35589 / 2009-02-10 - Administracja samorządowa / Województwo Mazowieckie (Warszawa)

Zgodny z tonerem C4127A (HP 27A) marki FullPrint

Cena: 123.00 PLN

Obsługa public relations obchodów Roku Chopinowskiego 2010

Opis zamówienia

Zapewnienie w 2009 r. obsługi public relations mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego. Plan marketingowy obchodów przyjęty przez Zarząd Województwa Mazowieckiego zakłada szereg nowatorskich działań i koncentruje się przede wszystkim na multimedialnym charakterze wydarzeń. Imprezy związane z jubileuszem będą zorganizowane wokół przewodniego tematu, jakim ma być technologia - podejście to ma wyróżnić mazowieckie obchody od innych inicjatyw. Plan zakłada reinterpretację muzyki Chopina z wykorzystaniem nowych mediów, wystawy multimedialne, warsztaty wykorzystujące cyfrowe techniki obróbki dźwięku i obrazu.
Priorytetowe cele mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego określone w planie marketingowym:
1) promocja
2) integracja
3) edukacja
Grupy odbiorców, do których kierowane będą imprezy Roku Chopinowskiego, definiowane są szczegółowo w odniesieniu do poszczególnych wydarzeń. Punkty programu są bowiem na tyle różnorodne, że przyciągną także zróżnicowaną widownię. Grupy najważniejsze z punktu widzenia planu marketingowego: mieszkańcy Mazowsza, mieszkańcy Warszawy, turyści w Warszawie, potencjalni odbiorcy kultury, widownia kultury wysokiej

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 35589

Data publikacji: 2009-02-10

Nazwa: Województwo Mazowieckie

Ulica: ul. Jagiellońska 26

Numer domu: 26

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 03-719

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 59 79 100

Numer faxu: 022 597 92 90, 022 597 96 03

Adres strony internetowej: www.mazovia.pl

Regon: 01552891000000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Obsługa public relations obchodów Roku Chopinowskiego 2010

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Zapewnienie w 2009 r. obsługi public relations mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego. Plan marketingowy obchodów przyjęty przez Zarząd Województwa Mazowieckiego zakłada szereg nowatorskich działań i koncentruje się przede wszystkim na multimedialnym charakterze wydarzeń. Imprezy związane z jubileuszem będą zorganizowane wokół przewodniego tematu, jakim ma być technologia - podejście to ma wyróżnić mazowieckie obchody od innych inicjatyw. Plan zakłada reinterpretację muzyki Chopina z wykorzystaniem nowych mediów, wystawy multimedialne, warsztaty wykorzystujące cyfrowe techniki obróbki dźwięku i obrazu.
Priorytetowe cele mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego określone w planie marketingowym:
1) promocja
2) integracja
3) edukacja
Grupy odbiorców, do których kierowane będą imprezy Roku Chopinowskiego, definiowane są szczegółowo w odniesieniu do poszczególnych wydarzeń. Punkty programu są bowiem na tyle różnorodne, że przyciągną także zróżnicowaną widownię. Grupy najważniejsze z punktu widzenia planu marketingowego: mieszkańcy Mazowsza, mieszkańcy Warszawy, turyści w Warszawie, potencjalni odbiorcy kultury, widownia kultury wysokiej

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/12/2009

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda wniesienia wadium

opis_war:
Ilekroć w niniejszym ogłoszeniu poniżej jest mowa o ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, a w szczególności w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali co najmniej 2 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, z czego jedna musi obejmować realizację usługi polegającej na opracowaniu i wdrożeniu strategii komunikacji przedsięwzięcia o charakterze eventu (1 case study), której wartość wynosiła minimum 10 000,00 zł; 3) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 3. W przypadku udziału w postępowaniu wykonawców występujących wspólnie, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub reprezentowania i zawarcia umowy. 4. W przypadku udziału w postępowaniu wykonawców występujących wspólnie, zamawiający dopuszcza możliwość łącznego spełniania i dokumentowania warunków o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2. Pozostałe warunki każdy z wykonawców musi spełnić i udokumentować samodzielnie. 5. Okoliczności uzasadniające wykluczenie z postępowania w oparciu o przepisy art. 24 ust. 1 i 2 ustawy zachodzące choćby względem pojedynczego wykonawcy dyskwalifikują całą grupę wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia. 6. Ocena spełniania warunków wymaganych od wykonawców prowadzona będzie na podstawie analizy dokumentów i oświadczeń dołączonych do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wg formuły spełnia/nie spełnia.

