320988 / 2012-08-29 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Chmielnik (Chmielnik)

Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik - dostawa serwera wraz z kompleksowym systemem informatycznym i wdrożenie oprogramowania.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa serwera wraz z kompleksowym systemem informatycznym i wdrożenie w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik systemu obiegu dokumentów w ramach realizacji projektu Wzmocnienie potencjału samorządu Miasta i Gminy Chmielnik realizowanego z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Zakres zamówienia obejmuje:
1. Dostawę i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik dla 50 równoczesnych użytkowników z przeszkoleniem oraz udzieleniem licencji, obejmujących wszystkie elementy systemu obiegu dokumentów oraz niezbędne oprogramowania systemowe, bazodanowe i ewentualne inne wspomagające niezbędne do działania systemu obiegu dokumentów. Wszystkie licencje muszą być bezterminowe.
2. Opiekę autorską nad wdrożonym systemem przez okres 12 miesięcy.
3. Dostawę, instalację i uruchomienie serwera.
4. Serwis gwarancyjny na dostarczony serwer na okres 24 miesięcy.

Podstawowe funkcje jakie będą realizowane w ramach systemu obiegu dokumentów dla Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik:
System obiegu dokumentów będzie przeznaczony do rejestrowania pism wpływających do Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik. Działanie jego polegać będzie na przyjmowaniu korespondencji :
- odbieranej na dzienniku podawczym,
- składanej osobiście w sekretariacie,
- przyjmowaniu korespondencji elektronicznej poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą itp.
Przyjmowana korespondencja jest obowiązkowo rejestrowana w dziennikach korespondencji i podlega wszystkim zasadom opisanym w Instrukcji Kancelaryjnej.
Podstawowym wymogiem jest rejestracja wszelkiej korespondencji, której w ramach dziennika nadawany jest kolejny numer o określonym formacie zapisu. Format tego numeru ma być zgodny z obowiązującymi zasadami, ale w pełni konfigurowalny, ponieważ zasady te ulegają okresowo zmianom. Podstawowym sposobem komunikowania się obywateli z urzędem jest forma papierowa składanych dokumentów jak np.: podania, wnioski czy skargi. Pismo złożone, jako dokument papierowy trafia do Kancelarii Sekretariatu. Może ono być przyniesione osobiście, albo przesłane
w formie przesyłki pocztowej. W Sekretariacie Kancelarii następuje pierwsza rejestracja pisma w systemie obiegu dokumentów. Czynności rejestracji polegają na zapisaniu podstawowych informacji o dokumencie jak między innymi; kto, kiedy i w ramach jakiego tematu go złożył. Na dokument będzie się naklejać identyfikujący go w systemie kod paskowy. Tak przygotowany wniosek będzie skanowany i wprowadzony do systemu jako obraz oryginalnego dokumentu. Od tej pory dokument papierowy wraz z jego opisem zawierającym informacje identyfikujące i skan zawartości są przyjęte do obiegu dokumentów. Przy osobistym przekazaniu dokumentu może być wydane potwierdzenie jego złożenia. W celu odbierania dokumentów elektronicznych została uruchomiona elektroniczna skrzynka podawcza. W urzędzie funkcjonuje również możliwość korespondencji elektronicznej poprzez ePUAP. System obiegu dokumentów musi obsługiwać obie te platformy elektronicznej wymiany danych. Musi również umożliwiać weryfikację podpisu elektronicznego na złożonych dokumentach. Konieczna jest również możliwość składania podpisu elektronicznego na dokumentach tworzonych w urzędzie.
Każdy, kto prześle do urzędu dokument elektroniczny otrzymuje automatycznie wygenerowane urzędowe potwierdzenie odbioru, które jest potwierdzeniem prawidłowego złożenia dokumentu. Dokument elektroniczny trafia bezpośrednio do sekretariatu wydziału lub komórek organizacyjnych Urzędu. Tam podlega takim samym procesom jak inne dokumenty. Ustawodawca dopuścił przekazywanie dokumentów elektronicznych również innymi kanałami elektronicznymi jak poczta e-mail, lub na nośnikach elektronicznych typu pendrive lub zapisywalny CD. Elektroniczny obieg dokumentów musi umieć prawidłowo obsłużyć również te kanały wymiany informacji, w szczególności musi wygenerować potwierdzenie odbioru i zapisać je na nośniku, na którym był złożony wniosek.
System zapewni obsługę wszystkich istotnych dokumentów i spraw prowadzonych w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik (rejestracja, wprowadzenie, weryfikacja, modyfikacja, przeglądanie, archiwizacja), możliwość tworzenia pism, definiowania ich wzorców. System będzie posiadał możliwość definiowania oraz modyfikacji struktury Urzędu w systemie w przypadku zmian organizacyjnych. System zapewni pełny obieg dokumentów od chwili wejścia do wyjścia dla wszystkich wymaganych procesów poprzez obsługę:
- korespondencji wchodzącej (z zewnątrz) rejestrowanej w Kancelarii Sekretariacie, Biuro Obsługi Klienta, komórki organizacyjne,
- korespondencji wewnętrznej Urzędu,
