290602 / 2011-09-15 - Podmiot prawa publicznego / Główny Instytut Górnictwa (Katowice)

Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu pt.: Kompozyty polimerowe o podwyższonej stabilności termicznej i obniżonej palności, nr POIG.01.03.01-00-044/08 realizowanego przez konsorcjum w skład którego wchodzą: Główny Instytut Górnictwa jako lider konsorcjum, Politechnika Poznańska, Politechnika Łódzka oraz Ośrodek Badawczo - Rozwojowy Przemysłu Oponiarskiego Stomil Sp. z o. o.

Opis zamówienia

I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi audytu zewnętrznego projektu:
Kompozyty polimerowe o podwyższonej stabilności termicznej i obniżonej palności.
Projekt jest realizowany przez konsorcjum w skład którego wchodzą: Główny Instytut Górnictwa z siedzibą w Katowicach jako lider konsorcjum, Politechnika Poznańska z siedzibą w Poznaniu, Politechnika Łódzka z siedzibą w Łodzi oraz Ośrodek Badawczo - Rozwojowy Przemysłu Oponiarskiego Stomil Sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Priorytet 1. Badania i rozwój nowoczesnych technologii, Działanie 1.3. Wsparcie projektów B+R na rzecz przedsiębiorców realizowanych przez jednostki naukowe. Poddzieranie 1.3.1. Projekty rozwojowe, na podstawie umowy z OPI nr: UDA-POIG.01.03.01-00-044/08-00 z dnia 25.02.2009 r. Wartość wydatków kwalifikowanych projektu wynosi 4 093 600,00 zł.
Cel projektu:
Celem realizacji Projektu jest poprawa konkurencyjności wyrobów stosowanych w transporcie i przemyśle przez zastosowanie nowoczesnych materiałów, a także zwiększenie bezpieczeństwa użytkowania i podniesienie parametrów jakościowych wyrobów z materiałów polimerowych.
Termin realizacji projektu: 01.06.2008 r. - 30.04.2012 r.
Przedmiot zamówienia - audyt projektu - należy przeprowadzić zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 05.09.2007 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. (Dz.U. nr 170 poz. 1197 z dnia 19.09.2007 r.) i przepisami obowiązującymi w tym zakresie w dniu wydania opinii i sprawozdania z audytu oraz wytycznymi programu POIG.

II. Zakres działań
Celem zamówienia audytu projektu, jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia oraz wydanie przez audytora pisemnej opinii i sprawozdania w zakresie:
1. wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
2. realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji i umowie o dofinansowanie;
3. wykorzystania środków finansowych pod kątem zgodności z przepisami prawa;
4. poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych.
III. Podejście Audytu
1. Audyt powinien być przeprowadzony na podstawie powszechnie akceptowanych standardów audytu.
2. Audytor jest zobowiązany do należytego dokumentowania przeprowadzonych czynności.
3. Na podstawie przeprowadzonych czynności audytorskich oraz opracowanej dokumentacji Audytor jest zobowiązany do przygotowania pisemnej opinii i sprawozdania z audytu i przekazania go Zamawiającemu wraz z dokumentacją.
4. Sprawozdanie powinno określić, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo.
5. Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostek realizujących projekt. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania.
6. Audyt projektu obejmuje w szczególności sprawdzenie:
1) zgodności realizacji projektu z umową;
2) poprawności polityki rachunkowości;
3) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej;
4) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, zasadności wydatków, sposobu ich udokumentowania i ich wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych;
6) przepływów na rachunku bankowym związanych z projektem;
7) wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu;
8) sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
9) przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości;
10) przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
11) sposobu archiwizacji dokumentacji dotyczącej projektu;
12) wykonania zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów.
7. Sprawozdanie z audytu musi zawierać co najmniej:
- oznaczenie sprawozdania;
- datę jego sporządzenia;
- nazwę i adres oraz dane jednostki;
- nazwę i numer projektu;
- oświadczenie Audytora oraz osób wykonujących czynności audytu o niezależności od badanej jednostki;
- imiona, nazwiska, adresy i numery uprawnień audytorów wykonujących czynności audytu;
- cele audytu;
- podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
- termin, w którym przeprowadzono audyt;
- zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym audytem;
- ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętej audytem;
- informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
- zaprezentowanie wyników badania, w tym obszarów, w których stwierdzono nieprawidłowości;
- określenie nieprawidłowości oraz analizę ich przyczyn i skutków;
- zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień;
- podpisy audytorów uczestniczących w audycie;
- podpisy reprezentantów audytora, jeśli audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

Zamawiający nie narzuca audytorowi, biegłemu rewidentowi sposobu doboru próby i metodologii stosowanej podczas audytu jednak wydana opinia i sprawozdanie musi dotyczyć całego projektu a nie tylko jego części realizowanej przez Lidera. Partnerzy projektu realizują swoje części projektu zarówno pod względem merytorycznym jak i finansowym.
Lider projektu przechowuje dokumentację dotyczącą projektu, z zastrzeżeniem, iż dokumentacja Partnerów jest w formie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 290602

