / kraj: warmińsko-mazurskie

Numer telefonu: 089 5219100

Numer faxu: 089 5219109, 5219849

Adres strony internetowej: www.warmia.mazury.pl/BIP

Regon: 51075050900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. Rolnictwo lokalne i żywność tradycyjna w realizacji strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województw w świetle Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2014-2020.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji konferencji, która ma odbyć się w Olsztynie na terenie Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w dniu 15 listopada 2012 r. Przewidywana ilość uczestników - 180-200 osób. W ramach usługi przewiduje się następujące działania:
1)zakwaterowanie uczestników w hotelu (min. ***) w Olsztynie, na 2 doby (14-15 listopada, 15-16 listopada) wraz ze śniadaniem, w pokojach jedno- i dwuosobowych, według poniższej specyfikacji:
- w dniu 14-15 listopada 2012 r. - dla 120-150 osób,
- w dniu 15-16 listopada 2012 r. - dla ok. 80 osób.
2)wszyscy zgłoszeni uczestnicy muszą być zakwaterowani w jednym miejscu,
3)zapewnienie sali konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem (rzutnik multimedialny, ekran, nagłośnienie) na terenie Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie dla 200 osób w dniu 15 listopada 2012 r.,
4)zapewnienie trzech wykładów wieloautorskich (max. 9 autorów) związanych z tematyką konferencji, a w szczególności z tematyką rolnictwa lokalnego w aspekcie ekonomicznym, społecznym i ochrony środowiska,
5)zapewnienie osoby prowadzącej konferencję tzw. moderatora, posiadającego wiedzę z zakresu tematyki konferencji, która odbędzie się w dniu 15.11.2012 r. w godz. 10-17,
6)zamówienie usługi restauracyjnej/cateringowej razem z obsługą, świadczonej w oparciu o żywność naturalną, tradycyjną, lokalną i regionalną, według poniższej specyfikacji:
- 14.11.2012 r. - kolacja dla 120-150 osób;
- 15.11.2012 r. - przerwa kawowa dla ok. 200 osób
- 15.11.2012 r. - obiad dla ok. 200 osób;
- 15.11.2012 r. - kolacja dla ok. 80-100 osób.
7)zapewnienie transportu w dniu 15 listopada 2012 r. w związku z organizacją kolacji, podczas której nastąpi prezentacja oferty członków sieci Dziedzictwo Kulinarne Warmia Mazury Powiśle. Transport lokalny dla ok. 80-100 osób. Przewidywana ilość kilometrów w obie strony ok. 160,
8)promocja konferencji , w tym:
- przygotowanie i redakcja materiału pokonferencyjnego, (tzw. wkładka sponsorowana) w prasie o zasięgu regionalnym, zawierającego relacje z przebiegu wydarzeń, opis działań, wywiady, zdjęcia itp.;
- audycja o czasie trwania do 5-6 minut z podsumowania konferencji lub studio radiowe zorganizowane w trakcie trwania wydarzenia;
- realizacja transmisji on-line z konferencji bezpośrednio do Internetu, na stronę www.warmia.mazury.pl oraz wykonanie filmów (3 filmy o długości nagrania ok. 15 min.) z przebiegu wydarzenia w dniu 15 listopada 2012 r.;
11) opracowanie, druk i dystrybucja zaproszeń, materiałów promocyjnych, itp.:
- wykonanie 400 szt. zaproszeń na konferencję oraz ich wysyłka na podstawie zatwierdzonej przez Zamawiającego listy adresowej;
- wykonanie 2 sztuk roll-upów według wzoru zatwierdzonego przez Zamawiającego;
- wykonanie materiałów biurowych na potrzeby uczestników konferencji: notatniki, długopisy, teczki papierowe, itp.;
- druk programów konferencji oraz innych powierzonych przez Zamawiającego informacji dla uczestników konferencji w ilości ok. 200 sztuk (materiał do 20 kartek A4).
12)stworzenie po konsultacjach z zamawiającym (po dokonaniu wyboru oferty) ostatecznej wersji programu merytorycznego,
13)wszystkie wyżej wymienione działania będą wykonywane w porozumieniu i pod nadzorem Zamawiającego.