- korespondencji wychodzącej (powstałej w komórkach organizacyjnych) wysyłanej przez Sekretariat Kancelarię lub komórkę, która ją wytworzyła.
Rejestrację głównych etapów działania Urzędu: rejestracja pism, dekretacja na komórkę organizacyjną, dekretacja na pracownika, przekazywanie pism do innych komórek organizacyjnych, obsługa pism przez pracowników, wysyłkę korespondencji.
Niezwykle istotną sprawą jest rejestrowanie terminów i obliczanie nieprzekraczalnych terminów załatwiania spraw. System musi ostrzegać urzędnika przed możliwością przekroczenia terminów. Oczywiście system obiegu dokumentów ma zapewnić współpracę urzędników w ramach sprawy, dlatego musi umożliwiać przekazywanie lub przesyłanie kopii pism pomiędzy stanowiskami pracy.
Wszelkie czynności muszą być automatycznie rejestrowane w systemie. Konieczne jest również przekazywanie czasowe lub na stałe sprawy innemu urzędnikowi np.: z powodu urlopu, choroby czy rozwiązania umowy o pracę. Istotnym elementem pracy systemie obiegu dokumentacji jest możliwość wyszukiwania informacji. Zakres wyszukiwania informacji musi zależeć od przypisanych wyszukującemu uprawnień. System obiegu dokumentów musi umożliwiać wyszukiwanie informacji po podaniu dowolnego identyfikatora jak np.: numer sprawy, numer pisma, numer przesyłki, dane osoby przypisanej do sprawy, adresu itp. Wyszukiwanie powinno umożliwiać otrzymywanie wyników za określony okres, przesyłek o niepełnym odwzorowaniu, przesyłek na informatycznych nośnikach informacji, których nie włączono do systemu obiegu dokumentów.
W szczególności system musi zapewnić następujące funkcjonalności dla tego zakresu:
- obsługę listy spraw i teczek,
- obsługę słowników np.: ulic,
- szybki i ciągły dostęp do spraw w toku oraz dokonywanie oceny ich realizacji,
- koordynację zadań realizowanych przez kilka komórek jednocześnie,
- definiowanie procesów przez administratora systemu
- obsługę sytuacji wyjątkowych (anulowanie sprawy, zmiana typu sprawy, wszczęcie sprawy od nowa),
- obsługę spraw o nietypowym przebiegu,
- tworzenie raportów wg predefiniowanych wzorów,
- definiowanie nowych raportów przez użytkownika,
- nadzorowanie upływu czasu załatwiania spraw,
- automatyczne nadawanie numeru kolejnego w rejestrach systemu,
- tworzenie metryczek w sprawie,
- przeglądanie historii załatwiania sprawy (kto, kiedy, gdzie, jaką wykonał czynność).
System zapewni zarządzanie dokumentami poprzez:
- możliwość wprowadzania dokumentów w różnych formach (graficznej, tekstowe),
- obsługę pism wchodzących, wychodzących, wewnętrznych,
- wielopoziomowa obsługę dekretacji wg struktury Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik,
- szybkie wyszukiwanie dokumentów wg ustalonych kluczy (metody wyszukiwania dokumentów - pełnotekstowe, wg meta-danych i zarządzanie relacjami między dokumentarni obsługę obrazów dokumentów (nakładanie adnotacji, częściowe ukrywanie treści pisma),
- obsługę dokumentów elektronicznych,
- generowanie standardowych odpowiedzi na pisma wchodzące wg definiowanych w systemie wzorców,
- organizowanie struktury przechowywania dokumentów, dokumenty wieloczęściowe (teczki)
i formaty(konwertowanie z formatu do formatu),
- metody uprawnień i widoczności w przypadku współdzielenia dokumentów i zarządzanie statusami zmian w dokumentach, zarządzanie wersjami dokumentów,
- zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów oraz metody udostępniania dokumentów wewnątrz i na zewnątrz urzędu (paczka archiwalna),
- metody wprowadzania (masowego) dokumentów (scan, dokumenty elektroniczne z edytorów tekstu, email, faxy),
- zarządzanie referencjami do dokumentacji papierowej (czyli kontrola miejsca przechowywania dokumentu papierowego - wykorzystanie kodów paskowych).
System umożliwi wykorzystanie workflow poprzez:
- definiowanie-redefiniowanie procesów workf1ow,
- monitorowanie procesów workf1ow,
- zarządzanie obciążeniem w procesach.
System zapewni monitorowanie procesów poprzez:
- automatyczną kontrolę terminów załatwiania spraw, śledzenie procesów załatwiania spraw,
- informowanie o zbliżającym się terminie nie załatwionych spraw i dokumentów w ramach ustalonych terminów,
- możliwość ustalania indywidualnych terminów załatwienia sprawy
- kontrolę procesu archiwizacji,
- dostęp do spraw w toku, ocena stopnia realizacji (status wg listy), publikowanie tych informacji dla uprawnionych osób poprzez Internet,
- możliwość modyfikacji przez uprawnione osoby listy statusów.
System będzie posiadał możliwość raportowania:
- wydruk dziennika pism, które wpłynęły do komórki organizacyjnej w określonym czasie,
- wydruk informacji i raportów statystycznych związanych z obsługą spraw i dokumentów,
- wydzielone specjalne rejestry i ich obieg (w tym rejestracja skarg i wniosków).
W systemie będą dostępne słowniki między innymi.:
- jednolity rzeczowy wykaz akt,
- nadawców/adresatów,
- ulic,
- jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik,
- pracowników UMiG Chmielnik.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SIWZ.