Data publikacji: 2011-09-15

Nazwa: Główny Instytut Górnictwa

Ulica: pl. Gwarków 1

Miejscowość: Katowice

Kod pocztowy: 40-166

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 032 2581631-9

Numer faxu: 0322596533

Adres strony internetowej: www.gig.katowice.pl

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Podmiot prawa publicznego

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu pt.: Kompozyty polimerowe o podwyższonej stabilności termicznej i obniżonej palności, nr POIG.01.03.01-00-044/08 realizowanego przez konsorcjum w skład którego wchodzą: Główny Instytut Górnictwa jako lider konsorcjum, Politechnika Poznańska, Politechnika Łódzka oraz Ośrodek Badawczo - Rozwojowy Przemysłu Oponiarskiego Stomil Sp. z o. o.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi audytu zewnętrznego projektu:
Kompozyty polimerowe o podwyższonej stabilności termicznej i obniżonej palności.
Projekt jest realizowany przez konsorcjum w skład którego wchodzą: Główny Instytut Górnictwa z siedzibą w Katowicach jako lider konsorcjum, Politechnika Poznańska z siedzibą w Poznaniu, Politechnika Łódzka z siedzibą w Łodzi oraz Ośrodek Badawczo - Rozwojowy Przemysłu Oponiarskiego Stomil Sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Priorytet 1. Badania i rozwój nowoczesnych technologii, Działanie 1.3. Wsparcie projektów B+R na rzecz przedsiębiorców realizowanych przez jednostki naukowe. Poddzieranie 1.3.1. Projekty rozwojowe, na podstawie umowy z OPI nr: UDA-POIG.01.03.01-00-044/08-00 z dnia 25.02.2009 r. Wartość wydatków kwalifikowanych projektu wynosi 4 093 600,00 zł.
Cel projektu:
Celem realizacji Projektu jest poprawa konkurencyjności wyrobów stosowanych w transporcie i przemyśle przez zastosowanie nowoczesnych materiałów, a także zwiększenie bezpieczeństwa użytkowania i podniesienie parametrów jakościowych wyrobów z materiałów polimerowych.
Termin realizacji projektu: 01.06.2008 r. - 30.04.2012 r.
Przedmiot zamówienia - audyt projektu - należy przeprowadzić zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 05.09.2007 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. (Dz.U. nr 170 poz. 1197 z dnia 19.09.2007 r.) i przepisami obowiązującymi w tym zakresie w dniu wydania opinii i sprawozdania z audytu oraz wytycznymi programu POIG.

II. Zakres działań
Celem zamówienia audytu projektu, jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia oraz wydanie przez audytora pisemnej opinii i sprawozdania w zakresie:
1. wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
2. realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji i umowie o dofinansowanie;
3. wykorzystania środków finansowych pod kątem zgodności z przepisami prawa;
4. poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych.
III. Podejście Audytu
1. Audyt powinien być przeprowadzony na podstawie powszechnie akceptowanych standardów audytu.
2. Audytor jest zobowiązany do należytego dokumentowania przeprowadzonych czynności.
3. Na podstawie przeprowadzonych czynności audytorskich oraz opracowanej dokumentacji Audytor jest zobowiązany do przygotowania pisemnej opinii i sprawozdania z audytu i przekazania go Zamawiającemu wraz z dokumentacją.
4. Sprawozdanie powinno określić, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo.
5. Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostek realizujących projekt. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania.
6. Audyt projektu obejmuje w szczególności sprawdzenie:
1) zgodności realizacji projektu z umową;
2) poprawności polityki rachunkowości;
3) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej;
4) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, zasadności wydatków, sposobu ich udokumentowania i ich wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych;
6) przepływów na rachunku bankowym związanych z projektem;
7) wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu;
8) sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
9) przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości;
10) przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
11) sposobu archiwizacji dokumentacji dotyczącej projektu;
12) wykonania zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów.
7. Sprawozdanie z audytu musi zawierać co najmniej:
- oznaczenie sprawozdania;
- datę jego sporządzenia;
- nazwę i adres oraz dane jednostki;
- nazwę i numer projektu;
- oświadczenie Audytora oraz osób wykonujących czynności audytu o niezależności od badanej jednostki;
- imiona, nazwiska, adresy i numery uprawnień audytorów wykonujących czynności audytu;
- cele audytu;
- podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
- termin, w którym przeprowadzono audyt;
- zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym audytem;
- ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętej audytem;
- informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
- zaprezentowanie wyników badania, w tym obszarów, w których stwierdzono nieprawidłowości;
- określenie nieprawidłowości oraz analizę ich przyczyn i skutków;
- zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień;
- podpisy audytorów uczestniczących w audycie;
- podpisy reprezentantów audytora, jeśli audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