2.Wymagania Zamawiającego dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia
1)Wykonawca zapewni transport dla zgłoszonych uczestników konferencji z miejsca zakwaterowania do miejsca organizowanej konferencji i z powrotem tj. z miejsca organizowanej konferencji do miejsca zakwaterowania.
2)Wykonawca w ciągu 5 dni roboczych od podpisania umowy stworzy szczegółowy harmonogram działań, który po akceptacji Zamawiającego, będzie podstawowym dokumentem, na bazie którego Wykonawca będzie podejmował działania,
3)Wykonawca nie może wprowadzić żadnej zmiany do harmonogramu bez pisemnej akceptacji Zamawiającego,
4)W razie konieczności Wykonawca zobowiązany będzie każdorazowo do osobistego stawiania się w siedzibie Zamawiającego w celu omówienia poprawek do harmonogramu. W przypadku, gdy Zamawiający uzna to za niepotrzebne, poprawki mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej.
5)Wykonawca ma obowiązek uwzględnić i wprowadzić wszystkie uwagi zgłoszone przez Zamawiającego.
6)Wykonawca przygotuje każdy projekt materiału promocyjnego (zaproszenia, identyfikatory, roll-upy, audycje reklamowe, informacje prasowe) do pisemnej akceptacji zamawiającego. Zamawiający zastrzega wymóg akceptacji tych materiałów przez wewnętrzne jednostki urzędu.
7)Autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do wszystkich projektów zatwierdzonych przez Zamawiającego wraz z wersją ostateczną oraz elementów graficznych (zdjęć, rysunków, grafik) przechodzą na Zamawiającego nieodpłatnie, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, na wszystkich polach eksploatacji, w tym m.in.:
a.Utrwalania i zwielokrotniania wszelkimi znanymi technikami, w tym cyfrowymi, elektronicznymi, drukiem, na kliszy fotograficznej, technikami poligraficznymi;
b.Sporządzania cyfrowego zapisu serwisu;
c.Wprowadzenia na obrotu;
d.Wprowadzania do pamięci komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej i wykonania w Internecie;
e.Publicznego wykonania lub odtwarzania;
f.Wystawiania i wyświetlania;
g.Wykorzystania w celu przygotowania innych opracowań;
h.Najmu i/lub użyczenia;
i.Zbywania, w tym sprzedaży na rzecz osób trzecich;
j.Publicznego udostępniania w taki sposób, aby każdy miał dostęp w czasie i miejscu przez siebie wybranym (m.in. udostępniania w Internecie oraz w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych);
8)Wykonawca przed wystawieniem faktury VAT, zwróci Zamawiającemu wszystkie otrzymane materiały stanowiące własność Zamawiającego (płyty, materiały, zdjęcia, itp.).
9)Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany zgodnie z zasadami promocji projektów dofinansowanych z UE, powinien także zawierać obowiązujący zestaw znaków graficznych:
-Flaga Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich;
-Logo Warmii i Mazur;
-Informacja o dofinansowaniu projektu z Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich + logotyp;
-Informacja o dofinansowaniu projektu z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 + logotyp.
10)Konfiguracja zestawu obowiązkowych znaków oraz przykłady zastosowania zostały przedstawione w dokumencie Księga znaku marki Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 oraz Księga Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 22/11/2012

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
W tym zakresie zamawiający wymaga, aby wykonawca wykazał się wykonaniem, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy -
w tym okresie, dwóch usług polegających na organizacji wydarzeń artystycznych, naukowych bądź rozrywkowych o wartości nie mniejszej niż 50 000 zł brutto każda.

inne_dokumenty:
Zamawiający żąda dołączenia do oferty Koncepcję Realizacji Konferencji, która musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (zgodnie
z reprezentacją wynikającą z właściwego rejestru lub na podstawie udzielonego pełnomocnictwa).

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 40

Nazwa kryterium 2: Koncepcja organizacyjna konferencji

Znaczenie kryterium 2: 60

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.warmia.mazury.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
ul. E. Plater 1, 10-562 Olsztyn, Departament Zamówień Publicznych i Udzielania Zezwoleń, pok. 437

Data składania wniosków, ofert: 19/10/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
ul. E. Plater 1, 10-562 Olsztyn, Departament Zamówień Publicznych i Udzielania Zezwoleń, pok 438

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 Pomoc Techniczna

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
799520002 (Usługi w zakresie organizacji imprez)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
799510005 (Usługi w zakresie organizowania seminariów)

Uprawnienia:
Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia Zamawiajacy nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunku udziału w postepowaniu

Potencjał techniczny:
Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia Zamawiajacy nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunku udziału w postepowaniu

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia Zamawiajacy nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunku udziału w postepowaniu

Sytuacja ekonomiczna:
Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia Zamawiajacy nie dokonuje szczegółowego opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunku udziału w postepowaniu

Oświadczenie nr 3: Tak

Podobne przetargi