Ilekroć w niniejszej treści SIWZ, w zakresie dotyczącym opisu przedmiotu, jest mowa o znaku towarowym, patencie, lub pochodzeniu, przyjmuje się, że wskazaniu takiemu towarzyszy wyraz: lub równoważne.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 320988

Data publikacji: 2012-08-29

Nazwa: Gmina Chmielnik

Ulica: Plac Kościuszki 7

Numer domu: 7

Miejscowość: Chmielnik

Kod pocztowy: 26-020

Województwo / kraj: świętokrzyskie

Numer telefonu: 41 3543273

Numer faxu: 41 3543273

Adres strony internetowej: www.chmielnik.com

Regon: 29100974500000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik - dostawa serwera wraz z kompleksowym systemem informatycznym i wdrożenie oprogramowania.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest dostawa serwera wraz z kompleksowym systemem informatycznym i wdrożenie w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik systemu obiegu dokumentów w ramach realizacji projektu Wzmocnienie potencjału samorządu Miasta i Gminy Chmielnik realizowanego z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Zakres zamówienia obejmuje:
1. Dostawę i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik dla 50 równoczesnych użytkowników z przeszkoleniem oraz udzieleniem licencji, obejmujących wszystkie elementy systemu obiegu dokumentów oraz niezbędne oprogramowania systemowe, bazodanowe i ewentualne inne wspomagające niezbędne do działania systemu obiegu dokumentów. Wszystkie licencje muszą być bezterminowe.
2. Opiekę autorską nad wdrożonym systemem przez okres 12 miesięcy.
3. Dostawę, instalację i uruchomienie serwera.
4. Serwis gwarancyjny na dostarczony serwer na okres 24 miesięcy.