inf_osw:
W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu zamawiający
żąda złożenia wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu następujących dokumentów: 1. w celu potwierdzenia, że wykonawca posiada uprawnienie do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy, zamawiający żąda, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej na każdej stronie (zawierającej treść) za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. 2. oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i nie podleganiu wykluczeniu z postępowania zgodnego z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy, podpisanego przez wykonawcę lub upoważnionego przedstawiciela wykonawcy o treści: Ja niżej podpisany oświadczam, że podmiot/podmioty, który reprezentuję (nazwa i adres wykonawcy) spełnia warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych; 3. W przypadku wykonawców występujących wspólnie do złożenia dokumentów wymienionych w ust. 1 oraz oświadczenia o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania zobowiązany jest każdy z wykonawców występujących wspólnie (zależnie od statusu podmiotu). 4. W celu potwierdzenia opisanego przez zamawiającego warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zamawiający żąda złożenia wykazu wykonanych usług w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie.

Kod trybu postepowania: DK

Liczba wykonawców: 4

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 30

Nazwa kryterium 2: ocena proponowanej metodologii działań

Znaczenie kryterium 2: 30

Nazwa kryterium 3:
ocena scenariusza działań dla realizacji jednego z projektów wybranego przez zamawiającego

Znaczenie kryterium 3: 40

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Specyfikację istotnych warunków zamówienia otrzymają wykonawcy zaproszeni do składania ofert

