101360 / 2011-05-05 - Administracja rządowa centralna / Urząd do Spraw Cudzoziemców (Warszawa)

Oryginalny toner KX-FA87E Czarny marki Panasonic

Cena: 219.68 PLN

Usługi rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych za granicą na potrzeby pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych dla pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców za granicą, zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia:W ramach realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca po otrzymaniu od Zamawiającego zgłoszenia zapotrzebowania na przedmiotowe usługi, zobowiązany będzie do:1) wyszukiwania i przedstawiania najkorzystniejszych dla Zamawiającego, dostępnych na rynku, ofert hoteli stosownie do zleceń składanych przez Zamawiającego z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny (uwzględniając aktualne promocje), lokalizacji i wyposażenia; 2) dokonywania rezerwacji miejsc noclegowych za granicą w hotelach o standardzie minimum trzygwiazdkowym;
3) pośredniczenia w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywania opłat, zwrotów opłat; 4) dokonywania zmian, odwoływania rezerwacji; 5) przydzielenia jednej stałej osoby pracującej od poniedziałku do piątku w godz. 9:00-16:00, odpowiedzialnej za współpracę z Zamawiającym. Zamawiający określi z odpowiednim wyprzedzeniem szczegółowe wymagania co do lokalizacji miejsca noclegowego, a także ewentualne dodatkowe preferencje w zakresie jakości hotelu i obsługi, w szczególności przekaże Wykonawcy informację na temat:
1) kraju i miejscowości, w których należy zarezerwować miejsca hotelowe, z uwzględnieniem wymagań odnośnie lokalizacji hotelu (bliskie położenie względem miejsca zaplanowanego spotkania, konferencji), nie wyłączając możliwości wskazania konkretnego hotelu, 2) terminu pobytu,3) liczby pokoi lub miejsc noclegowych, 4) rodzaju zamawianych pokoi, 5) wymaganej kategorii hotelu,
6) inne informacje o usłudze (np. bezpłatny dostęp do internetu). Zamówienie może być składane pocztą elektroniczną, faksem lub telefonicznie na podany przez Wykonawcę adres i numer przez osoby wyznaczone przez Zamawiającego. Wykonawca w czasie przygotowywania propozycji lokalizacji będzie korzystał z systemu lub bazy kontaktowej gwarantującej rezerwację miejsc hotelowych na całym świecie. Wykonawca będzie zobowiązany niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 24 godzin od otrzymania zamówienia, złożonego w dni robocze, do przekazania Zamawiającemu warunków rezerwacji pocztą elektroniczną lub faksem na wskazany przez Zamawiającego adres lub numer. Warunki rezerwacji będą zawierały: 1) proponowane hotele (co najmniej trzy) ze wskazaniem kategorii,
2) ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych,
3) termin pobytu, 4) całkowitą cenę usługi, 5) termin, do końca którego Zamawiający rezygnując z rezerwacji miejsca nie poniesie kosztów,
6) inne informacje o usłudze, wskazane w zamówieniu (np. bezpłatny dostęp do internetu). Wykonawca dokona rezerwacji wybranych przez Zamawiającego miejsc noclegowych po pisemnym potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionych pracowników Zamawiającego oraz dostarczy drogą elektroniczną (pod wskazany adres mailowy) vouchery potwierdzające rezerwację i uiszczenie zapłaty, w terminie nie dłuższym niż 2 dni od dnia potwierdzenia zamówienia - również po godzinach urzędowania Zamawiającego, tj. po godz. 16:00 (co najmniej do 19:00). W przypadku wyjazdów związanych z obsługą wydarzeń nieprzewidywalnych w terminie i w sposób uzgodniony telefonicznie. W przypadku, gdy Zamawiający wskaże hotel, w którym Zamawiający lub jego partnerzy zagraniczni uzyskali rabat w stosunku do ceny zaproponowanej przez Wykonawcę, Wykonawca zrealizuje tylko czynności związane z rezerwacją w ramach tego rabatu. W związku z powyższym Wykonawca może obciążyć Zamawiającego tylko kosztami związanymi z tą usługą oraz kosztem noclegu zgodnym z rabatem. W przypadku, gdy hotel określony w zamówieniu przyjętym przez Wykonawcę do realizacji nie będzie miał możliwości przyjęcia osoby wskazanej przez Zamawiającego w zamówieniu lub na warunkach wskazanych w zamówieniu, Wykonawca zapewni takiej osobie miejsce w hotelu zastępczym, którego standard i lokalizacja nie będą odbiegać od standardu i lokalizacji hotelu określonego w przyjętym do realizacji zamówieniu. Koszt miejsca zastępczego obciąży Wykonawcę, który jest również zobowiązany do pokrycia ewentualnych kosztów transportu do hotelu zastępczego. Proponowana przez Wykonawcę ostateczna cena miejsca hotelowego (z uwzględnieniem ceny za dokonanie rezerwacji i opustu) nie może przekraczać limitu określonego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2005r. Nr 186, poz. 1555 ze zm.). Wykonawca dostarczy, po realizacji każdego zamówienia, fakturę do siedziby Urzędu do Spraw Cudzoziemców zawierającą dokładny opis składników tworzących kwotę należną Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia oraz łączną cenę usługi brutto. W przypadku, gdy nie będzie możliwe dokonanie rezerwacji i zakupu miejsca hotelowego w cenie nieprzekraczającej wysokości limitu wskazanego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2005r. Nr 186, poz. 1555 ze zm.), Wykonawca zawiadomi Zamawiającego na piśmie o braku możliwości realizacji zamówienia w ustalonych cenowo granicach i jednocześnie przedstawi najkorzystniejszą cenowo ofertę a Zamawiający, w zależności od okoliczności konkretnego przypadku, może upoważnić Wykonawcę na piśmie do podwyższenia ograniczonej limitem kwoty o koszty niezbędne do realizacji usługi zgodnie ze złożonym zamówieniem. Zamawiający przewiduje, że szacunkowa skala potrzeb w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych za granicą, na podstawie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych dokonanych w 2010 r. oraz w związku ze zbliżającą się Prezydencją Polski w Unii Europejskiej w okresie realizacji umowy wyniesie ok. 270 noclegów. Zakres geograficzny zamówienia obejmuje zakwaterowanie hotelowe na całym świecie (w tym główne miejsca przewidywanych rezerwacji to państwa europejskie (ok. 95% wszystkich rezerwacji dokonanych w 2010 r.) ze szczególnym uwzględnieniem Belgii (ok. 54 % wszystkich rezerwacji dokonanych w 2010 r. ). Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezerwacji i zakupu mniejszej lub większej ilości miejsc niż szacowana, stosownie do potrzeb. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie odszkodowawcze z tytułu rezerwacji i zakupu mniejszej ilości miejsc hotelowych niż szacowana