Podstawowe funkcje jakie będą realizowane w ramach systemu obiegu dokumentów dla Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik:
System obiegu dokumentów będzie przeznaczony do rejestrowania pism wpływających do Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik. Działanie jego polegać będzie na przyjmowaniu korespondencji :
- odbieranej na dzienniku podawczym,
- składanej osobiście w sekretariacie,
- przyjmowaniu korespondencji elektronicznej poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą itp.
Przyjmowana korespondencja jest obowiązkowo rejestrowana w dziennikach korespondencji i podlega wszystkim zasadom opisanym w Instrukcji Kancelaryjnej.
Podstawowym wymogiem jest rejestracja wszelkiej korespondencji, której w ramach dziennika nadawany jest kolejny numer o określonym formacie zapisu. Format tego numeru ma być zgodny z obowiązującymi zasadami, ale w pełni konfigurowalny, ponieważ zasady te ulegają okresowo zmianom. Podstawowym sposobem komunikowania się obywateli z urzędem jest forma papierowa składanych dokumentów jak np.: podania, wnioski czy skargi. Pismo złożone, jako dokument papierowy trafia do Kancelarii Sekretariatu. Może ono być przyniesione osobiście, albo przesłane
w formie przesyłki pocztowej. W Sekretariacie Kancelarii następuje pierwsza rejestracja pisma w systemie obiegu dokumentów. Czynności rejestracji polegają na zapisaniu podstawowych informacji o dokumencie jak między innymi; kto, kiedy i w ramach jakiego tematu go złożył. Na dokument będzie się naklejać identyfikujący go w systemie kod paskowy. Tak przygotowany wniosek będzie skanowany i wprowadzony do systemu jako obraz oryginalnego dokumentu. Od tej pory dokument papierowy wraz z jego opisem zawierającym informacje identyfikujące i skan zawartości są przyjęte do obiegu dokumentów. Przy osobistym przekazaniu dokumentu może być wydane potwierdzenie jego złożenia. W celu odbierania dokumentów elektronicznych została uruchomiona elektroniczna skrzynka podawcza. W urzędzie funkcjonuje również możliwość korespondencji elektronicznej poprzez ePUAP. System obiegu dokumentów musi obsługiwać obie te platformy elektronicznej wymiany danych. Musi również umożliwiać weryfikację podpisu elektronicznego na złożonych dokumentach. Konieczna jest również możliwość składania podpisu elektronicznego na dokumentach tworzonych w urzędzie.
Każdy, kto prześle do urzędu dokument elektroniczny otrzymuje automatycznie wygenerowane urzędowe potwierdzenie odbioru, które jest potwierdzeniem prawidłowego złożenia dokumentu. Dokument elektroniczny trafia bezpośrednio do sekretariatu wydziału lub komórek organizacyjnych Urzędu. Tam podlega takim samym procesom jak inne dokumenty. Ustawodawca dopuścił przekazywanie dokumentów elektronicznych również innymi kanałami elektronicznymi jak poczta e-mail, lub na nośnikach elektronicznych typu pendrive lub zapisywalny CD. Elektroniczny obieg dokumentów musi umieć prawidłowo obsłużyć również te kanały wymiany informacji, w szczególności musi wygenerować potwierdzenie odbioru i zapisać je na nośniku, na którym był złożony wniosek.
System zapewni obsługę wszystkich istotnych dokumentów i spraw prowadzonych w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik (rejestracja, wprowadzenie, weryfikacja, modyfikacja, przeglądanie, archiwizacja), możliwość tworzenia pism, definiowania ich wzorców. System będzie posiadał możliwość definiowania oraz modyfikacji struktury Urzędu w systemie w przypadku zmian organizacyjnych. System zapewni pełny obieg dokumentów od chwili wejścia do wyjścia dla wszystkich wymaganych procesów poprzez obsługę:
- korespondencji wchodzącej (z zewnątrz) rejestrowanej w Kancelarii Sekretariacie, Biuro Obsługi Klienta, komórki organizacyjne,
- korespondencji wewnętrznej Urzędu,
- korespondencji wychodzącej (powstałej w komórkach organizacyjnych) wysyłanej przez Sekretariat Kancelarię lub komórkę, która ją wytworzyła.
Rejestrację głównych etapów działania Urzędu: rejestracja pism, dekretacja na komórkę organizacyjną, dekretacja na pracownika, przekazywanie pism do innych komórek organizacyjnych, obsługa pism przez pracowników, wysyłkę korespondencji.
Niezwykle istotną sprawą jest rejestrowanie terminów i obliczanie nieprzekraczalnych terminów załatwiania spraw. System musi ostrzegać urzędnika przed możliwością przekroczenia terminów. Oczywiście system obiegu dokumentów ma zapewnić współpracę urzędników w ramach sprawy, dlatego musi umożliwiać przekazywanie lub przesyłanie kopii pism pomiędzy stanowiskami pracy.