Opis potrzeb dla DK:
W ramach przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz zamawiającego w roku 2009 kompleksowych usług z zakresu public relations w ramach współpracy przy projekcie Rok Chopinowski 2010.
1. Przy realizacji umowy wykonawca będzie ściśle współpracował z osobami odpowiedzialnymi za realizację projektu po stronie zamawiającego.
2. Treść wszystkich materiałów informacyjnych i promocyjnych musi uzyskać akceptację zamawiającego przed ich publikacją.
3. Poza treściami uzgodnionymi z zamawiającym, wykonawca nie ma prawa do umieszczania innych treści, w tym oznaczeń własnych, reklam własnych lub podmiotów trzecich, z wyłączeniem przypadków objętych umowami sponsorskimi, podpisanymi przez zamawiającego i pod warunkiem każdorazowej akceptacji udzielonej przez zamawiającego.
4. Autorskie prawa do wszystkich materiałów powstałych w ramach realizacji zamówienia należeć będą do zamawiającego.
5. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia działań PR zgodnie z zaakceptowanymi przez zamawiającego projektami wykonawczymi i strategiami komunikacyjnymi, opracowanymi przez wykonawcę w terminach określonych w umowie.
6. Projekty wykonawcze oraz strategie komunikacyjne zostaną przygotowane na podstawie planu marketingowego, który zostanie przekazany wykonawcy po podpisaniu umowy, w terminie określonym w ww. umowie.
7. Terminy wszystkich działań promocyjnych muszą być zgodne z harmonogramem przygotowań i działań przedstawionym przez wykonawcę i zaakceptowanym przez zamawiającego, a w przypadku odstępu od ww. harmonogramów, terminy wszelkich działań muszą być uzgadniane każdorazowo z zamawiającym.
8. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Biurem ds. Mazowieckich Obchodów Roku Chopinowskiego lub inną komórką Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego wskazaną przez zamawiającego. W przypadku, gdy nie zostanie utworzone odrębne stanowisko, o którym mowa powyżej lub też w razie nieobecności osoby sprawującej tę funkcję, wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Rzecznikiem Prasowym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego.
OPIS ZADAŃ DO WYKONANIA
1. Opracowanie kalendarza imprez oraz ok. 20 projektów wykonawczych wydarzeń ujętych w Planie marketingowym obchodów Roku Chopinowskiego zawierających:
1) operacyjne programy działań z harmonogramem i budżetem,
2) listy potencjalnych sponsorów każdego wydarzenia wraz z harmonogramem spotkań ze sponsorami,
3) listy oraz bazy kontaktów do potencjalnych wykonawców/artystów zaangażowanych w każdy z projektów,
4) pakiet sponsorski do każdego wydarzenia i projekt struktury treści do prezentacji przedstawiających pakiety sponsorskie.
Termin wykonania: nie później niż 5 miesięcy od daty podpisania umowy.
2. Opracowanie strategii komunikacyjnych dla poszczególnych wydarzeń, o których mowa w pkt. 1 oraz globalnej dla Roku Chopinowskiego. Termin wykonania: nie później niż 5 miesięcy od daty podpisania umowy.
3. Opracowanie tematów dla 5 Szlaków Inspiracji (zaproponowanie ok. 5 tematów, wokół których mają zostać zbudowane mazowieckie szlaki turystyczne) oraz pomysłu komunikacyjnego dot. promocji tych szlaków jako spójnej całości.
Termin wykonania: nie później niż 2 miesiące od momentu podpisania umowy.
4. Opracowanie projektu wykonawczego i strategii komunikacyjnej dla imprezy inaugurującej Mazowieckie Obchody Roku Chopinowskiego wg pomysłu zamawiającego, na podstawie briefu przekazanego przez zamawiającego.
Termin wykonania: 2 miesiące od momentu przekazania briefu przez zamawiającego.
5. Opracowanie projektu strony internetowej (struktura treści). Struktura treści musi zostać uzgodniona i zaakceptowana przez zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnioskowania zmian dotyczących struktury, które to zmiany wykonawca zobowiązany jest zrealizować.
Termin wykonania: nie później niż 5 miesięcy od daty podpisania umowy.
6. Opracowanie treści regulaminów do konkursów prowadzonych w ramach realizacji projektów (ok. 5)
7. Redagowanie treści pism do sponsorów oraz uczestniczenie na wniosek zamawiającego (w charakterze doradcy) w spotkaniach ze sponsorami, w terminach ustalanych w porozumieniu z zamawiającym. Spotkania będą odbywały się w miarę potrzeb, określonych przez zamawiającego, zgodnie z zaakceptowanym harmonogramem spotkań, o którym mowa w ust. 1 pkt. 2.
8. Redagowanie treści pism do grup otoczenia projektu wskazanych przez wykonawcę.
9. Obsługa public relations w okresie obowiązywania umowy, w tym:
1) bieżące doradztwo i komunikacja z grupami docelowymi projektu oraz z grupami otoczenia, a także utrwalanie w świadomości ww. grup podstawowego pomysłu komunikacyjnego;
2) realizacja strategii komunikacyjnej dla imprezy inaugurującej, o której mowa w ust. 4, w tym organizacja konferencji prasowej, briefingu lub innej formy kontaktu z mediami, poprzedzającej imprezę inauguracyjną, wybranej i określonej w porozumieniu z zamawiającym;
3) kształtowanie relacji z mediami - budowanie pozytywnej opinii o organizacji mazowieckich obchodów roku 2010 i utrwalanie w mediach podstawowego pomysłu komunikacyjnego;
4) monitoring mediów oraz prowadzenie, zatwierdzonej przez zamawiającego, bazy dziennikarzy zajmujących się tematyką istotną dla projektu;
5) sporządzenie i aktualizowanie listy przedstawicieli środowisk opiniotwórczych, do których w pierwszej kolejności trafiały będą informacje związane z organizacją obchodów, przygotowywanie treści przekazu oraz wskazanie odpowiedniej formy przekazu;
6) komunikacja ze środowiskami opiniotwórczymi określonymi w zestawieniu, o którym mowa w pkt. 5 oraz budowanie pozytywnej opinii o organizacji mazowieckich obchodów roku 2010, utrwalanie podstawowego pomysłu komunikacyjnego oraz regularne informowanie o podejmowanych przedsięwzięciach zgodnie z zasadami, o których mowa w pkt 5;
7) opracowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych dla mediów, redagowanie oraz rozsyłanie informacji prasowych zgodnie z listą dziennikarzy zaakceptowaną przez zamawiającego;
8) koordynację i przygotowanie planów spotkań z mediami, rekomendację miejsca i formy tych spotkań oraz wsparcie przy ich obsłudze. Ww. spotkania powinny odbywać się po akceptacji projektów wykonawczych i strategii komunikacyjnych przez wykonawcę, z częstotliwością określoną w porozumieniu z wykonawcą, nie częściej niż raz w miesiącu, do końca obowiązywania umowy.
10. Wsparcie w prowadzeniu biura Roku Chopinowskiego.
11. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja strony internetowej projektu o nazwie domeny wskazanej przez zamawiającego, w tym redagowanie materiałów na stronę internetową poświęconą obchodom w roku 2009 w języku polskim i angielskim (domena strony stanowić będzie własność Zamawiającego, koszty utrzymania i rejestracji domeny obciążać będą zamawiającego);
1) wykonawca będzie umieszczał na stronie wszystkie informacje o projekcie oraz stanie jego realizacji wraz ze zdjęciami dokumentującymi konkretne zdarzenia związane z projektem nie później niż dwa dni robocze od zakończenia realizacji projektu wykonawczego danego wydarzenia;
2) strona musi być prowadzona w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej;
3) poza treściami uzgodnionymi z zamawiającym, wykonawca nie ma prawa do umieszczania na stronie innych materiałów, w tym między innymi reklam własnych lub podmiotów trzecich, z wyłączeniem przypadków objętych umowami sponsorskimi podpisanymi przez zamawiającego.
12. Przeszkolenie osób odpowiedzialnych za kontakty z mediami przy realizacji projektu (maksymalnie 5 osób), w jednym z trzech terminów wskazanych przez zamawiającego, w siedzibie wykonawcy.
13. Archiwizacja - wykonywanie zdjęć podczas wszystkich wydarzeń objętych przez wykonawcę obsługą PR w ramach projektu Mazowieckie Obchody Roku Chopinowskiego oraz gromadzenie w postaci cyfrowej wszystkich materiałów informacyjnych i promocyjnych, zdjęć, opublikowanych notatek i artykułów prasowych, nagrań filmowych oraz informacji o wyemitowanych materiałach telewizyjnych związanych z projektem, wraz z ewidencją ich publikacji (typ medium, nazwa kanału i programu TV, nazwa czasopisma, data).
14. Opiniowanie większych projektów zewnętrznych zgłaszanych do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w ramach mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego (przewidywana liczba opiniowanych wniosków - od 5 do 10 miesięcznie) pod względem ich zgodności z charakterem, ideą i głównym pomysłem komunikacyjnym obchodów zaplanowanych przez Zamawiającego.
15. Sporządzanie raportów (co miesiąc) w zakresie prowadzonych działań