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 101360

Data publikacji: 2011-05-05

Nazwa: Urząd do Spraw Cudzoziemców

Ulica: Koszykowa 16

Numer domu: 16

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-564

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 6270680

Numer faxu: 022 8454980, 6014339

Adres strony internetowej: www.udsc.gov.pl

Regon: 01731501200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja rządowa centralna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych za granicą na potrzeby pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych dla pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców za granicą, zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia:W ramach realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca po otrzymaniu od Zamawiającego zgłoszenia zapotrzebowania na przedmiotowe usługi, zobowiązany będzie do:1) wyszukiwania i przedstawiania najkorzystniejszych dla Zamawiającego, dostępnych na rynku, ofert hoteli stosownie do zleceń składanych przez Zamawiającego z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny (uwzględniając aktualne promocje), lokalizacji i wyposażenia; 2) dokonywania rezerwacji miejsc noclegowych za granicą w hotelach o standardzie minimum trzygwiazdkowym;
3) pośredniczenia w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywania opłat, zwrotów opłat; 4) dokonywania zmian, odwoływania rezerwacji; 5) przydzielenia jednej stałej osoby pracującej od poniedziałku do piątku w godz. 9:00-16:00, odpowiedzialnej za współpracę z Zamawiającym. Zamawiający określi z odpowiednim wyprzedzeniem szczegółowe wymagania co do lokalizacji miejsca noclegowego, a także ewentualne dodatkowe preferencje w zakresie jakości hotelu i obsługi, w szczególności przekaże Wykonawcy informację na temat:
1) kraju i miejscowości, w których należy zarezerwować miejsca hotelowe, z uwzględnieniem wymagań odnośnie lokalizacji hotelu (bliskie położenie względem miejsca zaplanowanego spotkania, konferencji), nie wyłączając możliwości wskazania konkretnego hotelu, 2) terminu pobytu,3) liczby pokoi lub miejsc noclegowych, 4) rodzaju zamawianych pokoi, 5) wymaganej kategorii hotelu,
6) inne informacje o usłudze (np. bezpłatny dostęp do internetu). Zamówienie może być składane pocztą elektroniczną, faksem lub telefonicznie na podany przez Wykonawcę adres i numer przez osoby wyznaczone przez Zamawiającego. Wykonawca w czasie przygotowywania propozycji lokalizacji będzie korzystał z systemu lub bazy kontaktowej gwarantującej rezerwację miejsc hotelowych na całym świecie. Wykonawca będzie zobowiązany niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 24 godzin od otrzymania zamówienia, złożonego w dni robocze, do przekazania Zamawiającemu warunków rezerwacji pocztą elektroniczną lub faksem na wskazany przez Zamawiającego adres lub numer. Warunki rezerwacji będą zawierały: 1) proponowane hotele (co najmniej trzy) ze wskazaniem kategorii,
2) ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych,
3) termin pobytu, 4) całkowitą cenę usługi, 5) termin, do końca którego Zamawiający rezygnując z rezerwacji miejsca nie poniesie kosztów,
6) inne informacje o usłudze, wskazane w zamówieniu (np. bezpłatny dostęp do internetu). Wykonawca dokona rezerwacji wybranych przez Zamawiającego miejsc noclegowych po pisemnym potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionych pracowników Zamawiającego oraz dostarczy drogą elektroniczną (pod wskazany adres mailowy) vouchery potwierdzające rezerwację i uiszczenie zapłaty, w terminie nie dłuższym niż 2 dni od dnia potwierdzenia zamówienia - również po godzinach urzędowania Zamawiającego, tj. po godz. 16:00 (co najmniej do 19:00). W przypadku wyjazdów związanych z obsługą wydarzeń nieprzewidywalnych w terminie i w sposób uzgodniony telefonicznie. W przypadku, gdy Zamawiający wskaże hotel, w którym Zamawiający lub jego partnerzy zagraniczni uzyskali rabat w stosunku do ceny zaproponowanej przez Wykonawcę, Wykonawca zrealizuje tylko czynności związane z rezerwacją w ramach tego rabatu. W związku z