Wszelkie czynności muszą być automatycznie rejestrowane w systemie. Konieczne jest również przekazywanie czasowe lub na stałe sprawy innemu urzędnikowi np.: z powodu urlopu, choroby czy rozwiązania umowy o pracę. Istotnym elementem pracy systemie obiegu dokumentacji jest możliwość wyszukiwania informacji. Zakres wyszukiwania informacji musi zależeć od przypisanych wyszukującemu uprawnień. System obiegu dokumentów musi umożliwiać wyszukiwanie informacji po podaniu dowolnego identyfikatora jak np.: numer sprawy, numer pisma, numer przesyłki, dane osoby przypisanej do sprawy, adresu itp. Wyszukiwanie powinno umożliwiać otrzymywanie wyników za określony okres, przesyłek o niepełnym odwzorowaniu, przesyłek na informatycznych nośnikach informacji, których nie włączono do systemu obiegu dokumentów.
W szczególności system musi zapewnić następujące funkcjonalności dla tego zakresu:
- obsługę listy spraw i teczek,
- obsługę słowników np.: ulic,
- szybki i ciągły dostęp do spraw w toku oraz dokonywanie oceny ich realizacji,
- koordynację zadań realizowanych przez kilka komórek jednocześnie,
- definiowanie procesów przez administratora systemu
- obsługę sytuacji wyjątkowych (anulowanie sprawy, zmiana typu sprawy, wszczęcie sprawy od nowa),
- obsługę spraw o nietypowym przebiegu,
- tworzenie raportów wg predefiniowanych wzorów,
- definiowanie nowych raportów przez użytkownika,
- nadzorowanie upływu czasu załatwiania spraw,
- automatyczne nadawanie numeru kolejnego w rejestrach systemu,
- tworzenie metryczek w sprawie,
- przeglądanie historii załatwiania sprawy (kto, kiedy, gdzie, jaką wykonał czynność).
System zapewni zarządzanie dokumentami poprzez:
- możliwość wprowadzania dokumentów w różnych formach (graficznej, tekstowe),
- obsługę pism wchodzących, wychodzących, wewnętrznych,
- wielopoziomowa obsługę dekretacji wg struktury Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik,
- szybkie wyszukiwanie dokumentów wg ustalonych kluczy (metody wyszukiwania dokumentów - pełnotekstowe, wg meta-danych i zarządzanie relacjami między dokumentarni obsługę obrazów dokumentów (nakładanie adnotacji, częściowe ukrywanie treści pisma),
- obsługę dokumentów elektronicznych,
- generowanie standardowych odpowiedzi na pisma wchodzące wg definiowanych w systemie wzorców,
- organizowanie struktury przechowywania dokumentów, dokumenty wieloczęściowe (teczki)
i formaty(konwertowanie z formatu do formatu),
- metody uprawnień i widoczności w przypadku współdzielenia dokumentów i zarządzanie statusami zmian w dokumentach, zarządzanie wersjami dokumentów,
- zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów oraz metody udostępniania dokumentów wewnątrz i na zewnątrz urzędu (paczka archiwalna),
- metody wprowadzania (masowego) dokumentów (scan, dokumenty elektroniczne z edytorów tekstu, email, faxy),
- zarządzanie referencjami do dokumentacji papierowej (czyli kontrola miejsca przechowywania dokumentu papierowego - wykorzystanie kodów paskowych).
System umożliwi wykorzystanie workflow poprzez:
- definiowanie-redefiniowanie procesów workf1ow,
- monitorowanie procesów workf1ow,
- zarządzanie obciążeniem w procesach.
System zapewni monitorowanie procesów poprzez:
- automatyczną kontrolę terminów załatwiania spraw, śledzenie procesów załatwiania spraw,
- informowanie o zbliżającym się terminie nie załatwionych spraw i dokumentów w ramach ustalonych terminów,
- możliwość ustalania indywidualnych terminów załatwienia sprawy
- kontrolę procesu archiwizacji,
- dostęp do spraw w toku, ocena stopnia realizacji (status wg listy), publikowanie tych informacji dla uprawnionych osób poprzez Internet,
- możliwość modyfikacji przez uprawnione osoby listy statusów.
System będzie posiadał możliwość raportowania:
- wydruk dziennika pism, które wpłynęły do komórki organizacyjnej w określonym czasie,
- wydruk informacji i raportów statystycznych związanych z obsługą spraw i dokumentów,
- wydzielone specjalne rejestry i ich obieg (w tym rejestracja skarg i wniosków).
W systemie będą dostępne słowniki między innymi.:
- jednolity rzeczowy wykaz akt,
- nadawców/adresatów,
- ulic,
- jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik,
- pracowników UMiG Chmielnik.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SIWZ.