Informacja o wysokości nagród dla DK: Zamawiający nie przewiduje nagród

Data składania wniosków, ofert: 18/02/2009

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego, ul. Bertolta Brechta 3, 03-472 Warszawa

On: on

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Jeżeli liczba wykonawców, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż określona w sekcji IV.1.2 zamawiający zaprosi do dialogu i składania ofert wykonawców, którzy w toku oceny złożonych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu otrzymają najwyższą liczbę punktów. Dokonując oceny złożonych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zamawiający zastosuje kryterium: za każdą udokumentowaną w wykazie usługę polegającą na opracowaniu i wdrożeniu strategii komunikacji przedsięwzięcia o charakterze eventu (1 case study) opisaną w sekcji III.2) Warunki udziału, zamawiający przyzna jeden punkt. Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i którzy otrzymali najwyższą liczbę punktów będzie większa niż określona w sekcji IV.I.2), zamawiający zastosuje dodatkowe kryterium: za każde udokumentowane zamówienie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (poza przedsięwzięciem o charakterze eventu opisanym powyżej) zamawiający przyzna 1 punkt.
W związku z art. 144 ust. 1 zamawiający przewiduje zmiany postanowień umowy w następującym zakresie:
1) koordynacja i przygotowanie planów spotkań z mediami, rekomendacja miejsca i formy tych spotkań oraz wsparcie przy ich obsłudze - ww. spotkania powinny odbywać się po akceptacji projektów wykonawczych i strategii komunikacyjnych przez wykonawcę, z częstotliwością określoną w porozumieniu z wykonawcą, nie częściej niż raz w miesiącu do końca obowiązywania umowy;
2) opniowane większych projektów zewnętrznych zgłaszanych do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w ramach mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego (przewidywana liczba opiniowanych wniosków - od 5 do 10 miesięcznie) pod względem ich zgodności z charakterem, ideą i głównym pomysłem komunikacyjnym obchodów zaplanowanych przez Zamawiającego.
Zakres zmian powyższych postanowień dotyczy częstotliwości spotkań oraz liczby opiniowanych wniosków w przypadku, gdy wyłoniony wykonawca w uzgodnieniu z zamawiającym przewidzi ich zmianę

Kody CPV:
793420003 (Usługi marketingowe)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
794162005 (Usługi doradcze public relations)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
794160003 (Usługi public relations)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
793422005 (Usługi w zakresie promocji)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
793414000 (Usługi prowadzenia kampanii reklamowych)

Kod CPV szóstej częsci zamówienia:
805000009 (Usługi szkoleniowe)

Kod CPV siódmej częsci zamówienia:
805110009 (Usługi szkolenia personelu)

Podobne przetargi