Zamawiający nie narzuca audytorowi, biegłemu rewidentowi sposobu doboru próby i metodologii stosowanej podczas audytu jednak wydana opinia i sprawozdanie musi dotyczyć całego projektu a nie tylko jego części realizowanej przez Lidera. Partnerzy projektu realizują swoje części projektu zarówno pod względem merytorycznym jak i finansowym.
Lider projektu przechowuje dokumentację dotyczącą projektu, z zastrzeżeniem, iż dokumentacja Partnerów jest w formie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 04/11/2011

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawca musi wykazać, iż w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał lub wykonuje co najmniej 2 audyty w zakresie podobnym do przedmiotu zamówienia.
W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku, o którym mowa powyżej Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą:
wykaz wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie usług podobnych do przedmiotu zamówienia z podaniem wartości projektu podlegającemu audytowi, rodzaju (przedmiotu, zakresu), daty wykonania oraz nazwy i adresu odbiorcy - sporządzonego wg załącznika nr 6 - Doświadczenie zawodowe. Zamawiający wymaga wskazania co najmniej 2 audytów w zakresie podobnym do przedmiotu zamówienia.
Zamawiający dokona oceny spełniania wyżej wymienionego warunku wg formuły spełnia/nie spełnia.

Potencjał techniczny:
Wykonawca spełni powyższy warunek, jeśli złoży podpisane oświadczenie z art. 22 ust.1 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zamawiający dokona oceny spełniania wyżej wymienionego warunku wg formuły spełnia/nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Wykonawca musi wykazać dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (minimum 2), tj. wykaże, że osoby które będą wykonywać zamówienie posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu lub przedstawić pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia. Oferent winien wykazać się dysponowaniem osobami spełniającymi następujące wymogi:
- mają obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
- ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
- nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
- posiada wyższe wykształcenie;
- posiada jedną z wymienionych niżej kwalifikacji do przeprowadzania audytu:
a) jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub
b) złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub
c) uprawnienia biegłego rewidenta, lub
d) dwuletnią praktykę w zakresie audytu i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.
Zamawiający dokona oceny spełniania wyżej wymienionego warunku wg formuły spełnia/nie spełnia.
W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku, o którym mowa powyżej Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą:
a) wykaz osób (minimum dwie), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych niezbędnych dla wykonania zamówienia, doświadczenia a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami - zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ.
b) do wykazu należy dołączyć certyfikaty, dyplomy, zaświadczenia lub inne dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje i uprawnienia (odpowiedni certyfikat, lub dyplom audytora, lub uprawnienia biegłego rewidenta, lub dyplom studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego wraz z zaświadczeniem o dwuletniej praktyce w zakresie audytu wewnętrznego).
c) Podpisane oświadczenie stanowiące załącznik nr 4 do SIWZ.

Sytuacja ekonomiczna:
Wykonawca spełni powyższy warunek, jeśli złoży podpisane oświadczenie z art. 22 ust.1 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zamawiający dokona oceny spełniania wyżej wymienionego warunku wg formuły spełnia/nie spełnia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. Oświadczenie, że Wykonawca zapoznał się z warunkami zamówienia i z załączonym wzorem umowy oraz, że przyjmuje ich treść bez żadnych zastrzeżeń - na formularzu oferty - zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ.
2. Wyrażenie zgody na 30-dniowy termin płatności - zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ.
3. Pełnomocnictwo ustanowione do reprezentowania Wykonawcy/ów ubiegającego/cych się o udzielenie zamówienia publicznego.
Jeżeli Wykonawca działa przez pełnomocnika, to pełnomocnictwo winno zostać dołączone do oferty i posiadać formę oryginału lub kopii uwierzytelnionej przez notariusza.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, zgodnie z warunkami podanymi poniżej:
- z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę,
- z powodu okoliczności siły wyższej,
- z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie usług, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron.
- zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.gig.eu

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Główny Instytut Górnictwa 40-166 Katowice, Plac Gwarków 1, Zespół Inwestycji i Remontów pok. 9a budynek B

Data składania wniosków, ofert: 23/09/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Główny Instytut Górnictwa 40-166 Katowice, Plac Gwarków 1, Zespół Inwestycji i Remontów pok. 9a budynek B

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Priorytet 1. Badania i rozwój nowoczesnych technologii, Działanie 1.3. Wsparcie projektów B+R na rzecz przedsiębiorców realizowanych przez jednostki naukowe. Poddzieranie 1.3.1. Projekty rozwojowe, na podstawie umowy z OPI nr: UDA-POIG.01.03.01-00-044/08-00

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Kody CPV:
792120003 (Usługi audytu)

Podobne przetargi