Ilekroć w niniejszej treści SIWZ, w zakresie dotyczącym opisu przedmiotu, jest mowa o znaku towarowym, patencie, lub pochodzeniu, przyjmuje się, że wskazaniu takiemu towarzyszy wyraz: lub równoważne.

Kody CPV:
722680001 (Usługi dostawy oprogramowania)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
722270002 (Usługi doradcze w zakresie integracji oprogramowania)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
805100002 (Usługi szkolenia specjalistycznego)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
488200002 (Serwery)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje na podstawie art. 67 ust.1 pkt. 6 PZP w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego udzielenie wykonawcy usług zamówień uzupełniających do 50% wartości zamówienia podstawowego polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień.
Zamawiający przewiduje na podstawie art. 67 ust.1 pkt. 5 PZP w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego udzielenie wykonawcy usług zamówień dodatkowych do 50% wartości zamówienia podstawowego nieobjętych zamówieniem podstawowym.
Zamawiający przewiduje na podstawie art. 67 ust.1 pkt. 7 PZP w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego udzielenie wykonawcy dostaw zamówień uzupełniających do 20% wartości zamówienia podstawowego polegających na rozszerzeniu dostawy.

Czas: D

Data zakończenia: 25/09/2012

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Na potwierdzenie należy złożyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający nie wprowadza szczegółowego warunku w tym zakresie.

Wiedza i doświadczenie:
Na potwierdzenie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie 3 lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał co najmniej jedno zamówienie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia i polegające na wdrożeniu lub dostawie i wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będącego przedmiotem oferty Wykonawcy zawierającego co najmniej: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, Cyfrowy Urząd oraz Szynę Wymiany Danych, przy czym:
- wartość zamówienia wyniosła co najmniej 30 000,00 zł brutto,
- wdrożenie obejmowało co najmniej 50 pracowników w jednej instytucji,
- wdrożenie obejmowało mechanizmy integrujące system elektronicznego obiegu dokumentów z platformą ePUAP co najmniej w zakresie:
a. przyjmowania dokumentów wysłanych z platformy ePUAP,
b. weryfikacji podpisu kwalifikowanego oraz podpisu Profilem Zaufanym ePUAP złożonymi na dokumentach wysłanych z platformy ePUAP,
c. tworzenia, edycji i wysyłania dokumentów elektronicznych na podstawie wzorów dokumentów umieszczonych w centralnym repozytorium wzorów dokumentów na skrytki kontaktowe na platformie ePUAP wraz z możliwością podpisania tych dokumentów podpisem kwalifikowanym oraz Profilem Zaufanym.
Usługi powinny być wykonane należycie. Dla potwierdzenia, że wskazane usługi były
wykonywane należycie, wymaga się przedłożenia dokumentów, np. referencje, lisy referencyjne, protokoły odbioru usług, itp.
Na potwierdzenie należy złożyć wykaz wykonanych dostaw/usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom lub usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości , przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączenie dokumentów potwierdzających że dostawy /usługi zostały wykonane należycie ( np. referencje, protokoły końcowe odbioru dostaw/usług).

Potencjał techniczny:
Na potwierdzenie należy złożyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający nie wprowadza szczegółowego warunku w tym zakresie

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy dysponujący odpowiednią kadrą przeznaczoną do realizacji zamówienia, w tym:
- co najmniej 1 osoba przewidziana do roli Kierownika projektu posiadająca wykształcenie wyższe oraz minimum 5-letnie doświadczenie w zarządzaniu realizacją projektów informatycznych wg. metodyki Prince2 lub innej równoważnej, potwierdzone udziałem proponowanego specjalisty na stanowisku Kierownika projektu w co najmniej 2 zakończonych sukcesem (tj. odebranych przez Zamawiającego) projektach informatycznych polegających na wdrożeniu lub dostawie i wdrożeniu w jednostce samorządu terytorialnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, będącego przedmiotem oferty Wykonawcy. Osoba proponowana do roli Kierownika projektu musi posiadać certyfikat potwierdzający posiadana wiedzę z zakresu metodyki zarządzania projektami Prince2 lub innej równoważnej co najmniej na poziomie wyższym niż podstawowy;

- co najmniej 1 osoba przewidziana do roli specjalisty ds. zarządzania eksploatacją tj. osoby przygotowującej w trakcie wdrożenia sposób optymalnej eksploatacji systemu dopasowany do specyfiki Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik- osoba ta musi posiadać wykształcenie wyższe oraz doświadczenie w zakresie organizacji eksploatacji systemów, potwierdzone udziałem w co najmniej 2 projektach odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia ( wdrożenie obiegu dokumentów);
- co najmniej 1 osoba przewidziana do roli specjalisty ds. szkoleń tj. osoba posiadająca wykształcenie wyższe oraz doświadczenie w zakresie organizacji i prowadzenie szkoleń w temacie wykorzystania obiegu dokumentów przy realizacji czynności kancelaryjnych potwierdzone udziałem w co najmniej 2 projektach odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, obejmujących przeszkolenie co najmniej 40 pracowników w każdym projekcie;
- co najmniej 1 osoba przewidziana do roli specjalisty ds. bezpieczeństwa informacji - osoba, która zaproponuje procedury bezpiecznego wykorzystania systemu obiegu dokumentów. Osoba ta musi posiadać wykształcenie wyższe techniczne, doświadczenie w zakresie organizacji elektronicznego obiegu dokumentów z uwzględnieniem wymagań normy ISO 9001, potwierdzone udziałem w co najmniej 2 projektach odpowiadających swym rodzajem przedmiotowi zamówienia.
- co najmniej 1 osoba przewidziana do roli Certyfikowanego Testera, posiadająca wykształcenie wyższe oraz minimum 2 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie testowania oferowanego przez Wykonawcę Systemu Obiegu Dokumentów potwierdzone udziałem proponowanego specjalisty na stanowisku Testera przynajmniej w 2 projektach informatycznych polegających na wdrożeniu w Jednostkach Samorządu Terytorialnego oferowanego przez Wykonawcę Systemu Obiegu Dokumentów, przy czym każdy z projektów obejmował wdrożenie systemu dla co najmniej 50 użytkowników, a wartość każdego z projektów wynosiła co najmniej 30 000,00 PLN brutto oraz posiadająca znajomość najlepszych praktyk w zakresie testowania systemów informatycznych potwierdzoną certyfikatem potwierdzającym posiadaną wiedzę z zakresu testowania systemów informatycznych ISTQB na poziomie co najmniej podstawowym lub innym równoważnym;


Zamawiający nie dopuszcza łączenia którejkolwiek z w/w funkcji przez tę samą osobę
Na potwierdzenie należy złożyć wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności oraz informacjami nt. podstawy dysponowania tymi osobami.
Ponadto należy złożyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.

Sytuacja ekonomiczna:
Na potwierdzenie należy złożyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający nie wprowadza szczegółowego warunku w tym zakresie

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokument potwierdzenia III.5: Tak

inne_dokumenty:
1. Formularz ofertowy
2. Pełnomocnictwo - w przypadku, gdy oferta została podpisana przez pełnomocnika lub gdy oferta została złożona przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 23 ustawy - wymagana forma - ORYGINAŁ lub odpis pełnomocnictwa poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza;
3. Oświadczenie o powierzeniu części dostaw-usług podwykonawcom - wymagana forma ORYGINAŁ
4. Oświadczenie o posiadaniu wymaganych funkcjonalności przez oferowane oprogramowanie.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Stosownie do art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający zastrzega możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której wybrano Wykonawcę polegającej na zmianie i przedłużeniu terminu realizacji z powodu wystąpienia zdarzeń losowych, w przypadku realizacji zamówień uzupełniających i dodatkowych, zmiany adresu, nazwy wykonawcy lub zmiany numeru konta bankowego. Stwierdzenie jednej
z ww okoliczności będzie uzasadniało zawarcie aneksu do umowy.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.chmielnik.com

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miasta i Gminy
Plac Kościuszki 7
26-020 Chmielnik

Data składania wniosków, ofert: 06/09/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Miasta i Gminy
Plac Kościuszki 7
26-020 Chmielnik
Sekretariat pokój 102

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Przedmiot zamówienia dofinansowany jest w ramach projektu -Wzmocnienie potencjału samorządu Miasta i Gminy Chmielnik- realizowanego przez Gminę Chmielnik z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Podobne przetargi