powyższym Wykonawca może obciążyć Zamawiającego tylko kosztami związanymi z tą usługą oraz kosztem noclegu zgodnym z rabatem. W przypadku, gdy hotel określony w zamówieniu przyjętym przez Wykonawcę do realizacji nie będzie miał możliwości przyjęcia osoby wskazanej przez Zamawiającego w zamówieniu lub na warunkach wskazanych w zamówieniu, Wykonawca zapewni takiej osobie miejsce w hotelu zastępczym, którego standard i lokalizacja nie będą odbiegać od standardu i lokalizacji hotelu określonego w przyjętym do realizacji zamówieniu. Koszt miejsca zastępczego obciąży Wykonawcę, który jest również zobowiązany do pokrycia ewentualnych kosztów transportu do hotelu zastępczego. Proponowana przez Wykonawcę ostateczna cena miejsca hotelowego (z uwzględnieniem ceny za dokonanie rezerwacji i opustu) nie może przekraczać limitu określonego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2005r. Nr 186, poz. 1555 ze zm.). Wykonawca dostarczy, po realizacji każdego zamówienia, fakturę do siedziby Urzędu do Spraw Cudzoziemców zawierającą dokładny opis składników tworzących kwotę należną Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia oraz łączną cenę usługi brutto. W przypadku, gdy nie będzie możliwe dokonanie rezerwacji i zakupu miejsca hotelowego w cenie nieprzekraczającej wysokości limitu wskazanego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2005r. Nr 186, poz. 1555 ze zm.), Wykonawca zawiadomi Zamawiającego na piśmie o braku możliwości realizacji zamówienia w ustalonych cenowo granicach i jednocześnie przedstawi najkorzystniejszą cenowo ofertę a Zamawiający, w zależności od okoliczności konkretnego przypadku, może upoważnić Wykonawcę na piśmie do podwyższenia ograniczonej limitem kwoty o koszty niezbędne do realizacji usługi zgodnie ze złożonym zamówieniem. Zamawiający przewiduje, że szacunkowa skala potrzeb w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych za granicą, na podstawie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych dokonanych w 2010 r. oraz w związku ze zbliżającą się Prezydencją Polski w Unii Europejskiej w okresie realizacji umowy wyniesie ok. 270 noclegów. Zakres geograficzny zamówienia obejmuje zakwaterowanie hotelowe na całym świecie (w tym główne miejsca przewidywanych rezerwacji to państwa europejskie (ok. 95% wszystkich rezerwacji dokonanych w 2010 r.) ze szczególnym uwzględnieniem Belgii (ok. 54 % wszystkich rezerwacji dokonanych w 2010 r. ). Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezerwacji i zakupu mniejszej lub większej ilości miejsc niż szacowana, stosownie do potrzeb. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie odszkodowawcze z tytułu rezerwacji i zakupu mniejszej ilości miejsc hotelowych niż szacowana

Kody CPV:
635000004 (Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
983410005 (Usługi miejsc noclegowych)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres w miesiącach: 12

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej 3 usługi polegające na rezerwacji i wynajmowaniu miejsc hotelowych poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej o wartości nie mniejszej niż 50 000 zł brutto każda.
Przez wartość usługi Zamawiający rozumie łączną wartość wykonanej (wykonywanej) usługi w ramach jednej umowy. Przez jedną usługę Zamawiający rozumie sumę usług wykonanych/wykonywanych w ramach jednej umowy. W przypadku wykazania usługi wykonywanej, należy wykazać wartość zrealizowanej części w ramach jednej umowy

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 50

Nazwa kryterium 2:
Wysokość oferowanego przez Wykonawcę opustu od ceny miejsca noclegowego (wyrażonego w %)

Znaczenie kryterium 2: 50

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.udsc.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd do Spraw Cudzoziemców, ul. Koszykowa 16, 00-564 Warszawa, pokój nr 59c

Data składania wniosków, ofert: 16/05/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Urząd do Spraw Cudzoziemców, ul. Koszykowa 16, 00-564 Warszawa, kancelaria ogólna (parter)

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi